چرا استفاده از ERP در سازمان ها مهم است

با توجه به اینکه انتظار می رود ارزش بازار جهانی نرم افزار ERP تا ابتدای سال 2021 به 41.69 میلیارد دلار برسد، تأثیر این سیستم ها در سازمان، بسیار مشهود است. در حالی که این عدد قابل توجه است، کسانی که هرگز از این نرم افزار استفاده نکرده اند ممکن است درک این موضوع که چرا استفاده از ERP در سازمان ها مهم است؟ دشوار باشد. اما از آنجایی که جهانی شدن بازار، بسیاری از صنایع را تحت فشار قرار داده، جستجوی همه ابزارها برای ایجاد مزیت رقابتی به کسب و کارتان ضروری است. برای بسیاری از شرکت ها، این امر از طریق استفاده از ERP به دست می آید.

در این مطلب قصد دارید تا اهمیت استفاده از ERP در سازمان ها را بررسی کنیم و به این سوال که لزوم استفاده از ERP در سازمان ها چیست؟ پاسخ دهیم. اما قبل از آن به صورت مختصر، مزایای ERP را بررسی خواهیم کرد.

مزایای استفاده از ERP در سازمان

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) توسط سازمان هایی استفاده می شود که به دنبال مدیریت عملکردهای تجاری خود در یک سیستم متمرکز و یکپارچه هستند. ERP معمولاً توسط شرکت‌هایی که در زنجیره تامین کار می‌کنند برای کمک به پیگیری تمام بخش‌های متحرک تولید و توزیع استفاده می‌شود. با این حال، ERP می تواند توسط تعدادی از صنایع مختلف از جمله صنایع مراقبت های بهداشتی، سازمان های غیرانتفاعی، ساخت و ساز و پذیرایی نیز استفاده شود. سازمان هایی که نیاز به مدیریت کارکنان، مشتریان و موجودی خود دارند، همگی می توانند بر مزایای ERP تکیه کنند.

ERP تمام داده های وارد شده را در یک پایگاه داده ذخیره می کند و به همه بخش ها اجازه می دهد با اطلاعات یکسان کار کنند. علاوه بر این، تمام این داده ها را می توان سازماندهی، تجزیه و تحلیل و به گزارش تبدیل کرد. ERP مدیریت مشتری، منابع انسانی، هوش تجاری، مدیریت مالی، موجودی و قابلیت های زنجیره تامین را در یک سیستم گرد هم می آورد.

اهمیت استفاده از ERP

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی برای مدیریت تعدادی از عملکردهای تجاری استفاده می شود، اما چگونه از راه حل های دیگر بهتر است؟ حتی اگر ERP ممکن است اهداف مشابهی با راه حل های دیگر داشته باشد، ویژگی های منحصر به فرد آن، این سیستم را به یک رقیب متمایز در بازار نرم افزار تبدیل می کند. در اینجا هشت دلیل وجود دارد که لزوم استفاده از ERP در سازمان ها را برای هر نوع سازمانی تعریف می کند:

1. صرفه جویی در هزینه ها

اگرچه بسیاری از فروشندگان در سال های اخیر قیمت گذاری انعطاف پذیری را ارائه کرده اند، نرم افزار های ERP هنوز یک سرمایه گذاری بزرگ هستند. برای بسیاری، هزینه های زیاد به تنهایی می تواند بعید به نظر برسد که این برنامه در نهایت باعث صرفه جویی در هزینه سازمان شما شود. اما بعد از تهیه و اجرای یک سیستم ERP به راحتی می توانید تاثیر این سیستم در صرفه جویی هزینه ها را مشاهده کنید.

• اول، ERP بسیاری از سیستم هایی را که ممکن است در حال حاضر در سازمان شما تکه تکه شده باشند، متحد می کند. از توسعه محصول گرفته تا حساب های پرداختنی، کارکنان شما می توانند از یک سیستم متمرکز به تمام ابزارهای لازم برای کار خود دسترسی داشته باشند.
• با یکپارچه سازی سیستم ها، به کارکنان خود کمک میکنید تا از زمان خود به نحو احسن استفاده کنند. با ERP، کاربران مجبور نیستند یک قطعه اطلاعات را در چندین سیستم جستجو کنند. با پایگاه داده مرکزی، بازیابی اطلاعات بسیار آسان تر است. علاوه بر این، سازمان شما با حذف نیاز به آموزش کاربران در چندین سیستم، با ERP در هزینه ها صرفه جویی می کند. این نه تنها مقدار پول صرف شده برای آموزش را کاهش می دهد، بلکه تلاش لجستیکی را نیز کاهش می دهد. به جای برنامه ریزی چندین جلسه آموزشی با چندین فروشنده مختلف، فقط باید با یکی ارتباط برقرار کنید.

2. بهبود همکاری و تعامل سازمانی

ویژگی‌های برنامه‌های ERP بسته به برنامه‌ای که استفاده می‌کنید می‌تواند کمی متفاوت باشد، اما به طور کلی، همه سیستم‌ ها به نوعی همکاری را بهبود می‌بخشند. همانطور که قبلا ذکر شد، پایگاه داده متمرکز، بخشی جدایی ناپذیر از چیزی است که یک ERP را منحصر به فرد می کند. با استفاده از این پایگاه داده، شما یک منبع واحد از اطلاعات واقعی را برای کار کردن در اختیار شرکت خود قرار می دهید. این امر خطاهای ناشی از کار با داده های نادرست را کاهش می دهد و به صورت غیر مستقیم بر کاهش هزینه ها تاثیر دارد.

علاوه بر این، یک پایگاه داده مرکزی هرگونه تردید یا توقف در طول پروژه ها را کاهش می دهد، زیرا همه اعضای تیم به داده های مورد نیاز خود از سراسر شرکت دسترسی دارند. همچنین، نیازی به ادغام اطلاعات در سیستم ها یا منابع مختلف نیست. از آنجایی که تمام داده ها از طریق یک سیستم کامپایل، ذخیره، به اشتراک گذاشته شده و قابل دسترسی هستند، هیچ نگرانی در مورد دقیق، کامل یا ایمن بودن فایل های داده وجود ندارد.

اگر تیم شما اطلاعات مشتری یکسانی را بارها و بارها در چندین سیستم مختلف وارد می کند، احتمالا یافتن و استفاده از آن نیز دشوار خواهد بود. بدون ERP، شما خطای انسانی را به فرآیندهای خود دعوت می کنید در حالی که می توان به راحتی از آن جلوگیری کرد.

3. تجزیه و تحلیل بهتر

پایگاه داده مرکزی اطلاعات نیز به بهبود تجزیه و تحلیل و گزارش شما کمک می کند. از آنجایی که یک ERP تمام داده‌ های ورودی کاربران را ثبت و ذخیره می‌کند، یک ابزار هوش تجاری عالی است. تا زمانی که فروشنده شما عملکرد قوی ارائه می دهد، نرم افزار ERP تولید گزارش های مختلف را برای تیم شما آسان تر و سریع تر می کند. گزارش‌هایی که ممکن است روزها تحقیق و گردآوری بدون ERP طول بکشد، فقط در چند دقیقه آماده خواهند شد.

اکثر راه حل های ERP، یک داشبورد قابل تنظیم را ارائه می دهند تا مدیران بتوانند گزارش ها را در اولین ورود به سیستم ببینند. این گزارش‌ها ممکن است شامل همه چیز باشد، از صورت‌های درآمد و هزینه گرفته تا KPIهای سفارشی که بینشی در مورد عملکردهای خاص ارائه می‌دهند. امکان دسترسی سریع به این گزارش‌ها به شما و تیمتان این امکان را می‌دهد که سریع‌ تر تصمیم‌ های بهتری انجام دهید. دیگر نیازی نیست که برای تولید گزارش های مورد نیاز، به کارکنان فناوری اطلاعات متکی باشید. در نهایت، گزارش‌ها معمولاً با سطوح دسترسی ارائه می‌شوند و تضمین می‌کنند که فقط کارکنان مربوطه داده‌ های ارزشمند شرکت را مشاهده خواهند کرد و عموم کارکنان به اطلاعات حساس دسترسی نخواهند داشت.

4. بهبود بهره وری سیستم

با روش های سنتی، کارهای خسته کننده کاملاً اجتناب ناپذیر است. وظایفی مانند تولید گزارش، نظارت بر سطح موجودی، ردیابی برگه زمانی و پردازش سفارش‌ها از لحاظ تاریخی، ساعت‌های طولانی را از کارمندان میگیرند. این فرآیندها علاوه بر وقت گیر کردن، روحیه کارکنان را پایین می آورد و سیستم را در برابر خطاهای انسانی باز می کند. پس از چندین ساعت وارد کردن یک سری داده‌ها به اشکال مختلف، حتی بهترین کارکنان نیز حتماً مرتکب اشتباه خواهند شد.

اگر راه حل مناسبی را انتخاب کنید، یک ERP می تواند خسته کننده ترین وظایف شما را خودکار کند. پایگاه داده در نرم افزار ERP وظایف اضافی مانند ورود داده ها را حذف می کند و به سیستم اجازه می دهد تا محاسبات پیشرفته را در عرض چند دقیقه انجام دهد. این کار زمان اعضای تیم شما را برای انجام کارهای متفکرانه‌ تر آزاد می‌کند و ROI شما را در هنگام کار افزایش می‌دهد. از این رو ERP بهره وری، کارایی و سودآوری سازمان شما را افزایش می دهد.

5. تاثیر ERP بر افزایش رضایت مشتری

مدیریت مشتریان در سالهای اخیر، اهمیت بسیار زیادی پیدا کرده است. در عصر دیجیتال ما، افراد بیشتری برای دریافت مشاوره در مورد لباس پوشیدن، غذا خوردن و سبک زندگی خود به اینترنت روی می آورند. و با توجه به اینکه 84 درصد از مشتریان به بررسی های آنلاین به اندازه یک دوست اعتماد دارند، نظرات مشتریان قبلی بیشتر از همیشه بر خرید و یا دریافت خدمات، تأثیرگذار است.

بهترین راه برای افزایش رضایت مشتری، ارائه کالاها و خدمات مشتری محور است. ERP این را به چند روش مختلف ارائه می دهد.

• اولاً، بیشتر ERP ها به ابزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مجهز شده‌اند یا می‌توانند به راحتی با آن یکپارچه شوند. با یک ERP، CRM شما به داده‌ها در عملکردهای تجاری دسترسی دارد.
• همراه با اطلاعات تماس، یک CRM یکپارچه می تواند جزئیاتی مانند تاریخچه سفارش و اطلاعات صورتحساب را به شما نشان دهد. این به تیم شما امکان می‌دهد تا مشتریان شما را به طور کلی‌ تری ببیند تا درک بهتری از خواسته‌ ها و نیازهای آنها به دست آورد. افزایش دید مشتری به شما کمک می کند تا استراتژی فروش خود را برای بهبود تولید سرنخ تدوین کنید.

6.هماهنگی ساده و مدیریت ریسک

همانطور که شرکت‌ها در کشورهای مختلف رشد می‌کنند و تجارت می‌کنند، پیگیری همه مقررات متفاوتی که برای کسب‌ و کار شما تحمیل شده است می‌تواند دشوار باشد. حتی شرکت های محلی نیز باید نگران مقررات مختلف محیطی، امنیت اطلاعات و منابع انسانی باشند.

خوشبختانه، بسیاری از پیشنهادات ERP با در نظر گرفتن این مقررات ساخته شده اند تا به شما در حفظ انطباق در هر مرحله کمک کنند. علاوه بر این، نرم افزار ERP ابزارهای حسابرسی داخلی را برای کمک به مستند سازی مواردی مانند استفاده از مواد شیمیایی و مقررات مالیاتی فراهم می کند. این امر فرموله کردن گزارش ها و ارسال آنها به نهاد حاکم مربوطه را بسیار آسان می کند.

همچنین، ERP اغلب ابزارهایی برای مدیریت ریسک ارائه می کند. قابلیت اطمینان و دقت افزایش یافته این راه حل، مدیریت مالی کلی را بهبود می بخشد زیرا شانس کمتری برای خطا در حین حسابداری وجود دارد. ابزارهای پیش‌ بینی همچنین به کاربران اجازه می‌دهند تا رویدادها را در مورد تقاضا، نیروی کار و بودجه پیش‌ بینی کنند. با در دست داشتن این اطلاعات، می توانید بودجه ها، برنامه ها و برنامه های توسعه محصول ایمن تری ایجاد کنید.

7. بهبود نظارت بر موجودی

یک چالش بزرگ برای شرکت های در حال رشد، ردیابی و نظارت بر سطح موجودی در حال گسترش آنها است. ERP از بارکدینگ، برچسب‌ های RFID و شماره سریال استفاده می‌کند تا در هر مرحله در طول زنجیره تامین، موجودی شما را حفظ کند. این ابزارها به شما کمک می کنند تا سطح موجودی انبارهای مختلف را پیگیری کنید، چه اقلامی در حال حمل و نقل هستند و چه اقلامی در قفسه ها آماده برای مصرف کنندگان هستند. افزایش دید نسبت به انبار، فرآیند انتخاب، بسته بندی و ارسال را تا حد زیادی بهینه می کند و همه حدس ها را حذف می کند. البته گفتنی است که نرم افزار اتوماسیون اداری نیز در کنار این سیستم، می توانید بسیار مفید باشد و یک سیستم یکپارچه و بی نقص را برای شما به وجود بیاورد.

نظارت بر موجودی، گزارش دهی را تقویت می کند، زیرا فناوری های ردیابی اعداد دقیق تری را ارائه می دهند. کاربران می‌توانند KPIهای سفارشی را پیکربندی کنند تا ببینند کدام محصولات سریع‌ تر به فروش میرسد یا تقاضای بیشتری دارد یا کدام محصول هزینه‌ حمل و نقل بیشتری دارد. با دقت بیشتر ارائه شده توسط ERP، مدیران انبار می توانند داده های لحظه ای از موجودی خود را دریافت کنند تا تصمیمات تجاری دقیق تری بگیرند.

8. بهبود برنامه ریزی تولید و مدیریت منابع

ERP در کنار مدیریت موجودی شما، تولید را نیز مدیریت می کند. ERP بینشی در مورد تمام عملیات تولیدی از جمله طبقه فروشگاه فراهم می کند. این به کاربران امکان می دهد تا برنامه های تولید، تجهیزات و نیروی کار را برای به حداکثر رساندن ظرفیت بهینه کنند.

علاوه بر این، ERP صورتحساب مواد (BOM) و دارایی های ثابت شما را مدیریت می کند. با استفاده از این نرم افزار، کاربران به راحتی می توانند BOM ها را ایجاد و ویرایش کنند و تمام تغییرات قبلی را پیگیری کنند. مدیریت دارایی ثابت به کاربران این امکان را می‌دهد که زمان‌ بندی تعمیر و نگهداری تجهیزات را برای کاهش خرابی‌های غیر منتظره، بهبود سودآوری و روابط زنجیره تامین شما، برنامه‌ ریزی کنند.

جمع بندی

اگر مطالعه این مقاله را انتخاب کردید، احتمالا برای شما سوال است که چرا استفاده از ERP در سازمان ها مهم است؟

اهمیت استفاده از ERP برای سازمان ها بسیار زیاد است و همین موضوع نیز باعث شده تا بسیاری از سازمان ها استفاده از این سیستم را در اولویت های خود قرار دهند. لزوم استفاده از ERP در سازمان ها تقریبا ثابت شده است و با توجه به مزایای گسترده این نرم افزار، تمامی سازمان ها با ابعاد و اندازه مختلف، می توانند از این سیستم برای بهینه سازی فعالیت های خود استفاده کنند.