دبیرخانه و مکاتبات اداری | شماران سیستم

دبیرخانه و مکاتبات اداری

+ چارت سازمانی



+ امکانات

+ دبیرخانه

تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکز و نیمه متمرکز، ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده
دبیرخانه اتوماسیون اداری شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.
در دبیرخانه شماران ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.

+ کارتابل

 دسترسی کاربران به تمامی وظایف محوله از طریق کارتابل و ارجاع نمودن هر یک از Task ها به اشخاص دیگر
كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و … براي مشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي‌نمایند. کارتابل شماران، در اختيار تمامی کاربران داخل سازمان و ذینفعان سازمان (مشاوران، پیمانکاران، تامین‌کنندگان و …) قرار مي‌گيرد تا با مراجعه به آن، امور جاري خود را به ساده‌ترين شكل ممكن به انجام رسانند.
گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل شماران بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه بر این، در کارتابل شماران، بخشی نیز جهت مشاهده اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و… در نظر گرفته شده است.

+ بایگانی

بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها با توجه به سطح دسترسی، خروج از بایگانی و ارسال مجدد به آن
در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌هامحسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.

بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.

+ قرار ها و یادآوری ها

ثبت و مشاهده قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران به تفکیک روز، هفته، ماه و سال

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود. در اتوماسیون اداری شماران، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است. کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند. 

+ امکانات

+ دریافت و ارسال پیام

ارسال، دریافت و بایگانی پیام برای همه کاربران بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب سازمانی

 

+ امکانات

+ دفترچه تلفن

ثبت شماره های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی در گروه بندی های متفاوت

دفترچه تلفن شخصی و سازمانی

امکان جستجوی پیشرفته در دفترچه تلفن

+ تقویم کاری

 تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها، امکان تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری
امکان تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها
امکان ایجاد و تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمی)

 

+ مدیریت دانش

تعریف فرم‌های مدیریت دانش به‌دلخواه کاربر و گردش فرم‌های تولید شده در محیط گردش کار
هر سازمان براي دستيابي به اهداف خود، از مجموعه دانشي استفاده مي‌كند كه نزد تك‌تك افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. به همين دليل، سازمان‌هاي پيشرو اقدام به جمع‌آوري دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌هاي كاري مي‌كنند.
مديريت دانش در سازمان‌ها، به ايجاد فرهنگ اشتراك دانش ميان كارمندان كمك مي‌كند. گرچه دانش مي‌تواند توسط افراد كسب شود، ولي براي اينكه سودمند واقع شود، لازم است همه اعضاي گروه در آن سهيم شوند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران، زيرساخت‌هاي لازم براي پياده‌سازي مدیریت دانش را فراهم كرده است.

+  مدیریت مدارک و مستندات

تعریف مشخصات و فیلدهای ورودی هر مدرک توسط ابزار فرم‌ساز و طراحی گردش کار اسناد توسط کاربر
در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان مدیریت مدارک و مستندات فراهم آمده است. با بهره‌گیری از این امکان، طبقه‌بندی، ویرایش و همچنین مشاهده سابقه نسخه‌های ویرایش شده مدارک با حفظ امنیت، به سادگی و سهولت قابل انجام خواهد بود.

 

+ گالری تصاویر

امکان تعریف عنوان آلبوم و انتساب مجموعه‌ای از تصاویر به هر آلبوم با امکان تعریف سطح دسترسی و نحوه مشاهده

امکان گروه‌بندی موضوعات گالری

امکان تعریف سطح دسترسی و نحوه مشاهده گالری تصاویر توسط کاربران

+  تابلو اعلانات

امکان ایجاد و ویرایش اخبار با امکان گروه‌بندی اخبار و اطلاعات منتشر شده بر روی تابلو اعلانات
تابلو اعلانات در اتوماسیون اداری شماران با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهد، مسئولان امور اداری را قادر می‌سازد تا به ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ممکن از طریق تابلو اعلانات در موارد مورد نیاز اطلاع‌رسانی نمایند.

 

+ گزارش ساز

گزارش‌گیری و جستجوی نامه‌ها/ارجاعات به‌صورت پارامتریک بر اساس فیلدهای اطلاعاتی
گزارش‌ساز ابزار قدرتمندی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌باشد که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران می‌گذارد.

+  مدیریت سطوح دسترسی و کنترل اطلاعات

 تعریف گروه‌های کاربری و تعیین سطوح دسترسی به‌صورت گروهی در سطح فیلد و object

انواع حقوق دسترسی به بخش‌های مختلف نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران در دو سطح کاربری و گروه‌های کاربری قابل تعریف است .همچنین تمامی عملیات ویرایش و حذف موجودیت‌های سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار ثبت می‌گردد.

 

+ محیط کاربری تحت وب و ویندوز

دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان
نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌تواند به‌صورت تحت وب و تحت ویندوز اجرا گردد. از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم‌افزار کاربری آسان و همزمان در محیط‌های تحت وب و تحت ویندوز است. طراحی لایه کاربری (UI) در هر دو محیط بسیار مشابه بوده و کاربر نیاز به آموزش دو محیط کاربری مختلف را نخواهد داشت.