مزایای مدیریت فرایند کسب و کار بسیار زیاد می باشند به گونه ای که بر اساس تحقیقات، انتظار می رود بازار جهانی BPM از 8766 میلیون دلار در سال 2020 به 14440 میلیون دلار تا سال 2025 رشد کند! مزایای BPMS به قدری اهمیت دارند که بسیاری از صاحبان کسب و کارها، بعد از فهمیدن آنها به سرعت سراغ اجرای نرم افزار BPMS می روند. بر اساس نظرسنجی که اوایل 2020 انجام شده، 54 درصد از شرکت ها در حال افزایش سرمایه گذاری در یک پلتفرم اتوماسیون فرایند هستند و اتوماسیون فرایند، جزو اصلی BPM به شمار می رود.
11 مزیت مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)
افزایش بهره وری
یک نرم افزار یا سیستم BPMS به سازمان کمک می کند تا چارچوب های محکمی برای تمام فرایند های خود بسازید. با استفاده از نرم افزار BPMS می توانید تمام فرایند های مهم را مستند، نظارت و بهینه سازی کنید. هنگامی که فرایند ها با نواسان کامل کار می کنند، مدیریت فرایند کمک می کند تا کارایی آنها افزایش پیدا کند. همچنین با توجه به اینکه تجزیه و تحلیل فرایند به صورت مستمر انجام می شود، وظایفی که هیچ ارزشی را به سازمان اضافه نمی کنند، شناسایی و حذف می شوند؛ این موضوع منجر به افزایش بهره وری خواهد شد.
چابکی در سازمان با استفاده از فرایند کسب و کار
با اجرای BPM در سازمان، تیم ها نسبت به تغییرات انعطاف پذیر می شوند. تیم ها فرایند های خود را به خوبی می دانند و دلیل اینکه کاری را انجام می دهند، برای آنها مشخص است. زمانی که درک کاملی از فرایند ها وجود دارد توضیح دادن چرایی و چگونگی تغییر جدید به تیم ها آسان می شود. در پی این موارد تصحیح فرایند ها آسانتر خواهد شد و هر تغییری را می توان به راحتی مشخص کرد و به سرعت آن را پذیرفت.
به صورت کلی سازمان هایی که در برابر تغییرات انعطاف پذیر باشند، بسیار قدرتمند هستند. این نوع سازمان ها می توانند به راحتی مسیر خود را شناسایی کنند و مشکلات ناشی از عوامل داخلی یا خارجی را کاهش دهند تا بازدهی به صورت تصاعدی افزایش پیدا کند و تیم ها مقیاس پذیر شوند.
کاهش خطاهای سازمان در نتیجه اجرا BPMS
در ابزار های ابتدایی مانند اکسل و ایمیل، خطاها تقریبا اجتناب ناپذیر هستند. هیچ راهی برای اطمینان از به روز ماندن داده ها وجود ندارد و مشخص می شود چه کسی چه کارهایی انجام می دهد. زمانیکه فرایند ها در اکسل مدیریت می شوند، ردیابی خطا ها تقریبا غیر ممکن است، زمانی که فرایند ها برای هر مرحله، ذینفعانی نداشته باشند، خطا ها اغلب رخ می دهند.
کارمندان عادت دارند بدون اینکه مسئولیت وظایفی را برعهده بگیرند هر کاری را انجام بدهند. با در اختیار داشتن یک سیستم BPMS مناسب، احتمال خطا تا حد زیادی کاهش پیدا می کند، ذینفعان در هر مرحله از وظایف خود مطلع می شوند و از رعایت معیار های تعریف شده اطمینان حاصل می کنند. همچنین در صورتی که خطایی در فرایند ها رخ دهد به راحتی قابل پیگیری و ردیابی می باشد و این یکی از مزایای فرایند کسب و کار به شمار می رود.
انطباق با فرایند تضمین شده است!
اجرا BPM در سازمان یک رویکرد فوق العاده برای ساده تر کردن فرایند ها و اجرای چارچوبی برای مطابقت با سیاست های داخلی و خارجی است. نرم افزار BPMS اطمینان می دهد که فرایند ها به خوبی درک شده اند و از دستورالعمل های دقیق، پیروی می کنند. چندین سیاست خاص برای هر صنعت و بخش های آن وجود دارد که باید از آنها پیروی کرد.
مزیت BPMS این است که در اینجا اطمینان حاصل می کند، همه تیم ها قادر به پیروی از سیاست های مربوطه خود، در یک ابزار هستند. شماران سیستم علاوه بر ارائه نرم افزار BPMS، نرم افزار های دیگری که سازگاری کامل با سیستم مدیریت فرایند کسب و کار دارند را نیز ارائه کرده است که از جمله آنها می توان به نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ERP اشاره کرد.
کاهش مدیریت خرد
از دیگر مزایای مدیریت فرایند کسب و کار از بین بردن مدیریت خرد در مجموعه ها می باشد. مدیریت خرد ممکن است کار را در لحظه پیش ببرد، اما در دراز مدت همیشه برای یک شرکت مخرب است. یکی از دلایل اصلی که باعث شده رهبران مدیریت خرد را در تیم خود انجام بدهند، پایبندی به روش های خود برای کاهش خطا است. BPMS به راحتی نیاز به مدیریت خرد را از بین می برد. تمام رویه های عملیاتی استاندارد به وضوح توسط رهبران و کارکنانی که در مورد وظایف خود آموزش دیده اند، مستند شده است. وقتی زمان یک مرحله خاص فرا میرسد، کارمندان هر بار کار را با وضوح و بدون گرفتن دستورالعمل انجام می دهند.
دسترسی کنترل شده به داده ها
برای اینکه کارکنان بتوانند به طور موثر کار کنند، نیاز به دسترسی به داده ها از منابع مختلف دارند. اما این بدان معنا نیست که آنها نیاز به هر چیزی یا یا همه چیز دارند. دسترسی به اطلاعات غیر ضروری ممکن است باعث سردرگمی و تاخیر در فعالیت ها بشود. مزیت مدیریت فرایند کسب و کار این است که می تواند تعادل را در میان اطلاعات مورد نیاز برای کاربران ایجاد کند.
در صورتی که کارمندی نیاز به اطلاعاتی برای انجام کاری دارد، می تواند آنها را در اختیار داشته باشد. در حالت عادی اطلاعاتی که مورد نیاز نیست، می توانند مخفی بمانند.
یک پلتفرم در سطح شرکت
ابزار BPM مناسب، می تواند به عنوان یک سیستم مرکزی برای هدایت داده ها به سمت برنامه هایی مانند برنامه بهای تمام شده، ERP یا CRM باشد. معمولا این نوع نرم افزار ها برای انجام فعالیت های به خصوصی طراحی می شوند و انتقال داده از این برنامه ها به محیط های دیگر کمی سخت است. ادغام نرم افزار های اصلی با یک پلتفرم BPM در سطح شرکت، مزایای بسیاری را به همراه دارد.
برخی از این فرایند ها نیاز به مداخله انسانی دارند و برخی از آنها ندارند. می توان به خودکار کردن فرایند ها در سیستم BPMS، ورودی های دستی و زمان چرخه را کاهش داد. اگر همه کارمندان در سیستم BPM عضو شوند، به عملیات های اصلی شرکت دسترسی خواهند داشت. البته باید در نظر داشته باشید که آنها از سطوح دسترسی مختلفی بهره می برند.
تغییر و تحول دیجیتالی
تحول دیجیتال دیگر واژه جدید نیست. یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال، ایجاد ثبات و سازگاری سازمانی با ابزار ها و شیوه های دیجیتال است. استفاده از سیستم های BPM در تلاش برای تحول دیجیتال بسیار مهم است و از دیگر مزیت مدیریت فرایند کسب و کار به شمار می رود.
پس از تعیین اهداف خود برای 2 الی 3 سال آینده می توانید از BPM به عنوان ابزاری برای ایجاد فرایند هایی استفاده کنید که به شما در دستیابی به آن اهداف کمک می کنند. کارمندان آنچه را که برای تیمشان بهترین است، تجزیه و تحلیل می کنند و راه حل های جدیدی را ایجاد می کنند که به نوبه خود به ایجاد تحول دیجیتال کمک خواهد کرد.
کاهش سربار استفاده از برنامه ها
کارمندان از چندین ابزار استفاده می کنند. آنها همیشه داده ها را بین سیستم های نرم افزاری و بازاریابی آپلود می کنند. با اینکه ممکن است یک کارمند از برنامه های زیادی استفاده کنند، اما بسیاری از کارمندان معتقدند که اطلاعات مهم باید در یک جا جمع آوری شود. مزیت دیگر فرایند BPMS در اینجا خود را نشان می دهد.
یک پلتفرم BPM ایده آل به بازیابی و به روز رسانی ایده ها در برنامه های مختلف کمک می کند. جدا از کارمندان، فروشندگان و مشتریان نیز می توانند از پلتفرم BPM بهره ببرند.
شناسایی نقاط قوت و ضعف مهارت
فرایند ها صرفا راه هایی برای هماهنگی افراد، مهارت ها، قابلیت ها و رفتار با سایر سیستم ها و منابع برای به دست آوردن نتایج مناسب تجاری هستند. با BPM نظارت مداوم بر فرایند ها وجود دارد. مزیت مدیریت فرایند کسب و کار این است که می تواند به شما در مورد شکاف های مهارتی در کارکنان هشدار دهد. وقتی یک فرایند همیشه در مرحله ای خاص با یک فرد خاص گیر می کند، ممکن است برای یک کارگر غیر ماهر نکته منفی در نظر گرفته شود.
این موضوع در تیم های پشتیبانی و مالی که در آن کارکنان به طور کامل از پروتکل های خاص آگاه نیستند و آموزش دیده اند، رایج است. وقتی مرحله ای خاص در یک فرایند همیشه در حال اجرا و بازیابی خطا سریع باشد، نشانه مهارت و عملکرد خوب کارکنان است. توجه داشته باشید که این موضوع تنها در BPM های انسان محور دیده می شود.
منحنی پذیرش واحد
با معرفی هر محصول جدید، روش جدیدی برای کار وجود دارد. چرخه تبلیغات گارتنر، توالی رویداد هایی را توضیح می دهد که یک تیم در طور پذیرش محصولی جدید متحمل می شوند. زمان صرف شده برای رسیدن به فلات بهره وری برای هر برنامه متفاوت است. پذیرش برخی از موارد آسان است و برخی دیگر اینطور نیست. البته این مورد به پهنای باند راه حلی که پیاده سازی می کنید بستگی دارد.
به میزان تلاشی که برای پیاده سازی راه حل های چندگانه که در بخش های مختلف انجام می دهید فکر کنید. هر راه حلی زمان پذیرش خاص خود را دارد. شما باید هر بار که نرم افزار جدیدی را خریداری می کنید، از کل منحنی عبور کرده تا یک فرایند را انجام دهید. با استفاده از یک پلتفرم BPM زمان صرف شده برای رسیدن به فلات بهره وری ممکن است بیشتر باشد. اما پذیرش قوی است و با اتمام کار بهره وری افزایش می یابد.
مزایای نرم افزار BPMS شماران سیستم
همانطور که در این مطلب اشاره کردیم، مزیت مدیریت فرایند کسب و کار بسیار گسترده است و در سازمان های مختلف، مزایای BPMS ممکن است با هم متفاوت باشند. اگر به دنبال اجرا یک سیستم مدیریت فرایند هستید، بهتر است تا نرم افزار BPMS شماران سیستم را امتحان کنید و با ارائه راه حل های این نرم افزار تمامی مزیت های مدیریت فرایند کسب و کار را در اختیار داشته باشید.
