در گذشته ای نه چندان دور، کارکنان اطلاعات مشتریان را در سیستم ها و دفاتر مخصوصی وارد می کردند و بیشتر زمانشان صرف پاسخ دادن به ایمیل ها، تماس ها و تنظیم قرار ملاقات ها میشد. با پیشرفت تکنولوژی، امروزه بیشتر کسب و کارهای کوچک یا همان SMBS بخش بزرگی از استفاده کنندگان نرم افزار های اتوماسیون اداری را تشکیل داده اند. با اجرا اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک وظایفی مانند مدیریت ارتباطات روزانه، ورود داده ها، نگهداری اسناد، استخدام و سایر کارهای روزمره، بر عهده نرم افزار های اتوماسیون اداری می باشد و کارمندان زمان بیشتری برای تمرکز بر تعاملات شخصی و استراتژی ها خواهند داشت؛ همچنین با توجه به اینکه سازمان ها با ابهامات اقتصادی، زیاد شدن هزینه ها و افزایش رقابت برون سازمانی مواجه هستند، به همین دلیل اجرا اتوماسیون می‌تواند یک انتخاب عالی برای آنها باشد. در این مطلب توضیح خواهیم داد که چگونه صاحبان کسب و کارهای کوچک، می توانند با اجرا اتوماسیون اداری، به کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری کارکنان کمک کنند.
اجرا اتوماسیون برای مدیریت ارتباطات روزانه
قبل از اجرا اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک یا بزرگ، عنوان «ایمیل دهنده حرفه ای» می توانست به عنوان یک شغل محسوب شود. در نظر سنجی های انجام شده، بسیاری از کارآفرینان بر این عقیده بودند که ارسال ایمیل به مشتریان مختلف و پاسخ به سوالات آنها، بزرگترین فشار زمانی بر کسب و کارشان می‌باشد، در صورتی که پاسخ دادن به ایمیل ها، بخشی اجتناب ناپذیر از هر حرفه ای بود که با ظهور نرم افزار اتوماسیون اداری، یک راه میانبر برای انجام برخی از کارهای روزمره از جمله ارسال ایمیل ها به وجود آمد.
از جمله مزایا خودکار شدن فرایند ارسال ایمیل عبارتند از:
پاسخ به سوالات در کمترین زمان
وجود فرم «تماس با ما» در صفحات سایت، یکی از راه های پیدا کردن سرنخ ها و تبدیل مخاطبان به مشتریان دائمی می باشد؛ به همین دلیل نباید سوالاتی که در این بخش مطرح می‌شوند، بدون پاسخ بمانند. طبق تحقیقات انجام شده، هرچه کاربران برای دریافت پاسخ از جانب شما بیشتر منتظر بمانند، شانس شما برای واجد شرایط بودن کاهش می یابد. با اجرا اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک یا بزرگ، پاسخ به ایمیل ها می تواند به محض تکمیل فرم ارسال شود. ( این بازه زمانی را می توانید خودتان تنظیم کنید). برای پیاده سازی اتوماسیون، بهتر است در فرم مربوطه یک بخش برای مشتری قرار دهید تا بتواند نوع درخواست خود را انتخاب کند، سپس می توانید برای پاسخ به آنها یک متن متناسب تنظیم کنید.
عدم نوشتن پاسخ های تکراری
اکثر شرکت ها به طور مکرر ایمیل های خاصی مانند پاسخ به سوالات متداول، اطلاعات قیمت، دستورالعمل های محصول و … را ارسال می کنند. اما با پیاده سازی اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ، ارسال ایمیل می تواند به یک فرایند خودکار تبدیل شود.
پیاده سازی اتوماسیون برای اجرا وظایف اداری
قبل از اجرا اتوماسیون برای کسب و کارها، کارمندان بیشتر روز خود را صرف سازماندهی کارهای اداری و جمع آوری اطلاعات مشتری می‌کردند. اما با خودکار شدن بخشی از کارها، آنها توانستند زمان بیشتری را صرف ابتکارات مهم کنند. در ادامه با مزایا اجرا اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ آشنا خواهیم شد.
جمع آوری، سازماندهی و دسته بندی اطلاعات کارکنان
زمانی که نرم افزار اتوماسیون اداری با ابزار مدیریت ارتباط با مشتری یا همان (CRM) ادغام می شود، شما می توانید اطلاعات مشتری را به سرعت و بدون نیاز به کاغذ یا اسکنر، جمع آوری کرده و به پایگاه داده خود اضافه کنید؛ همچنین اگر اطلاعاتی را با درخواست از مخاطبین برای تکمیل فرم در وب سایت خود جمع آوری کرده باشید، این داده ها به صورت خودکار برای شما آپلود خواهند شد. از دیگر مزایا اجرا اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک، امکان دسته بندی مشتریان بر اساس اطلاعات جمع آوری شده می باشد که می توانید از این قابلیت برای ارسال ایمیل های کاری استفاده کنید.
ساده سازی وظایف تکراری
با توجه به اینکه برخی از کارهای سازمان به صورت مکرر تکرار می شوند و در برخی شرایط امکان خودکار سازی این فرایند ها وجود ندارد، می توانید بخشی از مراحل انجام کار مربوطه را مکانیزه کنید؛ برای مثال، فرستادن پیام تشکر برای مخاطبینی که خدمات یا محصولات شما را دریافت کرده اند، می‌تواند به صورت خودکار انجام شود؛ همچنین از دیگر مزایا اجرا اتوماسیون اداری برای کسب و کارهای کوچک، صرف زمان کمتر برای کارهای اداری و اطلاع از جزئیات کارهای انجام شده می باشد.
شماران سیستم ارائه دهنده انواع نرم افزار های اتوماسیون اداری، آماده ارائه خدمات به شما می باشد. نرم افزار بهای تمام شده برنا، یکی از بهترین نرم افزارهایی است که توسط این شرکت تولید می شود.
تنظیم قرار ملاقات ها به صورت خودکار
برنامه ریزی قرار ملاقات ها و در نظر گرفتن زمان مناسب، قبل از اجرا اتوماسیون جزء یکی از دغدغه های بیزنس ها بود. اما با اجرا اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک، زمانبندی، یادآوری قرار ملاقات ها و پیگیری زمان قرارها، با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام میشد. در این بخش با نحوه کارکرد اتوماسیون برای تنظیم قرار ملاقات ها آشنا خواهیم شد.
ایجاد تقویم برای قرار ملاقات ها
با استفاده از ابزارهای زمانبندی، قرار ملاقات ها در این ابزارها قرار گرفته و افراد دیگر می توانند آن را مشاهده کنند، به این صورت که مشتریان زمان ملاقات را در تقویم دیده و می توانند مناسب‌ترین زمان را انتخاب کنند. با اجرا اتوماسیون و خودکار شدن این فرایند، زمان بیشتری را برای انجام کارهای دیگر خواهید داشت.
ارسال ایمیل قبل و بعد از قرار ملاقات
با توجه به اینکه کارمندان شما وقت کافی برای ارسال ایمیل به مشتریان را ندارند، می توانید با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری به اینکار سرعت بخشید و ایمیلی را برای یادآوری قرار ملاقات خود تنظیم کنید؛ همچنین برای صرفه جویی در زمان، می توانید به جای جمع آوری اطلاعات به صورت دستی، از مشتریان بخواهید قبل از قرار ملاقات، فرمی را تکمیل نمایند تا بعد از اتمام جلسه، بتوانید نظر آنها در رابطه با روند اجرایی کار را بپرسید.
اتوماسیون سازی فرایند استخدام و آموزش کارکنان
یکی از نمونه های پیاده سازی اتوماسیون در محیط های اداری، روند استخدام و آموزش کارکنان است که با استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری، سازمان ها می توانند روزانه درخواست های افراد زیادی را بررسی کنند. با توجه به اینکه فرایند استخدام شامل مراحل زیادی است که نیازمند حضور افراد متخصص می‌باشد، به همین دلیل اتوماسیون سازی این بخش می تواند به بهبود کار و افزایش بهره وری سازمان شما کمک کند.
نتیجه گیری
شاید در بسیاری از موارد اینطور به نظر برسد که یک کسب و کار باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا به پیاده سازی اتوماسیون نیاز داشته باشد ولی اینطور نیست؛ هر کسب و کاری در هر اندازه ای که باشد، برای رشد و بهره برداری، نیازمند پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون است؛ همچنین با توجه به اینکه سازمان ها با گذشت زمان با ابهامات اقتصادی متعددی روبرو خواهند شد، به همین دلیل اتوماسیون سازی می تواند راه حلی ایده آل برای کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد کارکنان باشد. شماران سیستم، با ارائه نرم افزار های متفاوت اتوماسیون اداری، آماده ارائه خدمات به شما می باشند.
