اتوماسیون اداری

مقدمه‌ای بر نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم

نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

2. پیامدهای پیاده‌سازی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

پیاده‌سازی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت:

• ایجاد اداره بدون کاغذ
• دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
• توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و … (… ,B2B, B2C, B2G)
• تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
• تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
• کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
• صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و …
• افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و …
• برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
• عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
• کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی
• اتوماسیون اداری چیست؟

3. مزایای نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

• یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
• قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
• ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
• استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
• سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
• سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
• کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و …
• مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و … در کارتابل
• مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
• زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
• امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
• قابلیت استفاده از سیستم SMS
• تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
• قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
• تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز

4. امکانات نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

4-1. دبیرخانه و مکاتبات اداری

4-1-1. چارت سازمانی

• تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آنها
• تعریف رده‌های سازمانی
• تعریف پست‌های سازمانی و انتساب یک یا چند پست به افراد
• تعریف کاربران غیر سازمانی
• تعریف تاریخ انقضا بر روی پست‌های سازمانی و کاربر
• اعمال کنترل‌های امنیتی بر روی کاربر از طریق دسترسی‌های شبکه داخلی (Domain Controller)
• تعریف گروه‌های کاربری جهت سهولت در تعریف دسترسی‌ها
• نمایش چارت سازمانی بصورت گرافیکی

4-1-2. دبیرخانه

دبیرخانه اتوماسیون اداری شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.
در دبیرخانه شماران ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.

• امکان تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکزو نیمه متمرکز
• تعریف دفاتر اندیکاتور برای هر دبیرخانه
• ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده با امکان ارتباط همزمان
• تعریف الگوی شماره نامه بر اساس فرمول‌های فابل تعریف در هر دبیرخانه
• امکان شماره‌گذاري مجزا براي نامه‌هاي وارده، صادره و داخلي
• اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به‌صورت خودکار
• تعریف نامه وارده و صادره با اعمال سطوح دسترسی کاربران
• تعريف انواع نامه: نامه، فاكس، پست الکترونیکی، يادداشت و …
• تعريف انواع طبقه‌بندي نامه: عمومي، عادي، محرمانه، فوق محرمانه و …
• تعريف ارجحيت نامه: عادي، فوري و آني
• تعريف انواع موضوع نامه: عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و …
• تعريف شيوه ارسال نامه: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و …
• تعريف انواع روابط بین نامه‌ها: عطف، پیرو و …
• امکان تعریف مسئول دبیرخانه جهت کنترل نامه‌های یک یا چند دبیرخانه
• تعريف موضوع ارجاع، شرح‌ها و پاراف‌های پرتکرار، کلید واژگان و …
• امكان تعيين محدوديت زماني براي پيگيري نامه
• امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه (نام شخص، نام سازمان، سمت سازمانی، آدرس‌های پستی، شماره‌های تلفن و فکس، پست الکترونیک و …)
• ثبت اطلاعات کامل انواع نامه‌هاي اداري صادره، وارده، داخلي
• امکان ثبت تعداد نامحدود پيوست براي نامه‌ها در انواع فرمت و بدون محدودیت در حجم فایل
• تعريف موضوع نامه جهت پیگیری و جستجوی راحت‌تر
• ثبت نامه‌هاي مرتبط (عطف و پيرو)
• گروه‌بندی دلخواه نامه‌ها پس از ثبت برای هر کاربر به‌طور مجزا
• امکان بايگاني نامه
• ارتباط با دفترچه تلفن جهت دسترسی به آدرس، تلفن و سایر اطلاعات مورد نیاز
• امکان تهیه نسخه کاغذی (پرینت) نامه‌ها توسط هر یک از کاربران (در محدوده دسترسی)
• جستجوی سریع و پیشرفته در نامه‌های ثبت شده
• گزارش‌گيري‌هاي مختلف از مکاتبات دبيرخانه با گزارش‌ساز پویا (به تفکیک نامه‌های وارده، صادره و مشتریان)

4-1-3. کارتابل

كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و … براي مشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي‌نمایند. کارتابل شماران، به‌صورت الكترونيكی در اختيار تمامی کاربران داخل سازمان و ذینفعان سازمان (مشاوران، پیمانکاران، تامین‌کنندگان و …) قرار مي‌گيرد تا با مراجعه به آن، امور جاري خود را به ساده‌ترين شكل ممكن به انجام رسانند.
گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل شماران بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه بر این، در کارتابل شماران، بخشی نیز جهت مشاهده اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و… در نظر گرفته شده است. این اطلاعات از طریق درگاه‌های تعریف شده از سایر سیستم‌های مرتبط شماران به کارتابل کاربران ارسال می‌شود.

• امکان دسترسی کاربران به تمامی وظایف محوله از طریق کارتابل
• امکان گروهبندی کارتابل بر اساس فیلد یا فیلدهای ترکیبی مانند تاریخ دریافت، نام ارجاع دهنده، موضوع ارجاع و …
• امکان پوشه‌بندی‌های جدید در کارتابل برای طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس فرستنده، مشتری، فعالیت (مرخصی، درخواست کالا و …)
• امکان گذاشتن tag (برچسب) به ازای هر رکورد جهت اطلاع خود کاربر
• امکان رنگ‌بندی به ازای هر رکورد
• امکان تفویض اختیار توسط هر کاربر
• مشاهده نامه‌ها و ارجاعات به همراه فایل‌های پیوست
• نمایش تعداد نامه‌ها و ارجاعات خوانده نشده
• ایجاد ارجاع با مشخصاتی از قبیل تاریخ ایجاد، موضوع، نوع اولویت، شرح، مهلت بازپس‌گیری و …
• ایجاد پیوست‌های متعدد برای هر ارجاع بدون محدودیت در نوع و حجم فایل (متنی، تصویری و …)
• امکان نظارت بر کارتابل پست‌های زیر مجموعه در درختواره چارت سازمان
• امکان ارجاع نمودن هر یک از Task ها به اشخاص دیگر با رعایت سلسله مراتب سازمانی
• ارسال ارجاعات و نامه‌های در گردش، به بايگاني يا دبيرخانه جهت ثبت بايگاني و انديکاتور
• امکان برگشت مجدد ارجاعات و نامه‌ها از بایگانی به کارتابل
• تنظیم امکانات نمایش کارتابل شامل ترتیب و گروه‌بندی توسط هر کاربر
• بایگانی شخصی کارتابل
• پيام هشدار براي نامه‌هاي جديد و رويت نشده
• امکان مرتب سازی کارتابل، حذف یا اضافه نمودن ستون‌های کارتابل با ترتیب صعودی و نزولی بر اساس هر کاربر
• جستجوی پیشرفته و پارامتریک ارجاعات بر اساس ارجاع دهنده، تاریخ ارجاع، دستورالعمل و …
• گزارش تاریخچه ارجاع
• امکان Export کارتابل به Excel
• امکان ارسال نامه به کاربران خارجی
• امکان نمایش گراف تاریخچه ارجاعات

4-1-4. بایگانی

در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.
بایگانی در نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.

• قابلیت مشاهده و استفاده از هر مدرک ثبت شده توسط چندین کاربر به‌طور همزمان
• جستجوی سریع و پیشرفته در اسناد، مدارک و نامه‌های ثبت شده
• امکان بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها با توجه به سطح دسترسی
• امكان گزارش‌گيري تركيبي، متنوع و سريع، با مشخصات در خواستي
• امکان خروج از بایگانی و ارسال مجدد به آن

4-1-5. قرارها و یادآوری‌ها

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود. پیش از این، اینگونه جلسات باید با هماهنگی افراد، تماس تلفنی، ارسال نامه و یا مراجعات مکرر افراد سازمان با یکدیگر انجام می‌شد، که امروزه این نوع هماهنگی‌ها با توجه به حجم بالای جلسات داخلی و خارج سازمانی بسیار وقت‌گیر می‌باشد.
در اتوماسیون اداری شماران، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است. کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند.
امکان ثبت قرارها و یادآوری‌ها صرفا جهت تنظیم و ثبت قرار ملاقات نمی‌باشد. مدیران و کاربران می‌توانند کلیه‌ی فعالیت‌هایی که برای روز و ساعت خاصی تنظیم شده باشد را ثبت نموده و برای کاربران دیگر به اشتراک گذارند. همچنین مدیران و سرپرستان می‌توانند فعالیت کاربران خود را در این سیستم ثبت کنند تا در تاریخ ثبت شده، کاربران زمانبندی لازم جهت اجرای امور را انجام دهند.

• امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
• مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
• قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
• امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار (در صورت استفاده همزمان از منابع سیستم هشدار می‌دهد)

4-1-6. دریافت و ارسال پیام

• امکان ارسال و دریافت پیام برای همه کاربران سیستم بدون در نظر گرفتن سلسله مراتب سازمانی
• ذخیره پیام‌های دریافتی و ارسالی توسط هر کاربر
• امکان بایگانی پیام‌ها
• مشاهده تعداد و وضعیت پیام‌های ارسالی به‌صورت خوانده شده و خوانده نشده
• امکان ایجاد پیش‌نویس پیام و ذخیره آن
• امکان ارسال گروهی پیام
• استفاده از کنسول SMS با استفاده از مودم
• امکان استفاده از SMS در فرایند ها
• DELIVERY SMS

4-1-7. دفترچه تلفن

• دفترچه تلفن شخصی و سازمانی
• ثبت شماره‌های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی در گروه‌بندی‌های متفاوت

4-1-8. تقویم کاری

• امکان تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها
• امکان ایجاد و تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمی)

4-1-9. مدیریت مدارک و مستندات

در نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان مدیریت مدارک و مستندات فراهم آمده است. با بهره‌گیری از این امکان، طبقه‌بندی، ویرایش و همچنین مشاهده سابقه نسخه‌های ویرایش شده مدارک با حفظ امنیت، به سادگی و سهولت قابل انجام خواهد بود.

• تعریف دسترسی کاربران به مدارک در سه سطح؛ نمایش، ویرایش و افزودن/حذف، برای هر گروه مدرک
• تعریف مشخصات و فیلدهای ورودی هر مدرک توسط ابزار فرم‌ساز
• طراحی گردش کار اسناد توسط کاربر با ابزار گردش کار (ایجاد/اصلاح، تایید،تصویب و یا ابطال)
• امکان مشاهده و گزارش‌گیری از تمامی فعالیت‌های انجام شده کاربران بر روی هر یک از مدرک
• مشاهده ارجاع، تایید یا رد تغییرات ایجاد شده در مستندات از طریق کارتابل

4-1-10. گزارش‌‌ساز

گزارش‌ساز ابزار قدرتمندی در نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌باشد که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران می‌گذارد. گزارش‌ساز شماران کاربران و مدیران را قادر می‌سازد در کمترین زمان به اطلاعات لحظه‌ای سازمان دسترسی یابند.ابزار استفاده شده stimulsoft report می باشد که جهت تهیه گزارشات پیچیده و پویا بدون نیاز به دانش فنی و قابل استفاده برای افراد غیر متخصص می باشد.

• گزارش‌های مدیریتی در خصوص ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس پارامترهایی از جمله تعداد نامه‌های ارسالی، رسیدگی به ارجاعات، مدت زمان پیگیری اقدامات
• گزارش‌گیری و جستجوی نامه‌ها/ارجاعات به‌صورت پارامتریک بر اساس فیلدهای اطلاعاتی از جمله کلیدواژگان، تاریخ ارجاع، ارجاع دهنده و دستوالعمل
• بازبینی مراحل طی شده نامه/ ارجاع (تاریخچه ارجاعات) به‌صورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف
• تهیه و ذخیره گزارش‌های دلخواه با استفاده از ابزار گزارش‌ساز بر اساس ترکیب فیلدهای اطلاعاتی فرم‌ها با در نظر گرفتن سطح محرمانگی
• چاپ نتایج گزارش یا ارسال اطلاعات استخراج شده به محیط Excel ، Wordو یا Internet Explorer
• گزارش گردش ارجاعات
• گزارش‌های دبيرخانه‌اي
• امکان دريافت گزارش پست‌ها و واحدهاي سازماني
• امکان ذخيره سازي خروجي گزارش‌ها به‌صورت فايل
• امکان گزارش‌گیری بر اساس جستجوی پیشرفته
• امکان گزارش‌گیری تمامی مکاتبات یک سازمان خاص
• امکان گزارش‌گیری آماری از کارتابل افراد زیردست بر اساس تعداد نامه‌های دریافتی، نامه‌های خوانده نشده و یا به‌اتمام نرسیده

4-1-11. مدیریت سطوح دسترسی و کنترل اطلاعات

انواع حقوق دسترسی به بخش‌های مختلف نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران در دو سطح کاربری و گروه‌های کاربری قابل تعریف است .همچنین تمامی عملیات ویرایش و حذف موجودیت‌های سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار ثبت می‌گردد.

• تعریف گروه‌های کاربری و تعیین سطوح دسترسی به‌صورت گروهی
• تعریف دسترسی در سطح فیلد و object
• امکان تغییر رمز عبور توسط کاربر و مدیرسیستم
• امکان تعريف سطوح دسترسي و نوع عمليات مجاز توسط کاربران و تعیین نقش برای کاربر
• امکان مدیریت کاربران از جمله تعیین مدت اعتبار کاربران در سیستم به منظور عدم ورود به سیستم پس از مدت مقرر بدون ایجاد اختلال در گزارش‌ها و گردش کار
• امکان کنترل ورود کاربر به سیستم بر اساس دسترسی‌های شبکه داخلی
• امکان مدیریت سطوح دسترسی گروه‌های کاربری توسط مدیر

4-1-12. محیط کاربری تحت وب و ویندوز

نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌تواند به‌صورت تحت وب و تحت ویندوز اجرا گردد. از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم‌افزار کاربری آسان و همزمان در محیط‌های تحت وب و تحت ویندوز است. طراحی لایه کاربری (UI) در هر دو محیط بسیار مشابه بوده و کاربر نیاز به آموزش دو محیط کاربری مختلف را نخواهد داشت.

• دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان از طریق اینترنت

4-2. امکانات پیشرفته نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

4-2-1. مدیریت پروژه‌ها

مدیریت پروژه در نرم‌افزار اتوماسیون شماران این امکان را برای کاربران فراهم نموده است تا امور و فعالیت‌های خود را در قالب پروژه‌های مختلف تعریف نموده و با ایجاد زمان‌بندی و اولویت‌بندی مراحل مختلف و تعیین وابستگی، اجرا و پیگیری نمایند. با این امکان فعالیت‌های کاربران طبقه‌بندی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی خواهند گشت، که این امر امکان برنامه‌ریزی جهت انجام امور روزانه و آینده را به‌سادگی برای کاربر فراهم خواهد نمود.

• تعریف ساختار شکست کار و فعالیت‌های پروژه به‌تفکیک مراحل پروژه
• اولویت‌بندی فعالیت‌ها و تعیین فعالیت پیش‌نیاز
• زمان‌بندی فعالیت‌ها و مراحل اجرای پروژه
• تعریف و تخصیص منابع مالی و انسانی به تفکیک فعالیت‌های پروژه
• پیگیری اقدامات و تعیین درصد پیشرفت پروژه
• گزارش پیشرفت پروژه و انحراف از برنامه

4-2-2. دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center)

اتوماسیون اداری شماران قابلیت ارسال و دریافت گروهی پست الکترونیکی و همچنین زمانبندی (ارسال پست‌های الکترونیکی هدفمند در زمان‌های مشخص شده) را دارا می‌باشد.

• امکان تهیه و ویرایش متن نامه قابل ارسال از طریق پست الکترونیک در داخل برنامه
• قابلیت اتصال به Mail Server و دریافت و ارسال پست الکترونیکی (Email) از طریق کارتابل
• امکان دسترسی چندین کاربر به یک پست الکترونیک خاص (پست الکترونیک سازمان)
• امکان ارسال پست الکترونیک برای یک فرد و یا یک لیست از افراد با قابلیت پیوست ضمایم
• امکان تعریف دسترسی‌های پست الکترونیکی (ارسال و یا عدم ارسال بر اساس ایمیل‌های تعریف شده)
• ایجاد گزارشات متنوع بر اساس وضعیت، موضوع، فرستنده، متن، گیرنده و تاریخ
• امکان دسترسی چندین پست الکترونیکی به یک یا چند کاربر
• محدود کردن دسترسی کاربران بر اساس آدرس الکترونیکی
• انتخاب ایمیل‌های مورد نظر و ارسال به کارتابل
• خارج کردن ایمیل از کارتابل
• تنظیم نامه داخلی بر اساس ایمیل وارده به کارتابل
• امکان فیلتر کردن بر اساس آدرس فرستنده و گیرنده

4-2-3. دریافت و ارسال فاکس (Fax Center)

در اتوماسیون اداری شماران امکاناتی از قبیل ارسال و دریافت گروهی فکس را فراهم شده است که دسترسی کاربران را به اطلاعات مورد نظر مقدور می‌سازد.

• امکان تهیه و ویرایش متن نامه قابل ارسال از طریق فاکس در داخل برنامه
• قابلیت دریافت و ارسال فاکس از طریق کارتابل
• قابلیت کنترل و تعیین سطح دسترسی به فکس‌های دریافتی و ارسالی
• ارایه انواع گزارشات بر اساس وضعیت ارسال، شماره تلفن، تعداد فاکس‌های ارسالی، تاریخ و …
• ارسال فاکس داخلی به کارتابل

4-2-4. ارسال پیامک (SMS Center)

مرکز پیامک اتوماسیون اداری شماران امکان ارسال اطلاعات به‌صورت پیامک را دارا می‌باشد.

• ایجاد پیام‌ فارسی و انگلیسی و ارسال از روی سیستم جهت ارسال و دریافت اطلاعات
• امکان ارسال هشدارهای مربوط به سیستم اتوماسیون اداری شماران به‌صورت پیامک به کاربران مانند قرار ملاقات و جلسات، ارجاع جدید، تایید ماموریت و …
• ارسال پیام‌ به یک شخص خاص، لیستی از افراد، یک سری شماره‌های خاص، گروه دفتر تلفن و …
• امکان تعریف انواع متن‌ها به‌صورت قالب‌های آماده برای سهولت استفاده در سیستم
• قابلیت نمایش تعداد کاراکتر پیام‌ در هنگام تایپ آن به‌صورت خودکار
• تعریف و ذخیره پیام‌ و ارسال آن در زمان خاص و مشخص شده
• ایجاد اگزارشات بر اساس متن، موضوع، شماره فرستنده یا شماره گیرنده پیام‌، تاریخ خاص و …
• مدیریت و گزارش‌گیری پیام‌های ارسالی

4-2-5. ارتباط تصویری

با استفاده از امکان ارتباط تصویری در نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران، کاربران می‌توانند بدون استفاده از تلفن ارتباط تصویری و یا متنی داشته باشند.

• به اشتراک گذاری تصویر از طریق Webcam
• ارتباط صوتی و مذاکره آنلاین طرفین
• مطرح نمودن سوالات و توضیحات از طریق چت

5-2-6. ارتباط با اسکنر

با استفاده از امکان ارتباط ارتباط با اسکنر امکان ضمیمه کردن متون اسکن شده بصورت مستیقم در مکاتبات اداری وجود دارد.

5. امکانات عمومی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

• امکان تایپ و ویرایش نامه‌های داخلی و صادره در داخل برنامه (استفاده از برنامه Microsoft Word)
• تهیه فرمت‌های متعدد(Templates) جهت ایجاد متن نامه‌های داخلی یا صادره
• امکان شخصی سازی میز کار توسط هر کاربر از جمله تغییر زبان، تقویم، پس زمینه (تم) و …
• تعریف و ثبت تصویر امضای کاربران
• امکان تایپ و ویرایش نامه و اصلاح مشخصات نامه
• امكان انتساب كليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه‌ها و استفاده از آنها در جستجوی نامه
• امکان بهره‌گیری از سیستم پیام‌ها جهت انجام مکاتبات غیر رسمی یا دوستانه
• امکان تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین کنندگان، مشتریان، نمایندگان و … جهت تعریف کارتابل اختصاصی (کاربر موقت و یا میهمان)
• امکان چاپ نامه، چاپ یادداشت اداری و چاپ فرم اداری
• امکان استفاده از گزارشات متنوع

6. امکانات نرم‌افزار مدیریت فرآیندها (BPMS)

مدیریت فرایند های کسب و کار یا همان BPMS مجموعه ای از راهکارهایی است که به سازمانها کمک میکند تا کارایی کسب و کارشان را بهبود بخشند.در واقع این مجموعه راهکارها ،کارایی و اثربخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه می سازد. هدف BMPS یکپارچه سازی فرایند ها ،افراد و اطلاعات می باشد.
ایجاد چنین زیر ساخت پویایی ،نیازمند شناسایی جریانهای کاری ،قوانین کسب و کار ،صاحبان فرایند ها و نقشهای نامزد برای انجام فعالیتها است.به موازات این شناخت ،نرم افزار جامعی برای مدیریت یکپارچه اطلاعات لازم می باشد.
BPMS فی نفسه یک رویکرد و روش برای مدیریت فرایند ها و اطلاعات است و ممکن است در قالب سیستمهای مختلف نرم افزاری بروز کند اما آنچه مهم می باشد وجود زیر ساخت و چارچوب نرم افزاری برای تسریع در توسعه و تغییر نرم افزارهای کاربردی درون سازمانی است.
.

6-1. مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان (Intelligence Workflow)

یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها و سازمان‌ها، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه می‏باشد. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و یا پیگیری‏های تلفنی و … ، هیچ‏کدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید، به‌عنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندهای سازمان دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخش‌های مختلف تقسیم شده و با زمان‌بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می‌شود. در این میان دو نکته مهم و اساسی قابل توجه است:
1. مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می‌باشد.
2. مدیریت زمانی که در این میان صرف می‌شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوط‌ی بعدی برسد.
برای دستیابی به این اهداف، ابتدا باید گردش کار و نحوه‌ی اجرای فرآیندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار گیرند. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می‌بخشد.
مدیریت فرآیندها و گردش کار شماران با شناسایی نیازها و روند فرآیندها و در نظر گرفتن زمان‌بندی مناسب جهت اجرای امور، قادر خواهد بود که گردش کارهای متفاوتی را تعریف نماید.با ایجاد گردش کار، فرآیندهای سازمان به سادگی به‌صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران، بهره‌مندی از Intelligence Workflow جهت تعریف فرآیندهای شناسایی هوشمند است. در این فرآیند کاربر نیاز دارد که بر اساس پارامترهای موجود در سازمان همچون مهارت، حضور، ترتیب، حجم کار و … به‌صورت هوشمند و اتوماتیک شخص مورد نظر را جهت انجام کار انتخاب نماید که این نوع فرآیند می‌تواند تمام پارامترهای کاربر را در یک مدل هوشمند و رابطه‌ای دریافت نموده و در فرآیند اصلی جهت انتخاب کاربر انجام دهنده بگنجاند.

برخی از فرآیندهای قابل تعریف در مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان شماران:

• فرآیند درخواست مساعده
• فرآیند درخواست و اعطای وام
• فرآیند درخواست خرید کالا/ خدمات
• فرآیند نظام پیشنهادات و انتقادات
• فرآیند درخواست خدمات کامپیوتری
• فرآیند ارایه خدمات پشتیبانی
• فرآیند درخواست مرخصی ساعتی و روزانه
• فرآیند ماموریت داخلی ساعتی و روزانه
• فرآیند درخواست اضافه کاری
• و صدها فرآیند دیگر که توسط مدیران سیستم قابل تعریف است

قابلیت‌ها و امکانات ویژه این سیستم عبارتند از:

• ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش‌ کار و فرآیندها به‌صورت گرافیکی
• تعریف شروط و تصمیم ‌گیری در مراحل مختلف گردش ‌کار و فرآیند
• امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی به موتور گردش کار
• مدیریت و اجرای چندین فرآیند همزمان
• انجام پردازش‌های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار
• تعیین مهلت پاسخ (اقدام) در هر قسمت در گردش کار
• مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به‌صورت گرافیکی
• ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس یک شرط از پیش تعریف شده در ابزار هوشمند گردش کار
• امکان ارتباط به بانک اطلاعاتی دیگر و اعمال شروط از روی بانک اطلاعاتی دیگر
• امکان تفویض اختیار توسط مدیر
• امکان خروج از فرآیند توسط مدیر
• امکان مرجع کردن یک گردش کار بر اساس سیستم Task

6-2. ابزار طراحی فرآیند (Workflow Designer)

با بهره‌مندی از ابزار طراحی فرآیند شماران، فرآیندهای سازمان به سادگی به صورت گرافیکی مرحله به مرحله قابل طراحی خواهند بود و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان بر اساس چارت و یا روال‌های سازمانی به این مراحل اختصاص می‌یابد.

• تعریف کامل یک فرآیند و تمامی دسترسی‌های فعالیت‌ها
• امکان اتصال چارت سازمانی به فرآیند
• تعریف نحوه عملکرد هر یک از فعالیت‌ها در درون سیستم
• عدم نیاز به تعریف فرآیندها به‌صورت دستی در داخل برنامه

6-3. فرم‌ساز و سیستم‌ساز (From & System Builder)

طراحی و ایجاد فرم‌های الکترونیکی جهت ثبت فعالیت‌ها، به سادگی توسط کاربران در ابزار فرم‌ساز شماران قابل پیاده‌سازی می‌باشد. فرم‌ها و اطلاعات ثبت شده در آنها قابل ویرایش و جستجو می باشند.
مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم‌ها و انواع فیلدهای داده (جعبه متنی، جعبه متنی چند خطی، برچسب، تاریخ، ساعت، کلمه عبور و …) در این ابزار امکان پذیر می‌باشد.
از ویژگی‌های این ابزار، می‌توان به ایجاد فرم‌هایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه‌ی مسئول طراحی، جهت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات اشاره نمود.
سیستم‌ساز ابزار پیشرفته‌ای پس از فرم‌ساز می‌باشد که می‌توان علاوه بر تعریف فرم‌ها به‌صورت اطلاعاتی، ارتباط بین آنها را نیز تعریف نمود. با توجه به اتصال سیستم‌ساز به محیط گردش کار، می‌توان این سیستم را در درون سازمان به صورت فرآیندی به کار گرفت.

• امکان تعریف فرم داینامیک به منظور‌های خاص و گردش آنها بر اساس موتور Workflow
• مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم های اداری و سازمانی به صورت پیشرفته (فرم مرخصی ساعتی، روزانه، خرید کالا و …)
• امکان تخصیص دسترسی به فرم‌ها و ارجاع فرم تکمیل شده به کارتابل شخص مربوطه جهت پیگیری و رسیدگی
• امکان جستجوی اطلاعات بر اساس تمامی فیلدهایی که در هنگام تعریف فرم به‌عنوان جستجو شاخص گذاری شده‌اند
• امکان ثبت و ویرایش اطلاعات در یک فرم و ارسال آن به کارتابل جهت رسیدگی، اقدام، پیگیری وضعیت و پاسخ آن از طریق کارتابل
• امکان تعریف فرم و گردش آن بر اساس سلسله مراتب سازمانی
• امکان تعریف فرم و گردش آن بر اساس مرجع
• تعریف فرم‌های اطلاعات پایه توسط کاربر
• تعریف فرم‌های عملیاتی توسط کاربر
• امکان اتصال فرم‌های عملیاتی تعریف شده توسط کاربر به موتور گردش کار
• امکان گزارش‌گیری از فرم‌های عملیاتی به‌صورت فرآیندی و غیرفرآیندی
• امکان تعیین ارتباط بین فرم‌ها و استفاده از اطلاعات هر یک از آنها در درون یکدیگر
• امکان ارتباط بین اطلاعات پایه به‌صورت پدر و فرزند

6-4. نظارت بر فعالیت‌های سازمان (Business Activity Monitoring)

• تعریف زمان استاندارد برای هر یک از فعالیت‌ها
• نمایش حجم فعالیت‌های انجام شده در هر یک از نقاط فرآیند
• تشخیص گلوگاه‌ها از نظر تعداد و زمان انجام کار
• مدیریت بهتر منابع انسانی جهت انجام فعالیت‌های مهم
• تشخیص مشکلات مربوط به عدم طراحی مناسب ساختارهای سازمانی

6-5. تبدیل سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) به سیستم‌های فرآیندی

نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت را دارا می‌باشد. از ویژگی‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار امکان اتصال به نرم‌افزار جامع و یکپارچه پویا (در حوزه‌های؛ مالی، اداری، بازرگانی، تولیدی و مهندسی) و همچنین سایر سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS) محسوب می‌گردد. با بهره‌مندی از این امکان، سیستم‌های اطلاعات مدیریت از یک مدل مردابی و ساکن به یک مدل فرآیندی و پویا تبدیل می‌گردد و گزارشات متنوعی از این سیستم‌ها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد و نتیجه کار، به سیستم متصل شده انتقال می‌یابد.

• تعریف یک فیلد در فرم‌ساز به‌طوریکه به‌توان اطلاعات آن را از طریق سیستم متصل شده در جدول مشخصی مقداردهی نمود.
• امکان گزارش‌گیری از فیلد تعریف شده در سیستم گزارش‌گیری گردش ارجاعات
• امکان گردش فرم‌های تعریف شده بر منطق سیستم گردش کار و فرآیندساز

7-پویا فرایندی

نرم افزار پویا نیاز شرکتها به داشتن سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در سازمان را با رویکرد یکپارچکی مرتفع ساخت . در این رویکرد با تهیه یک نرم افزار متشکل از زیر سیستمهای مستقل ولی مرتبط با یکدیگر طراحی گردید که نیاز مربوطه را مرتفع می ساخت.با این حال مشکل اساسی که خودنمایی میکرد رویکرد شرکتها به فرایندی شدن بود که البته مستقل از حوزه کاری بود .

در واقع این رویکرد این نقطه نظر را دنبال می کرد که علاوه بر یکپارچگی اطلاعات ،وجود وحدت رویه در توسعه و مدیریت فرایند های کسب و کار در این سازمانها از اهمیت بالایی برخوردار است که نیازمند آن می باشد که پس از پیاده سازی فرایند ها و زیر سیستمها در حوزه عملیاتی سازمانهای بزرگ نوبت به تعامل بین واحد های سازمانی می رسد .
نرم افزار پویا فرایندی این امکان را فراهم می سازد که شرکتها با راه اندازی نرم افزار یکپارچه پویا برای مدیریت اطلاعات حوزه کاری زیر ساخت قدرتمندی را برای اجرای فرایندهای مورد نیاز هر کسب کار کسب ایجاد نماید ،سپس با استفاده از ابزارهای BPM در مدت زمان کوتاهی فرایندهای سازمان را به اجرا در آورند.در این نرم افزار ابزاری برای هر بخش دیده شده است که برای تعریف آنها نیازی به برنامه نویسی نمی باشد و عموماً کاربران می توانند به جای برنامه نویسان در چارچوبی خاص آنها را مشخص نمایند.
به زبان ساده تر با استفاده از پویا فرایندی مدیریت یکپارچه اطلاعات و راهبری همزمان فرایند ها امکان پذیر میگردد و با استفاده از BPMS تعامل بین واحد های سازمانی با ایجاد فرایندهای مختلف کسب و کار امکان پذیر میگردد .
هدف از نرم افزار پویا فرایندی را می توان طراحی ،اجرا و بهبود فعالیتهای بین واحد های سازمانی دانشت که در آن فرایند ها،سیستم اطلاعاتی یکپارچه پویا و افراد به هم پیوند میخورند .همچنین به لحاظ راهبردی پویا فرایندی را می توان برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب و کار ،از طریق بهبود عملکرد یک کسب و کار ،از طریق بهینه سازی فرایند های کسب و کار در یک چرخه از مدل سازی با اجرای BPMS ،اجرا و اندازه گیری در نرم افزار پویا دانست.

7-مشخصات فنی نرم افزار

نرم افزار شرکت شماران سیستم بصورت سه لایه طراحی گردیده است که در لایه کاربری از تکنولوژی وب و صفحات Html, JavaScript استفاده شده است و در لایه میانی از پلاتفورم .NET استفاده شده است. همچنین در لایه سوم از بانک اطلاعاتی SQL 2005 استفاده شده است.
کل پروژه بر پایه تکنولوژی .net، XML، AJAX بوده که در مواردی از تکنولوژی‌های دیگری مانندFlash استفاده شده است.
در این نرم افزار، ارتباط لایه اول و دوم و سوم از طریق Framework طراحی شده توسط شرکت شماران سیستم، برقرار می‌گردد. این Framework کنترل اصلی بر نحوه اجرای برنامه و انتقال داده را بر عهده دارد.
معماری فنی ساختار این نرم افزار مبتنی بر سرویس می‌باشد که کمک می‌کند سیستم‌های مختلف مجزا به یکدیگر متصل گردند.
این نرم افزار به منظور ایجاد روش‌های B2B در تجارت می‌باشد که در آن سازمان با تامین کنندگان و مشتریان خود می‌تواند از طریق این نرم افزار ارتباط بر قرار نماید.
– معماری مبتنی بر سرویس SOA (Service Oriented Architecture)
یکی از جدید ترین متدهای طراحی نرم افزار SOA می‌باشد که در طی آن بخش‌های کاملا مجزا از هم با یکدیگر تعامل داشته و فرایندهای هم را فراخوانی می‌نمایند. در این روش هر بخش می‌تواند بطور مجزا کار خود را انجام دهد و نیازی به سیستم‌های دیگر نداشته باشد همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که از نرم افزارهای دیگر بعنوان مکمل نرم افزار استفاده نمایند. بطور مثال سازمان می‌تواند از بخش خزانه داری نرم افزار استفاده نموده و بخش حسابدار خود را بوسیله نرم افزار دیگری انجام دهد به شرط اینکه شرایط تعامل با نرم افزار شماران سیستم را داشته باشد.
ارتباط بین این بخش‌ها بر خلاف سیستم‌های مجتمع که بوسیله داده‌های مشترک می‌باشد، بوسیله فراخوانی کردن فرایندهای بخش‌های مختلف می‌باشد که برای امنیت بیشتر از روشWeb Service ها استفاده می‌گردد.
در این سیستم‌ها هر بخشی از فرایند برای فراخوانی بخش دیگری از یک فرایند دیگر و یا همان فرایند ثبت نام می‌گردد که با ثبت هر یک از بخش‌های فرایند بخش مربوطه در فرایند دیگر فراخوانی می‌گردد.
بوسیله این معماری افراد مرتبط با سازمان می‌توانند بوسیله نرم افزارهای خود از امکانات این نرم افزار بصورت B2B استفاده نمایند.

– تکنولوژی .NET

در نرم افزار شرکت شماران سیستم از تکنولوژی نوین .Net 2.0 استفاده نموده است. این تکنولوژی که توسط شرکت ماکروسافت ارائه گردیده است مشابه با تکنولوژی java شرکتsun می‌باشد. این تکنولوژی به برنامه نویسان کمک می‌کند که به راحتی مفاهیم OOP را اجرا نمایند. قابلیت‌هایی مانند اتصال ساده تر به بانک‌های اطلاعاتی از جمله SQL, کار با فایل‌هایXML , ایجاد کلاس‌ها و متدهای مورد نیاز و طراحی راحت‌تر و قوی‌تر صفحات وب را به برنامه نویسان می‌دهد.

– تکنولوژی AJAX

در نرم افزار شرکت شماران سیستم از تکنولوژی‌های جدیدی استفاده گردیده است که از جمله آنها تکنولوژی AJAX می‌باشد. این تکنولوژی ترکیب JavaScript و XML می‌باشد. این تکنولوژی که به ما کمک کرده است تا مشکلات متداول برنامه‌های تحت وب را در حد امکان حل نموده و صفحات وب که معمولا ضعف‌های زیادی نسبت به فرم‌های ویندوز دارد را تا مقدار زیادی توانمندتر نماییم. از این تکنولوژی در قسمت‌های زیر استفاده کرده‌ایم.

• در صفحات لیست جستجوها برای سرعت بخشیدن به نمایش نتایج تا کاربران کمتر منتظر بمانند و بتوانند از نرم افزار حتی با سرعت‌های ارتباطی Dial up کار نمایند.
• در کنترل‌های ورودی‌های صفحه به منظور انکه کاربر سریعتر مشکلات ورود اطلاعات خود را بدون انکه نیاز به رفت و آمد اطلاعات بین سرور و Client داشته باشد را متوجه شود از این تکنولوژی استفاده کرده‌ایم.
• در نمایش لیست‌های انتخابی اطلاعات پایه و (LOV) ها
• در نمایشBAM ها که ترکیب سه تکنولوژی .net , AJAXو Flash می‌باشد

– Web services

در نرم افزار برای فراخوانی خارجی یک فرایند و به منظور اینکه امنیت لازم برای سیستم‌ها وجود داشته باشد از متدweb service استفاده می‌کنیم. به این ترتیب که هر فرایند برحسب انکه باید چه بخشی را در کدام فرایند فراخوانی کندweb Service مربوطه را فراخوانی کرده و آنWeb Service موجب فراخوانی فرایند مر بوطه می-گردد.
بطور مثال در زمان ایجاد یک ثبت سفارش مبلغ پیش پرداخت موجب ایجاد اتوماتیک یک درخواست پرداخت می‌گردد بدین منظور Web Service مربوطه فراخوانی شده و آن Web Service موجب ایجاد یک درخواست پرداخت می‌گردد.

– Framework

یکی از نقاط قوت نرم افزار استفاده از یکframework برای یک دست شدن نرم افزار و ایجاد کنترل متمرکز بر روی نرم افزار می‌باشد.
Framework مانند یک جعبه سیاه می‌باشد که دارای یک سری ورودی و خروجی می‌باشد که بعنوان لایه میانه نرم افزار بین لایهuser -interface و بانک اطلاعاتی می‌باشد. برنامه نویسان با فراخوانی کردن متدهای ورودی و خروجی ارائه پارامتر‌های مشخص و صحیح به این متدها می‌توانند از framework استفاده نمایند.
مدیریت کلی داده‌ها در لایه‌های مختلف و فرایند‌های مربوط به داده ها از وظایف framework می‌باشد که در نتیجه امکان خطا و اشتباه‌های برنامه نویسی را به حداقل می‌رساند زیرا تمام این موارد در یک قسمت مجتمع شده است.
حساسیت این موضوع بیشتر در زمانی می‌باشد که مباحث مر بوط به کار با بانک‌های اطلاعاتی مطرح می‌گردد. مخصوصا اینکه این نرم افزار بصورت گسترده و بر روی شبکه کار می‌کند و در یک بازه جغرافیایی بزرگ می‌تواند اجرا گردد لذا لزوم مدیریت صحیح اطلاعات و بانک‌های اطلاعاتی بیشتر احساس می‌گردد. بدین منظورFramework به کمک برنامه نویسان می‌اید تا خطاهای آنان را کنترل کرده و به حداقل برساند.
همچنین کنترل‌های مختلفی که در framework وجود دارد موجب می‌گردد که اطلاعات سودمند و صحیح وارد بانک اطلاعاتی گردد و خطاهای کاربری در موارد مختلف کنترل گردیده و تصحیح گردد.
این بخش‌ها به برنامه نویسان کمک می‌کند که کمتر به مباحث متداول توجه کرده و قسمت‌های مشترک نرم افزار در framework انجام گردد تا تغییرات انجام شده از یک منشاء باشد.
پایه اصلیframework فایل‌های XML می‌باشد که قابلیت‌های فراوانی را در اختیار ما قرار می‌دهد و حرکت داده‌ها بین لایه‌های مختلف توسط همین فایل‌ها انجام می‌شود.
Framework به ما اجازه می‌دهد به راحتی لایه‌های مختلف نرم افزار را تغییر داد بطور مثال می‌توان بانک اطلاعاتی را ازSQL بهOracle تبدیل کرد و یا بجای استفاده از تکنولوژی وب از فرم‌های ویندوز استفاده نمود.
اینframework بر پایه تکنولوژی‌های .NET, AJAX, JavaScript می‌باشد. Framework دارای بخش‌های زیر می‌باشد:

• ارتباط با بانکهای اطلاعاتی به منظور ورود اطلاعات و یا ویرایش اطلاعات (Insert , Update)
• تکمیل فایل‌های XML بوسیله اطلاعات دریافتی از فرم ها
• پر کردن فرم ها توسطXML
• ایجاد, کنترل, ویرایش و ثبت BO ها
• اماده نمودن فایل‌های XML به منظور نمایش در لیست‌ها LOV ها
• نمایش ردیابی فرایند
• کنترل و کار بر روی XML
• پرکردن اطلاعات یک BO بوسیله BO دیگر (Fill up)
• کنترل اطلاعات ورودی در سمت سرور
• کنترل و جمع آوری فایل‌ها, اطلاعات و متغیر‌های موقت

– فرم‌های برنامه

فرم‌های برنامه بر پایه HTML بوده و تا حد امکان دارای استانداردW3C می‌باشد که می‌توان در انواع مرورگرهای موجود از آن استفاده کرد. اما مرورگر پیشنهادی برای مشاهده فرم‌هاInternet Explorer شرکت ماکروسافت می-باشد.
این فرم‌ها دارای یک قالب استاندارد بوده و به روش top- down طراحی شده است.
– BAM(Business Activities Monitoring)
یکی از نقاط قوت نرم افزار وجود BAM می‌باشد که به کاربران کمک می‌کند تا حرکت فرایند را ردیابی نمایند و بوسیله آن مراحل قبل و بعد فرایند جاری را مشاهده نمایند همچنین به کار بر اجازه می‌دهد تا موارد تغییر یافته در هر فرایند را مشاهده نماید. این امکان با ترکیب کردن تکنولوژی انیمیشن سازی Flash و .net که بوسیله فایل‌های XML به هم متصل شده اند بوجود آمده است.