انواع سیستم ERP: معماری و ماژول های سیستم ERP

دنیای فناوری اطلاعات با سرعت زیادی در حال پیشرفت است، به طوری که برنامه‌های مختلف، راه‌حل‌های متنوعی را برای مدیریت بهتر فرایندها ارائه می‌دهند. انواع سیستم ERP، از جمله سیستم‌های متمرکز، ابری و ماژولار، هر کدام با ویژگی‌های خاص خود، راهکاری مناسب برای سازمان‌ها در اندازه‌ها و حوزه‌های مختلف فراهم کرده‌اند. هدف سیستم ERP تبدیل شدن به یک ابزار ایده‌آل است تا بتواند تمام فرایندهای تجاری را در یک سیستم حمل کند.

این مسئله تنها از طریق توسعه سیستم‌های اتوماسیون امکان پذیر خواهد بود. انواع مختلفی از سیستم‌های ERP و ماژول‌های ERP وجود دارند که همین امر موجب شده تا انتخاب بهترین سیستم ERP ایرانی برای مدیران سازمان‌ها سخت باشد. هدف ما در این مقاله آشنایی با امکانات، ویژگی‌ها و مشخصات سیستم‌های ERP است؛ همچنین نمونه‌هایی از  سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

ویژگی‌های سیستم ERP

با بهره‌گیری صحیح از یک سیستم ERP، می‌توان بخش عمده‌ای از فرایندهای کسب‌وکار را به‌صورت یکپارچه بهبود و بهینه‌سازی کرد. این سیستم‌ها قابلیت پیاده‌سازی در حوزه‌های مختلف عملیاتی یک سازمان را دارند و همچنین امکان سفارشی‌سازی آن‌ها متناسب با نیازهای خاص هر کسب‌وکار فراهم است. از آن‌جا که ERP یک نرم‌افزار جامع است، ماژول‌ها و پکیج‌های مختلفی برای آن طراحی شده‌اند تا بتوانند جنبه‌های متنوعی از فعالیت‌های سازمانی را پوشش دهند، از جمله:

• انبار
• مالی
• تولید
• خرید
• فروش
• ارتباط با مشتریان (CRM)
• منابع انسانی (HR)
• زنجیره تأمین / لجستیک (Logistics)
• برنامه‌ریزی پروژه
• داشبورد مدیریتی
• نرم افزار ساز

با ارزش‌ترین مزیت حذف فرایندهای دستی یا اتوماسیون تجاری این است که خطر خطای انسانی را کاهش داده و به انجام سریع‌تر و آسان‌تر عملیات سازمان کمک می‌کند. با توجه به اینکه تمامی کارکنان از یک پلتفرم استفاده می‌کنند، سیستم ERP دیوارهای مجازی بین بخش‌ها را از بین برده و باعث بهبود عملکرد کارکنان شده است. یکی دیگر از مزایا نرم افزار ERP ایجاد ارتباط با کارمندان بخش‌های مختلف است که موجب تسهیل همکاری با آنها شده است.

صرف نظر از اندازه سازمان شما، ERP برای همه در دسترس است و باعث کاهش هزینه برای انجام بسیاری از امور شده است. به کمک سیستم ERP، تمامی اطلاعات شما در فضای ابری نگهداری و ذخیره می شود که بروز رسانی‌های منظم و امنیت داده‌ها را فراهم خواهد کرد.

ماژول‌های ERP؛ انواع سنتی سیستم ERP

سیستم‌های ERP یک برنامه کاربردی می‌باشند که شامل ابزارهای مختلفی برای فرایندهای تجاری مهم هستند. در این بخش می‌خواهیم با مهمترین ماژول‌های برنامه ERP آشنا شویم:

• مدیریت زنجیره تامین: این بخش به کارکنان کمک می‌کند تا تمام فرایندهای مربوط به تامین زنجیره را کنترل کنند؛ به عنوان مثال، همیشه نیاز به برنامه ریزی مقدار مواد و محاسبه کمیسیون وجود ندارد که این امر به وسیله Supply Chain Management یا همان SCM انجام خواهد شد.
• مدیریت چرخه عمر محصول یا (Product Lifecycle management (PLM: این ماژول ممکن است برای شرکت‌هایی که محصولات مختص به خود را تولید می‌کنند مناسب باشد. شروع این فرایند با کنترل طراحی پروژه و کیفیت آن است و در نهایت به هزینه‌ها و اجزای استفاده شده ختم می‌شود. تمامی این کارها برای بهینه سازی مصرف مواد و متریال می‌باشد.
• مدیریت ارتباط با تامین کننده یا SRM: این ماژول می‌تواند به شما کمک کند تا جلسات کاری را برنامه ریزی کرده یا میزان بودجه را محاسبه کنید؛ همچنین تهیه یک صورتحساب برای تامین کنندگان، به کمک این برنامه امکان پذیر است.
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): این ماژول یکی از مهمترین عملکردها است چرا که ارتباط بین متخصصان بازاریابی سازمان و مشتریان را برقرار می کند.
• منابع انسانی یا Human Resource: اصولا زیر نظر داشتن تمامی کارکنان در شرکت‌های بزرگ کاری سخت و گاهاً غیرممکن است؛ به همین دلیل اگر قصد شما رشد شرکتتان می‌باشد، بهتر است از این ماژول استفاده نمایید. ماژول منابع انسانی یا همان HR شامل یک پایگاه داده با تمام اطلاعات تماس، میزان حقوق کارمندان و مشارکت آنها در امور مختلف می‌باشد.
• ماژول مالی (Finance Module): این ابزار یکی از بهترین و دقیق ترین ابزارها است که برای مدیریت دارایی‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ همچنین این ماژول تمامی داده‌های مالی را از سایر ماژول‌ها و بخش‌های دیگر سازمان جمع آوری کرده و با تجزیه و تحلیل داده‌ها، یک گزارش کار برای شما ایجاد می‌کند.

طبق مواردی که گفته شد، متوجه شدیم که سیستم ERP ابزاری حیاتی برای رشد شرکت شما است و بسیاری از عملیات‌ها مانند تامین، تحویل، امور مالی و سایر موارد دیگر را پردازش می‌کند. ممکن است این پلتفرم را در هر مرحله از چرخه عمر محصول، از تولید تا فروش، نیاز داشته باشید.

انواع معماری سیستم ERP

معماری سیستم های ERP به دو دسته اصلی سیستم‌های پست مدرن (Post Modern Systems) و سیستم‌های یکپارچه یا همان Monolithic Systems می‌باشد که همانطور که از نام آنها پیداست، مشخص است که کدام یک از آنها جدیدتر است.

معماری یکپارچه سیستم ERP

• برای بهبود سیستم، باید آن را بروز کنید.
• نوع یکپارچه سیستم‌های ERP دارای یک پشته فناوری و طراحی تامین کننده است.
• معماری یکپارچه انعطاف پذیر نیست و نمی‌توان آن را با رشد کسب‌وکار ارتقا داد.

معماری پست مدرنِ سیستم ERP

• تمرکز این سیستم بر روی مشتریان است، چرا که استفاده از آنها راحت‌تر است.
• مجموعه محصولات این نوع از معماری شامل رسانه‌های اجتماعی و یک ابر است.
• معماری پست مدرن انعطاف‌پذیر و ساده می‌باشد؛ همچنین جداول پیچیده‌ای که در سایر محصولات استفاده می‌شود، در این معماری وجود ندارد.

بهترین برنامه های سیستم ERP

به عنوان کاربر، شاید در زمان پیاده سازی سیستم ERP در کسب‌وکار خود، اولین دغدغه شما نحوه کار کردن با این برنامه باشد، به همین دلیل در این بخش ما بهترین برنامه‌های سیستم ERP را معرفی کردیم که ممکن است حداقل یکبار از آنها استفاده کرده باشید.

• Acumatica: یک سیستم ERP ابری است که برای شرکت‌های کوچکی که به خدمات حسابداری اولیه برای کمتر از 10 کاربر نیاز دارند مناسب می‌باشد.
• Oracle NetSuite: این برنامه مشاهده داده‌های تجاری با قیمت‌های نسبتاً کم را فراهم می‌کند. علاوه بر این، بر روابط بلند مدت متمرکز است، چرا که می‌تواند آن را با رشد شرکت خود مقیاس دهد.
• Sage: این ERP شامل چندین محصول برای مشاغل کوچک ارائه می‌دهد و هدف آنها اجرای امور مالی، خودکار سازی فرایندهای دستی اصلی و کاهش زمانی است که برای کارها صرف می‌کنید.

• مایکروسافت داینامیک: این ERP به شما امکان می‌دهد تا برخی از جنبه‌های امور را با توجه به توانایی‌ها، مخاطبان و بودجه ماهانه شرکت توسعه و تنظیم کنید.
• Epicore: در این پلتفرم می‌توانید ماژول‌های مختلف زیادی برای عملیات تجاری خود پیدا کنید.

• Infor CloudSuite: مزیت اصلی این ERP، انعطاف پذیری آن است که یک گزینه عالی برای شرکت‌ها با رشد سریع است که نیاز به پیش‌بینی تغییرات و برآورده کردن الزامات دارند.
• QAD: این سیستم که یکی از انواع سیستم ERP است، با ارائه یک راه‌حل ساده ابری می‌تواند برخی از هزینه‌های شما را کاهش دهد؛ همچنین شرکت‌های کوچک می‌توانند برای توسعه کسب‌وکار روی این برنامه حساب کنند.
• Oracle: این شرکت در ایجاد محصولات نرم افزاری شرکتی تخصص دارد و بیشتر سیستم‌هایی برای مدیریت پایگاه داده ارائه می‌دهد. این برنامه یک گزینه عالی نه تنها برای شرکت‌های بزرگ، بلکه برای استارت-آپ‌ها می‌باشد، چرا که تنظیم اطلاعات می‌تواند در وقت کارمندان شما صرفه جویی کند.
• PeopleSoft: این شرکت، منابع انسانی، تولید، امور مالی و مدیریت ارتباط با مشتری را ارائه می‌دهد که این ابزار جزء ضروری‌ترین‌ها برای هر جایگاه و سازمانی می‌باشد.

برنامه‌های معرفی شده، دارای بهترین ماژول‌های ERP هستند که به شمار کمک می‌کنند تا فعالیت‌های خود را با بالاترین کیفیت انجام دهید.

مزایای سیستم ERP

در سازمان‌ها زمینه‌های زیادی وجود دارد که نیازمند پیاده سازی سیستم ERP می‌باشد. به عبارتی دیگر، وجود چنین اپلیکیشن‌هایی با محافظت از اطلاعات شما، خودکارسازی فرایندها و ایجاد گزارش، کسب‌وکار شما را ساده‌تر می‌کند؛ بنابراین عملیات و برنامه‌ریزی‌های روزانه آسان‌تر خواهند شد.

کاهش هزینه های فناوری اطلاعات

از دیگر مزایای سیستم ای آر پی، کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات است. اگر چه این پلتفرم نیاز به سرمایه گذاری‌های گران قیمت دارد، اما می‌توانند هزینه‌های IT شما را کاهش و کارایی آنها را افزایش دهند. با کمک برنامه ERP، می‌توانید تمامی هزینه‌ها را بر روی پلتفرم جامع ERP متمرکز کنید. علاوه بر این، کارکنان شما دیگر نیازی به یادگیری نحوه استفاده از طیف گسترده‌ای از ابزارها با عملکردهای مختلف ندارند، چرا که این پلتفرم شامل ماژول‌هایی است که هر حوزه از کسب‌وکار شما را کنترل می‌کند.

ایجاد نگرشی بهتر برای مدیریت

ایجاد نگرشی بهتر توسط سیستم ERP، باعث ایجاد دسترسی بهتر تمامی بخش‌ها به فرایندهای جاری در شرکت می‌شود. با استفاده از سیستم ERP، می‌توانید در هر زمان نتایج کار، سهام فروش و کارایی کارکنان خود را مشاهده کنید که این مسئله یکی از مزایای سیستم ERP است که باعث افزایش هوشیاری کارکنان شما خواهد شد. با استفاده از انواع سیستم ERP، کارمندان قادر خواهند بود گردش کار ثابتی داشته باشند و ارتباط راحت‌تری با بقیه بخش ها برقرار کنند.

حذف کارهای دستی

همانطور که گفته شد با استفاده از برنامه‌های ERP می‌توانید دید بهتری به عملکرد سازمان خود داشته باشید که همین امر باعث شده در ایجاد گزارش و برنامه‌ریزی برای آینده سازمان بهتر عمل کنید. هر نوع ERP در هر بخش یک سیستم گزارش یکپارچه برای هر فرایند ارائه می‌دهد. با وجود یک منبع واحد از اطلاعات قابل اعتماد، می‌توانید گزارش‌های مفید ایجاد کنید تا بتوانید داده‌ها را تجزیه و تحلیل نمایید.

ماژول های انعطاف پذیر انواع ERP

در سازمان‌های بزرگ، اکثر مهندسان پیشنهاد می‌کنند چندین بخش سیستم را با هم پیاده‌سازی کنند تا تمام نیازهای شرکت برآورده شود. هر ماژول برای عملیات مستقل یا به دنبال ادغام بخش‌های بزرگتر توسعه یافته است. بنابراین شما می‌توانید تنها بخش‌هایی را انتخاب کنید که متناسب با فرایندهای تجاری شما باشند.

افزایش بهبود عملکرد سازمان ها

با پیاده سازی سیستم ERP، فعالیت‌های روزانه سازمان‌ها دیگر زمان زیادی را از شما نمی‌گیرند و می‌توانید از شرّ فرایندهای دستی خلاص شوید. از جمله مزایای انواع سیستم ERP این است که کارکنان شما می‌توانند بر روی سایر کارهای مهم شرکت تمرکز داشته باشند؛ علاوه بر این، سیستم ERP، به هماهنگ کردن کلیه فعالیت‌های شرکت کمک خواهد کرد. با استفاده از برنامه ای آر پی، قادر خواهید بود فرایندهایی مانند پیش بینی تقاضا، ایجاد سفارش و ردیابی محصول را از مرحله تولید تا تحویل کنترل نمایید.

افزایش تعامل با مشتریان

با پیاده سازی انواع سیستم ERP، حتی مشتریان شما هم متوجه تغییرات به وجود آمده در سازمان شما خواهند شد. تیم شما قادر خواهد بود اطلاعات جمع آوری شده و ساختار یافته‌ای را در مورد همه مشتریان بدست آورد. آنها می‌توانند به جای صرف زمان برای پیدا کردن اطلاعات شخصی شما، بر ایجاد و حفظ روابط تمرکز کنند که نهایت این امر موجب افزایش وفاداری آنها و تعامل شما با مشتریان خواهد شد.

امنیت داده ها

یکی از ارزشمند ترین مزایای پیاده سازی انواع سیستم ERP، ایمنی اطلاعات کاربران شما است. با توجه به اینکه سیستم شما مملو از اطلاعات محرمانه است، یکی از مزایا و ویژگی انواع سیستم ERP، کنترل دسترسی به داده‌ها و اطلاعات مشتریان است. با انتخاب گروهی از افراد می‌توانید اطلاعات مختلف افراد را مشاهده و ویرایش کنید؛ همچنین این داده‌ها در فضای ابری نگهداری و ذخیره می‌شوند که سرقت را برای هکرها دشوارتر خواهند کرد.

به صورت کلی، هدف سیستم ERP بهینه سازی فرایندها، بهبود ارتباطات بین بخش‌ها و کارایی آنها می‌باشد. اما دلیل اصلی انتخاب این برنامه توسط کارآفرینان، صرفه جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها در کنار کسب سود و رشد است. برنامه‌های کاربردی ERP می‌توانند بیش از آنچه انتظار دارید هزینه داشته باشند اما به دلیل مزایای بسیاری که دارند، پیاده سازی آنها بسیار ارزشمند است.

سخن پایانی …

حال که با انواع سیستم های ERP آشنا شدیم، تنها دلیلی که ممکن است باعث ایجاد شک در انتخاب مناسب‌ترین برنامه ERP شود، می‌تواند هزینه تهیه و راه اندازی ERP باشد. این نکته را در نظر بگیرید، اگر چه هزینه تهیه و راه اندازی سیستم ERP بالا است اما ارزش قیمتش را دارد.

شُماران سیستم با تجربه‌ای نزدیک به 4 دهه در زمینه تولید انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری، آماده خدمت‌رسانی به شما عزیزان می‌باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر، می‌توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید. (89334-021)

❓سوالات متداول درباره انواع سیستم ERP

1. تفاوت اصلی بین ERP ابری (Cloud) و ERP محلی (On-Premise) چیست؟
   1. ERP ابری روی سرورهای اینترنتی اجرا می‌شود و نیاز به زیرساخت داخلی ندارد، در حالی که ERP محلی روی سرورهای داخل سازمان نصب می‌شود و نیاز به نگهداری و پشتیبانی فنی داخلی دارد.
2. کدام نوع ERP برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب‌تر است؟
   1. ERPهای مبتنی بر ابر یا منبع باز به دلیل هزینه کمتر و راه‌اندازی سریع، برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب‌ترند.
3. آیا می‌توان ERP را فقط برای یک بخش خاص سازمان استفاده کرد؟
   1. بله، ERPهای ماژولار این امکان را می‌دهند که فقط ماژول‌های موردنیاز (مثلاً مالی یا منابع انسانی) فعال شوند و در آینده ماژول‌های دیگر اضافه شوند.
4. ERPهای اختصاصی صنایع چه مزیتی دارند؟
   1. این نوع ERPها با در نظر گرفتن نیازهای خاص هر صنعت طراحی شده‌اند و باعث کاهش نیاز به سفارشی‌سازی و افزایش بهره‌وری می‌شوند.
5. آیا امکان انتقال از ERP محلی به ERP ابری وجود دارد؟
   1. بله، بسیاری از شرکت‌ها به تدریج از سیستم‌های محلی به سیستم‌های ابری مهاجرت می‌کنند و سیستم‌های هیبریدی هم برای انتقال تدریجی استفاده می‌شوند.