برنامه ریزی استقرار ERP در سازمان

یکی از بزرگترین تصمیم هایی که در زمان استقرار سیستم ERP باید بگیرید، برنامه ریزی برای نحوه استقرار این سیستم در سازمان می باشد. از جمله این روش ها می توان به روش سنتی که در محل اجرا می شود، استقرار ابری با استفاده از ERP ابری یا روش ترکیبی باشد که از هر دو سیستم استفاده می کند.

شما باید تفاوت های مالی در هر یک از این سیستم ها را در نظر داشته باشید و مزایا و معایب هر کدام را نیز با هم مقایسه کنید تا بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید. قبل از اینکه به بررسی کامل این مطلب بپردازیم، در صورتی که اطلاعات کافی در مورد ERP ابری ندارید، کلیک کنید و این مطلب از شماران سیستم را مطالعه کنید.

چرا ERP ابری محبوبیت بیشتری دارد؟

همه ما با علاقه فراوان شاهد پیشرفت فناوری رایانه ها با سرعتی بسیار بالا هستیم. اولین سیستم‌ های تجاری و اولین سیستم‌ های ERP روی رایانه‌ های بزرگ و میان‌ رده با پایانه‌ های «dumb» برای ورودی کاربر میزبانی می‌شدند. پس از گذشت زمان و پیشرفت مجدد در این حوزه، فناوری پیشرفته بعدی، معماری مشتری/سرور بود که در آن ترمینال‌ ها با رایانه‌ های شخصی (که اکنون کلاینت نامیده می‌شوند) جایگزین شدند که می‌توانستند بخشی از حجم کار را اداره کنند. این موضوع، مقدار داده‌ هایی را که باید با رایانه سرور منتقل می‌شد، کاهش داد.

می توان گفت، دو پیشرفت مهم دنیای محاسبات و ERP را تغییر دادند: اینترنت و ابر. دیگر نیازی به خرید و پشتیبانی سخت افزار و نرم افزار برای راه اندازی کسب و کار خود نیستید. اکنون می‌توان تمام یا بخش‌ های اصلی فناوری را «اجاره» کرد یا در بسته‌ای که شامل تمام خدمات و بسیاری از عملیات فنی می‌شود، برون‌ سپاری کرد. اینترنت فراگیر زیرساخت های ارتباطی مورد نیاز برای عملی کردن ابر و در دسترس قرار دادن آن در هر نقطه از جهان را فراهم کرد.

اما کسب و کارها بلافاصله سیستم های ERP خود را به یک استقرار ابری منتقل نکردند. مدتی طول کشید تا فناوری و برنامه‌ های کاربردی به بلوغ رسید و شرکت‌ها متوجه شدند که همیشه رایانه لازم نیست. برای دسترسی مطمئن و امنیت در برنامه‌ های کاربردی، می توانند از ابر استفاده کنند. بخشی از این تکامل شامل توسعه دهندگانی بود که یاد می گرفتند چگونه:

• به صورت کامل از استقرار ابری استفاده کنند
• برنامه ها را به طور مناسب بنویسید یا بازنویسی کنند
• برای پشتیبانی از سیستم‌ های مبتنی بر ابر، زیرساخت‌ها، فناوری و هم منابع انسانی  را بازسازی کنند

و مهمتر از همه، اکنون نرم افزار های ERP ابری فناوری های پیشرفته ای مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی را برای افزایش بهره وری و خدمات ارائه می دهند. تجربه کاربری خوب و عملکرد گسترده و تجزیه و تحلیل تعبیه شده برای ارائه یک نمای کامل از تجارت، در نهایت از نوآوری و رشد کسب و کار حمایت می کند.

مدل قیمت گذاری SaaS

در گذشته، اکثر نرم‌ افزارها در محل شرکت و به صورت لوکال نصب می‌شدند و تنها گزینه صدور لایسنس، خرید یک لایسنس دائمی از شرکت ها بود. در این صورت برای پرداخت هزینه، نیاز به یک پرداخت حق اشتراک برای دریافت لایسنس وجود داشت و همچنین برای نگهداری و نیز هزینه ای جداگانه دریافت میشد. مجوزهای نرم افزاری اغلب بر اساس هر کاربر قیمت گذاری می شدند. تعمیر و نگهداری سالانه معمولاً 18٪ تا 20٪ از قیمت نرم افزار در آن زمان محاسبه می شد. این بدان معنی است که مجوز نرم افزار اساساً هر پنج تا شش سال “بازخرید” می شود.

با ERP داخلی، تمام سخت‌ افزار و نرم‌ افزار خریداری یا اجاره می‌شود و در مکان (های) شرکت نصب می‌شود. شرکت مسئول تعمیر و نگهداری، پشتیبانی و ارتقاء یا گسترش احتمالی سخت افزار، سیستم ها و نرم افزارهای کاربردی می باشد.

از سوی دیگر، سیستم‌ های ERP مبتنی بر ابر، معمولاً در محل نصب نمی‌شوند و توسط تأمین‌ کننده به عنوان بخشی از هزینه ماهانه یا سالانه پشتیبانی می‌شوند. مجوزهای SaaS را می توان به ازای هر کاربر، به ازای هر برنامه یا به ازای هر مجموعه برنامه (به عنوان مثال تمام ERP) بر اساس اندازه شرکت شما یا سایر تغییرات قیمت گذاری کرد.

یکی از جنبه های جالب مجوز استقرار ابر، مقیاس پذیری آن است. در صورت داشتن مجوز توسط کاربر، می توانید کاربران را اضافه یا کاهش دهید و پس از آن بر اساس تعداد کاربران جدید، قیمت بالاتر یا کمتری را پرداخت کنید. اگر حجم تراکنش، ظرفیت ذخیره سازی یا نیازهای توان محاسباتی شما تغییر کند، تامین کننده مسئول ارتقای امکانات خود برای تطبیق با این تغییر است، به این معنی که نیازی به خرید و نصب سرورهای بیشتر یا فضای ذخیره سازی دیسک بیشتری نخواهید داشت.

گزینه های استقرار ERP

چندین راه برای پیاده سازی یک سیستم ERP وجود دارد:

1. Cloud ERP یا ERP ابری

در ابر ERP، مدل مجوز اولیه نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) است. ارائه‌ دهنده سیستم مرکز داده خود را خواهد داشت یا ممکن است فضایی را در یک ابر عمومی برای میزبانی برنامه‌ها و سیستم‌ های خود اجاره کند. تمامی سخت افزارها، سیستم ها و خدمات پشتیبانی از طریق اینترنت ارائه می شود. این امر اجرای سریع‌ تر و آسان‌ تر را برای شرکت کاربر آسان‌ تر می‌کند، زیرا با وجود تمام قطعات سخت‌ افزاری و نرم‌ افزاری از قبل، می‌توانند مستقیماً از انتقال داده و آموزش کاربر شروع کنند.

با استفاده از این گزینه استقرار ERP ابری، ارائه‌ دهنده نرم‌ افزار شما کلیه خدمات نصب، نگهداری و پشتیبانی را ارائه می‌کند. از جمله همه به‌روزرسانی‌ها و ارتقای نرم‌ افزار مانند افزودن قدرت محاسباتی یا ذخیره‌ سازی و … همچنین، سیستم‌ها، برنامه‌ها و منابع می‌توانند برای برآوردن نیازهای در حال تغییر و کوتاه‌ مدت «مقیاس‌ سازی خودکار» یا به‌ طور خودکار افزایش یا کاهش پیدا کنند. این امر نیاز به پرداخت هزینه برای منابع محاسباتی را که ممکن است در بیشتر مواقع بدون استفاده بمانند، حذف می کند، همانطور که در مورد سیستم های ERP داخلی وجود دارد.

SaaS ERP مبتنی بر فضای ابری، هزینه اولیه کمی دارد یا اصلاً هزینه ندارد، اما هزینه ماهانه کمی بالاتر در مقایسه با نصب معمولی (لوکال) در محل دارد.

Cloud ERP همچنین سریع‌ ترین مسیر را برای نوآوری ارائه می‌دهد و آن را برای مشاغلی که می‌خواهند استراتژی تحول دیجیتال را دنبال کنند، ایده‌ آل می‌کند. این گزینه استقرار، به شرکت ها این امکان را می دهد که به راحتی فرآیند های تجاری خود را در صورت نیاز مجدداً تصور، بهینه سازی و تطبیق دهند و از بهترین شیوه های استاندارد شده که فروشندگان ERP مدرن باید از آنها پشتیبانی کنند استفاده کنند.

2. سیستم های ERP در محل یا لوکال

این نوع از سیستم ها در گذشته بیشتر مورد استفاده قرار می گرفتند و امروزه با ورودی فناوری ابری، بیشتر این سیستم ها جای خود را به فناوری ابری داده اند. در این مدل استقرار، نرم افزار ERP در مرکز داده شما در مکان های مورد نظر شما نصب می شود. نصب و نگهداری سخت افزار و نرم افزار بر عهده کارکنان شرکت خودتان می باشد.

امروزه کسب‌ و کارها از ابر به دلیل انعطاف‌ پذیری، توانایی مقیاس‌ پذیری و سهولت نوآوری آن استقبال بیشتری می‌کنند. اگرچه هنوز، برای برخی از شرکت‌ها، به‌ ویژه آنهایی که در صنایع بسیار کنترل شده هستند، به دلیل محدودیت‌ های قانونی، نظارتی یا سازمانی، رویکردی لوکال یا داخلی ارجح است.

3. سیستم های ERP ترکیبی

عناصر یک ابر و استقرار ERP لوکال را می توان برای ایجاد یک ERP ترکیبی، با هم استفاده کرد، که انعطاف پذیری را برای انتخاب استقرار بهینه برای هر برنامه فراهم می کند. ERP ترکیبی می‌تواند به‌عنوان پله‌ ای به سمت ابر یا برای برآوردن مسائل نظارتی صنعت و الزامات امنیتی خاص که ممکن است نیاز به برنامه‌ های کاربردی را در شرایط خاص ایجاد کند، استفاده شود. همچنین ممکن است محدودیت‌ ها یا اولویت‌ های دیگری وجود داشته باشد که برای برنامه‌های خاص مطلوب باشد. پیچیدگی یک کسب و کار و محیط فعلی آن و همچنین تمایل به تغییر کمتر، عوامل مهم در تصمیم گیری برای استقرار یک سناریوی ترکیبی هستند.

پیاده سازی ERP با روش هیبریدی، به برنامه ها و داده ها اجازه می دهد تا بین گزینه ها بر اساس تغییرات حجم کار، فعالیت کنند. مزایای ابری را از قسمتی از سیستم که روی ابر قرار دارد ارائه می دهد. با این حال، برای پشتیبانی از قطعات on-prem و همچنین هماهنگی بین دو یا بیشتر محیط های سیستم ERP نیاز به مشارکت بیشتر تیم IT محلی دارد.

4. ERP دو لایه

در واقع نوعی تغییر از رویکرد ترکیبی که به همین دلایل اجرا شده است، استقرار ERP دو لایه می باشد که گاهی اوقات استقرار هاب و اسپیک نامیده می شود. از یک سیستم مرکزی با سیستم های ماهواره ای کوچکتر استفاده می کند که از امکانات راه دور پشتیبانی می کنند. ERP شرکتی را به عنوان مرکز در نظر بگیرید، با سیستم‌ های ERP مجزا در کارخانه‌ ها، انبارها یا دفاتر فرعی که همگی داده‌ ها را به هاب برمی‌گردانند. این ایده جدیدی نیست. در طول فاز پردازش توزیع شده دهه 1990 ظاهر شد، با شرکت‌ هایی که تصمیم گرفتند سیستم‌ های کوچک‌ تر، ساده‌ تر و کم‌ هزینه‌ تر را در مکان‌ های دور پیاده‌ سازی کنند و در عین حال سیستم شرکتی بزرگ‌ تر، توانمند تر را در دفتر مرکزی شرکت حفظ کنند.

هزینه کلی برای استقرار ERP دو لایه با سیستم های کم هزینه تر در گره ها به جای سیستم شرکتی یکسان در همه جا، هزینه کمتری را برای خرید اولیه به همراه خواهد داشت. با این حال، یکپارچه‌ سازی و پشتیبانی می‌تواند منجر به افزایش هزینه کلی و مداوم شود، زیرا رابط‌ها باید ساخته و نگهداری شوند. و سال به سال، برای هماهنگی با چندین تامین کننده و همچنین مدیریت برنامه های ارتقا ناهماهنگ و تغییرات رابط، نیاز به پشتیبانی IT بیشتری است. در مورد نرم افزار یکپارچه بیشتر بخوانید.

نکاتی در مورد انتخاب انواع ERP

ابتدا نرم افزار خود را از طریق یک فرآیند ارزیابی دقیق ERP انتخاب کنید، سپس گزینه های استقرار را بر اساس قابلیت های استقرار نرم افزار و نیازهای شرکت و بازگشت سرمایه ERP در نظر بگیرید. برخی از نرم‌ افزار ERP فقط ابری یا SaaS هستند، در حالی که سایر فروشندگان، لوکال و ترکیبی را ارائه می‌دهند. گزینه های استقرار موجود ممکن است معیاری برای گنجاندن در لیست شما باشند، اما نباید تنها عامل تعیین کننده برای انتخاب سیستم باشند.

شرکت‌ هایی که به سرعت در حال رشد هستند و آن‌ هایی که انتظار تغییرات آتی در تعداد کاربران (بالا یا پایین) را دارند، احتمالاً باید روی سیستم‌ های ERP ابری برای مقیاس‌ پذیر و قیمت‌ گذاری برای آنچه استفاده می‌کنید تمرکز کنند. همچنین، مطمئن شوید که همه اعضای تیم انتخاب ویژگی ها و مزایای گزینه های مختلف استقرار ERP را درک می کنند.

نتیجه نهایی

شرکت‌ها ممکن است در ابتدا به دلایل مالی به سمت استقرار ERP ابری کشیده شوند. مواردی مانند هزینه کم یا بدون سرمایه و کاهش هزینه کل چرخه عمر ممکن است در اول کار جذاب باشند. اما مزایای فنی و عملیاتی که ابر ارائه می‌کند نیز بسیار جالب می باشد که از جمله این موارد می توان به گزینه های زیر اشاره کرد:

• ERP که همیشه با آخرین به روز رسانی ها به روز است (بدون هزینه یا تلاش اضافی)
• مقیاس پذیری تقریباً نامحدود
• پرداخت فقط برای آنچه که شما نیاز دارید / استفاده کنید
• اجرای سریعتر
• امنیت بهتر و کنترل های دسترسی و موارد دیگر

گاهی اوقات منطقی‌تر است که برخی از برنامه‌ها را در محل نگه دارید و از ابر برای بقیه موارد استفاده کنید. خوشبختانه، گزینه‌ های پیکربندی و استقرار متنوعی در دسترس هستند، بنابراین می‌توانید استقرار را انتخاب کنید که از نظر مالی و عملیاتی منطقی‌ تر باشد.

ارتقا به یک سیستم ERP جدید، تغییر قابل توجه برای کاربران سیستم، فناوری اطلاعات و کل سازمان است. منطقی است که همه گزینه ها را بررسی کنید و پیکربندی سیستمی را انتخاب کنید که بهترین عملکرد را با بهترین هزینه ارائه می دهد. سپس، برنامه‌ ریزی کنید که منابع داخلی و ساختار شما چگونه باید تغییر کند تا از سرمایه‌ گذاری‌ تان بیشترین بهره را ببرید، بدون توجه به پیکربندی و استقرار.

دریافت مشاوره در مورد نرم افزار ERP

شماران سیستم به صورت تخصصی در زمینه طراحی و توسعه نرم افزار های ERP فعالیت دارد. این مجموعه سیستم های مختلفی را برای مجموعه های متفاوت اجرا کرده است و تجربه طولانی در زمینه نرم افزار های مدیریت منابع سازمان دارد. در صورتی که قصد اجرای این سیستم ها در سازمان خود را دارید، می توانید همین حالا با مشاوران ما در ارتباط باشید.