برای یکپارچه سازی ساختار اطلاعات یک سازمان، علاوه برداشتن نگرش یکپارچه سازمانی، نیاز به ایجاد یک بستر اطلاعات مدیریت به‌صورت جامع و یکپارچه است. تمامی سیستم‌های اطلاعاتی بر روی این بستر قرارگرفته و در آینده نیز سیستم‌های جدید به آن ملحق میگردند. این سیستم دقیقا همان نرم افزار یکپارچه می باشد.
راهکار شماران سیستم به صورت کاملاً فراگیر و یکپارچه طراحی و تولیدشده است. این نرم‌افزار حاصل بیش از 30 سال تجربه و دانش تولید و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای شماران سیستم در هزاران شرکت و سازمان است
شماران سیستم کامل‌ترین مجموعه نرم‌افزارها را در حوزه‌های مالی، تولید، منابع انسانی، مدیریت، زنجیره تأمین، مهندسی محصول، مدیریت دارایی‌ها، مدیریت ارتباط با مشتریان، اتوماسیون اداری و فرآیندهای کسب‌وکار و مدیریت با بازار عرضه کرده است. یکپارچگی کامل میان همه حوزه‌های نرم‌افزار باعث سرعت عملیات سازمان و جلوگیری از دوباره‌کاری‌ها و اتلاف منابع می‌شود.
حوزه مالی
کدینگ استاندارد منطبق با نشریه ۲۰،۱۶۶ سطح تفصیلی انحصاری باقابلیت شناوری در سطوح مختلف و …
مدیریت زنجیره تأمین
مدیریت موجودی ها با استفاده از مشخصه‌های ثابت و متغیر و سریال کالا، کالای ارسالی برای سازنده، انبارگردانی و …
مدیریت ارتباط با مشتریان
ثبت فاکتور ریالی و ارزی، گزارش سود و زیان اشخاص، کالا، گزارش سه ماهه فروش، آمار مقایسه‌ای فروش و …
مدیریت تولید
ثبت گزارش تولید بر اساس فرمول ساخت، درج میزان مواد و قطعات مصرفی، اپراتور، ایستگاه کاری، مرکز هزینه و …
مهندسی محصول
گروه فرمول ساخت، فرمول‌های ساخت (BOM و زمان‌سنجی)، تعریف FPC، تعریف درخت محصول و رسم اتوماتیک درخت …
مدیریت
محاسبه بهای تمام‌شده ماهانه به تفکیک مواد، دستمزد و سربار، سند تحلیلی آن، گزارش تحلیلی عملکرد بهای تمام‌شده …
مدیریت دارایی ها
مدیریت دارایی‌ها، کنترل نقل و انتقال و محاسبه استهلاک، ثبت مکانیزه سند استهلاک ماهانه، گزارشات متنوع اموال و …
منابع انسانی
جداول پایه محاسباتی حقوق، ثبت مشخصات کارکنان، محاسبه و صدور احکام کارگزینی و …
فرایند ساز
تولید فرم با تنظیمات ساده، ارتباط فرم با فرایند و یا چارت سازمانی، جداول Master – Detail و …
چگونگی پیدایش نرم افزار یکپارچه
نیاز سازمان‌ها به سیستم اطلاعاتی به موضوع مهمی تبدیل‌شده است، راهکارهای زیادی برای پاسخ به این نیاز از گذشته تاکنون ایجاد شده که به صورت کلی در سه روش خلاصه شده اند؛ راهکار اول طراحی نرم‌افزارهای جزیره‌ای (Single) بود که برای رفع نیاز هر یک از واحدها، نرم‌افزار جداگانه‌ای طراحی و مورد استفاده قرار می‌گرفت اما مشکل اساسی عدم ارتباط نرم‌افزارها با یکدیگر بود که دسترس به اطلاعات همگن را مشکل می‌کرد. به طور مثال، برای تهیه یک گزارش از عملیاتی که بر روی یک کالا در انبار، تولید، فروش و خدمات پس از فروش انجام شده است، می‌بایست گزارشات مستقلی از بخش‌های مختلف انبار، خرید، فروش و خدمات پس از فروش تهیه شود.
راهکار دوم طراحی نرم‌افزارهای جزیره‌ای با امکان لینک به یکدیگر بود که به اصطلاح نرم‌افزار مرتبط (LINK) گفته می‌شد که زیرسیستم‌ها با وجود استقلال از یکدیگر به صورت مرتبط با هم، اطلاعات را ارسال و دریافت می‌کردند. مشکلات مذکور در این روش تا حدودی مرتفع شده ولی یک مشکل اساسی که هنوز خودنمایی می‌کرد پراکندگی اطلاعات، عدم همخوانی و هم‌زمانی اطلاعات در سطح سازمان بود.
نرم‌افزار های یکپارچه (Integrated) به‌عنوان راهکار سوم مطرح می‌شود که یک بستر یکپارچه را برای اطلاعات در نظر می‌گیرد و در نهایت به کمک نرم افزار یکپارچه، می توانید اطلاعات را در سراسر سازمان منتشر کنید.
سیستم‌های اطلاعات مدیریت در گذشته ابزاری لوکس و مدیریتی محسوب می‌شد ولی امروزه جزء لاینفک راهکارهای سازمانی محسوب می‌شوند؛ در نتیجه مدیریت بدون سیستم‌های اطلاعاتی مفهوم ندارد، اما آیا این رویکرد به صورت جزیره‌ای تمام نیاز سازمان را برطرف می‌کند؟
نرم افزار یکپارچه چیست؟
نرم‌افزارهای جزیره‌ای و مرتبط برای شرکت‌ها و سازمان‌ها هزینه‌های زیادی را بوجود می‌آورند. اگر نرم‌افزارهای یک شرکت را تکه تکه کنیم، کسب و کار آن نیز تکه تکه خواهد شد حتی اگر به طریقی به یکدیگر وصل باشند و این نرم‌افزارها منجر به کاهش بهره وری، کارایی و پاسخگویی به ذینفعان بیرونی و داخلی می‌شود.
راه حل گریز از این موضوع استفاده از نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه است؛ نرم‌افزارهایی که جامعیت لازم برای پوشش کلیه نیازهای سازمان را داشته و در یک بستر نرم‌افزاری بدون نیاز به دوباره‌کاری و کنترل دیتاها پاسخگو نیازهای سازمان باشند. با گذشت زمان، پیدایش نرم افزار یکپارچه، موجب برطرف شدن برخی از مشکلات شد.
کاربرد نرم افزار یکپارچه
- گزارشات لحظه‌ای
- کنترل‌های مداوم و مستمر
- یکپارچه‌سازی اطلاعات
- دسترسی سریع به اطلاعات
- بروز بودن اطلاعات و گزارشات
- جلوگیری از کارهای تکراری و موازی
- تخصیص ظرفیت تولید به کالاهای درآمدزا
- استفاده از روش Just In Time در خرید مواد
- استفاده بهینه از نیروی انسانی، ماشین‌آلات و مواد
پیامد های استقرار نرم افزار یکپارچه در سازمان ها
استقرار نرم افزار یکپارچه در سازمان ها که به منظور رسیدن به اهداف خاص طراحی شده اند، منجر شده تا برخی از نرم افزارها در یک سیستم ادغام شوند تا باعث کاهش هزینه های سازمان شود. تمامی سازمان ها برای اداره بهتر امور، به برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیاز دارند تا با استفاده از آن بتوانند عملکرد شرکت خود را بهبود بخشند. از اثرات مستقیم استفاده از نرم افزار یکپارچه، استاندارد سازی فرایندها، سریع تر شدن فعالیت ها، یکپارچگی اطلاعات، کاهش کارهای تکراری و کاهش هزینه های پشتیبانی می باشد. از جمله پیامدهای استقرار نرم افزار یکپارچه در سازمان عبارتند از:
- خودکار سازی
- کاهش هزینه‌های اداری
- یکپارچه‌سازی فرآیندها
- افزایش کارایی و بهره‌وری
- افزایش رضایت در مشتریان
- افزایش سرعت و چابکی در عملکردها
- بهینه‌سازی ظرفیت منابع تولید و خدمات
- نظارت سیستمی به جای کنترل‌های فردی
- پیشی گرفتن از رقبا در رقابت فزاینده جهانی
- سرعت دهی به فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان
- ایجاد اطمینان از عملکرد سازمان برای ذینفعان
- مهندسی دوباره سازمان و فرآیندهای سازمانی
- سازگاری با تغییرات دانش، تکنولوژی و اطلاعات
چرا وجود نرم افزار یکپارچه در هر سازمانی ضروری است؟
| نتیجه استقرار نرم افزار یکپارچه | علت اهمیت نرم افزار یکپارچه |
|---|---|
| پايگاه داده یکپارچه، اطلاعات دقيق و سازگار، گزارشات بهبود یافته | دسترسي به اطلاعات معتبر |
| پرهيز از ورود چندين داده همانند در پايگاه داده مرکزي | جلوگيري از افزونگي داده و عمليات |
| کمینه‌سازی تاخيرات بازيابي و گزارش‌گیری | تقلیل و کاهش زمان تحويل |
| تصمیم‌گیری سريع | کاهش هزينه |
| ارائه‌دهنده نرم‌افزار یک تیم است و با چند تیم نرم‌افزاری برای پشتیبانی سروکار نداشته | بهبود نگهداري |
تغییرات سازمان ها قبل و بعد از پیاده سازی نرم افزار یکپارچه
| . | قبل از پیاده سازی نرم‌افزار یکپارچه | بعد از پیاده سازی نرم‌افزار یکپارچه |
|---|---|---|
| فرآيندهاي تجاري | عدم امکان قابليت گسترش | مهندسي مجدد پيرامون يك مدل تجاري منطبق با بهترين تجارب. |
| بهره وری | فقدان اطلاعات کارا براي مشتريان و تأمین‌کنندگان | تعاملات مستقيم با مشتري و تأمین‌کنندگان در یک بستر یکپارچه |
| اطلاعات | فقدان اطلاعات تکنيکي براي نظارت و کنترل کارآمد بر منابع سازماني | اجازه دسترسي عملياتي به اطلاعات مشابه براي برنامه‌ریزی و کنترل می‌دهد. |
| ارتباطات | فقدان ارتباطات موثر با مشتريان و تأمین‌کنندگان | تسهيل روابط سازماني با مشتريان و تأمین‌کنندگان |
| هم‌زمانی | اطلاعات با تأخیر توسط کنترل‌کننده انسانی قابلیت همخوانی پیدا می‌کرد | اطلاعات به دلیل ثبت در یک بستر یکپارچه هم‌زمانی واقعی را دارا است |
نحوه کار نرم افزار یکپارچه شماران سیستم
شماران سیستم یک بستر کاملاً یکپارچه ایجاد نموده است که هر تغییری در هر بخش به سرعت نور در همه بخش‌ها انتشار می‌یابد، این بستر در پی ثبت هر عملیات که منجر به یک رخداد مالی می‌گردد، سند حسابداری آن را در نرم‌افزار حسابداری ثبت می‌کند. با ثبت سند، دفاتر، ترازها نوشته و گزارش‌ها نیز آماده می‌گردد، در واقع فرایند تشخیص ماهیت حساب، صدور سند و تهیه دفاتر و گزارشات توسط نرم‌افزار انجام می‌شود.
بستر شماران سیستم مانند یک ظرف شیشه‌ای پر از آب عمل می‌کند که با انداختن یک قطره رنگی تمامی ظرف به یک اندازه رنگین می‌شود و با نگاه از هر زاویه به تنگ، رنگ آب داخل تنگ را با یک طیف رنگی می‌بینیم، با استفاده از نرم افزار یکپارچه شماران سیستم، داده‌ها در بخش‌های مختلف سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند و این اطلاعات کامل‌تر و دقیق‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرند و تنها در یک واحد بلوکه نمی‌گردد. این بستر یکپارچه موجب ایجاد فرصت‌های بیشتر و تمرکز و هوشمندی در بازاریابی، افزایش فروش، خدمات و همچنین مدیریت دانش جامع‌تر و تجزیه وتحلیل روندهای آتی سازمان می‌گردد.
نرم‌افزار جامع و یکپارچه شماران سیستم را می‌توان به یک هایپر مارکت نرم‌افزاری تشبیه کرد که با بیش از 60 نرم‌افزار مختلف در 9 حوزه کاری (مالی، زنجیره تامین، ارتباط با مشتریان، تولید، مدیریت، مهندسی محصول، دارایی‌ها، منابع انسانی، مدیریت فرایندها) کلیه نیازهای عملیاتی سازمان‌ها مختلف را پوشش می‌دهد، الگوی اسناد حسابداری در نرم‌افزار شماران سیستم بیش از 45 عملیات مختلف را پوشش می‌دهد که نشان‌دهنده سطح پوشش کامل عملیات مالی است.
ویژگی‌های نرم‌افزار یکپارچه
- سادگي انجام کار توسط کاربران
- سرعت پیاده‌سازی و اجرای نرم‌افزار
- عدم محدوديت تعداد کاربران در شبکه
- قابليت تطبيق با هر نوع صنعت و توليد
- پشتيباني قوي توسط کارشناسان شرکت
- رعایت قوانین، استانداردها و عرف‌های داخلی
- گزارشات و اطلاعات لحظه‌ای از عمليات اجرايي
- صدور اتوماتيک تمام اسناد حسابداري توسط سيستم
- محاسبات بهاي تمام‌شده بصورت ماهانه براي هر مرحله از توليد
- شناسايي و قیمت‌گذاری کالاهای نيم ساخته و در حال ساخت به صورت دائم