ERP چیست؟

شرکت های در حال رشد، در نهایت به جایی می رسند که ابزار هایی مانند اکسل یا شیت، برای فعالیت های آنها کافی نیست. اینجاست که نرم‌ افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار erp وارد عمل می شود. سیستم‌های ERP اطلاعات کلیدی کسب‌ و کار ها را جمع‌ آوری و سازماندهی می‌کنند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملیات ها کارآمد را حتی در صورت گسترش به راحتی اجرا کنند.

اکثر متخصصان کسب و کار اصطلاح “ERP” را شنیده اند، اما ممکن است ندانند که سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی دقیقاً چه کاری می توانند برای تیم های خود انجام دهند. ما دقیقاً توضیح خواهیم داد که ERP چیست، چگونه کار می کند، چه کاری می تواند برای کسب و کار شما انجام دهد، چگونه راه حل مناسب را انتخاب کنید و هر چیز دیگری که در این زمینه نیاز دارید را در مقاله مورد نظر بررسی خواهیم کرد.

برنامه ریزی منابع سازمانی ERP چیست؟

در هسته خود، ERP یک برنامه کاربردی است که فرآیندهای کسب و کار را خودکار می کند و کنترل های داخلی را ارائه می دهد، با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی که ورودی ها را از بخش هایی از جمله حسابداری، تولید، مدیریت زنجیره تامین، فروش، بازاریابی و منابع انسانی (HR) جمع آوری می کند.هر کسب و کاری، باید کارهایی را انجام دهد که به ذینفعان متعدد با مسئولیت های مختلف نیاز دارد. اما زمانی که اطلاعات مورد نیاز برای اجرای فرآیندها و اتخاذ تصمیمات کلیدی در سراسر سیستم‌های قطع شده پخش می‌شود، منسجم کردن این اطلاعات کاری مشکل است.

داده‌ها در نرم‌افزار مدیریت کسب‌ و کار یا اکسل نگهداری شوند، کارمندان در یافتن آنچه نیاز دارند مشکل دارند و ممکن است به طور کامل به آن دسترسی نداشته باشند. برای مثال، تیم‌های حسابداری و FP&A هر کدام می‌توانند اکسل های متفاوتی با ارقام مختلف برای ردیابی هزینه داشته باشند. این منابع داده های متفاوت، نگه داشتن همه در یک صفحه را بسیار چالش برانگیز می کند و مانع همکاری و کارایی می شود، به ویژه با رشد یک سازمان.  کارکنان وقت خود را برای شکار اسناد و کارهای تکراری تلف می کنند، زیرا جایی برای جستجوی اطلاعات به روز در مورد تمام جنبه های کسب و کار مربوط به آنها وجود ندارد. دقیقا همین موضوع است که بسیاری از کارها را در سازمان دشوار می کند.

یک سیستم ERP این مشکل را با جمع‌آوری اطلاعات در یک پایگاه داده مرکزی حل می‌کند تا به مدیران و کارمندان راحتی عمل بدهد. همچنین مشکلات ناشی از منابع متضاد داده را از بین می برد و آنها را قادر می سازد تا سناریوهای مختلف را تجزیه و تحلیل کنند، پیشرفت های فرآیند را کشف کنند و دستاوردهای کارایی عمده ای ایجاد کنند. این به معنای صرفه جویی در هزینه و بهره وری بهتر است زیرا کارمندان زمان کمتری را صرف جستجوی داده های مورد نیاز می کنند.

نرم افزار ERP که برای پاسخگویی به نیازهای یک کسب و کار شخصی طراحی شده است سود زیادی برای شرکت ها دارد و این سیستم ها را به ابزاری حیاتی برای شرکت ها در سراسر صنایع و در هر اندازه تبدیل می کند. بسیاری از شناخته شده ترین و موفق ترین شرکت های جهان در ربع قرن گذشته بر ERP تکیه کرده اند. در حال حاضر، این نرم افزار را می توان پیکربندی و قیمت گذاری کرد تا نیازهای مشاغل مختلف را برآورده کند.

نکات کلیدی در مورد ERP

• ERP یک نرم‌افزار تجاری حیاتی است که اطلاعات را از بخش‌های مختلف در یک پایگاه داده مشترک جمع‌آوری می‌کند و رهبران را قادر می‌سازد تا نبض یک شرکت را با استفاده از یک دید واحد از واقعیت نظارت کنند.
• سیستم های ERP عملکردهای حیاتی کسب و کار مانند امور مالی، تولید، مدیریت موجودی و سفارش، ارتباطات مشتری، فروش و بازاریابی، مدیریت پروژه و منابع انسانی را یکسان می کند. یکی از ویژگی های اصلی تجزیه و تحلیل دقیق و گزارش در مورد هر بخش است.

• ERP می تواند صرفه جویی در زمان و هزینه را با ایجاد دید گسترده در سازمان ایجاد کند که فرآیندهای دستی ناکارآمد را برجسته می کند و فرصت هایی را برای رشد نشان می دهد.
• چندین مدل استقرار برای نرم افزار ERP وجود دارد، از جمله اجرا در محل، اجرا بر ابر و ترکیبی. در حالی که ERP ابری در سال‌های اخیر بسیار محبوب شده است، بهترین رویکرد برای هر شرکتی به نیازهای آن بستگی دارد.
• کسب‌ و کارها باید قبل از انتخاب برنده مطمئن شوند که توانایی‌ها، مدل‌های پیاده‌ سازی، الزامات یکپارچه‌ سازی و هزینه کل مالکیت فهرست کوتاهی از ارائه‌ دهندگان نرم‌ افزار را درک می‌کنند.

توضیح ERP

برنامه ریزی منابع سازمانی، نامی که توسط شرکت تحقیقاتی گارتنر در سال 1990 ابداع شد. می تواند یک مفهوم گیج کننده باشد زیرا ERP یک برنامه کاربردی مستقل نیست. ERP یک دسته از نرم‌افزارهای تجاری است، سیستم‌های ERP شامل ماژول‌های مختلفی هستند که هر یک نیازهای تجاری خاصی را برطرف می‌کنند. به عنوان مثال، شرکت های مبتنی بر محصولات معمولا دارای ماژول هایی برای حسابداری، مدیریت موجودی و سفارش، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و در صورت تولید یا مونتاژ محصولات، دارای بخش تولید نیز، هستند. مشاغل خدماتی ممکن است به ماژول هایی برای حسابداری، مدیریت پروژه، اتوماسیون خدمات حرفه ای و CRM روی آورند.

هر ماژول اطلاعات را از پایگاه داده مرکزی که جزء کلیدی یک سیستم ERP است، بیرون می کشد و آن را به پایگاه داده مورد نظر می برد. این مخزن داده مشترک قابلیت مشاهده را در تمام بخش ها فراهم می کند و بنابراین به مدیران اجازه می دهد تا عملکرد تجاری حوزه های مختلف را ارزیابی و مقایسه کنند و تأثیر کامل تصمیمات را درک کنند. از دیگر مزایای ERP می توان به اتوماسیون فرآیند، بهبود کنترل‌های داخلی و هوش تجاری هوشمندانه‌تر اشاره داشت.

دو رویکرد اصلی برای ایجاد یک سیستم ERP وجود دارد. اولین مورد خرید نرم افزاری است که بتواند هر یک از این وظایف اصلی تجارت مانند حسابداری، فروش، موجودی و ساخت را از فروشندگان مختلف انجام دهد. این راه حل ها سپس در یک پایگاه داده مرکزی (ERP) یکپارچه می شوند. دوم این است که تمام ماژول‌های مورد نیاز خود را از فروشنده ERP خریداری کنید و از ادغام آنها اجتناب کنید، زیرا برنامه ها، از قبل به گونه ای طراحی شده اند که می توانند به صورت هماهنگ با یکدیگر فعالیت کنند.

دریافت بیشتر یا همه ماژول‌های ERP مورد نیاز از یک فروشنده، به لطف سادگی، بهترین گزینه برای اکثریت بزرگ کسب‌ و کارها است. یکپارچه‌ سازی این سیستم‌ های متفاوت، اغلب پیچیده است و به کارکنان قابل توجه یا یک شریک خدمات فناوری اطلاعات نیاز دارد، بنابراین برای اکثر سازمان‌های کوچک و متوسط، انجام این کار ​​منطقی نیست. همچنین هنگامی که این ادغام ها انجام گرفتند، نیاز به نگهداری مداوم دارند.

از سوی دیگر، یک پلتفرم یکپارچه، ادغام های بومی بین ماژول ها و یک رابط کاربری مشترک را در حین حرکت کاربران بین آنها ارائه می دهد. این امر پیاده سازی ERP را آسان تر می کند. اطلاعات به راحتی بین ماژول ها جریان می یابد تا به تصمیم گیرندگان دید جامعی از شرکت بدهد.

چرا ERP برای مشاغل مهم است؟

سیستم های ERP برای کسب و کارهایی که به دنبال استفاده عاقلانه از منابع هستند، تبدیل به یک بخش اساسی شده اند. آنها می توانند به مدیران کمک کنند تا سرمایه انسانی و مالی را مجدداً تخصیص دهند یا فرآیند های تجاری اصلی کارآمد تری بسازند که بدون از دست دادن کیفیت یا عملکرد، در هزینه صرفه جویی شود.

ERP همچنین در هنگام برنامه ریزی و هماهنگی، اهمیت بسیاری دارد. کارمندان می توانند موجودی انبار و سفارشات مشتری را با جزئیات ببینند، سپس سفارشات خرید تامین کننده و تقاضای آینده پیش بینی شده را در نظر داشته باشند. در صورت لزوم، آنها می توانند تنظیماتی را برای رفع مشکلات انجام دهند. نرم افزار ERP ارتباطات و همکاری را نیز بهبود می بخشد زیرا کارگران می توانند وضعیت سایر بخش ها را برای هدایت تصمیمات خود بررسی کنند.

به عنوان یک منبع جامع داده، سیستم ERP همچنین مجموعه‌ای از گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها را ارائه می‌کند که می‌توانند برای کسب‌ و کار تفاوت‌ آفرین باشند. تبدیل مجموعه وسیعی از اطلاعات به نمودارها و نمودارهایی که به وضوح روندها را نشان می‌دهند و به مدل‌ سازی نتایج احتمالی کمک می‌کنند، قابلیتی است که سازندگان ERP آن را ارزشمند می‌دانند.

سیستم ERP چگونه کار می کند؟

سیستم های ERP با استفاده از یک ساختار داده تعریف شده و استاندارد کار می کنند. اطلاعات وارد شده توسط یک بخش بلافاصله در دسترس کاربران مجاز در سراسر کسب و کار قرار می گیرد. این ساختار یکنواخت کمک می کند تا همه در یک صفحه باقی بمانند. به عنوان مثال، فرض کنید یک زنجیره توزیع مواد غذایی محلی، دارای چندین مکان است که اغلب متشکل از سهامداران و پرسنل هستند. از آنجایی که داده‌ های کیفیت، فروش و کارکنان از این بخش ها به سیستم ERP وارد می‌شود، به گونه‌ ای جاسازی خواهند شد که نشان دهد از کدام مکان می‌آید.

سپس داده‌ ها بلافاصله در فرآیندهای تجاری و گردش کار در بخش‌های مورد نظر قرار میگیرند. امور مالی می تواند فروش را با اجاره مقایسه کند تا به مدیران کمک کند تصمیم بگیرند که آیا ادغام شوند یا خیر. سیستم‌های ERP زمانی بیشترین ارزش را ارائه می‌ دهند که یک شرکت، ماژول‌هایی برای هر کارکرد اصلی کسب‌ و کار داشته باشد و از ورود به موقع و دقیق داده‌ها اطمینان حاصل کند و هرچه ذینفعان بیشتری دسترسی داشته باشند، بهتر است. تمام این قابلیت ها، در نظر افزار ERP شماران سیستم قرار گرفته است که نیاز های مختلف یک سازمان را برآورده کند.

هنگامی که یک شرکت در سیستم‌های تجاری از چندین فروشنده استفاده می‌کند، یکپارچه‌ سازی به طور کلی امکان پذیر است تا داده‌ها به طور خودکار به ERP جریان یابد. سپس این داده های می توانند در سرتاسر نمونه ERP برای بهره مندی از هر فرآیند یا گردش کار استفاده شوند.

ماژول های ERP چیست؟

یک ERP شامل تعدادی ماژول مختلف است. مجموعه‌ ای از ویژگی‌ها که برای جنبه‌ های مختلف کسب‌ و کار از جمله نقش‌ های پشتی و جلویی طراحی شده‌اند. این فراتر از امور مالی و سایر عملکردهای اساسی مانند مدیریت زنجیره تامین و ارتباط با مشتری است. در اینجا یک تفکیک سریع از پرکاربردترین ماژول های ERP آورده شده است:

• ماژول مالی: یک ماژول مالی، اساس تقریباً هر سیستم ERP است که تمام داده های مالی را مدیریت می کند. هر تراکنش، از جمله حساب‌های پرداختنی (AP) و حساب‌های دریافتنی (AR) را ردیابی می‌کند و گزارش‌های مالی را مدیریت می‌کند.
• تدارکات: ماژول تدارکات خرید را مدیریت می کند، چه مواد خام و چه کالاهای نهایی. می‌ تواند درخواست‌ ها برای مظنه‌ و سفارش‌های خرید را خودکار کند و وقتی به برنامه‌ ریزی تقاضا با هم هماهنگ هستند، می توانند درخواست های بیشتر یا کمتر را کنترل کند.
• تولید: تولید می تواند پیچیده باشد و این ماژول به شرکت ها کمک می کند تا تمام مراحل تولید محصولات را هماهنگ کنند. ماژول تولید می تواند اطمینان حاصل کند که تولید مطابق با تقاضا است و بر تعداد اقلام در حال ساخت و تمام شده نظارت دارد.
• مدیریت موجودی: یک ماژول مدیریت موجودی سطوح موجودی فعلی را تا سطح SKU نشان می دهد و آن اعداد را در لحظه بروز می کند. همچنین معیارهای کلیدی مرتبط با موجودی را اندازه گیری می کند. هر شرکت مبتنی بر محصولات به این ماژول برای بهینه سازی موجودی بر اساس تقاضای فعلی و پیش بینی شده نیاز دارد.
• مدیریت سفارش: این نرم افزار سفارشات مشتریان را از تمام کانال ها به محض ورود نظارت و اولویت بندی می کند و پیشرفت آنها را از طریق تحویل پیگیری می کند. یک ماژول مدیریت سفارش می تواند زمان انجام و تحویل را سرعت بخشد و تجربه مشتری را بهبود بخشد.
• مدیریت انبار: یک ماژول مدیریت انبار فعالیت های انبار مانند دریافت، چیدن، بسته بندی و حمل و نقل را هدایت می کند. می تواند با شناسایی راه های کارآمدتر برای اجرای این وظایف، در زمان و هزینه در انبار صرفه جویی کند.

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): سی ار ام، یک ماژول محبوب برای مشاغل در طیف گسترده ای از صنایع است. تمام سیستم ارتباطات با مشتریان را ردیابی می کند، به مدیریت کمک می کند و می تواند خدمات مشتری را بهبود بخشد و از این طریق فروش را افزایش دهد.
• اتوماسیون خدمات حرفه ای (PSA): مشاغل خدماتی اغلب از ماژول اتوماسیون خدمات حرفه ای (PSA) برای برنامه ریزی و ردیابی پروژه ها، از جمله زمان و منابع صرف شده برای آنها، استفاده می کنند. این می تواند صورتحساب مشتری را ساده کند و همکاری بین کارکنانی که روی یک پروژه کار می کنند را بهبود ببخشد.
• مدیریت نیروی کار (WFM): ماژول مدیریت نیروی کار (WFM) میزان حضور و غیاب و ساعات کار را ردیابی می کند و برخی نیز می توانند حقوق و دستمزد را مدیریت کنند. این ابزار می تواند غیبت و بهره وری را توسط بخش، تیم و کارمند ثبت کند.
• مدیریت منابع انسانی (HRM): ماژول مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت سرمایه انسانی (HCM) مشابه ماژول مدیریت نیروی کار است. سوابق کارمندان را با اطلاعات دقیق، مانند PTO موجود و بررسی عملکرد، نگه می‌دارد و می‌تواند روندهای نیروی کار را در بخش‌ ها یا جمعیت‌ های مختلف نشان دهد.
• تجارت الکترونیک: یک ماژول تجارت الکترونیک به خرده فروشان و برندها اجازه می دهد تا قسمت های بک اند و فرانت اند فروشگاه های آنلاین خود را مدیریت کنند. آنها می توانند ظاهر سایت را تغییر دهند و صفحات محصول را با این برنامه اضافه یا به روز کنند.
• اتوماسیون بازاریابی: این ماژول تلاش‌ های بازاریابی را در تمام کانال‌های دیجیتال، ایمیل، وب، شبکه های اجتماعی، مدیریت می‌کند و سازمان‌ ها را قادر می‌سازد تا پیام‌ های خود را بهینه و شخصی‌سازی کنند. یک ابزار اتوماسیون بازاریابی می تواند منجر به افزایش فروش و وفاداری مشتری شود.

چگونه ERP به یک کسب و کار کمک می کند؟

ERP شرکت‌ ها را قادر می‌سازد تا حوزه‌هایی از کسب‌ و کار را که فضایی برای بهبود یا فرصت‌هایی برای گسترش دارند، شناسایی کنند. جذب کاربر کلیدی است: هرچه کارکنان بیشتری دسترسی داشته باشند، تیم‌ها به احتمال زیاد مشکلاتی را متوجه خواهند شد، خواه افزایش تقاضا برای یک محصول خاص، ارسال‌ های دیرهنگام از یک تامین‌ کننده یا بحران قریب‌ الوقوع جریان نقدی. پس از آن، کارمندان می توانند به طور فعال مشکل را تا حد امکان کاهش دهند.

مدیران اجرایی عموماً بر نتایج متمرکز هستند. از اطلاعات برای دستیابی به اهدافی مانند افزایش کارایی، کاهش هزینه ها و پاسخ به نیازهای مصرف کننده یا شرایط بازار در حال تغییر استفاده می کنند. برای واحدهای تجاری، نرم‌ افزار ERP می‌تواند بسیاری از وظایف مستعد خطا، مانند تطبیق حساب‌ها، صورت‌ حساب مشتری و پردازش سفارش را خودکار کند و تیم‌ های اطلاعاتی مورد نیاز برای فعالیت های کارآمدتر را فراهم کند.

سایر نکات مثبت ERP برای کسب و کار:

1. دسترسی به داده‌ها از هر مکان: کارمندان دیگر نیازی ندارند در میان انبوهی از کاغذها یا فایل‌های پراکنده در یک پرونده درگیر باشند. با ERP مبتنی بر ابر، مدیر انبار می‌تواند در حالی که در فروشگاه است از یک دستگاه تلفن همراه وارد شود یا یک فروشنده می‌تواند موجودی را در حالی که در سایت مشتری است بررسی کند.
2. اطلاعات همیشه به‌روز هستند: از آنجایی که سیستم ERP به طور مداوم اطلاعات را از بخش‌های مختلف دریافت می‌کند، بلافاصله با جمع‌ آوری موجودی، ارسال پرداخت یا ارسال ایمیل به مشتریان، به‌روزرسانی می‌شود. این یک مزیت بزرگ است زیرا تصمیم گیرندگان انتخاب های خود را بر اساس داده های به روز می کنند.
3. تصمیمات تجاری بر اساس داده های یکسان: با یک پایگاه داده مشترک، همه تصمیم گیرندگان در یک صفحه هستند. هیچ منبع اطلاعاتی تکراری یا متناقضی وجود ندارد و شرکت ها دارای برنامه زمان بندی توانایی و توزیع خودکار گزارش های پویا هستند.

ERP برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

شرکت‌ها در هر صنعتی، با مدل‌های کسب‌ و کار متنوع، به مزایای ERP پی برده‌اند. راه‌ حل‌ های انعطاف‌ پذیر با عملکرد گسترده می‌توانند طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و الزامات را برآورده کنند.

صنایعی که برای راه اندازی کسب و کار خود روی ERP حساب می کنند عبارتند از:

• تبلیغات و رسانه های دیجیتال
• پوشاک، کفش و لوازم جانبی
• فروشگاه های زنجیره ای
• مشاوره
• تحصیلات
• خدمات مالی
• خوردنی و آشامیدنی
• سلامتی و زیبایی
• بهداشت و درمان و علوم زندگی
• خدمات آی تی
• تولید
• رسانه و نشر
• مجموعه های غیر انتفاعی
• خدمات حرفه ای
• رستوران ها و پذیرایی
• خرده فروشی
• نرم افزار و تکنولوژی
• حمل و نقل و تدارکات
• پخش عمده

نقش ها و کاربران

در این سازمان ها، تعدادی از وظایف شغلی از ERP بهره می برند (محدود به این نقش ها نمی باشید و می توان نقش های بیشتری را در نظر گرفت):

• امور مالی/حسابداری: تیم حسابداری اغلب اولین پذیرنده است. این گروه تمامی تراکنش ها و سایر اطلاعات مالی موجود در سیستم از جمله حساب های پرداختنی (AP)، حساب های دریافتنی (AR) و حقوق و دستمزد را ردیابی و گزارش می دهد. با ERP، کارشناسان برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی (FP&A)، چه نقشی جداگانه یا بخشی از بخش حسابداری، می توانند داده های مالی جامع را به پیش بینی ها و گزارش های درآمد، هزینه ها و جریان نقدی تبدیل کنند.
• زنجیره تامین: کارکنان متمرکز بر عملیات، گروهی که شامل عوامل خرید، برنامه ریزان موجودی، مدیران انبار و رهبران ارشد زنجیره تامین است، برای اطمینان از جریان روان و مداوم کالا از تامین کننده به مشتری، به سیستم ERP متکی هستند. آنها برای بهینه سازی سطح موجودی، اولویت بندی سفارشات، به حداکثر رساندن ارسال به موقع، جلوگیری از اختلالات زنجیره تامین و شناسایی فرآیندهای ناکارآمد یا دستی، روی اطلاعات دقیق ارائه شده توسط سیستم، حساب می کنند.
• فروش و بازاریابی: یک راه حل ERP می تواند بهره وری تیم فروش شما را افزایش دهد و نتایج بهتری را برای تیم فروش به همراه داشته باشد و مدیریت رهبری را به صورت خودکار انجام دهد و بر تعاملات احتمالی با شرکت نظارت کند. نمایندگان می توانند بحث ها را مستند کنند و وضعیت مشتریان بالقوه را در حین حرکت در قیف فروش تغییر دهند. با استفاده از همین سوابق، بازاریابی می‌تواند دسترسی به همه کانال‌ها، از ایمیل گرفته تا تبلیغات نمایشی گرفته تا رسانه‌های اجتماعی را خودکار و مدیریت کند و اثربخشی آن پیام‌ها و کانال‌ها را برای تخصیص بهتر بودجه اندازه‌گیری کند.
• منابع انسانی: بخش منابع انسانی تمام اطلاعات کارکنان و روندهای گسترده تر نیروی کار در ERP را دنبال می کند. این می تواند به سرعت اطلاعات تماس، جزئیات پاداش و مزایا و سایر اسناد را برای هر کارمند پیدا کند. منابع انسانی همچنین می‌تواند معیارهایی مانند حفظ بر اساس بخش، میانگین دستمزد بر اساس عنوان، نرخ ارتقاء و سایر معیارها را برای تخصیص بهتر کارکنان خود و کمک به مدیران خط کسب و کار نظارت کند.

چه زمانی به ERP نیاز دارید؟

در اینجا چند نکته برای کمک به تعیین اینکه آیا ERP برای شما مناسب است یا خیر، آمده:

• به طور مرتب سیستم فعلی خود را مرور کنید و بپرسید: آیا سیستم ما به ما کمک می کند یا ما را عقب می اندازد؟ وقتی سیستم‌های قدیمی ناکارآمدی ایجاد می‌کنند، وقت آن است که به دنبال راه‌ حل جدیدی باشیم.
• داده های نادرست نشانه دیگری است که زمان انتخاب یک سیستم ERP است. اگر داده‌های شما قابل اعتماد نیستند، نمی‌توانید به گزارش‌ها و بینش‌هایی که تولید می‌کند اعتماد کنید، زمان آن رسیده که یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان جدید انتخاب کنید.
• آیا خطاها به طور مداوم باعث ایجاد مشکلاتی می‌شوند، چه ارسال اقلام اشتباه به مشتریان یا ناهماهنگی بین سفارش خرید و تقاضا؟ یک سیستم یکپارچه می تواند عملیات شما را سازماندهی کند و فرآیندها را برای کاهش این موانع بهبود بخشد.
• اتکای بیش از حد به ایمیل و اکسل برای جمع آوری و به اشتراک گذاری اطلاعات حیاتی یکی دیگر از شاخص هایی است که شما به ERP نیاز دارید. صفحات اکسل نیاز به به روز رسانی های مکرر و دستی دارند، به این معنی که اغلب قدیمی هستند. به اشتراک گذاری داده های حساس از طریق ایمیل خطرات امنیتی واقعی را به همراه دارد و می تواند پیدا کردن آنچه را که نیاز دارید دشوار کند.
• عدم یکپارچگی بین سیستم ها نشانه دیگری است که شما برای ERP آماده هستید. این سیستم می‌تواند انتقال دستی داده‌ها و اتصالات بی‌ثبات را با جمع‌آوری اطلاعات از تمام عملکردهای کلیدی کسب‌ و کار در یک مکان حذف کند.
• اگرچه هزینه هایی برای خرید و استقرار نرم افزار ERP وجود دارد، اما اغلب این فرایند، بازده سرمایه گذاری سریعی را به همراه دارد و برای کسانی که به دنبال ایجاد یک مورد تجاری هستند، مناسب است.

12 مزیت سیستم های ERP

راه‌ حل‌های ERP امروزی دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌های غنی هستند که مزایای بی‌شماری را برای کسب‌وکارها به ارمغان می‌آورند. این نرم‌افزار تقریباً توسط همه شرکت‌های با اندازه معین مورد استفاده قرار گرفته است زیرا باعث پیشرفت واقعی می‌شود. در حالی که آنچه یک شرکت فردی به عنوان بزرگترین ارزش این فناوری می بیند متفاوت است، در اینجا اصلی ترین مزایای ERP را ارائه کرده ایم:

1. صرفه جویی در هزینه: شاید بزرگترین مزیت سیستم های ERP این باشد که می تواند در هزینه های سازمان شما از راه های مختلفی صرفه جویی کند. با خودکار کردن بسیاری از کارهای ساده و تکراری، خطاها و نیاز به اضافه کردن کارمندان را با همان سرعت رشد کسب و کار به حداقل می رساند. دید بین شرکتی، شناسایی ناکارآمدی‌هایی را که هزینه‌ها را افزایش می‌دهند و منجر به استقرار بهتر همه منابع، از نیروی کار گرفته تا موجودی و تجهیزات، آسان‌تر می‌کند. و با ERP ابری، شرکت‌ها ممکن است به سرعت ارزش افزوده‌ ای را از نرم‌افزار ببینند، بیش از آنچه که خرج می‌کنند.
2. دید گردش کار: با تمام گردش کار و اطلاعات در یک مکان، کارکنان با دسترسی به سیستم می توانند وضعیت پروژه ها و عملکردهای مختلف تجاری مرتبط با شغل خود را مشاهده کنند. این دید ممکن است به ویژه برای مدیران و رهبران ارزشمند باشد و بسیار سریعتر و ساده تر از جستجوی اسناد مناسب و درخواست مداوم از همکاران برای به روز رسانی عمل کند.
3. گزارش/تحلیل: داده‌ها تنها در صورتی مفید هستند که شرکت‌ها بتوانند آن‌ها را تجزیه تحلیل و درک کنند و یک ERP به آن کمک می‌کند. راه‌ حل‌های پیشرو دارای ابزارهای گزارش‌دهی و تحلیلی چشمگیری هستند که به کاربران اجازه می‌دهند نه تنها شاخص‌های کلیدی عملکرد را ردیابی کنند، بلکه هر معیار یا مقایسه‌ای را که دوست دارند را نمایش دهند. از آنجایی که یک ERP فراگیر است، می تواند به یک کسب و کار کمک کند تا بفهمد که چگونه یک تغییر یا مشکل در یک فرآیند در یک بخش بر بقیه شرکت تأثیر می گذارد.
4. بینش/هوش تجاری: از آنجایی که ERP ها می توانند به داده های لحظه ای سراسر شرکت دسترسی داشته باشند، این سیستم ها می توانند روندهای تاثیرگذار را آشکار کنند و بینش تجاری گسترده ای را ارائه دهند. این منجر به تصمیم گیری بهتر توسط رهبران سازمانی می شود که اکنون به راحتی به تمام داده های مرتبط دسترسی دارند.
5. انطباق با مقررات و امنیت داده ها: استانداردهای گزارش‌ دهی مالی و مقررات امنیتی داده‌های دولتی و صنعتی به طور مکرر تغییر می‌کنند و یک ERP می‌تواند به شرکت شما کمک کند که ایمن و سازگار بماند. یک ERP با ردیابی چرخه عمر هر تراکنش، از جمله پایبندی به گردش کار تأیید مورد نیاز، یک مسیر حسابرسی فراهم می کند. کسب و کارها همچنین ممکن است احتمال خطاها و مشکلات مربوط به انطباق با اتوماسیون را کاهش دهند. نرم افزار ERP گزارش های مالی مطابق با استانداردها و مقررات را ارائه می دهد و برنامه های کاربردی SaaS برای کمک به شرکت ها در انطباق با PCI-DSS مجهز هستند.
6. مدیریت ریسک: فناوری ERP از چند جهت ریسک را کاهش می دهد. کنترل دسترسی ریز و گردش کار تایید تعریف شده می تواند کنترل های مالی را تقویت کرده و تقلب را کاهش دهد. علاوه بر این، داده های دقیق تر، اشتباهاتی را که می تواند منجر به از دست دادن فروش یا جریمه شود، از بین می برد. و در نهایت، توانایی مشاهده وضعیت کل عملیات کارمندان را قادر می سازد تا به سرعت خطرات ناشی از اختلالات تجاری را کنترل کنند.
7. امنیت داده ها: ارائه دهندگان ERP درک می کنند که سیستم شما داده های حساس را در خود جای داده اند و اقدامات لازم را برای اطمینان از ایمن بودن آن انجام می دهند. با افزایش حجم و مقیاس حملات سایبری، این دقت بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. نرم افزار ERP ابری تحت مدیریت فروشنده، به ویژه از پروتکل های امنیتی پیشرفته استفاده می کند تا اطمینان حاصل کند که شرکت شما قربانی یک حمله مخرب نمی شود.
8. همکاری: کارمندان زمانی بیشترین تاثیر را دارند که با هم کار کنند. راه‌حل‌های ERP اشتراک‌ گذاری اطلاعات، مانند سفارش‌های خرید، قراردادها و سوابق پشتیبانی مشتری، را در بین تیم‌ها آسان می‌کنند. دیوارهای بین بخش ها را با دادن دسترسی مناسب به کارمندان به داده های زمان واقعی در مورد عملکردهای تجاری مرتبط، خراب می کند.
9. مقیاس پذیری: سیستم ERP مناسب به اندازه کافی مقیاس پذیر و انعطاف پذیر خواهد بود تا نیازهای شرکت شما را پیش بینی و برآورده کند. سیستم‌های ابری به‌ویژه با تغییرات عملیاتی جزئی و عمده سازگار می‌شوند، حتی با افزایش مقدار داده‌هایی که سازمان جذب می‌کند و تقاضا برای دسترسی افزایش می‌یابد.
10. انعطاف پذیری: در حالی که نرم افزار ERP به کسب و کارها کمک می کند تا بهترین شیوه ها را دنبال کنند، همچنین انعطاف پذیری برای پشتیبانی از فرآیندها و اهداف منحصر به فرد را ارائه می دهد. این سیستم به مدیران این امکان را می‌دهد تا گردش‌های کاری خاص شرکت را ایجاد کنند و گزارش‌های خودکار مهم برای بخش‌ها و مدیران مختلف ایجاد کنند. یک ERP نوآوری و خلاقیت سازمان شما را افزایش می دهد.
11. سفارشی سازی: در حالی که اکثر شرکت‌ها متوجه می‌شوند که ERP‌های مدرن از کسب‌ و کارشان پشتیبانی می‌کنند، برخی از شرکت‌ها باید به عملکرد گسترده داخلی اضافه کنند. اگر فرآیندهای تخصصی زیادی دارید، به دنبال یک سیستم توسعه‌ یافته باشید که به یکپارچه‌ساز یا کارکنان فناوری اطلاعات شما اجازه می‌دهد کدی بنویسند که ویژگی‌های مورد نیاز را اضافه می‌کند، یا می‌تواند با راه‌حل‌های قدیمی یا قدیمی ادغام شود. با این حال، قبل از رفتن به مسیر سفارشی، نگاهی دقیق به فرآیندهای خود بیندازید، عملکردهای از پیش ساخته شده و پیکربندی‌های پشتیبانی راه‌حل‌های ERP مدرن بر اساس بهترین شیوه‌های جمع‌آوری‌ شده از هزاران شرکت است. سعی کنید سفارشی سازی ها را به حداقل برسانید.
12. مدیریت مشتری و شریک: یک ERP می تواند روابط شریک و مشتری یک شرکت را تقویت کند. می‌تواند بینش‌هایی در مورد تامین‌کنندگان، شرکت‌های حمل‌ونقل و ارائه‌دهندگان خدمات ارائه دهد، با ابر که تبادل اطلاعات بهتر و راحت‌تری را ممکن می‌سازد. وقتی نوبت به مشتریان می رسد، این راه حل میتواند پاسخ های نظرسنجی، تیکت های پشتیبانی، بازگشت و موارد دیگر را ردیابی کند تا سازمان بتواند رضایت مشتری را به دست آورد.

6 معایب سیستم های ERP

علی‌ رغم تمام ارزش‌هایی که ERP به ارمغان می‌آورد، شرکت‌ها ممکن است در ایجاد پرونده تجاری برای یک سیستم یا پیاده‌سازی آن با چالش‌هایی مواجه شوند. مهم است که قبل از اتخاذ یک سیستم از این موانع احتمالی آگاه باشید تا بتوانید به اندازه کافی شک و تردیدهای ذینفعان را از بین ببرید. در عین حال، توجه داشته باشید که با ایجاد یک طرح دقیق و انتخاب فروشنده مناسب، ERP می توان از بسیاری از این موارد جلوگیری کرد.

همانطور که برای یک پروژه ERP آماده می شوید، این نگرانی ها را در نظر داشته باشید:

1. هزینه سیستم: از آنجایی که خرید، پیاده سازی و نگهداری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان گران بود، اولین سیستم های ERP فقط برای شرکت های بزرگ قابل دسترسی بودند. با این حال، بیش از دو دهه است که این قیمت های سنگین شکسته شده اند. در حالی که ERP ها هنوز به زمان و سرمایه گذاری مالی نیاز دارند، این فناوری به لطف هر دو سیستم SaaS که هزینه های مکرر دریافت می کنند و برنامه های بیشتری که برای کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​وارد بازار میشوند، بسیار مقرون به صرفه تر شده است. به عنوان مثال، سازمان ها می توانند از ابزارهایی برای محاسبه پس انداز تخمینی پس از یک و سه سال استفاده کنند تا بفهمند چه زمانی بازده از هزینه ها پیشی می گیرد.
2. نیاز به آموزش: مانند هر فناوری جدید، ERP منحنی یادگیری دارد. هر کسی که از نرم افزار استفاده می کند، یعنی در حالت ایده آل، اکثر یا همه کارمندان شما، به سطحی از آموزش نیاز دارد. اگرچه ممکن است در ابتدا مقاومتی وجود داشته باشد، اما باید از بین برود زیرا مردم متوجه می شوند که فناوری چقدر به آنها کمک می کند. سیستم‌های جدیدتری که به‌روزرسانی‌های مکرر را دریافت می‌کنند، بصری‌تر و کاربر پسند تر هستند، نیازهای آموزشی را کاهش می‌دهند و پذیرش را افزایش می‌دهند.
3. هزینه های تبدیل داده ها: هنگام انتقال به یک ERP جدید، ممکن است لازم باشد برخی از داده ها را به قالبی تبدیل کنید که با پلتفرم جدید سازگار باشد. این می‌تواند منجر به هزینه‌ها و تأخیرهای غیرمنتظره شود، بنابراین پایگاه داده‌های خود را بررسی کنید و با تیم فناوری اطلاعات یا شریک یکپارچه‌سازی خود کار کنید تا مشکلات احتمالی سازگاری داده‌ها را زود شناسایی کنید. سپس، می‌توانید تلاش‌های تبدیل را در برنامه پیاده‌سازی ERP لحاظ کنید.
4. پیچیدگی: یک سیستم ERP مملو از ویژگی هایی است که می تواند برای نیروی کار شما دلهره آور باشد. اما استفاده از نرم افزارهای موجود امروزی بسیار ساده تر از سیستم های قدیمی است زیرا فروشندگان بر بهبود تجربه کاربری تمرکز کرده اند. علاوه بر این، کارکنان فقط به ماژول ها و داشبوردهای مورد نیاز برای شغل خود نیاز دارند، که می تواند آن را قابل دسترس تر کند. آموزش کامل باید نگرانی های مربوط به پیچیدگی را کاهش دهد.
5. تعمیر و نگهداری: در گذشته، تعمیر و نگهداری یک هزینه بزرگ بود که کسب و کارهای کم درآمد را از اجرا ERP باز می داشت. یک شرکت نه تنها به کارکنان فناوری اطلاعات برای رسیدگی به شبکه ها، امنیت و ارتقاء سیستم نیاز داشت، بلکه اغلب مجبور بود برای تخصص خود به فروشنده یا ارائه‌ دهنده خدمات شخص ثالث پول بپردازد. این موضوع در مورد سیستم SaaS کمتر نگران کننده است زیرا ارائه دهنده، تمام تعمیر و نگهداری را انجام می دهد و به طور منظم همه مشتریان را به آخرین نسخه منتقل می کند و همه اینها در قیمت اشتراک تعبیه شده است. شرکت هایی که نگران تعمیر و نگهداری هستند باید یک تامین کننده بالقوه را به طور کامل بررسی کنند تا مطمئن شوند که یک سیستم SaaS واقعی با مدیریت فروشنده ارائه می دهد.
6. مسائل فرآیند و سیاست را حل نمی کند: اگر فرآیندهای مستعد خطا یا ناکارآمد دارید، یک ERP لزوماً آنها را برطرف نمی کند، حتی اگر ممکن است دقت را افزایش دهد. با این حال، می‌تواند مشکلاتی را در عملیات شما آشکار کند و به شما کمک کند تا راه‌های بهتری برای انجام کسب‌وکار پیدا کنید. همین امر در مورد سیاست هایی که سازمان را عقب می اندازند نیز صدق می کند. این به شما بستگی دارد که آن ها را تنظیم کنید و سپس سیستم را برای پشتیبانی از روش های بهتر انجام کسب و کار پیکربندی کنید.

ویژگی های سیستم ERP خوب چیست؟

چه چیزی یک سیستم ERP را به یک سیستم ERP خوب، تبدیل می کند و آن را از سایر انواع نرم افزارهای تجاری متمایز می کند؟ چند ویژگی کلیدی برای درک ارزش کامل ERP حیاتی است، از جمله:

1. پایگاه داده مشترک: بسیاری از مزایای ERP از یک پایگاه داده مشترک ناشی می شود که به سازمان ها اجازه می دهد اطلاعات را از بخش های متعدد متمرکز کنند. این منبع واحد از داده‌ها، نیاز به ادغام دستی پایگاه‌های داده جداگانه را که هر کدام توسط توابع تجاری که به آنها خدمت می‌کنند کنترل می‌شود، حذف می‌کند.
2. UX/UI کاربرپسند: هر چقدر UI و UX نرم افزار ERP تهیه شده خوب باشد، یادگیری آن ساده تر می شود و استفاده از آن نیز لذت بخش تر خواهد بود. به همین دلیل توصیه می شود تا از نرم افزار هایی استفاده کنید که بر روی رابط کاربری و تجربه کاربری، تمرکز کرده باشند.
3. یکپارچه سازی فرآیند کسب و کار: یک ERP باید بتواند فرایندهایی را که کسب و کار شما را موفق می کند، چه مربوط به حسابداری، مدیریت زنجیره تامین یا بازاریابی، پشتیبانی و … را یکپارچه کند. پلتفرم مناسب توانایی یکسان سازی مجموعه متنوعی از فرآیندها را خواهد داشت. اتصال جریان های کاری که نقش مهمی در موفقیت شرکت ایفا می کنند، بهره وری و دیده شدن را افزایش می دهد و این به کاهش هزینه ها منجر می شود.
4. اتوماسیون: یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی نرم‌افزار ERP، توانایی خودکار سازی وظایف تکراری مانند حقوق و دستمزد، صورت‌حساب، پردازش سفارش و گزارش است. این امر ورود دستی و گاهی تکراری داده ها را کاهش می دهد و باعث صرفه جویی در زمان و به حداقل رساندن خطاها می شود. اتوماسیون کارکنان شما را آزاد می کند تا بر روی کار با ارزش افزوده تمرکز کنند که از دانش و مهارت های خاص آنها بهره می برد.
5. تجزیه و تحلیل داده ها: یکی از با ارزش ترین جنبه های ERP این است که سیلوهای اطلاعات را تجزیه می کند. وقتی می‌توانید داده‌های تقریباً هر بخش از کسب‌وکارتان را با گزارش‌های روشنگرانه ترکیب و تطبیق دهید، حوزه‌هایی را که عملکرد فوق‌العاده خوبی دارند و آن‌هایی که انتظارات را برآورده نمی‌کنند، کشف می‌کنید. مدیران می توانند مشکلات را تجزیه و تحلیل کنند و بلافاصله برای حل آنها دست به کار شوند.

جمع بندی

بسیاری از مدیران سازمان ها چندین بار نام سیستم ERP به گوششان خورده است. اما برای خیلی از مدیران این سوال پیش می آید که واقعا ERP چیست و یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمان چیست و چرا سازمان ها از آن استفاده می کنند. در این مطلب به صورت کامل این سوالات را پوشش دادم و هر چیزی که در مورد ERP نیاز داشتید را مورد بررسی قرار دادیم. در نظر داشته باشید که شماران سیستم یکی از بزرگترین توسعه دهندگان نرم افزار های حسابداری می باشد که سیستم های یکپارچه مانند نرم افزار ERP را هم ارائه می کند. در صورت نیاز می توانید دمو نرم افزار شماران سیستم را دریافت کنید و بعد از بررسی بخش های مختلف، نرم افزار مورد نیاز خود را به همراه ماژول های مورد نظر از مجموعه شماران تهیه کنید.