راه حل های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) برای پشتیبانی از یک سازمان تقریباً در هر جنبه از عملیات تجاری با متمرکز کردن داده‌ها و از طریق اتوماسیون طراحی شده‌اند. این پلتفرم ها فرآیند های داخلی را کنترل میکنند و برنامه ریزی تجاری مالی، فروشندگان، مواد، کالاها، خدمات، مشتریان و کارکنان را تسهیل میکنند. اما برای بسیاری از افراد این سوال همیشه وجود دارد که پیاده سازی ERP چگونه انجام می شود؟ روش شناسایی و فرایند های پیاده سازی ERP به چه صورت است؟
ویژگی اصلی همه سیستم های ERP یک پایگاه داده مشترک است که از عملکرد های متعدد مورد استفاده توسط واحدهای تجاری مختلف پشتیبانی می کند. در عمل، این بدان معناست که کارکنان در بخش های مختلف، مانند حسابداری و فروش و منابع انسانی، می‌توانند برای نیازهای فرآیند کسب و کار خود به اطلاعات یکسانی تکیه کنند.
فرآیند پیاده سازی ERP چیست؟
هر پیاده سازی ERP بدون الگوی استاندارد کمی متفاوت است، اما به طور کلی، فرآیند پیاده سازی شباهت های اصلی در هر نمونه دارد. در سطح بالا، یک استراتژی پیاده سازی ERP شامل مراحل مشابهی است که از خرید نرم افزار ERP تا نصب مجوزها یا نرم افزارها، انتقال داده های مالی و معاملاتی و نقشه برداری فرآیند های تجاری و دسترسی به سیستم برای هر بخش، گروه کاربری یا نقش تجاری می‌رسد.
مراحل پیاده سازی ERP
روش اجرای یک سیستم ERP میتواند ساده یا پیچیده باشد، بر اساس عواملی مانند اندازه سازمان، پیچیدگی پروژه و اینکه آیا شما در حال پیاده سازی یک راه حل داخلی یا ابری هستید، شرایط متفاوت خواهد بود.
راه حل های داخلی دارای مراحل اضافه شده شامل نصب زیرساخت های سخت افزاری و همچنین اضافه کردن کارکنان برای حفظ زیرساخت هستند. از آنجایی که تمام فعالیت‌های پشتیبانی، مانند میزبانی پیکربندی و راه اندازی، در داخل مدیریت می‌شوند، این مراحل اضافه شده می‌توانند تغییر کرده و اغلب پیاده سازی را طولانی کنند.
پیاده سازی ERP ابری میتواند برخی از مراحل سنتی را که استقرار درون محل شامل می‌شود نادیده بگیرد. ارائه دهنده راه حل، زیرساخت را مدیریت می‌کند و به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا بر انتقال داده ها، تغییرات فرآیند و آموزش کارکنان تمرکز کنند. مراحل اضافه شده میزبانی، سرورها و نگهداری معمولاً توسط فروشنده ERP مدیریت می شود.
تیم پروژه ERP
تیم پروژه، مسئول سلامت کلی پروژه پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان، نظارت بر ابتکارات روزانه و جدول زمانی است که اعضا را از طریق چک لیست پیاده سازی ERP خود راهنمایی می کند. بسته به اندازه شرکت و اینکه آیا یک راه حل ERP مبتنی بر ابر یا داخلی را به کار میگیرد، تیم پروژه متفاوت به نظر می رسد.
ERP چیست و چه کاربرد هایی دارد؟
اعضای تیم پروژه ERP متشکل از مدیران پروژه از فروشنده ERP و سازمان و همچنین تحلیلگران، توسعه دهندگان، کاربران کلیدی و مهندسان خواهند بود. هر عضو نقش های مستقل و تاکتیکی متمرکز بر انجام تنظیمات، نصب، آزمایش و مهاجرت را ایفا می‌کند.
با پیاده سازی های کوچکتر و پیچیده تر یا استقرارهای مبتنی بر ابر، تیم های پروژه کمی متفاوت هستند. آنها متشکل از یک مدیر پروژه، کاربران کلیدی و اغلب یک مشاور از فروشنده ERP برای کمک به نصب، مهاجرت و آزمایش راه حل جدید هستند.
پیاده سازی های پیچیده برای شرکت های بزرگتر اغلب دارای کمیته های راهبری هستند. کمیته راهبری متشکل از مدیران و مدیریت کسب و کار است و آیتم های تصویری بزرگ مانند استراتژی و اولویت هایی را که سرمایه گذاری را توجیه می کند، تعیین می کند. کمیته بودجه را در نظر میگیرد و معمولاً اهداف سطح بالا را تعیین می کند.
بودجه پیاده سازی ERP
موفقیت یا شکست یک پروژه پیاده سازی می تواند به ایجاد یک بودجه واقع بینانه بستگی داشته باشد و دلیل اصلی که شرکت ها بیش از حد بودجه می پردازند این است که دامنه پروژه ERP را گسترش می دهند. بودجه های پیاده سازی ERP را می توان به سه دسته تقسیم کرد: هزینه های فنی، هزینه های نیروی کار و هزینه های انتقال داده ها.
- هزینه های فنی شامل کلیه نرم افزارها، لایسنس ها، سخت افزار و هزینه های اجرایی فنی شناخته شده است. این بخش شامل عواملی مانند ارتقاء سخت افزار و نرم افزار زیرساخت، پیکربندی پایگاه داده، نگهداری و پشتیبانی، سفارشی سازی و حتی میزبانی می شود.
- هزینه های نیروی کار شامل هزینه های داخلی و خارجی مربوط به افراد است که شامل هزینه های آموزشی، هزینه‌های مدیریت پروژه، هزینه‌های مشاوره و سایر هزینه‌های مدیریت تغییر مانند استخدام به عنوان کارکنان اضافی می‌شود.
- هزینه های انتقال داده های ERP شامل حوزه هایی مانند استخراج داده های سیستم قدیمی و هزینه انتقال داده های پاک، به سیستم جدید ERP می شود.
هزینه پیاده سازی ERP چقدر است؟
یک عدد ساده برای هزینه های پیاده سازی ERP وجود ندارد، اما می‌توانید بر اساس عواملی مانند اندازه کسب و کار، تعداد کاربران یا مجوزهای مورد نیاز، جلسات آموزشی، سفارشی سازی‌های مورد نیاز، انتقال برنامه‌ها و داده‌ها و اینکه آیا ERP یک سیستم داخلی است یا خیر، تخمین بزنید.
در مقابل راه حل ابری به عنوان یک قاعده کلی، بهترین شیوه ها برنامه ریزی برای حداقل یک درصد از بودجه عملیاتی سازمان را پیشنهاد می کنند. این رقم با اندازه سازمان افزایش و کاهش می یابد.
راه حل های داخلی مستلزم هزینه های سرمایه ای بزرگ تر هستند، زیرا به هزینه های اولیه و مداوم برای خرید و مدیریت هزینه مجوز دائمی نیاز دارند. علاوه بر این، راه حل های داخلی هزینه های مربوط به حفظ زیرساخت فناوری اطلاعات راه حل را با سخت افزار، سرورها و امکانات لازم و همچنین پرسنل اضافی برای نگهداری این سیستم‌ها اضافه کرده‌اند.
مطالعه کنید: جدول نرخ استهلاک
هزینه های اولیه معمولاً برای سیستم های ERP ابری بسیار پایین تر است، زیرا شما فقط باید روی نیازمندی‌های نرم افزار و اتصال به سیستم تمرکز کنید، به همین دلیل است که تقریباً نیمی از استقرارهای ERP ،ERPهای ابری هستند. این به این دلیل است که ارائه‌دهنده ERP زیرساخت فناوری اطلاعات سازمان را میزبانی می‌کند و آن را حفظ می‌کند، که تقاضا برای زمان و منابع را به حداقل می‌رساند.
برنامه مدیریت تغییر ERP
یکی از بزرگترین موانع در طول پیاده سازی ERP، انتقال کارمندان به فرآیندهای تجاری جدید است. مهاجرت کارکنان به سیستم ها، قوانین و رویه های جدید مستلزم شفافیت و آموزش است و شرکت‌ها به یک برنامه مدیریت تغییر مستحکم برای آن نیاز دارند.
برنامه مدیریت تغییر باید یک نقشه راه دقیق داشته باشد که اهداف خاص فرآیند های جدید را با برخی از این عناصر تعریف کند:
- تجزیه و تحلیل – تجزیه و تحلیل آمادگی پلتفرم جدید برای شناسایی فرصت ها و خطرات.
- ارزیابی نقش – به نیروی کار فعلی خود نگاه کنید و شکاف های پرسنل را تشخیص دهید.
- برنامه ارتباطی – یک برنامه ارتباطی دقیق ایجاد کنید که اهداف، نقاط عطف، تحویل پذیرها و فرآیندهای انتقال را تعریف می‌کند.
- توانمند سازی نیروی کار – با اجرای نقش های جدید و یک برنامه آموزشی به کارکنان کمک کنید در سازمان متحول شده رشد کنند.
- اجرای آموزش – اجرای آموزش سوارکاری برای سیستم های جدید.
طراحی و توسعه
در طول مرحله طراحی و توسعه یک طرح پیاده سازی ERP، مشتری و فروشنده رویه‌ها را تعریف میکنند و فرآیند های جدیدی از نحوه مدیریت داده ها توسط راه حل جدید ERP را مستند میکنند. پس از تعریف فرآیند ها، آنها یک چارچوب پایگاه داده را توسعه می دهند که آن الزامات و رویه های جدید را برآورده می کند.
به عنوان مثال، اگر شما در حال مهاجرت به یک نرم افزار ERP ابری از نرم افزار داخلی هستید یا اگر راه حل جدید نیاز به اتصال با پلتفرم های دیگر، مانند POS یا راه حل مدیریت موجودی دارد، تیم پروژه باید آن سفارشی سازی ها را طراحی و توسعه دهد. API ها قبل از انتقال هر داده به سیستم جدید. سپس تیم داده ها را از راه حل قدیمی خود که باید به راه حل جدید منتقل شود، شناسایی می کند.
مهاجرت داده ها
انتقال داده ها برای اجرای موفقیت آمیز سیستم ERP بسیار مهم است. اما انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر می تواند دست و پا گیر باشد و موانع پیش بینی نشده ای را ایجاد کند. هدف انتقال داده های تمیزی است که شناسایی، پاکسازی و نقشه برداری شده اند به مکان مربوطه در سیستم جدید. شما می توانید این فرآیند را با هماهنگی با یک تحلیلگر پروژه قبل از مهاجرت برای انجام تجزیه و تحلیل داده ها و تجزیه و تحلیل نقشه ها کارآمدتر کنید.
آموزش
برای مشاهده مزایای اصلی ERP، باید اطمینان حاصل کنید که کاربران نهایی، کارمندان شما، نحوه استفاده از سیستم جدید را می دانند. آموزش باید از طریق ترکیبی از فرصت های یادگیری آنلاین، جامع و در دسترس کارکنان باشد.
یادگیری الکترونیکی به کاربران اجازه می دهد تا آموزش را در زمان خود تکمیل کنند و بر روی آموزش هایی تمرکز کنند که به طور خاص برای نقش آنها تنظیم شده است، در حالی که آموزش های گسترده تر را در دسترس قرار می دهد. برخی راه حل ها به ویژه پیچیده هستند و ارائه یادگیری مداوم فراتر از مرحله پیاده سازی، مالکیت طولانی مدت کاربر را ارتقا می دهد.
آزمایش کردن
پس از نصب، مدیران یک مرحله آزمایشی را با فروشنده می‌گذرانند تا مطمئن شوند که سیستم‌ها و داده‌ها طبق انتظار اجرا می‌شوند. این فرایند همچنین فرصتی برای عیب یابی هرگونه مشکل یا ایجاد راه حل‌هایی برای مناطقی است که استاندارد نیستند یا آنطور که باید اجرا می‌شوند.
توسعه دهندگان، مهندسان و سایر کاربران تیم پروژه اتصالات را آزمایش می کنند و مهاجرت داده ها را تایید میکنند، تنظیمات را دقیق تنظیم می کنند تا راه حل ERP قبل از انتقال داده نهایی و تاریخ شروع به کار بهینه اجرا شود.
مطالعه کنید: سامانه گزارش فصلی
استقرار نرم افزار
این لحظه بزرگ است: سیستم‌ها توسعه یافته اند، بیشتر داده ها منتقل شده اند، آموزش محصول و فعالیت‌های داخلی رخ داده و آزمایش کامل شده است.
اما چند قدم مانده. داده‌های مبتنی بر تراکنش، موجودی، سفارش‌ها، POs، AR/AP، و موجودی‌ها- پویا هستند و مرتباً تغییر میکنند، بنابراین برای حفظ دقت باید آنها را در آخرین لحظه انتقال دهید. پس از تنظیم دقیق همه چیز، داده های لایو را تنظیم کنید و سیستم برای استفاده آماده است.
ارزیابی عملکرد سیستم ERP
برای ارزیابی کارایی راه حل ERP، باید به عواملی مانند نحوه واکنش مشتریان و عادات پذیرش کارمندان توجه کنید تا با پرسیدن این سوالات، بازگشت سرمایه واقعی را تعیین کنید:
- وقتی صحبت از بهره وری نیروی کار می‌شود، آیا کارکنان از فناوری تا حد امکان استفاده میکنند و آن را به کار می‌گیرند؟
- آیا اتوماسیون ERP منجر به کارایی قابل توجه یا بهبود رضایت مشتری می شود؟
- آیا نرخ های نگهداری بالاتر یا کمتری برای مشتریان وجود دارد؟
- آیا ارجاعات و معیارهای فروش در طول زمان بهبود می یابند؟ روابط با مشتری چطور؟
- آیا از طریق برنامه ریزی و کنترل، سطح موجودی کاهش یافته و گردش کار بهتری وجود دارد؟
- توان تولید چگونه است؟
ارزیابی معیارهای نامشهود ممکن است دشوار باشد. با فرآیندهای خودکار ERP، شما باید بازدهی گردش کار بهبود یافته را با خطاهای کمتر در سراسر سازمان پیدا کنید، که منجر به افزایش درآمد در طول زمان و صرفه جویی در هزینه ها می شود.
انتظار از چند ماه تا یک سال برای ارزیابی این معیارهای نامشهود ممکن است تصویر بهتری از ERP و عملکرد سازمانی ارائه دهد، زیرا ممکن است کارکنان هنوز در حال تطبیق با راه حل جدید باشند.
پشتیبانی
پشتیبانی پس از پیاده سازی آخرین قطعه پروژه پیاده سازی ERP است. حتی زمانی که همه چیز آماده است، همیشه همه چیز طبق برنامه پیش نمی رود. پرسنل پشتیبانی با تجربه باید برای کمک به مسائل پیش بینی نشده در دسترس باشند و بتوانند به سوالات پاسخ دهند. بسته به اندازه اجرا یا پیچیدگی، فروشنده ممکن است سطوح مختلف پشتیبانی را برای کمک به نیازهای بیشتر را ارائه دهد.
صرف نظر از نوع کسب و کار، پیاده سازی راه حل ERP یک پروژه حیاتی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق و تعهد از کل سازمان است. پیاده سازی ERP می تواند یک تعهد بزرگ باشد، اما با برنامه ریزی و اجرای مناسب، پیاده سازی یک سیستم باید منجر به افزایش درآمد با منابع کمتر شود.
