منشا اتوماسیون اداری

منشأ اتوماسیون اداری  به اوایل سالهای دهه 1960 بر می گردد که مؤسسه آی.بی.ام[1] اصطلاح کلمه پردازی را برای توصیف فعالیت پخش ماشین تحریر الکتریکی خود به کارگرفت. (مک لوید، 1378). اتوماسیون اداری درباره ی ارتقاء عملکرد سازمان با افزایش کارایی مدیران و متخصصین، توسط استفاده از فناوری اطلاعات جهت حمایت آنان است. (گرانتهام[2]، 1995). اتوماسیون اداری  نامی است که به استفاده از کامپیوتر برای پشتیبانی عمومی کارکنان دفتری داده شده است. این سیستمها مبتنی بر تسهیلات عمومی برای پشتیبانی وظایف کاری (مانند واژه پردازها، پایگاه داده ها[3]، نشر رومیزی[4] و صفحات گسترده[5]) و همچنین برای تسهیل ارتباطات (مثل پست الکترونیکی، ویدیوکنفرانس، محل بحثهای عمومی) و جهت دسترسی به کاربردهای عملی (مثل سیستمحسابداری، سیستم ورودی سفارشات، سیستم سرویس مشتری[6]) هستند. (لاودن ولاودن[7]، 1380).

مک لوید اتوماسیون اداری  را مشتمل بر تمام سیستمهای الکترونیکی رسمی و غیررسمی می داند که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و یا بالعکس مربوط می شود. به زعم وی کلمه اصلی که اتوماسیون اداری  را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم[8] متمایز می سازد ارتباطات است. (مک لوید، 1378)

نسل اولیه ی سیستمهای اطلاعاتی دفتری که شامل واژه پرداز، صفحات گسترده و پست الکترونیکی می باشد، در ابتدا کارهای دفتری و کارکنان تخصصی دفتر را حمایت می کرد، مزایای بیشتری را جهت حمایت کارکنان مدیریتی ایجاد می کند. در تمامی تعاریف یادشده، افزایش کارایی مدیران و کارکنان دفتری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری  مشهوداست. پس، جهت افزایش کارایی، استفاده از این سیستمها برای مدیران یک اصل اساسی خواهد بود. به منظور درک هر چه بهتر اتوماسیون اداری ، ابتدا بایستی دفتر یا اداره را تعریف نمود. دفتر را می توان به یک اتاق قفسه بندی شده یا محوطه ای وسیع که در آن، همه پرسنل دارای میزکار شخصی هستند، تعبیر نمود.دفتر، محلی است که فعالیتهای مدیران و سرپرستان سازمان در آن انجام می شود. دفتر، اجزایی را که شامل سیستم مفهومی سازمان است در خود جای می دهد. افراد، ابزار، وسایل و تدارکات همگی جزء این سیستم می باشند. (بهشتیان، 1379: 265)

دفتر الکترونیکی ایده ای است که زمان تحقق آن فرارسیده است. هدف آن بهبود کارایی ارتباطات از طریق کاهش زمان تهیه اطلاعاتی است که برای ارتباطات با دیگران مورد نیاز می باشد و نیاز به بررسی زیاد در داخل مدارک برای جستجوی اطلاع جزئی را حذف می کند. دفتر الکترونیکی همچنین روشهای ترکیبی جهت اقدام به پست الکترونیکی، ایجاد می کند. اطلاعاتی که تاکنون به صورت دستی تهیه، ذخیره، بازیابی و توزیع شده اند به صورت الکترونیکی انجام شوند و مهم نیست که آنها در کامپیوتر روی میز، در راهرو پایین، در طول خیابان یا در طول اقیانوس ذخیره شده باشد. سرعت و کارایی در ساخت هر نوع از اطلاعات و برای هر هدفی تحت تأثیر مکان قرارنمی گیرد. (سن[9]، 1990).

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی بنام اتوماسیون اداری  وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری  می نامند اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که جمع عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شده که با نامهای مختلفی همچون سیستمهای اداری، سیستمهای اطلاعات اداری، سیستمهای کاربر نهایی و سیستمهای محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است.

ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری  را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری  به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (مک لوید، 1998).

اولین کاربرد اتوماسیون اداری  واژه پرداز بود که روشی استاندارد، برای تولید اسناد چاپی مانند نامه ها، یادداشتها و گزارشها بود. نامه الکترونیکی[10] و نامه صوتی[11]، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند. در هر دو مورد فوق، جعبه پستی[12] کاربران در حافظه رایانه قرار دارد. تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند. کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد. سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند. کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند.

 فاکس[13] یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری  است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند. ویدئوتکست[14]، مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد.سیستمهای تصویری پیشرفته بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم و فناوریهای دیسک فشرده[15] غلبه کرده است. نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای و تخصصی را دارد. اتوماسیون اداری  می تواند با ارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید. ترکیب اتوماسیون اداری  برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد. بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزینهایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالیکه دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند. (مک لوید، 1378).

امروزه سیستمهای اطلاعات مدیریت² از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلا به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و مؤسسات در آمده است. اولین پدیده ای که ورود این نگرش به مؤسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود. اولین اتوماسیون اداری  در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده می شد. بعد ها نیازهای ارتباطی مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد. در سالهای اخیر، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات از طریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد.موقعیتهای از راه دور که شامل خانه، اتاقهای متصل، خودروها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازی نامیده می شود، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد. البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بردارد. اشکالات عمدتا شامل کارکنان می شوند بطوریکه آنها احساس عدم تعمق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر و تنش خانوادگی خواهند داشت که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماسهای تلفنی مداوم، به کاربردن کنفرانسهای تلفنی[16]، ملاقاتهای منظم همیشگی، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند. هدف اصلی اتوماسیون اداری  بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می برد، افزایش بهره وری می باشد.

با تغییر تکنولوژی اتوماسیون های اداری تبدیل به یک ارگانیسم زنده شده است که میتواند فعالیتهای کنترلی و خود کنترلی بر روی سیستمهای سازمان داشته باشند.

اضافه شدن گردش کارهای هوشمند در سیستمهای اتوماسیون اداری  این قدرت را به این سیستمها داده است که سازمان را رصد و هرگونه مغایرتی در سیستم را هشدار دهد و به همین دلیلی ابزاری مهم برای مدیریت در تهیه کنترل برنامه های استراتژیک سازمان ها اتوماسیون اداری می باشد.

از این رو می توان بیان کرد که اتوماسیون اداری وسیله مناسب برای سرعت بخشیدن به کارها و آسان انجام شدن امور می باشد که می توان گفت این امر در کشورهای در حال توسعه بیشتر دیده می شود و تاثیر دارد.

نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که بتوانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.

یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار(workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.