مقایسه MIS و ERP

برای رهبری یک کسب و کار و موفقیت، باید عوامل زیادی را کنترل کرد. بودجه، زمان، مهارت های کارکنان داخلی همه متغیرهای معادله هستند، شانس حل بدون نرم افزار خوب به حداقل می رسد. آخرین نظرسنجی پانوراما نشان می‌دهد که 83 درصد از شرکت‌ ها از سیستم‌ های فروش، بازاریابی، منابع انسانی و مدیریت مالی قدیمی استفاده نمی کنند. سیستم های MIS و ERP مدرن به کمک کسب و کار ها می آیند و کارایی مدیریت داده و تصمیم گیری تجاری را افزایش می دهند.

با این حال، تفاوت هایی بین MIS و ERP وجود دارد. بنابراین، درک ریشه های روابط پیچیده بین این محصولات نرم افزاری مهم است. بیایید ویژگی های هر سیستم را تجزیه کنیم و ویژگی های کلیدی مدیریت کسب و کار را در نظر بگیریم.

MIS چیست؟

MIS یا سیستم مدیریت اطلاعات، یک پایگاه اطلاعاتی تلفیقی است که تمام داده های موجود در مورد امور مالی، فعالیت های عملیاتی، پرسنل و فرآیندهای کاری یک شرکت را ذخیره می کند. نقش اصلی این نوع نرم افزار جمع آوری، ذخیره سازی، پردازش و توزیع داده ها، تهیه گزارش های مبتنی بر داده و ارائه پشتیبانی اطلاعاتی برای تصمیم گیری های مدیریتی است. ویژگی های عمده شامل پیش بینی تحلیلی، برنامه ریزی بلند مدت و جاری، کنترل عملی عملیات ها است.

دامنه وسیع عملکرد این سیستم، منجر به راه حل های جداگانه متمرکز بر قابلیت های خاص، مانند ERP در MIS، سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری (DSS) و نرم افزار های اتوماسیون اداری (OAS) شد. MIS در ابتدا با نوع خاصی از کسب و کار تطبیق داده می شود که به صورت جداگانه کارایی و سودآوری عملیاتی را افزایش می دهد. چنین سیستم هایی در امور مالی، بازاریابی، تولید، فناوری اطلاعات و بسیاری از حوزه های حرفه ای دیگر استفاده می شوند.

مزایا و معایب MIS

مزایای قطعی MIS عبارتند از:

1. پایگاه اطلاع رسانی متمرکز مدیران و کارمندان به تمام اطلاعاتی که برای حل کارهای روزمره نیاز دارند، در یک مکان جمع آورده شده است. این موضوع، به هموار کردن جریان عملیات تجاری کمک می کند زیرا داده های به روز، همیشه در دسترس هستند. کارکنان این فرصت را دارند که روش های جمع آوری داده ها را با استفاده از الگوها یا پرسشنامه ها استاندارد کنند.
2. اولویت بندی وظایف نیازی به صرف ساعت ها برای ذخیره یا بازیابی داده ها به صورت دستی نیست. در نتیجه، شرکت در هزینه های نیروی کار صرفه جویی می کند و کارمندان فضای بیشتری برای بهره وری در اختیار می گیرند.
3. بهبود الگوریتم تصمیم گیری این سیستم دارای ابزارهای پردازش داده است که گزارش هایی را بر اساس ورودی داده از منابع متعدد تولید می کند. این امر مدیریت جریان مواد، حجم کار و موارد دیگر را آسان تر می کند.
4. افزایش مسئولیت شخصی MIS همچنین دارای ابزارهایی برای نظارت بر فعالیت کارکنان است. می توانید ببینید چه کسی چه تصمیمی می گیرد و چقدر طول می کشد. این در نهایت به منشأ عیوب و ارزیابی عملکرد داخلی کمک می کند.
5. کاغذبازی را به حداقل رساند. داده ها به صورت دیجیتالی ذخیره می شوند و دسترسی به پایگاه داده متمرکز از طریق شبکه عمومی شرکت فراهم می شود. این کار به طور قابل توجهی روند بررسی اسناد را سرعت می بخشد و به کاهش هزینه های کاغذ، دستگاه های چاپ، خودکار، جوهر و غیره کمک می کند.
6. ارزیابی دقیق از وضعیت مالی. MIS به مدیران ارشد کمک می کند تا وضعیت مالی کلی یک شرکت را ارزیابی کنند. آنها می توانند گزارش وضعیت پروژه های مختلف را در هر زمان بررسی کنند و در مورد پیشرفت و موفقیت کسب و کار نتیجه گیری کنند.
7. افزایش رقابت پذیری MIS داده ها را به روشی سریعتر و آسان تر ذخیره و پردازش می کند. درخواست‌های مشتری سریع‌تر پردازش می‌شوند، که به حفظ بهتر کاربران کمک می‌کند. کارمندان از کارهای روتین خلاص می شوند و انگیزه عملکرد بیشتری به دست می آورند. اینگونه است که شرکت ها در دو حوزه حیاتی کار به نتایج بهتری دست می یابند.

معایب سیستم مدیریت اطلاعات

از طرف دیگر، برخی از معایب MIS شامل موارد زیر است:

1. قیمت بالا. خرید یک محصول خارج از قفسه یا توسعه یک راه حل سفارشی، ارزان نیست. به همین دلیل است که MIS اغلب توسط شرکت‌های متوسط ​​و بزرگ برای کار با مقادیر زیادی داده استفاده می‌شود.
2. عملکرد محدود راه‌ حل‌های آماده همیشه همه ویژگی‌های لازم را ندارند و می‌توانند گزینه‌های استفاده‌ نشده زیادی را شامل شوند. هیچ فرصتی برای پرداخت فقط جهت عملکرد ضروری وجود ندارد. MIS باید فرآیندهای کسب و کار را در شرکت خاص شما با تمام مشخصات و تفاوت های آن دیجیتالی و استاندارد کند و توسعه و ادغام نرم افزارهای منحصر به فرد نیاز به متخصصان بسیار ماهر دارد که کار آنها هزینه بالایی خواهد داشت.
3. نیاز به آموزش کارکنان. یک سیستم پیچیده نیاز به دانش و مهارت دارد. در غیر این صورت، کاربرد زیادی نخواهد داشت. آموزش کارکنان به زمان و هزینه نیاز دارد، اما این سرمایه گذاری در دراز مدت نتیجه خوبی می دهد.

کاربرد سیستم مدیریت اطلاعات MIS در کجاست؟

راه حل های MIS برای ساده کردن و سرعت بخشیدن به تبادل اطلاعات بین بخش های حسابداری، بازاریابی، فروش، تولید و غیره استفاده می شود. توسعه یا ادغام MIS بر اساس نیازهای یک نوع خاص از شرکت طراحی می شود. به عنوان مثال، برای تولید، توابع کلیدی عبارتند از:

• محاسبه حجم تولید بر اساس تحلیل پویایی تقاضا و فروش واقعی
• برنامه ریزی تامین مواد اولیه

چنین سیستمی سه بخش مدیریتی عمده را به وجود می آورد:

1. استراتژیک: سطح مدیریت عالی. جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها در مورد بازارهای اصلی فروش، ابزارهای بازاریابی و کانال های فروش؛ برنامه ریزی بودجه
2. سطح مدیریتی: مدیریت میانی. کنترل موثر گردش کار پرسنل، حجم تولید و نرخ ضایعات.
3. عملیاتی: کارکنان سطح پایین. جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها در تمام مراحل تولید به شما این امکان را می دهد که گردش کار در سطح پایین را بهینه کنید و مدیریت خودکار را انجام دهید.

ERP مخفف چیست؟

ERP (Enterprise Resource Planning) یک راه حل نرم افزاری برای برنامه ریزی منابع سازمانی در MIS است. به بیان دقیق تر، این یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار است. ERP معمولاً بخشی از سیستم اطلاعات مدیریت بزرگتر است که در خط مقدم ساده کردن عملیات معمول قرار دارد و اطلاعات تحلیلی و ابزارهایی را برای تسهیل فرآیندهای تجاری داخلی حیاتی در اختیار مدیران قرار می دهد.

به عنوان یک عنصر مشخص از مفهوم MIS، سیستم های اطلاعاتی ERP در بین مشاغل بزرگ و کوچک و بیشتر از خود MIS محبوب شده اند. اینها سیستم های بزرگی هستند که زیر سیستم های مدیریتی مختلف، بخش ها را در یک سازمان بزرگ متحد می کنند.

با دسترسی از طریق یک برنامه واحد، هر بخش از بخشی از سیستم استفاده می کند که برای کارهای خاص بهینه شده است. این برنامه ها ماژولار هستند و داده ها را در یک پایگاه داده سیستم متمرکز ذخیره می کنند که تمام قسمت های آن هماهنگ هستند.

با این حال، هنگام مقایسه MIS با ERP، دومی به همه مشکلات پاسخ نمی دهد. به خودی خود نمی تواند ناکارآمدی درون شرکت را از بین ببرد. برای دستیابی به نتایج برتر، مدیران ممکن است نیاز به تغییر شیوه سازماندهی کسب و کار داشته باشند. در غیر این صورت، صرف هزینه زیاد برای سیستمی که با تجارت ناسازگار است، منطقی نیست. نرم افزار ERP شماران سیستم، یکی از قوی ترین سیستم های داخلی می باشد که در طی سالهای گذشته بر روی شرکت های معروفی اجرا شده است.

مزایای ERP در مقایسه با MIS

بر اساس بازخوردهای متعدد کاربران، می‌توانیم مزایای اصلی ERP را به صورت زیر تعریف کرد:

1. گزارش ساده قالب های داخلی به شما این امکان را می دهند که از ERP به عنوان یک سیستم گزارش دهی یکپارچه استفاده کنید. کارمندان همچنین این فرصت را دارند که الگوهای سفارشی برای گزارش‌های مالی و سایر گزارش‌های مربوط به فعالیت‌های خود را با داده‌های جمع‌آوری شده به صورت خودکار ایجاد کنند.
2. کارایی گردش کار ERP با خودکار کردن وظایف روزانه، فشار کارکنان را کاهش می دهد. این سیستم به به حداقل رساندن فرآیندهای دستی تکراری کمک می کند تا تیم بتواند بر روی وظایف اولویت دار تمرکز کند.
3. افزایش امنیت داده های محرمانه با تنظیم سطح دسترسی و ذخیره سازی متمرکز اطلاعات، تعداد آسیب پذیری ها به حداقل ممکن کاهش می یابد. این سیستم پشتیبان‌ گیری امنی ارائه می‌کند که خطر از دست رفتن داده‌ها به دلیل خطا یا خرابی را کاهش می‌دهد. در عین حال، بازیابی اطلاعات نیز، زمان زیادی نمی برد.
4. بهینه سازی فرآیند های داخلی دسترسی ساده و سریع به اطلاعات خدمات مورد نیاز، سرعت تصمیم گیری و انطباق با استراتژی کلی شرکت را تضمین می کند.
5. مدیریت موثر زنجیره تامین افزایش سرعت پردازش سفارش، تعداد تحویل به موقع و سایر فرآیندها موفقیت کسب و کار را تضمین می کند. (مدیریت زنجیره تامین چیست؟)
6. افزایش مقیاس پذیری هنگامی که تعداد مشتریان افزایش می یابد، فرآیندهای تجاری جدید ظاهر می شوند، بخش های جدید باید باز شوند و شرکت ها می توانند قابلیت های سیستم را گسترش دهند. در صورت ورود به بازارهای جدید یا گسترش دامنه محصولات، می توان آن را برای رفع نیازهای جدید اصلاح یا تنظیم کرد.
7. خدمات کارآمد ERP برای مشتریان داخلی و خارجی شرکت مزیت ایجاد می کند. این نرم افزار به طور خودکار داده های مشتری را که یک بار وارد کرده است پردازش می کند تا فروشندگان بتوانند به جای رایانه، روی افراد تمرکز کنند.

معایب نرم افزار ERP

مجدداً، به طور متناوب، دو موضوع رایج مربوط به اجرای یک ERP در سیستم اطلاعات مدیریت وجود دارد: (پیاده سازی ERP)

1. هزینه های بالا. اگر در حال خرید یک بسته نرم افزاری استاندارد هستید، آماده باشید که پول زیادی را برای این سیستم خرج کنید. می توانید با انتخاب یک سیستم ابری یا یک برنامه ماهانه هزینه را کاهش دهید. اما به خاطر داشته باشید که دسترسی دائمی به سیستم تنها در صورت تمدید اشتراک منظم امکان پذیر است. به یاد داشته باشید که طراحی UI/UX برای قابلیت استفاده بسیار اهمیت دارد، بنابراین مطمئن شوید که خدمات درجه یک را سفارش دهید.
2. پیکربندی. هنگامی که شرکت متوجه می شود که سیستم یکپارچه الزامات را به طور کامل برآورده نمی کند، به سفارشی سازی متوسل می شود. این فرآیند ممکن است در واقع به رفع نیازها کمک کند، اما رایگان نیست. همه داده ها باید قابل اعتماد، دیجیتالی و به صورت استاندارد ارائه شوند.

با این وجود، این معایب با تمام خوبی هایی که یک ERP ممکن است برای کسب و کار شما به ارمغان بیاورد، کاملاً متعادل است.

اگر سیستم نیازهای واقعی را برآورده کند، به سرعت مزایای خود را نشان می دهد. علاوه بر این، همیشه امکان ایجاد نرم افزار ERP سفارشی با عملکرد مورد نیاز بدون تصمیم گیری های غیر ضروری وجود دارد. به عنوان آخرین راه حل، می توانید با درخواست از توسعه دهندگان که فقط MVP ها را درج کنند، هزینه را کاهش دهید. گزینه های دیگر را می توان در صورت نیاز اضافه کرد و فقط با اطمینان کامل که نتیجه خواهند داد.

کاربرد ERP در کجاست؟

این نوع سیستم ها در بین شرکت هایی که در زمینه های زیر فعالیت می کنند بسیار رایج است:

• خرده فروشی، عمده فروشی و تجارت الکترونیک
• خدمات لجستیک، توزیع و حمل و نقل
• مدیریت تولید و مالی
• فناوری اطلاعات
• تولید
• مشاور املاک

نقش مدیریت اطلاعات در ERP در هر جنبه تجاری کاربردی بسیار مهم است، از جمله:

• امور مالی: حسابداری، مدیریت بدهی ها، پرداخت ها، مدیریت هزینه ها، بودجه بندی، محاسبات، مالیات ها، ادغام مالی
• پرسنل: استخدام، آموزش، پرداخت حقوق، اقلام تعهدی بازنشستگی
• تولید: حسابداری تجهیزات، مواد و تأسیسات تولید، مدیریت فرآیندهای عملیاتی، کنترل کیفیت تولید و محصول، خدمات پس از فروش و غیره.
• فروش: قیمت گذاری، سفارش و پردازش، تجزیه و تحلیل فروش
• زنجیره تامین: برنامه ریزی، خرید، موجودی، پیکربندی محصول، رسیدگی به ادعاها
• مدیریت پروژه: برنامه ریزی و استفاده از منابع، هزینه یابی، صورتحساب، مدیریت.
• CRM: بازاریابی، فروش، خدمات مشتری، هزینه ها، مدیریت تماس، نگهداری جریان کار (نرم افزار گارانتی)

شباهت بین MIS و سیستم ERP

اکنون که نقش هر دو سیستم را تعریف کردیم، به راحتی می‌توانیم به این سوال پاسخ دهیم که ERP در MIS چیست؟ و رابطه بین آنها را درک کنیم. ERP یک مورد خاص از MIS در نظر گرفته می شود. به طور دقیق، برنامه های نوع اول از برنامه های نوع دوم مشتق شده اند و در اینجا تفاوت های اصلی بین آنها وجود دارد:

• MIS برای مدیریت کلی و استفاده از اطلاعات کاربرد دارد. به سازماندهی و ذخیره داده های جمع آوری شده از منابع مختلف در یک پایگاه داده کمک می کند و گزارش های مرتبط را تهیه می کند.
• ERP برای برنامه ریزی و خودکار سازی فرآیند های تجاری استفاده می شود. این سیستم از داده ها استفاده می کند تا امکان پیش بینی برخی از نتایج توسعه کسب و کار و اتخاذ تصمیمات مناسب فراهم شود.

به طور خلاصه، MIS مجموعه ای از اطلاعات و گزارش ها می باشد و تقریبا همه چیز در مورد کنترل عمومی است. ERP ابزاری برای اجرای عملی فرآیندهای تجاری و حسابداری، تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی کسب و کار و پیش بینی توسعه آینده آن است. یعنی بیشتر در مورد کنترل مستقیم است.

راهکار های شماران سیستم

شماران سیستم، ارائه کننده بهترین راهکار ها برای سیستم شما می باشد که می توانید در کوتاهترین زمان و در سریعترین حالت سیستم مورد نیاز برای فعالیت های شما را ارائه کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر، میتوانید همین حالا با کارشناسان ما در ارتباط باشید.