مدیریت پیگیری فرایند | شماران سیستم

مدیریت پیگیری فرایند

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

BPMS مخفف Business Process Management System به معنی مدیریت فرایند کسب و کار یک نرم‌افزار کاربردی است که برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و مکانیزه کردن گردش کار و جهت سازگاری با محیط‌های در حال تغییر ایجادشده است که با استفاده از ابزارهای منعطف و یکپارچه، تمامی فرایندهای مربوط به کسب‌وکارهای مختلف را پیاده‌سازی کرده و با ارائه گزارش‌ها در زمان گردش فرایندها، بستری امن و سریع برای برنامه‌ریزی مدیران در خصوص اخذ تصمیم‌های لحظه‌ای و حساس است.

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) متمرکز بر اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار است و اساساً آن‌ها را از تلاش‌های دستی و کاغذی نجات می‌دهد. همچنین تضمین می‌کند فرایندها به‌طور دقیق و منظم بر اساس مدیریت منابع سازمانی اجرا و به نتیجه برسند و در آخر به شناسایی گلوگاه‌های فرایندی می‌پردازد. این فرایندها بدون محدودیت در تمامی حوزه‌های سازمان جاری می‌شود.
در تمامی سازمان‌ها تداخل در انجام امور مربوطه و یا در بعضی موارد انجام نشدن مسؤولیت‌های هر فرد به علت نبود سیستم کاری مشخص و شفاف نبودن وظایف محوله مشکلات بسیاری را به وجود می‌آورد.

با برقراری نظام فرایندی و مدیریت فرایندها و با استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) مسئولیت هر فرد و حوزه اختیارات و دسترسی‌ها کاملاً مشخص‌شده و در هر مرحله از انجام کار با کمترین میزان خطا و تداخل روبه‌رو هستیم.
نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) به سازمان‌ها کمک می‌کند که در کنار رشد سریع و مناسب، ارزش‌آفرینی نیز داشته باشند و درعین‌حال عملکرد خود را بهبود ببخشند، بازده مناسب‌تری داشته باشند، عملکرد همراه با رضایتمندی و علاقه‌مندی بیشتر در کارمندانشان مشاهده شود و درنهایت نیز سرویس‌های بهتری به مشتریانشان ارائه نمایند. تمامی این بهینه‌سازی‌ها ناشی از بهبود مستقیم فرآیندهای بهینه‌شده است.

رفع ابهام در مسئولیت ها 

در تمامی سازمان‌ها تداخل در انجام امور مربوطه و یا در بعضی موارد انجام نشدن مسئولیت‌های هر فرد به علت نبود سیستم کاری مشخص و شفاف نبودن وظایف محوله مشکلات بسیاری را به وجود می‌آورد.

 با برقراری سیستم‌های فرایندی و مدیریت فرایندها و با استفاده از BPM مسئولیت هر فرد و حوزه اختیارات و دسترسی‌ها کاملاً مشخص‌شده و در هر مرحله از انجام کار با کمترین میزان خطا و تداخل روبه‌رو هستیم.

کاهش تغییرات مکرر فرایندهای کاری

 

ایجاد تغییرات سلیقه‌ای توسط کارشناسان و مدیران میانی، دوباره‌کاری و در برخی از سازمان‌ها چندباره کاری یکی دیگر از مشکلات شایع در اکثر سازمان‌هاست که با توجه به طولانی بودن بعضی از فرایندها این مورد آسیبی جدی به نحوه انجام و به پایان رساندن آن می‌شود و صرف زمان و هزینه مالی گزاف ایجاد می‌کند که این مورد هم با پیاده‌سازی BPM و مدیریت فرایندها کاملاً ریشه‌کن می‌شود

رفع کندی و ابهام در گردش اسناد اطلاعات

 

بسیاری از مدارک و اسناد مهم در گردش‌ها و جابجایی‌های طبقاتی و نفراتی در سازمان‌ها مفقود و یا به نحوی از بین رفته است که این باعث عدم رضایت و اطمینان مشتریان و ارباب‌رجوع می‌گردد و گاها ضررهای بسیار بزرگی به بدنه سازمان وارد می‌کند –در سیستم‌های مدیریت فرایند با توجه به وجود مدیریت اسناد و اطلاعات به‌صورت کاملاً الکترونیک و آرشیو هدفمند اسناد این مورد تا حد بسیار پایینی از بین رفته است.

توسعه ارتباط کاری مؤثر

 

اختلافات کارکنان در محیط سازمان بیشتر به دلیل مشخص نبودن ارتباطات کاری دقیق و خلأ قانون مؤثر در خصوص حدود روابط کاری و سازمانی است. مشخص نمودن حیطه فعالیت و دسترسی‌های قانونی و تعریف‌شده در سازمان ارزش‌افزوده دیگری از مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.

امکان طرح‌ریزی سیستم ارزیابی عملکرد مناسب

 

نحوه برخورد کارکنان سازمان در خصوص مواجه با موانع کاری و عملیاتی، میزان عملکرد هر فرد در خصوص توانایی انجام کار در زمان مناسب برخی از موارد مورد ارزیابی کارکنان است که با هموار کردن مسیر برای اجرای بستر فرایندی و مشخص بودن تعداد و زمان انجام فرایندها و وظایف تعریف‌شده، می‌توان گزارشات دقیق و عملکردی برای هر یک از پرسنل را در لحظه مشاهده کرد . 

نرم‌افزار شاتوپلاس (مدیریت فرایند کسب و کار) (ُ ShAuto Plus) در بستر وب ارائه‌شده و با بهره‌گیری مفید از فنّاوری روز دنیا مستقل از سیستم عامل امکان استفاده در تمامی دستگاه‌های هوشمند، بستری برای استفاده بهینه کاربران و بنگاه‌های اقتصادی خصوصی و ارگان‌های دولتی ایجاد کرده است.

این محصول دانش‌بنیان ابزاری قدرتمند در دست مدیران و تصمیم سازان سازمان‏‏‏‏‏ها‏‏ است تا آن را در جهت مدیریت مؤثر فرایند‏‏‏‏ها‏‏ی سازمانی به‌کارگیرند. این نرم‌افزار از سوی یکی از بزرگ‌ترین شرکت ارزیابی نرم‏افزار‏‏‏‏ها‏‏ی دنیا شرکت TEC (Technology Evaluation Centers) کانادا مورد ارزیابی قرارگرفته است.

شماران سیستم اولین شرکت ایرانی است که موفق به اخذ گواهی‏نامه این شرکت شده است. این گواهی‏نامه برای نرم‌افزار شاتوپلاس (مدیریت فرایند کسب و کار) صادر گردیده است. این گواهینامه معتبر صحتی بر عملکرد صحیح و کاربردی نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار شاتو پلاس (BPMS) است.

 

+ برخی از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار: