معرفی سیستم اتوماسیون اداری

یکی از پیچیده‌ترین امور در هر سازمان، نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و استفاده از اجزا اصلی می باشد که با توجه به پیشرفت فناوری، همچنان این مشکل به شکل گسترده ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی وجود دارد. سیستم های اتوماسیون اداری که از اجزای مختلف تشکیل شده اند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار می دهند؛ به وسیله نرم افزار های اتوماسیون اداری، مدیران می توانند بدون حضور فیزیکی و محدودیت زمانی و مکانی، به بخش‌های مختلف دسترسی داشته و تمامی فرایندهای سازمان را کنترل کنند؛ همچنین مکانیزه شدن فرایندهایی مربوط به استخدام کارکنان، مرخصی، اضافه کار و … از جمله مزیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری شماران می باشد. در این مقاله قصد داریم به معرفی اجزای سیستم اتوماسیون اداری شماران بپردازیم.

اجزای سیستم اتوماسیون اداری

نرم افزار های اتوماسیون اداری که در ارتباط با مدیریت اطلاعات و یکپارچه سازی وظایف اداری نقش دارند، برای خودکار سازی امور تکراری در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. به صورت کلی اجزای اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری شامل: 1- ذخیره سازی و ایجاد تغییرات در اطلاعات. 2- تبادل اطلاعات. 3- مدیریت داده‌ها و اطلاعات می‌باشد. اما این نرم افزارها اجزای دیگری نیز دارند که به شرح زیر است:

کارتابل

کارتابل یکی از اجزای اصلی سیستم اتوماسیون اداری است که مدیران و سایر افراد برای مشاهده امور جاری، پیگیری و رسیدگی به آنها، به این محیط مراجعه می‌کنند؛ به همین دلیل ابزارها و امکانات لازم جهت رسیدگی به کارها و انجام اقدامات لازم، باید در محیط کارتابل وجود داشته باشد. محیط کارتابل باید طوری باشد که تمامی کارکنان با مراجعه به آن بتوانند تمامی امور جاری خود را به ساده‌ترین شکل ممکن مدیریت کنند. در کارتابل شماران، بخشی برای مشاهده اطلاعات پرسنلی مانند ساعت کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و … در نظر گرفته شده است که این اطلاعات از طریق درگاه‌های تعریف شده، به کارتابل کاربران ارسال خواهد شد. گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل شماران بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی انجام می گیرد.

مزایا استفاده از کارتابل در اتوماسیون اداری

• امکان مرتب سازی کارتابل بر اساس هر کاربر
• دسترسی کاربران به امور جاری و وظایف محوله
• نمایش تعداد ارجاعات و نامه های خوانده نشده
• امکان برگشت مجدد نامه‌ها از کارتابل به بایگانی
• ارسال پیام هشدار برای نامه‌های جدید و رویت نشده
• امکان گروه بندی کارتابل بر اساس فیلد یا فیلدها ترکیبی

ویژگی های ساختاری کارتابل اتوماسیون

وجود امکانات متفاوت در کارتابل، ممکن است باعث ایجاد حس سردرگمی در کاربران شود و تجربه کاربری بدی را برای آنها رقم بزند؛ به همین دلیل ساختار کارتابل باید ویژگی هایی داشته باشد تا موجب سهولت دسترسی کاربران شود.

سادگی کارتابل

امکانات و ابزارهای متعددی که در کارتابل وجود دارد، باعث پیچیدگی آن می شود؛ در نتیجه بجای کمک کردن به کاربران، باعث ایجاد حس سردرگمی در آنها خواهد شد؛ به همین دلیل یکی از ویژگی های ساختاری کارتابل، ساده بودن آن است.

انعطاف پذیر بودن کارتابل

ساده بودن یک کارتابل به معنی عدم وجود امکانات لازم نیست، بلکه این سادگی نباید از کارآمدی و انعطاف آن ممانعت کند و کارتابل سیستم اتوماسیون اداری، باید در کنار ساده بودن، امکانات لازم و پیشرفته را برای کاربران فراهم نماید.

دبیرخانه، یکی از اجزای سیستم اتوماسیون اداری

سیستم دبیرخانه نرم افزاری است که برای مدیریت امور دبیرخانه شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. دبیرخانه شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخگویی به موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری، در اختیار صاحبان کسب و کارها قرار می‌گیرد. در سیستم دبیرخانه شماران، کلیه مکاتبات سازمان به صورت الکترونیکی انجام می گیرد؛ همچنین امکان آرشیو تصویر اصل نامه ها و هر گونه سند دیگر نیز در این سیستم ها وجود دارد. سیستم دبیرخانه شماران، با سرعت بخشیدن به کارهای اداری، منجر به افزایش ضریب اطمینان و دقت در اداره کارها شده و به عنوان بهترین اجزای سیستم اتوماسیون اداری برای جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد شناخته شده است.

مزایا سیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری

• تعریف انواع طبقه بندی نامه
• جستجو سریع و پیشرفته در نامه های ثبت شده
• امکان تعیین محدودیت زمانی برای پیگیری نامه ها
• امکان شماره گذاری مجزا برای نامه های وارده، صادره و داخلی
• تعریف اولویت نامه ها که شامل: عادی، فوری و آنی می باشد.
• ایجاد دبیرخانه برای سازمان های زیر مجموعه در یک پایگاه داده با امکان ارتباط همزمان

گردش مکاتبات اداری

برای جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه، اجزای سیستم اتوماسیون اداری باعث شده اند تا بسیاری از امور مانند: دریافت خودکار نامه ها و ارسال نامه ها به صورت الکترونیکی، راحت‌تر و با سرعت بیشتر انجام شوند. مکاتبات اداری به هر گونه ایجاد ارتباط به صورت رسمی، از طریق نامه یا فکس می گویند که به کمک آن می‌توانید درخواست‌ها یا دستورات خود را به افراد مربوطه ارسال نمایید.

هدف از مکاتبات اداری چیست؟

دلایل زیادی برای مکاتبات اداری وجود دارند که در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد؛ با این حال هدف مکاتبات اداری به ماهیت وضعیت سازمان بستگی دارد.(اتوماسیون اداری چیست؟) به صورت کلی هدف از مکاتبات اداری عبارتند از:

• اطلاع رسانی به پرسنل سازمان
• اطلاع رسانی به اشخاص خاص در سازمان ها
• ارسال دستورالعمل یا اطلاعیه به افراد خارج از شرکت
• ارسال دستورالعمل به یکی از افراد سازمان یا یک واحد اداری

بایگانی، یکی از اجزای سیستم اتوماسیون اداری

با گذشت زمان در سازمان‌ها، اسناد و مدارک زیادی به بخش بایگانی اضافه خواهد شد که به خاطر محتوای ارزشمند آن، بخشی از میراث سازمان‌ها به حساب می‌آید که قبل از اتوماسیون سازی، هزینه های زیادی صرف نگهداری از آنها می شد. از طرفی جستجوی زمانبر، اتلاف وقت کارکنان برای نگهداری اسناد و اِشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی سازمان از جمله نگرانی هایی است که مجموعه‌ها را درگیر خودش کرده است. اجزای سیستم اتوماسیون اداری باعث شده تا بسیاری از امور اداری به صورت خودکار انجام گیرند. سیستم بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری شماران، امکان بازیابی سریع و آسان اطلاعات را برای انجام امور متفاوت و پاسخگویی به مراجعات فراهم کرده است.

مزایا بایگانی در سیستم اتوماسیون اداری

• جستجو سریع در اسناد و مدارک
• امکان خروج از بایگانی و ارسال مجدد آن
• امکان گزارش گیری به روش های متفاوت
• امکان بایگانی مکاتبات بعد از روند اداری
• قابلیت مشاهده و استفاده از هر مدرک ثبت شده توسط چندین کاربر به طور همزمان

قرارها و یادآوری ها

یکی دیگر از اجزای سیستم اتوماسیون اداری، بخش مربوط به قرارها و یادآوری ها است که مدیران سازمان از آن برای اطلاع از روند اجرای امور و زمان بندی قرارهای کاری یا جلسات استفاده می‌کنند. این سیستم کمک می‌کند تا جلسات با یکدیگر تداخل زمانی نداشته باشند و کارکنان سازمان از زمان مناسب اجرا جلسات اطلاع داشته باشند. نرم افزار اتوماسیون اداری شماران، برای تنظیم قرارها و جلسات کاری، راه‌ حل سیستمی مناسبی را در نظر گرفته است تا کاربران با استفاده از آن بتوانند قبل از اجرا جلسات، اقدامات لازم را انجام دهند.

امکانات سیستم قرارها و یادآوری ها

• امکان ثبت فعالیت‌های مهم سازمان
• مشاهده قرار ملاقات‌ها و جلسات
• قابلیت ثبت قرار ملاقات‌ها و جلسات توسط هر کاربر

مدیریت پیام ها، از دیگر اجزای سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری شما را قادر می‌سازد تا بوسیله امکانات مختلفی که در این نرم افزارها وجود دارد، برای افراد یا شرکت‌های دیگر پیام ارسال کنید؛ همچنین می توانید با استفاده از قابلیت ساخت پیام پویا، بر اساس اطلاعات موجود در نرم افزار، اقدام به ایجاد پیام های خودکار نمایید. به صورت کلی امکانات ارسال پیامک اتوماسیون اداری عبارتند از:

• بایگانی پیام ها
• امکان ارسال گروهی پیام
• ذخیره پیام ها توسط هر کاربر
• امکان استفاده از SMS در فرایندها
• امکان ارسال و دریافت پیام برای تمامی کاربران سیستم

بیشتر بخوانید: 16 مثال از اتوماسیون در محیط های اداری

سیستم BAM در اتوماسیون اداری

سیستم BAM یا همان Business Activity Monitoring یکی از بخش های سیستم مدیریت فرایندها است که بعد از اجرای هر فرایند، شروع به تحلیل عملکرد فرآیندهای سازمان کرده و با توجه به استانداردهای از پیش تعریف شده، وضعیت دقیقی از روند کار سازمان ارائه می دهد. با وجود سیستم BAM این امکان برای مدیران فراهم می شود تا عملکردهای سازمان را مورد بررسی قرار داده و راهکارهای لازم برای بهینه سازی فرایندهای مختلف را در نظر داشته باشند. به این نکته توجه کنید که چرخه بهینه سازی یک فرایند نامحدود است و تا زمان حیات فرآیند، به کمک داشبورد BAM می توانید اقدام به بهینه سازی آن کنید.

مزایای سیستم BAM در اتوماسیون اداری

• تعریف زمان استاندارد برای فعالیت‌ها
• نمایش حجم فعالیت‌های انجام شده
• تشخیص چالش ها و مدیریت بهتر آن‌ها
• مدیریت بهتر منابع انسانی برای انجام فعالیت‌های مهم

فرم ساز و فرایند سازها

قابلیت طراحی و ایجاد فرم های الکترونیکی برای ثبت فعالیت‌ها، یکی دیگر از اجزای سیستم اتوماسیون اداری شماران می‌باشد. در این سیستم می‌توانید علاوه بر فرایندهای نامه‌نگاری، فرایندهای دیگر سازمان مانند مرخصی، ماموریت، استخدام و سایر فرایندهای معمول سازمان‌ها را نیز الکترونیکی کرده و یکپارچه با سیستم اتوماسیون اداری جلو ببرید. از جمله ویژگی های این ابزار می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دسترسی به فرم ها برای رسیدگی و پیگیری
• ایجاد، مدیریت و ویرایش انواع فرم های اداری
• امکان ایجاد فرم های داینامیک برای کارهای خاص
• ایجاد فرم های کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه مسئول طراحی
• امکان گزارش گیری از فرم های عملیاتی به صورت فرایندی و غیر فرایندی

تعیین نقش ها در اتوماسیون

تمامی نقش ها در هر اتوماسیون قابل تعریف هستند. با توجه به اینکه در یک سازمان، افراد مختلفی با سمت های متفاوتی فعالیت دارند، هر کدام از این افراد باید دسترسی های متفاوتی داشته باشند و به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. با این حال در زمان تعیین نقش ها در اتوماسیون اداری، باید دقت داشته باشیم که برخی از نقش های علاوه بر اطلاعاتی که تیم خود دارد، باید به اطلاعات تیم های دیگر یا بخش های دیگر سازمان نیز دسترسی داشته باشند.

بخش تعین نقش در سیستم اتوماسیون، کمک می کند تا بتوانید نقش هایی را با توجه به سطح دسترسی های مورد نظر خودتان تعیرف کنید و به هر یک از کارمندان سازمان، سطح دسترسی مورد نیاز را ارائه کنید، بدون اینکه کارمند به اطلاعات بیشتری دسترسی داشته باشد، تنها اطلاعاتی که نیاز دارید را در سیستم مشاهده خواهد کرد.

جمع بندی

نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یکی از قدرتمندترین ابزارها برای مکانیزه کردن فعالیت‌های سازمان‌ها می‌باشد. استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، علاوه بر اینکه باعث کاهش هزینه‌ها و صرفه جویی در زمان می شود، به بهره وری بیشتر سازمان‌ها کمک کرده و دستاوردهای چشمگیری را برای مدیران، کارکنان و ارباب رجوع فراهم می‌کند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری از جمله نرم افزار بهای تمام شده، قادر خواهند بود بسیاری از دغدغه های مدیران را برطرف کرده تا آنها زمان کافی برای تمرکز بر سایر امور را داشته باشند. شماران سیستم برای اداره بهتر امور و بهبود عملکرد سازمان شما در کنارتان خواهد بود.