نرم افزار ERP (برنامه ریزی منابع سازمان)

برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) چیست؟

نرم‌افزار یا سامانه جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان، اطلاعات کلیدی کسب و کار را جمع‌آوری و سازماندهی می‌کند و به سازمان‌ها کمک کرده تا عملیات مربوط به سازمان خود را گسترش دهند. نرم افزار ERP برنامه‌ای است که فرایندهای کسب و کار را خودکار کرده و امکان کنترل‌های داخلی را ارائه می‌دهد. سیستم ERP با استفاده از پایگاه داده مرکزی، ورودی‌های بخش‌هایی از جمله حسابداری، تولید، فروش، بازاریابی و منابع انسانی را جمع‌آوری می‌کند. هنگامی که اطلاعات در پایگاه داده جمع‌آوری می‌شوند، رهبران یک دید جامع بدست خواهند آورد که آنها را قادر می‌سازد برنامه‌های مختلفی را برای پیشرفت سازمان در نظر بگیرند. استفاده از نرم افزار ERP باعث صرفه‌جویی در هزینه و بهره‌وری بهتر می‌شود، چرا که زمان کمتری صرف جستجو داده‌های مورد نیاز می‌شود. (ERP چیست؟)

تاریخچه نرم‌افزار ERP

این نرم‌افزار با اختراع سیستم برنامه‌ریزی نیازهای مواد (MRP) شروع شد. تولید کنندگان از MRP برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی تولید استفاده می‌کردند. با گذشت دو دهه، ارائه دهندگان، فناوری سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع تولید یا MRP 2 را توسعه دادند. برنامه‌ریزی منابع سازمانی، نامی است که توسط شرکت تحقیقاتی گارتنِر در سال 1990 ابداع شد. سیستم ERP که یک دسته از نرم‌افزارهای تجاری است، شامل ماژول‌های مختلفی می‌باشد که هر یک نیاز تجاری خاصی را برطرف می‌کنند؛ به عنوان مثال، شرکت‌های مبتنی بر محصولات، معمولا دارای ماژول‌هایی برای حسابداری، مدیریت موجودی و سفارش، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و … می‌باشند. هر کدام از این ماژول‌ها، اطلاعات را از پایگاه داده مرکزی که جزء کلیدی یک سیستم ERP می‌باشد را بیرون کشیده و آن را وارد سیستم می‌کند. این مخزن داده مشترک، اطلاعات را برای همه بخش‌ها فراهم کرده و به افراد دیگر از جمله رهبران اجازه می‌دهد تا عملکرد تجاری حوزه‌های مختلف را ارزیابی و مقایسه کنند؛ همچنین یکی دیگر از مزایای نرم افزار erp، مانند اتوماسیون فرایند، بهبود کارها و کمک به هوشمندانه انجام شدن امور جاری می‌باشد.

اهمیت نرم‌افزار ERP در کسب و کارها

سیستم ERP برای کسب و کارهایی که به دنبال استفاده عاقلانه از منابع هستند، تبدیل به سهام شده است. این سیستم‌ها می‌توانند به رهبران کمک کنند تا سرمایه انسانی و مالی را مجددا تخصیص دهند یا فرآیندهای تجاری اصلی کارآمدتری بسازند که بدون از دست دادن کیفیت یا عملکرد، در هزینه صرفه جویی می‌کند. نرم افزار ای آر پی در هنگام برنامه‌ریزی و هماهنگی، یک دارایی است. کارمندان می‌توانند موجودی یا سفارشات مشتری را با جزئیات بالا مشاهده کرده و تقاضای آنها را در آینده تشخیص دهند. نرم افزار ERP ارتباطات و همکاری را نیز بهبود می‌بخشد، چرا که افراد مجموعه می‌توانند وضعیت سایر بخش‌های را برای گرفتن تصمیم ها مناسب، بررسی کنند.

به صورت کلی، یک سیستم ERP با ارائه گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های جامع، می‌تواند برای کسب و کارها تفاوت آفرین باشد. تبدیل مجموعه وسیعی از اطلاعات به نمودارهایی که به وضوح روندها را نشان می‌دهند، به مدل‌سازی نتایج احتمالی کمک شایانی خواهد کرد.

یک سیستم ERP چگونه کار می کند؟

سیستم‌های ERP با استفاده از یک ساختار داده تعریف شده و استاندارد کار می‌کنند. اطلاعات وارد شده توسط یک بخش بلافاصله در دسترس کاربران مجاز در سراسر بخش‌ها قرار می‌گیرد. اگر یک فروشگاه زنجیره‌ای مواد غذایی دارای چندین شعبه باشد و تک تک شعبه‌ها از نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی استفاده کنند، سیستم‌های ERP به گونه‌ای قالب‌بندی شده‌اند که نشان دهند کارکنان از کدامین شعبه وارد نرم افزار شده‌اند؛ همچنین، این سیستم به مدیران فروشگاه کمک می‌کند تا در جهت ادغام شعبه‌های مختلف یا هرگونه تصمیم دیگر، اقدامات لازم را انجام دهند.
سیستم ERP زمانی بیشترین ارزش را ارائه می‌دهد که، یک شرکت برای هر کارکرد ماژول‌های مختلفی داشته باشد و از ورود به موقع داده ها اطمینان حاصل کند.

چگونه سیستم ERP می تواند به رشد یا بهبود کسب و کار کمک کند؟

ERP شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا حوزه‌هایی از کسب و کار را شناسایی کنند که فضایی برای بهبود یا فرصت‌هایی برای گسترش دارند. یکی از اهداف نرم افزار ERP دسترسی بیشتر کارکنان است؛ چرا که هر چقدر کارکنان بیشتری به این نرم‌افزارها دسترسی داشته باشند، تیم‌ها به احتمال زیاد مشکلاتی را متوجه خواهند شد که بعد از آن کارمندان می‌توانند به طور فعال مشکل را تا حد امکان کاهش دهند. با توجه به اینکه مدیران اجرایی عموما بر نتایج متمرکز هستند، استفاده از اطلاعات بدست آمده از نرم افزار ERP می‌تواند در کاهش هزینه‌ها و پاسخ به نیازهای مصرف کننده کمک کننده باشد.

برای واحدهای تجاری، نرم افزار ERP می‌تواند بسیاری از کارهای مستعد خطا مانند تطبیق حساب‌ها، صورت حساب مشتری و پردازش سفارش را خودکار کند و اطلاعات لازم را برای عملکرد بهتر تیم‌های عملیاتی فراهم کند. یکی از بهترین قابلیت‌های نرم افزار ERP این است که نه تنها با ذخیره‌سازی و سازماندهی داده‌ها، بلکه با شناسایی الگوها و علامت‌گذاری ناهنجاری‌هایی که نیاز به بررسی دارند، دید دقیقی از یک فرایند یا KPI خاص ارائه می‌دهد.

سایر نکات مثبت پیاده‌سازی سیستم ERP در سازمان‌ها:

• دسترسی به داده‌ها در هر نقطه: یکی از نکات مثبت پیاده‌سازی نرم افزار ERP برای کارمندان این است که آنها دیگر نیازی ندارند از میان انبوهی از فایل و کاغذها به جستجو اطلاعات مورد نیازشان بپردازند و می‌توانند بدون محدودیت مکانی و تنها با یک تلفن همراه به این نرم افزار دسترسی داشته باشند.
• به روز بودن اطلاعات: با توجه به اینکه سیستم ERP به طور مداوم اطلاعات را از بخش‌های مختلف دریافت می‌کند، بلافاصله با جمع آوری اطلاعات بروزرسانی می‌شود. این یک مزیت بزرگ را فراهم می‌کند؛ چرا که تصمیم گیرندگان براساس داده‌های بروز برنامه‌ریزی خواهند کرد.
• وجود داده‌های یکسان: با وجود پایگاه داده مشترک، هیچ اطلاعات تکراری یا متناقضی وجود ندارد و شرکت‌ها می‌توانند تنها با کلیک کردن، به اطلاعات دسترسی داشته باشند.

چه کسب و کارهایی از ERP استفاده می‌کنند؟

بسیاری از شرکت‌ها با مدل‌های تجاری متنوع، به مزایای ERP پی برده‌اند. ارائه راه‌حل‌های انعطاف‌پذیر با عملکرد گسترده، می‌توانند طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و الزامات را برآورده کنند. صنایعی که برای راه‌اندازی کسب و کار خود از نرم افزار ERP استفاده می‌کنند عبارتند از:

• تبلیغات و رسانه‌های دیجیتال
• فروشگاه‌های زنجیره‌ای
• خدمات مالی
• بهداشت و درمان
• خدمات IT
• سلامتی و زیبایی
• ساخت و ساز
• رسانه و نشر
• رستوران‌ها
• خرده فروشی
• نرم‌افزار و تکنولوژی
• حمل و نقل و تدارکات
• پخش عمده

این صنایع، تنها بخشی از سازمان‌هایی است که از نرم‌افزار ERP استفاده می‌کنند. در هر کدام از این صنایع، وظایف مختلفی وجود دارند که افراد به کمک سیستم ERP انجام می‌دهند. از جمله کارهایی که توسط سیستم ERP انجام می‌شوند شامل:

• امور مالی/ حسابداری: با توجه به اینکه تیم حسابداری اغلب اولین پذیرنده می‌باشد، این گروه تمامی تراکنش‌ها و سایر اطلاعات مالی موجود در سیستم را جمع‌آوری کرده و کارشناسان برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل (FP&A)، می‌توانند داده‌های مالی را به هزینه‌ها و جریان نقدی تبدیل کنند.
  
• زنجیره تامین: عملیات گروهی که شامل عوامل خرید، برنامه ریزان موجودی، مدیران انبار و رهبران ارشد زنجیره تامین هستند، برای اطمینان از جریان روان و مداوم کالا از تامین کننده به مشتری، به نرم‌افزار ERP متکی هستند. این افراد بر روی اطلاعات دقیق ارائه شده برای بهینه‌سازی موجودی، اولویت‌بندی سفارشات، جلوگیری از اختلالات زنجیره تامین و شناسایی فرایندهای ناکارآمد و دستی تمرکز دارند.
  
• منابع انسانی: این بخش اطلاعات مربوط به کارکنان را در نرم‌افزار ERP دنبال می‌کند. پیدا کردن اطلاعات تماس، جزئیات دستمزد و سایر اسناد در سریع‌ترین زمان ممکن، از جمله قابلیت‌های نرم‌افزار ERP می‌باشد.
  
• فروش و بازاریابی: راه‌حل‌های ارائه شده در سیستم ERP ، می‌تواند بهره‌وری و نتایج تیم فروش شما را بهبود دهد. نمایندگان می‌توانند بحث‌ها را مستند کرده و وضعیت مشتریان بالقوه را در حین حرکت در قیف فروش تغییر دهند.

چه زمانی به نرم‌افزار ERP نیاز خواهید داشت؟

نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی، همانطور که از نام آنها مشخص است، در ابتدا برای شرکت‌ها طراحی شده بود اما با پیشرفت این نرم‌افزار و ارائه‌های ERP، به شرکت‌های نوظهور و متوسط کمک کرده تا دید و کارایی بهتری داشته باشند. همه شرکت‌ها باید به صورت مرتب فناوری‌های خود را مورد بررسی قرار دهند تا در صورت ناکارآمدی، عدم یکپارچگی، داده‌های نادرست، نرخ خطای بالا و اتکای بیش از حد به ایمیل و صفحات مختلف، هزینه‌هایی را برای خرید و استقرار ERP در نظر بگیرند.

مزایا سیستم‌های ERP

راه‌حل‌هایی که توسط نرم‌افزارهای ERP ارائه داده می‌شود دارای ویژگی‌های غنی هستند. مهمترین مزایای نرم افزارهای ERP عبارتند از:

صرفه‌جویی در هزینه

یکی از بزرگترین ارزش‌های پیشنهادی سیستم‌های ERP می‌تواند مربوط به کاهش هزینه‌های سازمان شما باشد. با پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری و مکانیزه شدن کارها، بسیاری از کارهای تکراری و ساده و خطاهای احتمالی کاهش پیدا کرد.

مشاهده گردش کار

وجود تمامی اطلاعات و گردش کار کارکنان در یک مکان، این امکان را به آنها می‌دهد تا با دسترسی مستقیم به برنامه ERP، وضعیت پروژه‌ها و عملکرد بخش‌های مختلف تجاری مرتبط با شغل خود را مشاهده کنند که این دید برای مدیران و رهبران بسیار ارزشمند است.

گزارش دهی و تحلیل

داده‌ها تنها در صورتی مفید خواهند بود که شرکت‌ها بتوانند آنها را تجزیه و تحلیل کنند، که برنامه ERP این امکان را به آنها می‌دهد. ERP، می‌تواند به یک کسب و کار کمک کند تا متوجه شود که وجود یک مشکل چگونه می‌تواند روی سایر بخش‌های سازمان تاثیر بگذارد.

هوش و بینش تجاری

با توجه به اینکه نرم افزار ای‌ار‌پی می‌تواند به داده‌های زمان واقعی از سراسر شرکت دسترسی داشته باشد، سیستم‌ها می‌توانند روندهای تاثیرگذار را شناسایی کنند و بینش تجاری گسترده‌ای را ارائه دهند. همین امر منجر به تصمیم‌گیری بهتر رهبران سازمان شده که اکنون دسترسی آسانی به تمام داده‌های مرتبط دارند.

مدیریت ریسک

فناوری ERP توانایی کاهش و مدیریت ریسک را به چندین روش دارد. کنترل دسترسی دقیق و گردش کار تعریف شده، می‌تواند فرایندهای مالی را تقویت کرده و تقلب را کاهش دهد. علاوه بر این، وجود داده‌های دقیق‌تر، اشتباهاتی را که می‌تواند منجر به از دست دادن فروش یا جریمه شود، از بین می‌برد و در نهایت توانایی مشاهده وضعیت کل عملیات کارمندان را قادر می‌سازد تا به سرعت خطرات ناشی از اختلالات تجاری را کنترل کنند.

امنیت داده‌ها

ارائه دهندگان ERP درک می‌کنند سیستم شما داده‌های حساس را در خود جای داده است و اقدامات لازم را برای اطمینان از ایمن بودن آن انجام می‌دهند. با افزایش حملات سایبری متفاوت، نرم افزار ERP از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل کند که سازمان شما قربانی حملات مخرب نخواهد شد.

سفارشی سازی

در حالی که اکثر شرکت‌ها می‌دانند که نرم افزارهای ERP مدرن از کسب و کار آنها پشتیبانی می‌کنند، برخی از شرکت‌ها نیازمند اضافه کردن عملکردهای گسترده‌تری هستند. اگر سازمان شما فرایندهای تخصصی زیادی دارد، بهتر است به دنبال یک سیستم توسعه پذیر باشید که با یکپارچه‌سازی اطلاعات، به شما اجازه دهد ویژگی‌های مورد نظر خود را اضافه کنید.

معایب سیستم‌های ERP

علیرغم تمامی ارزش‌هایی که نرم افزار ERP دارد، مشاغل مختلف ممکن است با چالش‌های مختلفی روبرو شوند. شایان ذکر است، با آماده‌سازی‌های مناسب، می‌توانید از بسیاری از معایب سیستم‌های ERP اجتناب کنید. برخی از معایب سیستم‌های ERP عبارتند از:

هزینه سیستم

از آنجایی که سیستم‌های ERP اولیه تنها برای شرکت‌های بزرگ قابل دسترس بودند، نرم‌افزارهای ERP به کمک سیستم‌های SaaS که راه‌حل‌های مقرون به صرفه‌ای را برای کسب و کارهای کوچک فراهم می‌کند، مقرون به صرفه‌تر شده است.

نیاز به آموزش

مانند هر فناوری جدید، سیستم ERP نیز منحنی یادگیری دارد. اصولا تمامی کارکنان یا بخشی از آنها، به سطحی از آموزش نیاز دارند تا برای از بین بردن مشکلات موجود در صنعت به آنها کمک کند.

هزینه‌های تبدیل داده

هنگام انتقال به یک نرم افزار ERP جدید، ممکن است مجبور باشید برخی از داده‌ها را به قالبی تبدیل کنید که با پلتفرم جدید سازگار باشد. این می‌تواند منجر به هزینه‌ها و تاخیرهای غیرمنتظره شود؛ بنابراین، بهتر است پایگاه داده‌های خود را بررسی کنید و با تیم فناوری اطلاعات خود کار کنید تا مشکلات احتمالی سازگاری داده‌ها سریعتر شناسایی شود.

5 ویژگی کلیدی سیستم‌های ERP

چند ویژگی اساسی وجود دارد که یک سیستم ERP را به یک نرم افزار ERP کامل تبدیل می‌کند و باعث متمایز شدن آن از سایر نرم‌افزارها می‌شود. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:

پایگاه داده مشترک

بسیاری از مزایای نرم افزار ERP، از یک پایگاه داده مشترک ناشی می‌شود که به سازمان‌ها اجازه متمرکز کردن اطلاعات در بخش‌های متفاوت را می‌دهد. یک پایگاه داده مشترک، دیدی سازگار و متقابل از شرکت را امکان پذیر می‌کند.

UI و UX ثابت

در سازمان‌های مختلف، همه از یک رابط کاربری (UI) استفاده می‌کنند و تجربه کاربری (UX) مشابهی دارند. ماژول‌های مدیریت موجودی، منابع انسانی و امور مالی، همگی ظاهر یکسانی و عملکرد مشترکی دارند. این امر نرخ پذیرش نرم افزار را افزایش داده و می‌تواند بررسی اطلاعات را در بخش‌های مختلف آسان‌تر کند. یک UX و UI ثابت، منجر به افزایش کارایی شده، چرا که کاربران می‌توانند به سرعت اطلاعات را از بخش‌های مختلف کسب و کار پیدا کنند.

یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

یک نرم افزار ای ار پی باید بتواند فرایندهای مختلف اعم از حسابداری، مدیریت زنجیره تامین یا بازاریابی را پشتیبانی و یکپارچه کند. پلتفرمی این ویژگی را خواهد داشت که بتواند مجموعه‌ای از فرایندها را متحد کند؛ چراکه اتصال جریان‌های کاری، نقش مهمی در موفقیت شرکت خواهند داشت و در نهایت منجر به کاهش هزینه‌ها خواهند شد.

اتوماسیون‌سازی

یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی نرم افزار ERP، توانایی خودکارسازی وظایف تکراری مانند حقوق و دستمزد، صورتحساب، پردازش سفارش و گزارش می‌باشد. اتوماسیون‌سازی فرایندها کارهای دستی و تکراری را کاهش می‌دهد و باعث صرفه‌جویی در زمان و به حداقل رساندن خطاها می‌شود.

تجزیه و تحلیل داده ها

یکی از با ارزش‌ترین جنبه‌های نرم افزار ERP این است که اطلاعات مختلف را تجزیه و تحلیل می‌کند. وقتی داده‌های هر بخش از کسب و کارتان را آنالیز کنید، حوزه‌هایی که عملکرد خوبی دارند و آنهایی که انتظارات شما را برآورده نمی‌کنند را شناسایی خواهید کرد و با استفاده از اطلاعات بدست آمده، می‌توانید راه‌حل‌های خوبی را ارائه دهید.

انواع مدل‌های سیستم ERP

مدل‌های مختلف استقرار ERP، نیازهای سازمان‌های مختلف را برطرف می‌کنند. در اینجا توضیحی درباره نحوه عملکرد هر کدام و همچنین تفاوت‌های آنها آورده شده است:

ERP داخلی یا On-premises ERP

با استفاده از یک سیستم داخلی، می‌توانید نرم‌افزار مربوط به کسب و کارتان را روی سرورهای متعلق به خودتان اجرا کنید. اینکار منجر می‌شود تا مسئولیت امنیت، نگهداری، ارتقاء و سایر اصلاحات بر عهده خودتان باشد. سیستم ERP داخلی برای سال‌های متمادی تنها گزینه بود، اما محبوبیت این مدل استقرار در سال‌های اخیر به سرعت کاهش یافته است.

سیستم ERP ترکیبی (Hybrid ERp)

همانطور که از اسم این نوع سیستم‌ پیدا است، سیستم‌ ERP ترکیبی، از استقرار دو نرم‌افزار ERP محلی و ERP ابری می‌باشد. این نرم‌افزار مناسب کسب و کاری است که از سیستم ERP محلی استفاده می‌کند و قصد ترکیب آن با فناوری پیشرفته سیستم ERP ابری را دارد. سیستم‌های ترکیبی، با انعطاف‌پذیری بالایی که دارند، قابلیت پاسخگویی به نیازهای مختلف تجارت‌های خاص را دارند.

سیستم ERP منبع باز (Open-source ERP)

مانند بسیاری از برنامه‌های کاربردی منبع باز، ERP منبع باز نیز جایگزینی ارزان و گاهی رایگان است که برای برخی از شرکت‌ها مناسب می‌باشد. بسیاری از ارائه دهندگان منبع باز به کسب‌و‌کارها اجازه می‌دهند نرم‌افزار خود را به صورت رایگان دانلود کنند و تنها در صورتی که مشتری بخواهد به سیستم ابری ERP دسترسی داشته باشد، باید مبلغی را به صورت سالانه پرداخت کند.

هزینه سیستم ERP

هزینه پیاده‌سازی سیستم ERP بسته به نوع ماژول‌ها و مدل استقرار آن می‌تواند متفاوت باشد. به صورت کلی، سیستم‌های ERP با توجه به نیازهای مخاطبان هدف قیمت گذاری می‌شوند. معمولا هزینه اولیه نرم‌افزار ERP مبتنی بر ابر، کمتر از نرم‌افزارهای داخلی است. تعرفه سیستم ERP نیز بر اساس ماژول‌های مورد نیاز شما متغیر خواهد بود. با استفاده از نرم‌افزارهای داخلی، شرکت‌ها مجوز دائمی را خریداری می‌کنند که گران‌تر است اما هزینه‌ای یکباره دارد؛ همچنین هزینه نرم‌افزار ERP، فراتر از صدور مجوز است. هنگام محاسبه Total Cost of Ownership (TCO) باید راه‌حل‌های مختلف ERP، هزینه‌های اجرایی و عملیاتی مربوط به سفارشی‌سازی، نگهداری، آموزش، ارتقاء و پشتیبانی را در نظر بگیرید.