اتوماسیون اداری و مدیریت مدارک و مستندات DMS

+ دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه‌ شماران با ایجاد درگاه‌ها‌ی متنوع، دریافت و ارسال نامه‌ها را ممکن می‌سازد. کلیه‌ نامه‌ها‌یی که با روش های مختلف مانند فاکس، ایمیل و اسکن به سازمان وارد یا از آن خارج می‌شوند، در دبیرخانه ثبت می‌شوند و کلیه‌ مکاتبات سازمان به‌صورت الکترونیکی و بی‌نیاز از جابه‌جایی فیزیکی به گردش درمی‌آیند. تصویر اصل نامه‌ها‌ یا هر گونه سند دیگری در این نرم‌افزار به‌روش الکترونیکی آرشیو می‌شود. 

 

+ امکانات

قرار‌ها‌ و یادآوری‌ها‌ 

کاربران با بررسی قرار‌ها‌ و یادآوری‌ها‌ از برنامه‌ روزانه یا هفتگی خود مطلع می‌شوند و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام یا حضور در جلسات را انجام می‌دهند.

+ امکانات

دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center)

فراخوانی ایمیل‌ها و انتقال به کارتابل و به گردش در آوردن آنها همانند یک ارجاع داخلی از مزیت‌های این نرم‌افزار است. کاربران حتی بدون دسترسی مستقیم به اینترنت، ایمیل‌های خود را مشاهده یا از طریق پست الکترونیکی ارسال می‌کنند. دریافت گروهی پست الکترونیکی و زمان‌بندی ارسال گروهی پست‌ها‌ی الکترونیکی هدفمند، از ویژگی‌ها‌ی دیگر این نرم‌افزار است.

+ امکانات

دریافت و ارسال از طریق نمابر (Fax Center)

ارسال و دریافت گروهی فاکس بدون دسترسی مستقیم به دستگاه‌های نمابر از قابلیت‌های این نرم‌افزار است. فاکس‌های دریافتی همانند یک ارجاع داخلی به گردش درمی‌آید.

+ امکانات

ارسال پیامک (SMS Center)

پس از ارتباط تلفنی، ارسال اطلاعات از طریق پیامک بیشترین کاربرد و محبوبیت را دارد؛ به همین سبب مرکز پیامک این نرم‌افزار با فرایندساز به‌طور مستقیم مرتبط است و پیام‌ها‌ی حاوی وضعیت فرایند مورد نظر از طریق پیامک برای افراد ارسال می‌شود.

+ امکانات

+آرشیو و مدیریت مدارک

طبقه‌بندی، نگهداری و مدیریت مدارک و همچنین طبقه‌بندی دانش سازمانی در قالب نرم‌افزار آرشیو و مدیریت مدارک و مستندات به‌وجودآمده است. مستندات به‌صورت دیتا ذخیره‌سازی می‌شود و به‌شکل گزارشات مدیریتی مورد بهره‌برداری قرار می گیرد. مشاهده‌ سوابق نسخه‌ها‌ی ویرایش‌شده‌ مدارک با حفظ امنیت، به‌سادگی و سهولت قابل‌دسترسی خواهد بود. دسترسی کاربران به مدارک از طریق چارت سازمانی امکان‌پذیر است. 

+ امکانات

مدیریت صورت‌جلسات

پس از ارتباط تلفنی، ارسال اطلاعات از طریق پیامک بیشترین کاربرد و محبوبیت را دارد؛ به همین سبب مرکز پیامک این نرم‌افزار با فرایندساز به‌طور مستقیم مرتبط است و پیام‌ها‌ی حاوی وضعیت فرایند مورد نظر از طریق پیامک برای افراد ارسال می‌شود.

+ امکانات

امنیت و سطوح دسترسی 

نرم‌افزار «شاتو» از نظر امنیتی از سوی مراجع معتبر ارزیابی سازمان فناوری کشور مورد بررسی، تأیید گردیده است و موفق به اخذ گواهی‌نامه شده است.

+ امکانات

چند فرهنگی

در این نرم‌افزار امکان به‌کارگیری و اجرای زبان‌های مختلف (Multi Language) تعبیه شده و کاربران می‌توانند بر اساس زبان‌های دلخواه، نرم‌افزار را تنظیم کنند. پس از انتخاب زبان مورد نظر، Alignment فرم‌ها به‌صورت خودکار توسط نرم‌افزار تنظیم می‌شود. تقویم‌های میلادی و هجری شمسی به‌عنوان تقویم‌های پایه در نرم‌افزار وجود دارد.

+ امکانات