راهکار مدیریت هوشمند فرآیند‌های کسب و کار



تحولات فن‌آوری به ویژه فن‌آوری اطلاعات در دو دهه اخیر، شیوه‌های مدیریت سازمان‌ها را تحت تاثیر قرار داده است. در واقع دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک معروف شده، نوید دهنده جهانی نو با شیوه‌های به کارگیری اطلاعات است. مفاهیمی از قبیل خودکارسازی ادارات و ادارات بدون کاغذ هر روز بیش از پیش مطرح شده و طرفداران زیادی را به سوی خود جلب کرده است.
بر این اساس شرکت شماران سیستم آخرین محصول خود با نام نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) را ارایه نموده است تا بتواند در پیشبرد اهداف ملی به خصوص در دستیابی به ادارات بدون کاغذ نقشی به سزا ایفا نماید.
شرکت شماران سیستم به منظور پاسخگویی به نیاز شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و پیشرو در حوزه فناوری اطلاعات، نرم افزار برنامه ریزی جامع سازمانی خود را با رویکرد مدیریت هوشمند فرآیندهای کسب و کار (BPMS) طراحی و پیاده سازی نموده است.
پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP شماران سیستم شامل فازهای زیر می‌باشد:
 

 فاز اول: نرم‌افزار مدیریت هوشمند فرآیندهای کسب و کار  (BPMS)

مدیریت فرآیند کسب و کار، مجموعه فرایندهایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارآیی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه فرایندها، کارآیی و اثر بخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه می‌سازند. هدف BPM یکپارچه‌سازی فرایندها، افراد و اطلاعات است.


فاز دوم: تجارب برتر در فرآیندهای کسب و کار (
BP: Best Practice)

توليد و استقرار سيستم‌هاي ERP بدون داشتن زيرساخت مناسب جهت مديريت تغيير، چه در حوزه تكنولوژي و چه در حوزه فرآيند‌هاي سازمان، دست نيافتني است. نرم‌افزار ERP، به عنوان يکی از ابزارهای مهم در عرصه مديريت سازمان است که لاجرم بايد دارای ماهيتی پويا جهت رويارويی با هرگونه تحول باشد. در اين ميان، بسياری از پروژه‌های استقرار ERP علی‌رغم وجود انگيزه‌های فنی فراوان و حتی نيازمندی بازار، متوقف و يا به شکل نامطلوبی ناتمام گذارده می‌شود.
شماران سیستم طي سالیان اخير با ایجاد زيرساخت‌های فنی و کارکردی تولید و استقرار پروژه‌هاي نرم‌افزاري از جمله نرم افزارهای عملیاتی جامع و یکپارچه در بسیاری از صنایع گوناگون کشور، با تکيه بر تجارب بسيار موفق در کارنامه کاری و با اعتقاد به اصل توليد ملی محصولات خود، دارای بالاترین پتانسیل در زمینه توسعه و تکميل دستآوردهای نوین در حوزه فناوری اطلاعات  می‌باشد.

فاز سوم: هوشمندی کسب و کار (BI: Business Intelligence)

شرکت شماران سیستم در سیستم ERP خود از ابزار داشبورد مدیریتی جهت توسعه راهکار هوشمندی کسب و کار بهره برده است. داشبورد یک ابزار مديريتي براي نمايش اطلاعات قابل تعقيب در سازمان‌ است. به طور کلي داشبورد اطلاعات خلاصه را به شکلي گرافيکي با استفاده از خروجي‌هاي مختلف همچون نمودار، گزارش و نمایه‌هاي تحليلي نمايش مي‌دهد.

مزایای داشبورد مدیریتی شماران عبارتند از:

  • آسان و سریع، در ایجاد تحلیل های آماری
  • عدم وابستگی به Data Warehouse
  • قابلیت ترکیب داده‌های اولیه از منابع مختلف
  • استقلال منابع داده
  • عدم نیاز به اطلاعات فنی سطح بالا و آسان، در یادگیری و استفاده کاربران
  • عملیات تعدیل بارگزاری به صورت اتوماتیک برای استفاده از حداکثر کارایی
  • بهره‌گیری از معماری بهینه شده برای استفاده از تمامی قابلیت های معماری های پردازنده های 32  بیتی و 64 بیتی
  • پشتیبانی از ده ها هزار کاربر یا میلیون ها رکورد
  • پشتیبانی از استاندارد امنیتی که به طور خاص برای محافظت از میلیون‌ها رکورد و یا ده‌ها هزار کاربر طراحی شده است.
  • تعیین محدودیت برای هریک از کاربران توسط مدیران در مورد دسترسی به اطلاعات

 

فاز چهارم: مدل‌های تصمیم‌سازی  (DSS: Decision support system)

فناوری BI در نرم افزار ERP شماران سیستم با هدف معنا بخشی به داده‌ها و فرآیند تصمیم‌سازی، طراحی شده‌ است. تصمیم‌سازی به‌ معنای ساختن و پیشنهاد کردن انواع تصمیماتی است که در شرایط خاصی می‌توان اتخاذ کرد، در حالی که تصمیم‌گیری نوعی عمل است و باید از میان راهکارهای موجود یکی را برگزید. سیستم پشتیبان تصمیم گیری مجموعه ای از برنامه‌ها و داده‌های مرتبط به هم است که برای کمک به تحلیل و تصمیم‌سازی طراحی می‌شوند.
نرم افزار برنامه ریزی جامع منابع سازمانی (ERP) شرکت شماران سیستم با رویکرد مدیریت هوشمند فرآیندهای کسب و کار یا همان BPMS توسعه یافته است و از ابزارهای زیر جهت توسعه این نرم افزار خدمت گرفته شده است.


معرفی نرم افزار


  • ابزار گردش کار (Workflow):دارای قابلیت مدلسازی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌باشد و اجازه می‌دهد تمامی فرآیندهای پیچیده در آن تعریف شده و به شکل نمودار  ترسیم گردیده و به همراه فعالیت‌های مربوطه در کل یک سازمان و خارج از سازمان به صورت بین سازمانی (B2B /B2G/B2C/G2G/G2C ) به گردش در ‌آیند.
 
  • کارتابل (Cartable): در اختیار تمامی مدیران و کاربران بوده و انواع فرم‌ها، فعالیت‌ها، نامه‌های اداری و نامه‌های الکترونیکیدر آن وجود دارد و پس از انجام کار، تایید و یا رد به افراد بعدی ارجاع داده می‌شود. در عین حال کارتابل طراحی شده توسط شماران سیستم امکان تبدیل یک نامه به فعالیت و بالعکس را نیز ایجاد کرده است.

 

  • ابزار فرم ساز (Form Builder): به کاربران این امکان را می‌دهد که فرم‌های دلخواه خود را طراحی کرده و بر روی بستر BPMS به گردش در آورند.

 

  • ابزار گزارش‌ساز (Report Generator): به کاربران و مدیران سازمان امکان ایجاد گزارشات متنوع و دقیق را از تمامی فیلدهای مورد نظر از بخش‌های مختلف سازمان را می‌دهد.

 

کارکردهای ERP

بزرگترین چالش کسب و کارهای امروزی در کشور عبارت است از تغییر بازار و مشتریان، ظهور رقبای جدید و تغییر قوانین کسب و کار سازمان‌ها. در نتیجه به مرور زمان نیاز به یک روش و سیستمی برای تعریف، مدیریت، تحلیل و بهینه سازی فعالیت‌های کسب و کار احساس شد.
بنابراین ایده تحلیل و طراحی BPMS از سال 1385 در شرکت شماران سیستم مطرح شد: روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان‌ها که با استفاده از متدها و ابزارهای خاص خود حجم کار توسعه راه‌حل‌های اطلاعاتی برای سازمان‌ها را به حداقل می‌رساند.
مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM، مجموعه فرایندهایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارآیی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه فرایندها، کارآیی و اثر بخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه می‌سازند. هدف BPM یکپارچه‌سازی فرایندها، افراد و اطلاعات است.

نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک سازمان و افزایش بهره‏‌وری، یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها، موسسات دولتی و خصوصی می‏باشد. منظور از گردش كار (WorkFlow)، جنبه عملیاتی یك رویه كاری است، اینكه بخش‌های كاری مختلف چگونه ساختاردهی می‌شوند، چه كسی آن‌ها را اجرا می‌كند، ترتیب نسبی آن‌ها چیست، همزمانی آن‌ها به عهده چه کسی است، اطلاعات چطور جریان می‌یابند تا كارها را پشتیبانی كنند و كارها چطور پیگیری و ردیابی می‌شوند؟ در حالی كه مفهوم گردش كار یك مفهوم خاص فناوری اطلاعات نمی‌باشد، پشتیبانی گردش كار به صورت الكترونیكی زیربخشی از تكنولوژی‌های فناوری اطلاعات بوده و به عنوان سیستم مدیریت جریان الكترونیكی كار (EWMS) شناخته می‌شود. سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر می‌تواند به یکی از معضلات اصلی مدیران در تصمیم‏ گیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود. استفاده از روش‌های مرسوم که مبتنی بر مکاتبات اداری به صورت کاغذی، تلفنی و یا ایمیل است، برای یک مجموعه هدفمند و کارآمد، کافی و مناسب نمی‌باشد. برای رفع این مشکل از سیستم‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات استفاده می‌شود. سیستم‌های موجود در این زمینه دارای پیچیدگی‌های فراوان بوده و با نیازهای جاری و روزمره مجموعه همخوانی ندارد. از سوی دیگر

  • عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان،
  • وابستگی امور ارجاعی به اشخاص،
  • در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران،
  • وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص،
  • کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین،
  • از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‌‌ها در غیاب کارمند مامور آن کار
  • و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها

 مواردی هستند که به عنوان ضعف‌های اساسی سیستم‌های سنتی به وضوح قابل مشاهده است.

تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخش‌های مختلف تقسیم شده و با زمانبندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می‌شود. هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن، یک جریان خاص را در سازمان طی می‌کند.

در این میان دو مشکل اساسی وجود دارد: یکی مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر است و دیگری مدیریت زمانی که در این میان صرف می‌شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوط‌ی بعدی برسد، که مشکل دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمان‌ها است. هدف اصلی از طراحی نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار شماران شماران کمک به سازمان‌ها در حل دو مشکل ذکر شده می‌باشد. برای حل این مشکل ابتدا باید گردش کار و نحوه‌ی اجرای فرایندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرد. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می‌بخشد. مديريت فرايندهاي سازمانی، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرايند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري، اجرا، اندازه‌گيری، تغيير و به کارگيری مجدد، در يک طرح جامع گرد هم می‌آورد. یکی از امکانات موجود در نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار شماران شماران سیستم، مدیریت گردش کار یا همان Workflow Management می‌باشد. بر این اساس ابتدا نمودارهای جریان داده‌ای سازمان، با توجه به جریان اطلاعاتی موجود و فرایندهای انجام شده در سازمان طراحی شده و مورد بازبینی قرار داده می‌شود و سپس فرایندهای بزرگ به فرآیندهای کوچکتر و با جزییات بیشتر شکسته می‌شوند.

مزایای ERP

این نرم افزار برای تمامی فعالیت‌هایی که نیاز به گردش کار و عملیات دارد ضروری است و می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. نرم افزار فوق آخرین و تخصصی‌ترین نرم افزار شرکت شماران سیستم محسوب می‌شود و بر اساس آخرین تکنولوژی‌های روز دنیا طراحی و تولید شده است.

  • ايجاد، ذخيره، بازيابي و ويرايش گردش‌كار و فرآيندها به صورت گرافيكي
  • تعريف قالب محتوای اسناد، مدارک و فرم‌ها در گردش كار
  • تعريف شروط و تصميم‌گيري در مراحل مختلف گردش‌كار و فرآيند
  • امكان تراكنش با پايگاه داده
  • طراحي و پياده‌سازي پردازش‌هاي مورد نظر سازمان در بخش‌هاي مختلف گردش‌كار و فرآيند.
  • امكان برقراري ارتباط با بانك‌هاي اطلاعاتي مختلف و تصميم‌گيري طبق اطلاعات موجود آن‌ها در حين گردش‌كار و فرآيند یا دریافت و ارسال اطلاعات از طریق سرویس‌های مختلف (SOA)
  •  انجام پردازش‌های اتوماتيك در مراحل مختلف يك گردش كار
  • استفاده از بروز رسانی بانك اطلاعاتي در يك گردش كار
  • ارسال اطلاعات به صورت پست الكترونيكي در هر مرحله از گردش كار و فرآيند
  • امكان معرفي چارت سازماني و منابع سازماني به موتور گردش كار
  •  امكان گردش كار بر روي تمامي فرم‌هاي تحت سيستم جامع
  • امكان مشاهده مراحل گردش كاري طي شده به صورت گرافيكي و فهرستي
  • امكان تعیين زمان استاندارد انجام کار در گردش كار
  • حذف بروکراسی و کاغذ بازی در صورت پیاده‌سازی مناسب این سیستم
  • مدیریت بر گردش کار کل سازمان
  • مدیریت و نظارت بهتر بر عملکرد واحدهای مختلف و یا افراد مختلف در سازمان
  • بهبود كارایي
  • تخصیص خودکار و هوشمندانه منابع انسانی به فعالیت‌ها
  •  استفاده از انواع روش‌های اطلاع‌رسانی به صورت مستقیم از طریق اتصال به پایگاه‌های داده‌ای مختلف
  • كنترل بهتر فرآيندها
  • بهبود خدمات به مشتريان
  • انعطاف پذيري
  • بهبود فرايندهاي سازمان
  • كاهش دادن هزينه‏هاي زنجيره تامين مواد و منابع
  • كوتاه نمودن زمان كل انجام یک وظیفه
  •  ايجاد زمان مطمئن براي انجام کار