پروژه ها یکی از پایه های یک کسب و کار موفق هستند. صرف نظر از بخش یا صنعت، ابتکارات استراتژیک متمرکز بر حوزه های خاص کسب و کار، به پیشبرد اهداف سازمان، رشد و تکامل شرکت مورد نظر کمک خواهد کرد. با تجسم داده ها و طراحی گرافیکی داده ها برای مدیریت فعالیت های استراتژیک شرکت، تحلیل داده ها سریعتر، هدفمند تر و در نهایت می توانید با تمرکز روی فعالیت های اصلی سازمان، باعث افزایش سود در کسب و کار خود شوید.
ساخت داشبورد مدیریتی به شما کمک خواهد کرد تا با استفاده از راه حل های مدرن، عملکرد پروژه های خود را نظارت و بهینه سازی کرده و در عین حال بهره وری کل تیم خود را افزایش دهید. در این مقاله با مفهوم داشبورد مدیریتی آشنا خواهیم شد و مزایای آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد. بعد از مطالعه این مقاله، شما دارای یک نقشه راه برای ساخت داشبورد مدیریتی خواهید بود.
داشبورد مدیریت پروژه چیست؟
داشبورد مدیریت پروژه یک پلتفرم مبتنی بر داده است که معیارها، آمار و بینش هایی را که مختص به یک پروژه یا استراتژی خاص می باشند را نمایش می دهد. چنین داشبوردی برای بخش هایی مناسب است که به دنبال نظارت بر موفقیت پروژه ها و کمپین های خود می باشند. داشبورد مدیریتی روند های گذشته یا حال را نمایش می دهد و در نهایت به هوشمند تر کردن سازمان کمک خواهد کرد. نرم افزار داشبورد مدیریتی به دلیل دسترسی انعطاف پذیر و قابلیت استفاده راحت، برای همکاری های بین بخشی، موثر خواهد بود.
بهترین نمونه های داشبورد مدیریت پروژه
در ادامه با مثال هایی از داشبورد مدیریت پروژه آشنا خواهیم شد؛ لازم به ذکر است که این نمونه ها تنها یک نمای کلی از پروژه های انجام شده می باشند که می توانند در انجام پروژه های دیگر نیز مورد استفاده قرار بگیرند.
داشبورد مدیریت پروژه فناوری اطلاعات
این نمونه بر ارائه استراتژی های مبتنی بر فناوری اطلاعات تمرکز دارد. صرف نظر از صنعت یا بخش شما، اگر مدیران ارشد اطلاعات ((CIO) Chief Information Officers) بخواهند تاثیر بیشتری بر کسب و کار خود داشته باشند، باید با اولویت های استراتژیک اصلی شرکت هماهنگ شوند. برای دستیابی به این هدف، استفاده از داشبوردهای مبتنی بر فناوری اطلاعات، ابزارهایی مفیدی هستند. KPI های اصلی داشبورد فناوری اطلاعات شامل موارد زیر می باشد:
- Total Tickets در مقابل Open Tickets: این KPI با نظارت دقیق بر پیشرفت و حجم کاری به بهبود عملکرد کلی، کارایی و تحویل پروژه های IT شما کمک می کند و پایه های موفقیت کلی پروژه شما را تشکیل می دهد. با نظارت بر این KPI، می توانید به راحتی کارهای حل نشده را شناسایی کرده و از انباشته شدن آنها که باعث ایجاد مشکلات در سراسر پروژه می شود، اجتناب کنید. با استفاده از این مولفه، می توانید مشکلات موجود را شناسایی کنید و برنامه خود را بر اساس آنها تنظیم نمایید.
- پروژه های ارائه شده بر اساس بودجه: این KPI ارزشمند، ارزیابی دقیقی از توانایی شما برای ماندن در محدوده بودجه ارائه می دهد. با توجه به اینکه هزینه ها بخش مهمی از پروژه ها می باشند، داشتن برنامه ای اصولی، می تواند به صرفه جویی در هزینه ها به شما کمک کند.
- میانگین زمان رسیدگی: میانگین زمان رسیدگی به کارها و مدیریت، یکی از KPI های ارزشمند در مدیریت پروژه ها است که با استفاده از آن می توانید مهلت تحویل پروژه ها را برنامه ریزی کنید. این معیار برای هر پروژه ای ارزشمند است، چرا که می توانید وظایف آینده و حجم کاری هر یک از اعضای تیم را بهینه کنید.
- Reopened Tickets: این معیار به شما نشان می دهد که چگونه یک کار خاص به طور موثرتر انجام خواهد گرفت؛ همچنین با استفاده از این KPI، می توانید پیشرفت کلی سازمان را مشاهده کنید.
داشبورد عملکرد بازاریابان
بدون استراتژی های بازاریابی موثر و هدف محور، کسب و کار شما هرگز رشد یا تکامل نخواهد یافت. این الگوی داشبورد بازاریابی، به طور خاص بر ابتکارات تبلیغاتی سازمان شما متمرکز است. آژانس ها با ساخت داشبورد مدیریتی برای نظارت و مدیریت عملکرد کمپین ها و پروژه های متعدد برای مشتریان خود استفاده می کنند. این داشبورد بازاریابی، یک نمای کلی ایده آل از تمام داده های عملکردی کمپین شما در هر کانال بازاریابی مرتبط ارائه خواهد داد؛ همچنین تمام بینش هایی را که برای تصمیم گیری در مورد بودجه بازاریابی خود به آگاهانه ترین راه ممکن به آن نیاز دارید، به شما نشان خواهد داد تا بتوانید نتایج خود را به سرعت به مشتریان خود ارائه دهید.
KPI های اصلی در این بخش عبارتند از:
- نرخ کلیک (CTR): این معیار به شما نشان می دهد که چقدر محتوای تبلیغاتی و ارتباطات شما با مخاطبان هدفتان سودمند بوده است.
- هزینه به ازای هر کلیک: این یک معیار بازاریابی ضروری است، زیرا نمای کلی از هزینه تبلیغات مختلف در هر کانال و میزان تاثیرات آنها به شما ارائه می دهد.
- هزینه به ازای کسب (CPA): با استفاده از این معیار می توانید ترفندهایی استراتژیکی ایجاد کنید و در هزینه های خود صرفه جویی نمایید.
داشبورد کنترل پروژه
کنترل پروژه جزء اصلی مدیریت پروژه است، زیرا پشتیبانی مهمی را برای اطمینان از برآورده شدن تمام اهداف پروژه فراهم می کند. این کار با مقایسه وضعیت فعلی سازمان با اهداف مورد انتظار انجام خواهد گرفت. به کمک این داشبورد متوجه خواهید شد که کارها مطابق انتظارات شما پیش خواهند رفت یا خیر؛ همچنین می توانید به سرعت راه حل هایی برای حل مشکلات پیدا کنید. KPI های اصلی در این داشبورد عبارتند از:
- درآمد و هزینه: زمانی که یک پروژه در مراحل اولیه ارزیابی است، درآمد و هزینه های مورد انتظار محاسبه می شود، زیرا مهم است که این اعداد را در طول پروژه اندازه گیری کنید و از کم یا زیاد بودن آنها آگاه باشید.
- وظایف بر اساس وضعیت (Tasks by status): داشتن نگاهی دقیق تر به وظایف بر اساس وضعیت، فرد یا تیمی که مسئولیت آنها را بر عهده دارد، به شما این امکان را می دهد تا با هرگونه تاخیر مقابله کنید و راه حل هایی را برای بهبود آنها پیدا کنید؛ همچنین آگاهی از این اطلاعات به اعضای تیم کمک می کند تا سایر وظایفی که پیش روی آنها قرار می گیرد را مشاهده کنند.
داشبورد پروژه تحلیل برند
اکثر بیزینس ها برای بررسی نتایج پروژه ها، آن ها در اسلایدها و جداول قرار می دهند که این روش نمی تواند پاسخ فوری به همه سوالات مطرح شده ارائه دهد. با گذشت زمان و به وجود آمدن الگوی داشبورد مدیریت پروژه و استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، باعث شده تا سازمان ها به راحتی نتایج فعالیت های خود را مشاهده کنند و تحلیل عمیقی بر آنها داشته باشند.
این نرم افزار باعث شده تا کارکنان فرایندهای طولانی برای بررسی نتایج پروژه را طی نکنند و از کارآمدترین روش ها استفاده نمایند. یک ابزار داشبورد مدیریت پروژه، می تواند به راحتی یک نمای کلی و واضح از نتایج و مراحل انجام کار را به شما نشان دهد.
داشبورد Google ads برای پروژه های کمپین
گوگل ادز (Google Ads) که قبلا با نام گوگل ادوردز (Google AdWords) شناخته شده بود، در واقع سیستم تبلیغاتی شرکت گوگل است.
گوگل ادز به نوعی یک شبکه پرداخت به ازای کلیک یا (PPC) می باشد که از طریق آن می توانید تبلیغ سایت خود را در میان نتایج جستجوی گوگل و همچنین دیگر سایت ها نمایش دهید.
اگر برای بررسی یک پروژه از google ads کمک می گیرید، به یک نمای کلی از آمار، معیارها، بودجه و عملکرد کلی کمپین نیاز خواهید داشت. داشبورد google ads می تواند نمای کلی از پروژه را به شما نشان دهد تا بتوانید بر روی مهمترین داده ها و نتایج تمرکز کنید. برای مثال، اگر شما یک مدیر یک کمپین باشید، با استفاده از این نوع از نرم افزار داشبورد مدیریتی، می توانید فرصت ها و چالش های کسب و کارتان را شناسایی کنید. مهمترین KPI هایی که می توانید در این ابزار مورد بررسی قرار دهید عبارتند از:
- نرخ تبدیل: این معیار سطح عملکرد فعالیت های شما را نشان می دهد. هنگام بررسی این مورد باید در نظر داشته باشید که همه پارامترها باعث تبدیل نخواهد شد.
- هزینه به ازای هر تبدیل: برای اینکه ببینید میزان بودجه شما در سطح کمپین چگونه عمل می کند، هزینه هر تبدیل به شما می گوید که کدام کمپین ها موثر تر هستند.
- دستیابی به بودجه: این معیار یک رقم کنترل کننده کلی در پروژه های بازاریابی شما است. با بررسی این KPI، می توانید متوجه شوید که اهداف مورد نظر شما چگونه اجرا می شوند.
چگونه یک داشبورد مدیریتی ایجاد کنیم؟
تا اینجا متوجه شدیم که داشبورد مدیریت پروژه یک ابزار قدرتمند تجزیه و تحلیل داده آنلاین است. اما این نرم افزار مبتنی بر داده های بصری، تنها زمانی موثر است که ویژگی ها، کیفیت ها و عملکرد مناسب برای کار را داشته باشد. برای اینکه این ابزار بهترین عملکرد خود را داشته باشد، هنگام ایجاد آن باید نکاتی را رعایت کنید که در ادامه با این نکات آشنا خواهیم شد.
- نرم افزارهای داشبورد مدیریتی، باید کاملا کاربر پسند باشند تا تمامی افراد داخل سازمان بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند. به صورت کلی، یک نرم افزار داشبورد مدیریتی خوب، به شما این امکان را می دهد تا بدون مشکلی از داده ها استفاده کنید و برای مدیریت بهتر کارها، از آنها استفاده کنید.
- داشبورد مدیریتی شما باید قابل تنظیم باشد. با سفارشی کردن نرم افزار داشبورد مدیریتی، می توانید KPI هایی را تنظیم کنید که بیشترین ارتباط را با پروژه شما دارند.
- امکان گزارش دهی خودکار، از جمله ویژگی هایی است که می توانید در نرم افزار داشبورد مدیریتی خود ایجاد نمایید. با در نظر گرفتن این ویژگی، دیگر نیازی نیست که داده ها را به صورت دستی بروز کنید.
مزایا نرم افزار داشبورد مدیریت پروژه
داشبوردهای مدیریت پروژه دارای مزایای زیادی برای هر سازمان مدرن می باشند که در اینجا برجسته ترین آنها را توضیح می دهیم:
ارتباط و انسجام
یکی از مزایا استفاده از نرم افزار داشبورد مدیریتی، ارتباط بیشتر است. اگر همه افرادی که مشغول به کار در یک پروژه می باشند وظایف خود را درک کند، می توانند به بینش هایی که برای انجام وظایف خود نیاز دارند دسترسی داشته باشند. استفاده از این نرم افزار باعث می شود تا گزارش تحلیلی گسترده ای ایجاد شود و همه افراد برای بهبود عملکرد خود از آن استفاده نمایند.
داده های متمرکز، از مزایا نرم افزار داشبورد مدیریتی
در کسب و کارهای امروزی، با گذشت زمان ممکن است داده های زیادی به وجود آید که ارتباط تمام این داده ها با هم کاری پیچیده باشد، اما با استفاده از این ابزار، شما می توانید به راحتی و در کمترین زمان ممکن به داده ها دسترسی داشته باشید.
تقویت همکاری
پروژه ها معمولا از چندین بخش و تیم تشکیل شده اند که وظایف مشترکی دارند. در بسیاری از موارد در جریان نگه داشتن همه در مورد زمانبندی کارها، امری دشوار است؛ به همین دلیل استفاده از نرم افزار داشبورد مدیریتی می تواند شما را در هر مرحله از پروژه در جریان کار قرار دهد. از مزایا این امر این است که شما تمامی اطلاعات مرتبط را در یک مکان خواهید داشت و به همه این اجازه را می دهید تا از وضعیت مراحل مختلف پروژه مطلع شوند.
ارائه یک نمای کلی از پروژه
یکی دیگر از مزایا استفاده از نرم افزار داشبورد مدیریتی، ارائه یک نمای کلی از وظایف، بودجه ها، نقاط عطف و KPI های استراتژیک یا عملیاتی است که باید قبل از شروع پروژه یا در حین انجام آن در اختیار داشته باشید. شما می توانید با این ابزار به طور کلی زوایای مختلف پروژه خود را مشاهده کنید.
سخن آخر
اگر می خواهید به تمامی اهدافی که برای پروژه خود در نظر دارید برسید، می توانید از نرم افزارهای داشبورد مدیریتی استفاده کنید. ارتباطات، هوشمندی، انتخاب روش های مناسب تجزیه و تحلیل، از جمله ویژگی هایی است که باعث محبوبیت این نرم افزار شده است. شماران سیستم با بیش از سه دهه تجربه در ارائه راهکارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات، در زمینه طراحی و تولید نرم افزارهای حسابداری و داشبورد مدیریتی آماده ارائه خدمات به شما می باشد.
