ERP چیست؟

شرکت‌های در حال رشد، در نهایت به جایی می‌رسند که ابزارهایی مانند اکسل یا شیت، برای فعالیت‌های آنها کافی نیست. اینجاست که نرم‌ افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار ERP وارد عمل می‌شود. ERP چیست؟ اطلاعات کلیدی کسب‌و کارها را جمع‌ آوری و سازماندهی می‌کنند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملیات‌ها کارآمد را حتی در صورت گسترش به راحتی اجرا کنند.

اکثر متخصصان کسب‌وکار اصطلاح ” ERP ” را شنیده‌اند، اما ممکن است ندانند که سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی دقیقاً چه کاری می‌توانند برای تیم‌های خود انجام دهند. ما دقیقاً توضیح خواهیم داد که ERP چیست، چگونه کار می‌کند، چه کاری می‌تواند برای کسب‌وکار شما انجام دهد، چگونه راه‌حل مناسب را انتخاب کنید و هر چیز دیگری که در این زمینه نیاز دارید را در مقاله مورد نظر بررسی خواهیم کرد.

برنامه ریزی منابع سازمانی ERP چیست؟

در هسته خود، ERP یک برنامه کاربردی است که فرآیندهای کسب‌وکار را خودکار می‌کند و کنترل‌های داخلی را ارائه می‌دهد، با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی که ورودی‌ها را از بخش‌هایی از جمله حسابداری، تولید، مدیریت زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی (HR) جمع‌آوری می‌کند.

هر کسب‌وکاری، باید کارهایی را انجام دهد که به ذینفعان متعدد با مسئولیت‌های مختلف نیاز دارد. اما زمانی که اطلاعات مورد نیاز برای اجرای فرآیندها و اتخاذ تصمیمات کلیدی در سراسر سیستم‌های قطع شده پخش می‌شود، منسجم کردن این اطلاعات کاری مشکل است.

داده‌ها در نرم‌افزار مدیریت کسب‌‌وکار یا اکسل نگهداری می‌شوند، کارمندان در یافتن آنچه نیاز دارند مشکل دارند و ممکن است به طور کامل به آن دسترسی نداشته باشند. برای مثال، تیم‌های حسابداری و FP&A هر کدام می‌توانند اکسل‌های متفاوتی با ارقام مختلف برای ردیابی هزینه داشته باشند.

این منابع داده‌های متفاوت، نگه‌داشتن همه در یک صفحه را بسیار چالش برانگیز می‌کند و مانع همکاری و کارایی می‌شود، به ویژه با رشد یک سازمان، کارکنان وقت خود را برای شکار اسناد و کارهای تکراری تلف می‌کنند، زیرا جایی برای جستجوی اطلاعات به روز در مورد تمام جنبه‌های کسب‌وکار مربوط به آنها وجود ندارد. دقیقا همین موضوع است که بسیاری از کارها را در سازمان دشوار می‌کند.

یک سیستم ERP این مشکل را با جمع‌آوری اطلاعات در یک پایگاه داده مرکزی حل می‌کند تا به مدیران و کارمندان راحتی عمل بدهد. همچنین مشکلات ناشی از منابع متضاد داده را از بین می‌برد و آنها را قادر می‌سازد تا سناریوهای مختلف را تجزیه و تحلیل کنند، پیشرفت‌های فرآیند را کشف کنند و دستاوردهای کارایی عمده‌ای ایجاد کنند. این به معنای صرفه‌جویی در هزینه و بهره‌وری بهتر است زیرا کارمندان زمان کمتری را صرف جستجوی داده‌های مورد نیاز می‌کنند.

نرم‌افزار ERP که برای پاسخگویی به نیازهای یک کسب‌وکار شخصی طراحی شده است سود زیادی برای شرکت‌ها دارد و این سیستم‌ها را به ابزاری حیاتی برای شرکت‌ها در سراسر صنایع و در هر اندازه تبدیل می‌کند. بسیاری از شناخته شده ترین و موفق ترین شرکت‌های جهان در ربع قرن گذشته بر ERP تکیه کرده‌اند. در حال حاضر، این نرم‌افزار را می‌توان پیکربندی و قیمت‌گذاری کرد تا نیازهای مشاغل مختلف را برآورده کند.

نکات کلیدی در مورد ERP

• ERP یک نرم‌افزار تجاری حیاتی است که اطلاعات را از بخش‌های مختلف در یک پایگاه داده مشترک جمع‌آوری می‌کند و رهبران را قادر می‌سازد تا نبض یک شرکت را با استفاده از یک دید واحد از واقعیت نظارت کنند.
• سیستم‌های ERP عملکردهای حیاتی کسب‌وکار مانند امور مالی، تولید، مدیریت موجودی و سفارش، ارتباطات مشتری، فروش و بازاریابی، مدیریت پروژه و منابع انسانی را یکسان می‌کند. یکی از ویژگی‌های اصلی تجزیه و تحلیل دقیق و گزارش در مورد هر بخش است.

• ERP می‌تواند صرفه‌جویی در زمان و هزینه را با ایجاد دید گسترده در سازمان ایجاد کند که فرآیندهای دستی ناکارآمد را برجسته می‌کند و فرصت‌هایی را برای رشد نشان می‌دهد.
• چندین مدل استقرار برای نرم‌افزار ERP وجود دارد، از جمله اجرا در محل، اجرا بر ابر و ترکیبی، در حالی که ERP ابری در سال‌های اخیر بسیار محبوب شده است، بهترین رویکرد برای هر شرکتی به نیازهای آن بستگی دارد.
• کسب‌‌وکارها باید قبل از انتخاب برنده مطمئن شوند که توانایی‌ها، مدل‌های پیاده‌ سازی، الزامات یکپارچه‌ سازی و هزینه کل مالکیت فهرست کوتاهی از ارائه‌ دهندگان نرم‌ افزار را درک می‌کنند.

توضیح ERP

برنامه ریزی منابع سازمانی، نامی که توسط شرکت تحقیقاتی گارتنر در سال 1990 ابداع شد. می‌تواند یک مفهوم گیج کننده باشد زیرا ERP یک برنامه کاربردی مستقل نیست. ERP یک دسته از نرم‌افزارهای تجاری است، سیستم‌های ERP شامل ماژول‌های مختلفی هستند که هر یک نیازهای تجاری خاصی را برطرف می‌کنند. به عنوان مثال، شرکت‌های مبتنی بر محصولات معمولا دارای ماژول‌هایی برای حسابداری، مدیریت موجودی و سفارش، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و در صورت تولید یا مونتاژ محصولات، دارای بخش تولید نیز، هستند. مشاغل خدماتی ممکن است به ماژول‌هایی برای حسابداری، مدیریت پروژه، اتوماسیون خدمات حرفه‌ای و CRM روی آورند.

چرا ERP برای مشاغل مهم است؟

سیستم ERP چگونه کار می کند؟

سیستم‌های ERP با استفاده از یک ساختار داده‌ای تعریف‌شده و استاندارد کار می‌کنند. اطلاعاتی که توسط یک بخش وارد می‌شود، بلافاصله برای کاربران مجاز در سراسر کسب‌وکار قابل دسترسی خواهد بود. این ساختار یکپارچه کمک می‌کند تا همه افراد در یک راستا باقی بمانند.

به‌عنوان مثال، فرض کنید یک زنجیره توزیع مواد غذایی محلی دارای چندین شعبه است که شامل سهامداران و کارکنان متعددی می‌شود. هنگامی که داده‌های مربوط به کیفیت، فروش و منابع انسانی از این شعب وارد سیستم ERP می‌شود، این اطلاعات به‌گونه‌ای ذخیره خواهند شد که مشخص کند هر داده از کدام مکان ارسال شده است.

سپس داده‌ها بلافاصله در فرآیندهای تجاری و گردش کار بخش‌های مربوطه قرار می‌گیرند. بخش مالی می‌تواند فروش را با هزینه اجاره مقایسه کند تا به مدیران در تصمیم‌گیری درباره ادغام یا ادامه فعالیت کمک کند.

سیستم‌های ERP زمانی بیشترین ارزش را ارائه می‌دهند که یک شرکت، ماژول‌هایی برای تمامی کارکردهای اصلی کسب‌وکار داشته باشد و از ورود به‌موقع و دقیق داده‌ها اطمینان حاصل کند. هرچه تعداد ذینفعانی که به این داده‌ها دسترسی دارند بیشتر باشد، تصمیم‌گیری‌ها بهینه‌تر خواهد بود.

تمام این قابلیت‌ها در نرم‌افزار ERP شُماران سیستم در نظر گرفته شده است تا نیازهای متنوع یک سازمان را برآورده کند.

ماژول های ERP چیست؟

یک ERP شامل تعدادی ماژول مختلف است. مجموعه‌‌ای از ویژگی‌ها که برای جنبه‌‌های مختلف کسب‌‌وکار از جمله نقش‌‌های پشتی و جلویی طراحی شده‌اند. این فراتر از امور مالی و سایر عملکردهای اساسی مانند مدیریت زنجیره تامین و ارتباط با مشتری است. در اینجا یک تفکیک سریع از پرکاربردترین ماژول‌های ERP آورده شده است:

• ماژول مالی: این ماژول اساس تقریباً هر سیستم ERP است و تمامی داده‌های مالی را مدیریت می‌کند. هر تراکنش، از جمله حساب‌های پرداختنی (AP) و حساب‌های دریافتنی (AR)، را ردیابی کرده و گزارش‌های مالی مختلف را ایجاد و مدیریت می‌کند.
• تدارکات: ماژول تدارکات خرید را مدیریت می‌کند، چه مواد خام و چه کالاهای نهایی. این ماژول می‌تواند درخواست‌ها برای مظنه و سفارش‌های خرید را خودکار کند و هنگامی که به برنامه‌ریزی تقاضا هماهنگ شود، قادر است درخواست‌های بیشتر یا کمتر را کنترل کند.
• تولید: فرآیند تولید می‌تواند پیچیده باشد و این ماژول به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تمامی مراحل تولید محصولات را هماهنگ کنند. این ماژول اطمینان حاصل می‌کند که تولید طبق تقاضا پیش می‌رود و بر تعداد اقلام در حال ساخت و تمام شده نظارت دارد.
• مدیریت موجودی: ماژول مدیریت موجودی سطوح موجودی فعلی را تا سطح SKU نشان می‌دهد و این داده‌ها را به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌کند. همچنین معیارهای کلیدی مرتبط با موجودی را اندازه‌گیری کرده و برای بهینه‌سازی موجودی بر اساس تقاضای فعلی و پیش‌بینی‌شده، به شرکت‌های مبتنی بر محصولات کمک می‌کند.
• مدیریت سفارش: این نرم‌افزار، سفارشات مشتریان را از تمامی کانال‌ها از لحظه ورود نظارت و اولویت‌بندی می‌کند و پیشرفت آن‌ها را از طریق مراحل مختلف تا تحویل پیگیری می‌کند. ماژول مدیریت سفارش می‌تواند زمان انجام و تحویل را تسریع کرده و تجربه مشتری را بهبود بخشد.
• مدیریت انبار: ماژول مدیریت انبار فعالیت‌های مختلف انبار مانند دریافت، چیدن، بسته‌بندی و حمل‌ونقل را هدایت می‌کند. این ماژول با شناسایی راه‌های کارآمدتر برای انجام این وظایف، می‌تواند در زمان و هزینه‌های انبار صرفه‌جویی کند.

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): سی‌آر‌ام یک ماژول محبوب برای مشاغل در صنایع مختلف است. این ماژول تمام سیستم‌های ارتباطی با مشتریان را ردیابی کرده و به مدیریت کمک می‌کند. همچنین می‌تواند خدمات مشتری را بهبود بخشد و از این طریق فروش را افزایش دهد.
• اتوماسیون خدمات حرفه‌ای (PSA): کسب‌وکارهای خدماتی اغلب از ماژول اتوماسیون خدمات حرفه‌ای (PSA) برای برنامه‌ریزی و ردیابی پروژه‌ها، از جمله زمان و منابع صرف‌شده برای آن‌ها استفاده می‌کنند. این ماژول می‌تواند فرایند صورتحساب مشتری را ساده کند و همکاری بین کارکنانی که روی یک پروژه کار می‌کنند را بهبود بخشد.
• مدیریت نیروی کار (WFM): ماژول مدیریت نیروی کار (WFM) میزان حضور و غیاب و ساعات کار کارکنان را ردیابی می‌کند و برخی از آن‌ها می‌توانند حقوق و دستمزد را نیز مدیریت کنند. این ابزار می‌تواند غیبت‌ها و بهره‌وری را به تفکیک بخش، تیم یا فرد ثبت کند.
• مدیریت منابع انسانی (HRM): ماژول مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت سرمایه انسانی (HCM) مشابه ماژول مدیریت نیروی کار است. این ماژول سوابق کارمندان را با اطلاعات دقیقی مانند موجودی PTO (مرخصی با حقوق) و ارزیابی عملکرد نگه می‌دارد و می‌تواند روندهای نیروی کار را در بخش‌ها یا گروه‌های مختلف نشان دهد.
• تجارت الکترونیک: ماژول تجارت الکترونیک به خرده‌فروشان و برندها این امکان را می‌دهد تا بخش‌های پشتیبانی و جلویی فروشگاه‌های آنلاین خود را مدیریت کنند. آن‌ها می‌توانند ظاهر سایت را تغییر دهند و صفحات محصولات را اضافه یا به‌روزرسانی کنند.
• اتوماسیون بازاریابی: این ماژول تلاش‌های بازاریابی را در تمام کانال‌های دیجیتال، از جمله ایمیل، وب، شبکه‌های اجتماعی، مدیریت می‌کند و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیام‌های خود را بهینه و شخصی‌سازی کنند. ابزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند منجر به افزایش فروش و وفاداری مشتری شوند.

چگونه ERP به یک کسب و کار کمک می کند؟

سایر نکات مثبت ERP برای کسب و کار:

1. دسترسی به داده‌ها از هر مکان: کارمندان دیگر نیازی ندارند که در میان انبوهی از کاغذها یا فایل‌های پراکنده در یک پرونده جستجو کنند. با ERP مبتنی بر ابر، مدیر انبار می‌تواند در حالی که در فروشگاه است، از یک دستگاه تلفن همراه وارد سیستم شود یا یک فروشنده می‌تواند موجودی را در حالی که در محل مشتری است بررسی کند.
2. اطلاعات همیشه به‌روز هستند: از آنجایی که سیستم ERP به طور مداوم اطلاعات را از بخش‌های مختلف دریافت می‌کند، بلافاصله با جمع‌آوری موجودی، ارسال پرداخت‌ها یا ارسال ایمیل به مشتریان به‌روزرسانی می‌شود. این یک مزیت بزرگ است زیرا تصمیم‌گیرندگان می‌توانند انتخاب‌های خود را بر اساس داده‌های به‌روز انجام دهند.
3. تصمیمات تجاری بر اساس داده‌های یکسان: با استفاده از یک پایگاه داده مشترک، همه تصمیم‌گیرندگان در یک صفحه هستند. هیچ منبع اطلاعاتی تکراری یا متناقضی وجود ندارد و شرکت‌ها قادر به برنامه‌ریزی دقیق‌تر هستند و توانایی توزیع خودکار گزارش‌های پویا را دارند.

ERP برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

شرکت‌ها در هر صنعتی، با مدل‌های کسب‌‌وکار متنوع، به مزایای ERP پی‌برده‌اند. راه‌‌حل‌‌های انعطاف‌‌پذیر با عملکرد گسترده می‌توانند طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و الزامات را برآورده کنند.

صنایعی که برای راه‌اندازی کسب‌وکار خود روی ERP حساب می‌کنند عبارتند از:

• تبلیغات و رسانه‌های دیجیتال
• پوشاک، کفش و لوازم جانبی
• فروشگاه‌های زنجیره‌ای
• مشاوره
• تحصیلات
• خدمات مالی
• خوردنی و آشامیدنی
• سلامتی و زیبایی
• بهداشت و درمان و علوم زندگی
• خدمات آی تی
• تولید
• رسانه و نشر
• مجموعه‌های غیرانتفاعی
• خدمات حرفه‌ای
• رستوران‌ها و پذیرایی
• خرده فروشی
• نرم‌افزار و تکنولوژی
• حمل‌‍ونقل و تدارکات
• پخش عمده

نقش ها و کاربران

در این سازمان‌ها، تعدادی از وظایف شغلی از ERP بهره می‌برند (محدود به این نقش‌ها نمی‌باشید و می‌توان نقش‌های بیشتری را در نظر گرفت):

• امور مالی/حسابداری: تیم حسابداری معمولاً اولین پذیرنده سیستم ERP است. این گروه تمامی تراکنش‌ها و سایر اطلاعات مالی موجود در سیستم از جمله حساب‌های پرداختنی (AP)، حساب‌های دریافتنی (AR) و حقوق و دستمزد را ردیابی و گزارش می‌دهد. با ERP، کارشناسان برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل مالی (FP&A)، چه به صورت نقشی جداگانه یا بخشی از بخش حسابداری، می‌توانند داده‌های مالی جامع را به پیش‌بینی‌ها و گزارش‌های درآمد، هزینه‌ها و جریان نقدی تبدیل کنند.
• زنجیره تأمین: کارکنان متمرکز بر عملیات، گروهی که شامل عوامل خرید، برنامه‌ریزان موجودی، مدیران انبار و رهبران ارشد زنجیره تأمین است، به سیستم ERP برای اطمینان از جریان روان و مداوم کالا از تأمین‌کننده به مشتری تکیه دارند. آن‌ها برای بهینه‌سازی سطح موجودی، اولویت‌بندی سفارشات، به حداکثر رساندن ارسال به موقع، جلوگیری از اختلالات در زنجیره تأمین و شناسایی فرآیندهای ناکارآمد یا دستی، روی اطلاعات دقیق ارائه‌شده توسط سیستم حساب می‌کنند.
• فروش و بازاریابی: یک راه‌حل ERP می‌تواند بهره‌وری تیم فروش شما را افزایش دهد و نتایج بهتری برای تیم فروش به همراه داشته باشد. این سیستم به صورت خودکار مدیریت رهبری را انجام داده و بر تعاملات احتمالی با شرکت نظارت می‌کند. نمایندگان می‌توانند بحث‌ها را مستند کنند و وضعیت مشتریان بالقوه را در حین حرکت در قیف فروش تغییر دهند. با استفاده از همین سوابق، بازاریابی می‌تواند دسترسی به همه کانال‌ها، از ایمیل گرفته تا تبلیغات نمایشی و رسانه‌های اجتماعی را خودکار کرده و اثربخشی آن پیام‌ها و کانال‌ها را برای تخصیص بهتر بودجه اندازه‌گیری کند.
• منابع انسانی: بخش منابع انسانی تمامی اطلاعات کارکنان و روندهای گسترده‌تر نیروی کار در ERP را دنبال می‌کند. این سیستم می‌تواند به سرعت اطلاعات تماس، جزئیات پاداش و مزایا و سایر اسناد مربوط به هر کارمند را پیدا کند. همچنین منابع انسانی می‌تواند معیارهایی مانند حفظ کارکنان بر اساس بخش، میانگین دستمزد بر اساس عنوان شغلی، نرخ ارتقاء و سایر معیارها را برای تخصیص بهتر کارکنان خود و کمک به مدیران خط کسب‌وکار نظارت کند.

چه زمانی به ERP نیاز دارید؟

در اینجا چند نکته برای کمک به تعیین اینکه آیا ERP برای شما مناسب است یا خیر، آمده:

• به طور مرتب سیستم فعلی خود را مرور کنید و از خود بپرسید: آیا سیستم ما به ما کمک می‌کند یا ما را عقب می‌اندازد؟ زمانی که سیستم‌های قدیمی ناکارآمدی ایجاد می‌کنند، وقت آن است که به دنبال راه‌حل جدیدی باشیم.
• داده‌های نادرست نشانه دیگری است که زمان انتخاب یک سیستم ERP است. اگر داده‌های شما قابل اعتماد نیستند، نمی‌توانید به گزارش‌ها و بینش‌هایی که تولید می‌کند اعتماد کنید. در این صورت، زمان آن رسیده که یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان جدید انتخاب کنید.
• آیا خطاها به طور مداوم باعث ایجاد مشکلاتی می‌شوند، مانند ارسال اقلام اشتباه به مشتریان یا ناهماهنگی بین سفارش خرید و تقاضا؟ یک سیستم یکپارچه می‌تواند عملیات شما را سازماندهی کند و فرآیندها را برای کاهش این موانع بهبود بخشد.
• اتکای بیش از حد به ایمیل و اکسل برای جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری اطلاعات حیاتی یکی دیگر از شاخص‌هایی است که شما به ERP نیاز دارید. صفحات اکسل نیاز به به‌روزرسانی‌های مکرر و دستی دارند، به این معنی که اغلب قدیمی هستند. همچنین به اشتراک‌گذاری داده‌های حساس از طریق ایمیل خطرات امنیتی واقعی را به همراه دارد و می‌تواند پیدا کردن آنچه را که نیاز دارید دشوار کند.
• عدم یکپارچگی بین سیستم‌ها نشانه دیگری است که شما برای ERP آماده هستید. این سیستم می‌تواند انتقال دستی داده‌ها و اتصالات بی‌ثبات را با جمع‌آوری اطلاعات از تمام عملکردهای کلیدی کسب‌وکار در یک مکان حذف کند.
• اگرچه هزینه‌هایی برای خرید و استقرار نرم‌افزار ERP وجود دارد، اما اغلب این فرآیند بازده سرمایه‌گذاری سریعی را به همراه دارد و برای کسانی که به دنبال ایجاد یک مورد تجاری هستند، مناسب است.

12 مزیت سیستم های ERP

راه‌حل‌های ERP امروزی دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های غنی هستند که مزایای بی‌شماری را برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورند. این نرم‌افزار تقریباً توسط همه شرکت‌های با اندازه معین مورد استفاده قرار گرفته است زیرا باعث پیشرفت واقعی می‌شود. در حالی که آنچه یک شرکت فردی به عنوان بزرگترین ارزش این فناوری می‌بیند ممکن است متفاوت باشد، در اینجا اصلی‌ترین مزایای ERP را ارائه کرده‌ایم:

1. صرفه‌جویی در هزینه‌ها: سیستم‌های ERP با خودکار کردن فرآیندهای تکراری و ساده، از هزینه‌های اضافی و نیاز به نیروی کار اضافی جلوگیری می‌کنند. این سیستم‌ها همچنین به شناسایی ناکارآمدی‌ها و تخصیص بهینه منابع کمک می‌کنند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا هزینه‌ها را کاهش دهند.

2. دید گردش کار: با داشتن تمامی اطلاعات و فرآیندها در یک سیستم متمرکز، کارکنان می‌توانند به راحتی وضعیت پروژه‌ها و عملکردهای مختلف را مشاهده کنند. این امر به ویژه برای مدیران و رهبران مفید است و از پیچیدگی جستجوی اسناد و درخواست به‌روزرسانی‌ها از همکاران جلوگیری می‌کند.

3. گزارش‌دهی و تحلیل: سیستم‌های ERP ابزارهای قدرتمندی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها دارند که به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را ردیابی و مقایسه کنند. این گزارش‌ها کمک می‌کنند تا تغییرات و مشکلات در فرآیندها شناسایی شوند و تصمیم‌گیری بهتری انجام شود.

4. بینش و هوش تجاری: با دسترسی به داده‌های لحظه‌ای از سراسر سازمان، سیستم‌های ERP می‌توانند روندهای مهم را شناسایی کرده و بینش‌های ارزشمندی برای تصمیم‌گیری فراهم کنند. این امکان تصمیم‌گیری بهتر را برای رهبران سازمان فراهم می‌آورد.

5. انطباق با مقررات و امنیت داده‌ها: سیستم‌های ERP با قابلیت پیگیری کامل تراکنش‌ها و تضمین انطباق با استانداردهای گزارش‌دهی مالی، می‌توانند به کسب‌وکارها کمک کنند تا در برابر تغییرات مقررات و قوانین امنیتی محافظت شوند. این سیستم‌ها همچنین گزارش‌هایی مطابق با استانداردها و مقررات فراهم می‌کنند و کمک می‌کنند که شرکت‌ها در برابر مشکلات امنیتی و انطباقی مصون باشند.

6. مدیریت ریسک: با کنترل دقیق داده‌ها و گردش کار تأیید شده، سیستم‌های ERP می‌توانند به کاهش ریسک‌های مالی و عملیاتی کمک کنند. همچنین، با بهبود دقت داده‌ها، خطرات ناشی از اشتباهات و مشکلات احتمالی که ممکن است منجر به از دست دادن فروش یا جریمه‌ها شوند، کاهش می‌یابد.

7. امنیت داده‌ها: نرم‌افزارهای ERP به ویژه آن‌هایی که ابری هستند، از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته برای حفاظت از داده‌های حساس استفاده می‌کنند. این امنیت برای جلوگیری از حملات سایبری و محافظت از اطلاعات شرکت‌ها بسیار حیاتی است.

8. همکاری بهبود یافته: سیستم‌های ERP اشتراک‌گذاری اطلاعات را بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها تسهیل می‌کنند. این اشتراک‌گذاری داده‌ها به بهبود همکاری در داخل سازمان کمک می‌کند و باعث می‌شود که کارکنان بتوانند بهتر با یکدیگر همکاری کنند.

9. مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری: سیستم‌های ERP، به ویژه نسخه‌های ابری، مقیاس‌پذیر هستند و به راحتی با تغییرات در اندازه و نیازهای کسب‌وکار سازگار می‌شوند. این سیستم‌ها می‌توانند با رشد سازمان هماهنگ شوند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند تا به راحتی فرآیندهای جدید یا تغییرات را پیاده‌سازی کنند.

10. سفارشی‌سازی: با اینکه اکثر سیستم‌های ERP مدرن از بهترین شیوه‌ها برای پشتیبانی از کسب‌وکارهای مختلف استفاده می‌کنند، برخی شرکت‌ها ممکن است نیاز به سفارشی‌سازی داشته باشند. این امکان در بسیاری از سیستم‌های ERP وجود دارد که می‌توانند ویژگی‌های خاص مورد نیاز کسب‌وکار را اضافه کنند.

11. مدیریت مشتری و شریک: سیستم‌های ERP می‌توانند به بهبود روابط با مشتریان و شرکا کمک کنند. با استفاده از ابزارهای تحلیلی و ردیابی داده‌ها، شرکت‌ها می‌توانند رضایت مشتریان را بهبود بخشند و تجربه بهتری برای مشتریان ایجاد کنند.

6 معایب سیستم های ERP

علی‌ رغم تمام ارزش‌هایی که ERP به ارمغان می‌آورد، شرکت‌ها ممکن است در ایجاد پرونده تجاری برای یک سیستم یا پیاده‌سازی آن با چالش‌هایی مواجه شوند. مهم است که قبل از اتخاذ یک سیستم از این موانع احتمالی آگاه باشید تا بتوانید به اندازه کافی شک و تردیدهای ذینفعان را از بین ببرید. در عین حال، توجه داشته باشید که با ایجاد یک طرح دقیق و انتخاب فروشنده مناسب، ERP می‌توان از بسیاری از این موارد جلوگیری کرد.

همانطور که برای یک پروژه ERP آماده می‌شوید، این نگرانی‌ها را در نظر داشته باشید:

1. هزینه سیستم: اگرچه هزینه‌های سیستم‌های ERP نسبت به گذشته کاهش یافته است، همچنان خرید، پیاده‌سازی و نگهداری این سیستم‌ها هزینه‌بر است. با این حال، فناوری SaaS (نرم‌افزار به عنوان سرویس) امکان پرداخت هزینه‌های ماهانه یا سالانه را فراهم کرده است که این امر به شرکت‌های کوچک و متوسط کمک می‌کند تا از این فناوری بهره‌برداری کنند. همچنین، برخی از سازمان‌ها می‌توانند از ابزارهایی برای محاسبه پس‌اندازهای احتمالی استفاده کنند تا بفهمند که چه زمانی بازده سرمایه‌گذاری به سود خواهد رسید.
2. نیاز به آموزش: پیاده‌سازی یک سیستم ERP نیازمند آموزش کارکنان است. برخی از کارکنان ممکن است در ابتدا نسبت به فناوری‌های جدید مقاومت کنند، اما با گذشت زمان و مشاهده مزایای سیستم، این نگرانی‌ها کاهش می‌یابد. به ویژه، سیستم‌های جدیدتر که به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شوند، کاربرپسندتر و بصری‌تر هستند و نیاز به آموزش‌های پیچیده کمتری دارند.
3. هزینه‌های تبدیل داده‌ها: انتقال داده‌ها به سیستم جدید ERP می‌تواند پیچیده باشد. اگر داده‌ها در قالب‌های مختلف ذخیره شده باشند یا با سیستم جدید ناسازگار باشند، ممکن است نیاز به تبدیل داده‌ها به قالب‌های مناسب برای سیستم جدید باشد. این فرآیند می‌تواند منجر به هزینه‌ها و تأخیرهایی شود. بنابراین، بررسی دقیق پایگاه داده‌ها و همکاری با تیم فناوری اطلاعات یا شریک یکپارچه‌سازی برای شناسایی مشکلات تبدیل داده‌ها از ابتدا ضروری است.
4. پیچیدگی سیستم‌ها: یکی از چالش‌های رایج در سیستم‌های ERP پیچیدگی‌های زیاد آن‌هاست. سیستم‌های ERP به‌طور معمول ویژگی‌ها و قابلیت‌های زیادی دارند که ممکن است برای کارکنان تازه وارد گیج‌کننده باشد. با این حال، با پیشرفت فناوری و طراحی‌های بهبود یافته، بسیاری از سیستم‌های ERP امروزی بسیار ساده‌تر و کاربرپسندتر از سیستم‌های قدیمی شده‌اند. همچنین، کارکنان تنها به ماژول‌ها و داشبوردهای خاص شغلی خود نیاز دارند، که می‌تواند پیچیدگی سیستم را برای آن‌ها کاهش دهد.
5. هزینه‌های تعمیر و نگهداری: در گذشته، تعمیر و نگهداری یک هزینه مهم برای شرکت‌ها بود که می‌توانست آنها را از پیاده‌سازی ERP منصرف کند. با این حال، در سیستم‌های SaaS، تمام نگهداری و ارتقاء‌ها توسط فروشنده انجام می‌شود و معمولاً این هزینه‌ها در قیمت اشتراک گنجانده می‌شود. شرکت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که تامین‌کننده‌ای که انتخاب می‌کنند، از یک سیستم SaaS واقعی و مدیریت‌شده توسط فروشنده استفاده می‌کند تا هزینه‌ها کاهش یابد.
6. مسائل فرآیند و سیاست‌ها: سیستم ERP نمی‌تواند به‌طور خودکار مشکلات موجود در فرآیندهای کاری یا سیاست‌های ناکارآمد را حل کند. اگر فرآیندهای کسب‌وکار شما ناکارآمد یا مستعد خطا هستند، ERP فقط می‌تواند دقت را افزایش دهد و آن‌ها را بهتر شفاف‌سازی کند. اما در نهایت، به خود شما بستگی دارد که این فرآیندها و سیاست‌ها را اصلاح کرده و سیستم ERP را به گونه‌ای پیکربندی کنید که از شیوه‌های بهینه‌تری در انجام کسب‌وکار حمایت کند.

با این حال، با برنامه‌ریزی دقیق و انتخاب یک فروشنده معتبر، بسیاری از این چالش‌ها می‌توانند به حداقل برسند و سازمان‌ها قادر خواهند بود از مزایای زیادی که ERP به همراه دارد بهره‌برداری کنند. برای پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز ERP، مهم است که تمام این چالش‌ها را شناسایی کرده و راهکارهای مناسبی برای مقابله با آن‌ها تدوین کنید.

ویژگی های سیستم ERP خوب چیست؟

چه چیزی یک سیستم ERP را به یک سیستم ERP خوب، تبدیل می‌کند و آن را از سایر انواع نرم‌افزارهای تجاری متمایز می‌کند؟ چند ویژگی کلیدی برای درک ارزش کامل ERP حیاتی است، از جمله:

1. پایگاه داده مشترک: بسیاری از مزایای ERP از یک پایگاه داده مشترک ناشی می‌شود که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد اطلاعات را از بخش‌های متعدد متمرکز کنند. این منبع واحد از داده‌ها، نیاز به ادغام دستی پایگاه‌های داده جداگانه را که هر کدام توسط توابع تجاری که به آنها خدمت می‌کنند کنترل می‌شود، حذف می‌کند.
2. UX / UI کاربرپسند: هر چقدر UI و UX نرم‌افزار ERP تهیه شده خوب باشد، یادگیری آن ساده‌تر می‌شود و استفاده از آن نیز لذت بخش‌تر خواهد بود. به همین دلیل توصیه می‌شود تا از نرم‌افزار‌هایی استفاده کنید که بر روی رابط کاربری و تجربه کاربری، تمرکز کرده باشند.
3. یکپارچه سازی فرآیند کسب‌وکار: یک ERP باید بتواند فرایندهایی را که کسب‌وکار شما را موفق می‌کند، چه مربوط به حسابداری، مدیریت زنجیره تامین یا بازاریابی، پشتیبانی و … را یکپارچه کند. پلتفرم مناسب توانایی یکسان سازی مجموعه متنوعی از فرآیندها را خواهد داشت. اتصال جریان‌های کاری که نقش مهمی در موفقیت شرکت ایفا می‌کنند، بهره‌وری و دیده شدن را افزایش می‌دهد و این به کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود.
4. اتوماسیون: یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی نرم‌افزار ERP، توانایی خودکار سازی وظایف تکراری مانند حقوق و دستمزد، صورت‌حساب، پردازش سفارش و گزارش است. این امر ورود دستی و گاهی تکراری داده‌ها را کاهش می‌دهد و باعث صرفه جویی در زمان و به حداقل رساندن خطاها می‌شود. اتوماسیون کارکنان شما را آزاد می‌کند تا بر روی کار با ارزش افزوده تمرکز کنند که از دانش و مهارت‌های خاص آنها بهره می‌برد.
5. تجزیه و تحلیل داده ها: یکی از با ارزش‌ترین جنبه‌های ERP این است که سیلوهای اطلاعات را تجزیه می‌کند. وقتی می‌توانید داده‌های تقریباً هر بخش از کسب‌وکارتان را با گزارش‌های روشنگرانه ترکیب و تطبیق دهید، حوزه‌هایی را که عملکرد فوق‌العاده خوبی دارند و آن‌هایی که انتظارات را برآورده نمی‌کنند، کشف می‌کنید. مدیران می توانند مشکلات را تجزیه و تحلیل کنند و بلافاصله برای حل آنها دست به کار شوند.

سخن پایانی …

بسیاری از مدیران سازمان‌ها چندین بار نام سیستم ERP به گوششان خورده است. اما برای خیلی از مدیران این سوال پیش می‌آید که واقعا ERP چیست و یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمان چیست و چرا سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند. در این مطلب به صورت کامل این سوالات را پوشش دادم و هر چیزی که در مورد ERP نیاز داشتید را مورد بررسی قرار دادیم.

در نظر داشته باشید که شُماران سیستم یکی از بزرگترین توسعه دهندگان نرم افزار حسابداری می‌باشد که سیستم‌های یکپارچه مانند نرم افزار ERP را هم ارائه می‌کند. در صورت نیاز می‌توانید دمو نرم افزار شُماران سیستم را دریافت کنید و بعد از بررسی بخش‌های مختلف، نرم‌افزار مورد نیاز خود را به همراه ماژول‌های مورد نظر از مجموعه شُماران تهیه کنید.

ممنون که با ما همراه بودید! اگر سوال یا نظری دارید، خوشحال می‌شویم آن را در قسمت کامنت‌ها با ما در میان بگذارید. نظرات و پرسش‌های شما برای ما بسیار ارزشمند است و باعث ایجاد گفت‌وگویی مفید می‌شود. منتظر شنیدن نظرات شما هستیم! 🙏😊