کلاس های درس در سراسر کشور، با ورود اتوماسیون اداری به این حوزه، در حال تغییر هستند. با استفاده بیشتر موسسات آموزشی از ابزارهای اتوماسیون، فرایند یادگیری کارآمدتر می شود. علاوه بر این، معلمان کارهای اداری بسیار کمتری برای انجام دارند و می توانند تمرکز خود را بر روی تدریس بگذارند. اگرچه فناوری می تواند بسیاری از این کارهای اداری را برای معلمان انجام دهد، اما هنوز زمان زیادی از آنها می گیرد. مانند نمره دادن به امتحانات و بررسی تکالیف.
گذراندن زمان بیشتر با بچه ها نیز کیفیت آموزش را بالا می برد. ساده ترین بخش خودکارسازی کلاس درس همیشه جنبه های مختلف آن بوده است. نرم افزار های اتوماسیون اداری مدارس، پلتفرم هایی هستند که فعالیت های اداری انجام شده در یک مدرسه را ساده تر می کنند و تمام بخش ها را به صورت یکپارچه به یکدیگر متصل می کنند.
تاریخچه اتوماسیون اداری در مدارس
بخش آموزشی در کمتر از دو سال دستخوش تحولی غیرقابل تشخیص شده است. در سال 2019، برنامه‌های کاربردی EdTech بیشتر برای حرفه‌ای‌هایی بود که به دنبال آموزش مرتبط با وظایف اصلی خود بودند. با این حال، حتی برای دانش آموزان مدرسه ای و آموزش عالی، ما شاهد تغییر در پارادایم های آموزشی هستیم. برخی از تغییرات قابل توجه در بخش آموزش به شرح زیر است:
- آموزگاران با فن آوری در حال ایجاد دوره های دیجیتال با استفاده از مواد ویدئویی هستند.
- آموزش با استفاده از تخته سیاه به سرعت با فناوری تخته سفید جایگزین می شود.
- BYOD در حال تبدیل شدن به محبوبیت است و خواهد ماند.
- یادگیری آنلاین به امری عادی تبدیل شده است.
- رویه های داخلی ساده شده
همانطور که می بینید، فناوری یک عامل وحدت بخش در سیستم آموزشی امروز است. با این حال، مؤسسات آموزشی نمی‌پذیرند که دیجیتالی سازی و اتوماسیون به همان اندازه COVID-19 برای آینده ایمن هستند. دانشگاه ها و مؤسسات شاهد بهینه سازی و کارایی چشمگیر در عرصه های مدیریتی و اداری بوده اند. بنابراین، نمی‌توان گفت که نرم افزار اتوماسیون بخش آموزش را به روش‌های جدید، موفق و خیره‌کننده روشن می‌کند.
به طور خلاصه، تفاوت بین آموزش با اتوماسیون و آموزش بدون اتوماسیون در کارایی، تولید بیشتر، مدیریت بهتر، پیچیدگی کمتر و به طور کلی فضای کمتر برای اختلال است. آیا می خواهید مستقیماً به سراغ فناوری آموزش اتوماسیون بروید؟ بخش بعدی ابزارهای مناسب را پوشش می دهد.
مزایای اتوماسیون مدارس
سادگی مدیریتی که ارائه می دهد مزیت اصلی استفاده از اتوماسیون در مؤسسات آموزشی مانند دانشگاه ها و مدارس است. مدیریت کلاس و مدیریت مدرسه، که هر دو با اتوماسیون امکان پذیر شده اند، باید تقسیم شوند. با این حال، اتوماسیون در مدرسه ممکن است مزایای خاصی داشته باشد، اما برخی از مشکلات را نیز ایجاد می کند. این مزایا و مبادلات باید مورد توجه قرار گیرد تا آن را به درستی اجرا کنید.
کاهش مسئولیت های مدیریتی معلمان
مدیریت زمان در کلاس یکی از اصلی ترین مسائلی است که معلمان با دانش آموزان خود دارند. به این دلیل است که معلمان در حال حاضر علاوه بر نقش خود به عنوان معلم، مربی و مدیر کلاس، مسئولیت های اداری نیز دارند. ردیابی حضور و غیاب تلفنی یکی از مهم ترین این موارد است. این امر مقدار قابل توجهی از زمان کلاس معلمان را مصرف می کند. این رویه با اتوماسیون در قالب یک سیستم مدیریت حضور و غیاب ساده و روان می شود و تماس های تلفنی را حذف می کند.
افزایش اثربخشی
این مزیت اتوماسیون مدارس، مشابه فرآیند صنعتی است، زیرا کارایی سیستم را افزایش می دهد. در این مرحله مدیریت کتابخانه را در نظر بگیرید. دریافت کتاب های جدید، خلاص شدن از شر جلدهای قدیمی، طبقه بندی، مرتب سازی و برچسب گذاری نیازمند تلاش و تمرکز زیادی است.
هر گونه اشتباهی می تواند منجر به گزارش نشدن کتاب شود که برای کتابخانه و سایر دانش آموزان ضرر خواهد بود. اثربخشی هر روش ممکن است با یک سیستم مدیریت کتابخانه خوب به طور قابل توجهی افزایش یابد. در یک کتابخانه، سازمان بسیار مهم است و یک راه حل اتوماسیون مبتنی بر الگوریتم توانایی های مدیریت انسانی را شکست می دهد.
نیروی کار مورد نیاز را کاهش می دهد
مقدار کاری که به صورت دستی انجام می شود، به دلیل انجام سیستماتیک فعالیت ها، عمدتاً توسط اتوماسیون بسیار کاهش می یابد. به عنوان مثال، مدیریت پذیرش را در نظر بگیرید، که یک روش دیوانه کننده و چالش برانگیز است. تعداد زیادی از دانشجویان در ابتدای سال تحصیلی درخواست های پذیرش را به مدرسه، کالج یا دانشگاهی که انتخاب می کنند ارسال می کنند. با شناخته شدن موسسه، تعداد درخواست ها افزایش خواهد یافت.
یکی دیگر از بخش‌هایی که می‌تواند در طول فرایند سنگین شود، رسیدگی به شکایات است. همه اطلاعات اولیه با نرم افزار اتوماسیون اداری به شکل کارآمد در دسترس هستند. هر روشی خودکار است، از ثبت سوابق گرفته تا پیگیری، کاهش نیروی کار مورد نیاز برای هر شغل.
هزینه کمتر برای کار کردن
با هر ورودی اضافی لازم برای تکمیل یک روش، هزینه افزایش می یابد. به طور کلی، وقتی مشارکت رشد می‌کند، هزینه‌های پرسنل نیز همراه با آن افزایش می‌یابد و هزینه کلی عملیات را افزایش می‌دهد. قیمت این روش بسیار پایین‌تر است زیرا نرم افزار می‌تواند کارهایی را انجام دهد که معمولاً به افراد زیادی نیاز دارند تا به طور همزمان انجام شوند.
خطاها را کاهش می دهد
فرآیند های انسانی نمی توانند بی عیب و نقص باشند. در نهایت، حتی ابزارهایی که ما استفاده می کنیم توسط انسان ساخته شده اند و نیاز به نگهداری دارند. همراه با افزایش شرکت کنندگان، درصد اشتباه به طور چشمگیری افزایش می یابد. این سیستم به لطف نرم افزاری که تمامی خطاهای احتمالی انسانی را از بین می برد، می تواند حداقل اشتباهات را تحمل کند. هنگامی که ایمنی دانش آموزان در خطر است، مانند مدیریت خوابگاه، این امر بسیار مهم است.
انواع اتوماسیون در مدارس
هنگامی که فرآیندهای فعلی و اهداف سازمانی خود را ارزیابی می کنید، به دنبال زمینه هایی برای بهبود باشید. به یاد داشته باشید که همه چیز نباید فوراً اتوماسیون شود. در عوض، یک راه حل اتوماسیون پویا را انتخاب کنید تا به تدریج یک مدرسه با سیستم های خودکار توسعه دهید. هنگام تقویت سیستم های آموزشی دیجیتال خود، اولویت دادن به روش زیر را در نظر بگیرید:
- یک فرم ثبت نام خاص برای نیازهای خود ایجاد کنید که ثبت نام دانشجویان جدیدالورود پس از در نظر گرفتن داده هایی که باید جمع آوری و نظارت کنید در آن قرار بگیرد.
- ثبت نام دانش آموزان: از این فرم‌ها برای جمع آوری اولویت های درسی دانش آموز، ثبت نام برای فعالیت های فوق برنامه و سایر اطلاعات مهم استفاده کنید. روش های ثبت نام آسان تر برای مدیریت مدرسه و بخش های مختلف مفید است.
- نظرسنجی از دانش آموزان نظرات دانش آموزان را در مورد برنامه درسی، تجهیزات و امکانات مدرسه به دست آورید. سپس، از این اطلاعات برای افزایش فرصت های آموزشی و سیستم های مدرسه استفاده کنید.
- نظارت بر حضور و غیاب: معلمان باید گزارش حضور و غیاب خود را ذخیره کنند، چه کلاس ها به صورت حضوری باشد یا آنلاین برگزار شود. ایجاد یک سیستم خودکار که به دانش آموزان امکان می‌دهد حضور خود را گزارش دهند، یک انتخاب جایگزین است.
- ارزشیابی معلمان: انجام ارزشیابی معلمان و دادن بازخورد گام های اساسی برای کمک به کارکنان در عملکرد بهتر در کلاس درس است. برای ساده سازی فرآیند، مدیران ممکن است از فرم های دیجیتالی برای ارزیابی کلاس استفاده کنند.
- خدمات تعاملی باید یک رویکرد آسان برای پرسنل اداری و آموزشی برای ارائه درخواست تعمیر وجود داشته باشد. استفاده از فرم سفارش کار، این کارها را برای خدمه تعمیر و نگهداری سازماندهی و اولویت بندی می کند و در عین حال فرآیند دریافت کمک تسهیلات را متمرکز می کند.
- فرم های درخواست فرم‌های دیجیتال نیاز دانش‌آموزان را به آوردن اسناد از کلاس درس به خانه‌هایشان و بازگشت به خانه هایشان به حداقل می‌رساند و مشکل اسناد مفقود را حل می‌کند.
اهمیت اتوماسیون در مدرسه
ارتباط فرآیندهای خودکار، موضوعی است که برای بسیاری از انواع مختلف کسب و کار حیاتی است. از سوی دیگر، بخش آموزش و پرورش است که بیشترین سود را از آن می برد. استفاده از اتوماسیون در صنعت آموزش پتانسیل کاهش هزینه و افزایش کارایی را دارد. این مقاله بررسی می‌کند که چگونه فناوری و اتوماسیون فرآیند می‌تواند برای مدارس، دانشگاه ها و سایر سازمان‌های آموزشی مفید باشد.
- اتوماسیون فناوری کلاس درس برای مدیریت کامل کلاس
- ساده سازی فرآیندهای اداری
- جذب دانش آموزانی که به صورت فیزیکی در محوطه دانشگاه حضور ندارند با استفاده از کلاس های مجازی
- خودکارسازی مراحل پذیرش
- هوش مصنوعی (AI) برای ارزیابی خودکار آزمون ها
