مدیریت مستندات و اتوماسیون اداری
نرم‌افزار مدیریت کارتابل
کارتابل الکترونیکی به عنوان میز کار دیجیتال هر کاربر در سازمان، امکان مدیریت متمرکز و پویای تمامی نامه‌ها، درخواست‌ها، فرم‌ها و وظایف محوله را در بستر وب و ویندوز فراهم می‌کند. این ابزار با دسته‌بندی هوشمند کارها و ارائه دسترسی‌های امن، سرعت رسیدگی به مکاتبات را افزایش داده و از انباشتگی وظایف جلوگیری می‌کند.
مدیران و کارکنان می‌توانند بدون محدودیت زمانی و مکانی، فرآیندهای ارجاع، تایید، امضای دیجیتال و پیگیری نامه‌ها را به صورت لحظه‌ای انجام دهند. یکپارچگی این سیستم با سایر زیرسیستم‌های اتوماسیون و ابزارهای گردش کار، تسریع تبادل اطلاعات و نظارت کامل بر عملکرد پرسنل را به ارمغان می‌آورد.
امکانات
- مدیریت جامع کارتابل شخصی و ارجاعی با قابلیت دسته‌بندی و فیلترینگ پیشرفته نامه‌ها و فرم‌ها
- امکان امضای دیجیتال و تایید الکترونیکی اسناد و نامه‌ها با حفظ سطوح امنیتی و محرمانگی
- پیگیری لحظه‌ای وضعیت نامه‌ها و درخواست‌های ارسالی تا مرحله پاسخ نهایی
- قابلیت تعریف جانشین و تفویض اختیار در زمان مأموریت یا مرخصی کاربران
- دسترسی همزمان از طریق بستر وب و اپلیکیشن‌ها جهت مدیریت کارها از راه دور
- دریافت هشدارها و یادآورهای خودکار برای مهلت‌های سررسید مکاتبات و وظایف محوله
نرم‌افزار دبیرخانه
سیستم دبیرخانه و مکاتبات اداری، شریان اصلی ثبت و ورود و خروج اسناد و نامه‌ها در سازمان است که با مکانیزه کردن فرآیندهای سنتی، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند. این نرم‌افزار امکان ثبت سریع انواع نامه‌های وارده، صادره و داخلی را فراهم کرده و با تخصیص شماره‌های پیگیری استاندارد، نظم دقیقی در گردش اسناد ایجاد می‌کند.
با پشتیبانی از تعریف دبیرخانه‌های متعدد و متمرکز، این سیستم پاسخگوی نیاز سازمان‌های متوسط و بزرگ و هلدینگ‌ها با ساختارهای پیچیده است. ارتباط یکپارچه دبیرخانه با کارتابل و سیستم آرشیو، سرعت توزیع نامه‌ها را به شدت افزایش داده و دسترسی به سوابق را تسهیل می‌سازد.
امکانات
- ثبت سریع و مکانیزه نامه‌های وارده، صادره و داخلی با شماره‌گذاری و بارکدینگ خودکار
- پشتیبانی از ایجاد و مدیریت دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکز یا نیمه‌متمرکز در یک پایگاه داده
- اسکن و پیوست مستقیم انواع فایل‌های تصویری، اسناد و مدارک به نامه‌ها
- توزیع خودکار و آنی نامه‌ها به کارتابل واحدهای مربوطه پس از ثبت در دبیرخانه
- ثبت و مدیریت نامه‌های محرمانه و طبقه‌بندی‌شده با سطوح دسترسی اختصاصی
- تهیه گزارش‌های جامع آماری از روند ورود و خروج نامه‌ها و عملکرد پرسنل دبیرخانه
نرم‌افزار آرشیو پرونده‌ها
مدیریت و نگهداری بلندمدت اسناد، پرونده‌ها و مدارک سازمانی یکی از دغدغه‌های کلیدی مدیران است که نرم‌افزار آرشیو پرونده‌ها با ایجاد یک بایگانی دیجیتال ساختاریافته به آن پاسخ می‌دهد. این سیستم با دسته‌بندی موضوعی و ایجاد درختواره‌های اطلاعاتی، امکان جستجوی سریع و بدون اتلاف وقت را در میان انبوهی از اسناد فراهم می‌کند.
با اعمال سطوح دسترسی دقیق و استانداردهای امنیتی بالا، از اسناد محرمانه و حیاتی سازمان محافظت شده و امکان بازیابی ایمن آن‌ها میسر می‌گردد. این نرم‌افزار با حذف بایگانی‌های فیزیکی دست‌وپاگیر، هزینه‌های نگهداری را کاهش داده و به تحقق سازمان بدون کاغذ کمک شایانی می‌کند.
امکانات
- ایجاد ساختار درختی و پوشه‌بندی منظم جهت بایگانی دیجیتال انواع پرونده‌ها و اسناد
- قابلیت جستجوی پیشرفته و ترکیبی در میان اسناد بر اساس کلیدواژه، تاریخ، شماره و موضوع
- تعیین سطوح دسترسی امنیتی تفکیک‌شده برای مشاهده، ویرایش و حذف پرونده‌ها
- مدیریت نسخه‌های مختلف اسناد و ردیابی تغییرات ایجاد شده در آن‌ها
- پیوست اسناد حجیم و پرونده‌های چندرسانه‌ای به پرونده‌های مرتبط در سیستم
- گزارش‌گیری از وضعیت بایگانی‌ها، حجم اسناد آرشیوی و میزان استفاده کاربران
نرم‌افزار ارتباط سازمانی
توسعه کانال‌های ارتباطی درون‌سازمانی و برون‌سازمانی و تسهیل تبادل اطلاعات میان واحدها، نقش مهمی در چابکی سازمان دارد. نرم‌افزار ارتباط سازمانی با ایجاد بستری امن برای ارسال پیام‌ها، یادداشت‌ها، اطلاعیه‌ها و هماهنگی‌های بین‌واحدی، ارتباطات کاری را بهینه‌سازی می‌کند.
این سیستم با یکپارچگی کامل با سایر زیرسیستم‌های اتوماسیون، به کاربران اجازه می‌دهد تا نظرات، دستورات و یادداشت‌های مرتبط با پرونده‌ها و نامه‌ها را به صورت مستند تبادل کنند. این رویکرد موجب شفافیت در تصمیم‌گیری‌ها، کاهش بروکراسی اداری و افزایش هم‌افزایی میان کارکنان می‌گردد.
امکانات
- ارسال پیام‌ها و یادداشت‌های اداری درون‌سازمانی به صورت فردی یا گروهی
- انتشار اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها و اخبار داخلی سازمان به تفکیک دپارتمان‌ها
- امکان تبادل امن اطلاعات و مکاتبات با اشخاص و سازمان‌های برون‌سازمانی (تأمین‌کنندگان، مشتریان و ...)
- پیوست یادداشت‌ها و توضیحات تکمیلی به پرونده‌ها و نامه‌ها جهت شفاف‌سازی فرآیندها
- ایجاد تقویم و سیستم یادآوری جلسات، رویدادها و وظایف سازمانی
- دسترسی به دفتر تلفن و اطلاعات تماس جامع همکاران و واحدهای سازمانی در بستر شبکه