همه سازمان ها بدون در نظر گرفتن اندازه آنها، فرایند هایی دارند که می توان آنها را بهینه کرد. این بهینه سازی با استفاده از سیستم BPM یا مدیریت فرایند های کسب و کار انجام می گیرد. بهتر است قبل از اجرا این سیستم، اطلاعاتی در این زمینه راهنمای کامل چرخه عمر BPM یا BPM Life Cycle را مطالعه کنید تا اطلاعات کافی این حوزه را به دست آورید.
در نظر داشته باشید که اگر آشنایی با سیستم BPM ندارید، حتی بهترین نرم افزار های BPMS نیز ممکن است برای شما گیج کننده باشند و نتوانند نیاز شما را به درستی برطرف کنند. شماران سیستم آماده ارائه و اجرا نرم افزار BPMS در تمامی سازمان ها است و با ارائه خدمات پشتیبانی، میتواند شما را در این حوزه به موفقیت برساند.
مراحل چرخه عمر BPM
یک نسخه ساده شده از چرخه سیستم BPM دارای مراحل مدل سازی، پیاده سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی می باشد. برای بررسی دقیق تر BPM Life Cycle به صورت عمیق در ادامه تمام مراحل چرخه عمر BPM را مورد بررسی قرار می دهیم:
-
برنامه ریزی برای BPM
اولین مرحله از چرخه عمر سیستم مدیریت فرایند های کسب و کار، شامل به دست آوردن درک عمیق از نحوه همسویی فرایند ها با زنجیره ارزش است.
فعالیت های معمولی که در این مرحله انجام می شود، ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- پروفایل سازمان
- شناسایی فرایند های اولیه، مدیریت و پشتیبانی
- توجه به شاخص های کلیدی عملکرد
- آماده شدن برای تجزیه و تحلیل فرایند
فرایند های اولیه، عملیات اصلی یک سازمان هستند. این فرایند ها به صورت مستقیم برای مشتری ها ارزش به وجود می آورند؛ تمام فرایندهایی که شامل طراحی، ایجاد و فروش محصولات یا خدمات به مشتری است، فرایند اولیه در نظر گرفته می شود.
فرایند های ثانولیه از فرایند های اولیه پشتیبانی می کنند. به عنوان مثال می توان به منابع انسانی، مدیریت فناوری اطلاعات، تدارکات، مدیریت اداری و … اشاره کرد.
فرایند های مدیریت شامل نظارت بر تمام فرایندهای اولیه و ثانویه می باشد، تا اطمینان حاصل شود که سازمان، اهداف کلی مالی و عملیاتی را براورده می کند. این فرایند ها همچنین، شامل فعالیت هایی برای اطمینان از انطباق با دستورالعمل های نظارتی است.
2. تجزیه و تحلیل فرایندهای مدیریت منابع سازمان
در مرحله تجزیه و تحلیل برای به دست آوردن یک تصویر کامل، باید فرایند را همانطور که در حال حاضر تمرین می شود، مشاهده کرد. اگر قرار است تغییرات موثری ارائه شود، لزوما باید مقدم بر مدل سازی باشد.
بر اساس ماهیت فرایندها، روش تجزیه و تحلیل انتخاب شده ممکن است کمی یا کیفی باشد. با این حال به طور کلی، تجزیه و تحلیل شامل مصاحبه با مجریان فرایند، تجزیه و تحلیل مستندات فرایند موجود و دستیابی به تصویری کامل از نحوه اجرا فرایند ها است.
3. طراحی فرایند BPM
در این مرحله از چرخه عمر BPM، مشاهدات حاصل از تجزیه و تحلیل فرایند، در مرحله طراحی مورد استفاده قرار میگیرند. در این مرحله شما باید از تنگناها و تاخیر ها آگاهی داشته باشید. سوالی که در اینجا به وجود می آید، این است که آیا فرایند باید به همان شکلی که هست، حفظ شود، یا برای رفع مشکلات شناسایی شده، بازطراحی شود؟ بر این اساس ممکن است به دو پاسخ زیر برخورد کنید:
- بهبود مستمر فرایند که در آن فرایند در ساختار فعلی خود پذیرفته شده و مسائل یکی پس از دیگری اصلاح می شوند
- طراحی مجدد که در آن کل فرایند به طور کامل بازسازی می شود
پس از تکمیل مدلسازی فرایند، رویه های جدید باید تایید شوند. یک طرح استقرار ایجاد می شود تا اطمینان حاصل شود که مجریان فرایند مربوط به تغییرات، آموزش دیده اند و انتقال ما هموار است.
4. اجرا فرایند BPM Life Cycle
وقتی نوبت به اجرای طراحی فرایند جدید میرسد، دو راه برای اجرا در چرخه BPMS وجود دارد: 1. پیاده سازی سیستمی 2. پیاده سازی غیر سیستمی
گزینه اول از از نرم افزار یا ابزار خاصی استفاده می کند، در حالی که گزینه دوم از آنها استفاده نمی کنید. انتخاب بین این دو نوع، بستگی به ماهیت فرایند کسب و کار و منابع در دسترس سازمان دارد. با این حال هدف یکسان باقی می ماند، عملی کردن گردش کار طراحی شده در مرحله قبل.
5. نظارت بر فرایند
در پنجمین مرحله از BPM Life Cycle یا چرخه عمر BPM، شاخص های کلید که قبلا شناسایی شده بودند، برای اطمینان از همسویی فرایند با اهداف کلی سازمان نظارت می شوند. این مرحله می توان ردیابی، اندازه گیری و کنترل را به صورت مداوم انجام داد. برخی از KPI های رایجی که نظارت می شوند شامل، مدت زمان فرایند، هزینه فرایند، ظرفیت یا میزان تولید و خطا ها یا مسائلی که بر رضایت مشتری تاثیر منفی میگذارد، مورد بررسی قرار می گیرند. اطلاعات به دست آمده در این مرحله به شما کمک می کند تا بسنجید آیا فرایند نیاز به تغییر دارد یا خیر؟
6. پالایش و اصلاح BPM
در مرحله پالایش، فرد تلاش می کند تا شکاف بین عملکرد فعلی و فرایند مدل سازی شده را با تغییرات دقیق و اندازه گیری شده را ببندد. چرخه عمر BPM مبتنی بر مفهوم بهبود مستمر فرایند است. این چرخه زمانی تکرار می شود که سازمان تلاش می کند عملکرد را افزایش دهد و رشد را تقویت کند. در اینجا یک راهنمایی 5 مرحله ای برای افزایش کارایی فرایند را مورد بررسی قرار دادیم.
در این راه و برای بهبود پروسه های خود می توانید از نرم افزار برنامه ریزی تولید شماران در کنار نرم افزار BPMS استفاده کنید.
