ERP ابری چیست و چگونه کار می کند؟

ERP ابری یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است که بر روی پلتفرم ابری فروشنده برخلاف شبکه داخلی اجرا می شود و به سازمان ها امکان دسترسی از طریق اینترنت را می دهد. نرم افزار ERP عملکردهای مالی و عملیاتی ضروری کسب و کار را یکپارچه و خودکار می کند و یک منبع واحد از داده ها از جمله موجودی، سفارش و مدیریت زنجیره تامین و کمک به تهیه، تولید، توزیع و انجام را فراهم می کند. سازمان ها از طریق اینترنت به نرم افزار دسترسی دارند، بنابراین تنها چیزی که نیاز است اتصال به اینترنت و یک مرورگر می باشد.

نرم افزار Cloud ERP یا ابری چیست؟

از آنجایی که توسط فروشنده ERP میزبانی می‌شود و به عنوان خدماتی برای مشاغل ارائه می‌شود، نرم‌ افزار ERP ابری عملکردی مشابه یا بهتر از سیستم‌ های داخلی را بدون بسیاری از جنبه‌ های منفی، مانند هزینه‌ های مجوز اولیه، ارائه می‌کند.

IDC در گزارش خود گفت: «تقاضا برای سیستم‌ های ERP مبتنی بر ابر به دلیل توانایی آن‌ها برای دسترسی و تجزیه و تحلیل حجم عظیمی از داده‌ها در لحظه، همچنان در حال رشد است».

این بدان معناست که بینش موجودی در زمان واقعی برای تیم‌ های فروش و تیم‌ های مالی را آزاد می‌کند تا همه چیز را زیر نظر داشته باشند و به سرعت به حسابرسی‌ها یا سایر درخواست‌ها برای داده‌های عملکرد پاسخ دهند.

برای راه اندازی انواع سیستم های ERP در سازمان خود، می توانید با کارشناسان شُماران سیستم در ارتباط باشید.

نرم افزار ERP ابری چگونه کار می کند؟

نرم افزار ERP ابری با ترکیبی از فناوری‌های متصل به شبکه‌ های اینترنت پرسرعت کار می‌کنند. ERP ابری همیشه آنلاین است و به روز رسانی های امنیتی توسط توسعه دهنده ERP انجام می شود. تنها نگرانی تیم شما ورود به سیستم و استفاده از ERP و داده های زیربنایی آن است. معمولا سیستم های erp ابری هزینه کمتری نسبت به سیستم های ERP قدیمی که روی سرورهای متعلق به شرکت میزبانی می شوند خواهد داشت.

در بسیاری از موارد، ERP های ابری در دستگاه های تلفن همراه یا رایانه های رومیزی برای کاربران قابل دسترسی هستند. آنها شامل طیف گسترده ای از برنامه های تجاری برای حفظ کارآمدی کسب و کار شما با تمرکز بر تجربه مثبت مشتری و نتایج کسب و کار سود آور هستند.

ERP های مبتنی بر فضای ابری تقریباً توانایی بی نهایتی را برای مقیاس بندی و توانمند سازی تیم شما برای دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در هر جایی که کارشان انجام می دهد، ارائه می دهد، از جلسات فروش مشتری گرفته تا محل کار از راه دور تا دفتر کار موجود در خانه شما. توانایی ورود ایمن از هر جایی را نمی توان در محیط کسب و کار پس از کووید (COVID) دست کم گرفت، جایی که کارگران بیشتری از هر زمان دیگری از خانه و سایر مکان های دور کار می کنند.

ویژگی های کلیدی شامل توانایی دسترسی به اطلاعات مشتری، تاریخچه فروش، داده های مالی، ابزارهای مدیریت منابع انسانی، معیارهای عملیاتی زنده، وضعیت زنجیره تامین و غیره است. یک ERP ابری می‌تواند تقریباً هر سیستم رایانه‌ ای را که شرکت شما نیاز دارد به هم پیوند دهد.

بسته به نیازهای تجاری خود، می توانید بین مدل های مختلف استقرار با ماژول ها و تنظیمات بهینه شده برای نوع شرکت خود یکی را انتخاب کنید. این می تواند تیم شما را بر روی معیارها و گردش کار مناسب برای دستیابی به اهداف شرکت شما متمرکز کند. (نرم افزار ERP چیست؟)

اجزای نرم افزار Cloud ERP

همه نرم افزارهای ERP مبتنی بر ابر، عملکردهای مالی و حسابداری اصلی را ارائه می دهند. از آنجا، انواع ماژول ها یا برنامه هایی که یک سازمان برای پیاده سازی انتخاب می کند به صنعت و نیازهای تجاری خاص آن بستگی دارد. ماژول های ابر ERP موجود عبارتند از:

• امور مالی و حسابداری
• مدیریت سرمایه انسانی (HCM) و/یا نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS)
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• مدیریت موجودی
• مدیریت سفارش
• تدارکات
• مدیریت زنجیره تامین
• مدیریت پروژه
• برنامه ریزی نیازهای مواد (MRP)

مفاهیم ERP مبتنی بر ابر

درک برخی از مفاهیم اساسی مرتبط با ERP مبتنی بر ابر هنگام بررسی عمیق‌ این موضوع، مهم است:

1. استراتژی استقرار: نرم افزار ERP را می توان در محل یا روی سرورهای میزبان خصوصی مستقر کرد یا در مدل «به عنوان سرویس» خریداری کرد. عملکرد ERP ابری معمولاً می‌تواند سریع‌تر ارائه شود، گرچه در هر دو مورد، شرکت‌ها باید زمانی را برای برنامه‌ ریزی، انتقال داده‌ها، سفارشی‌ سازی و پیکربندی و آموزش کارکنان اختصاص دهند.
2. ERP مبتنی بر ابر: نرم‌ افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی که در خارج از محل شرکت، بر روی سرورهای فروشنده ERP میزبانی می‌شود و به عنوان یک سرویس ارائه می‌شود و از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است، نرم افزار ERP ابری نامیده می شود.
3. ERP داخلی: نرم‌ افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی که به صورت محلی، روی رایانه‌ها و سرورهای شرکت نصب شده و توسط کارکنان داخلی یا قراردادی IT مدیریت می‌شود. نرم افزار و زیرساخت پشتیبانی آن در داخل مدیریت، ذخیره و نگهداری می شوند.
4. ERP میزبانی شده: یک شرکت یا یک ارائه دهنده میزبانی، استقرار نرم افزار ERP و همچنین زیرساخت های مرتبط را مدیریت می کند. مدل‌ های استقرار میزبانی شده اغلب زمانی استفاده می‌شوند که کسب‌ و کارها به دنبال برون‌ سپاری عملیات فناوری اطلاعات هستند. در حالی که این راه‌ اندازی این سیستم، برخی از مزایای ابری را ارائه می‌کند، این یک مدل «به‌عنوان سرویس» به شمار نمی رود.
5. امنیت سرتاسر (End-to-end security): یک ارتباط امن و رمزگذاری شده بین یک فروشنده ERP مبتنی بر ابر و مشتریانش می باشد.
6. صدور مجوز اشتراک: شرکت برای استفاده از نرم افزار هزینه اشتراک ثابتی را در بازه های زمانی مشخص (سالانه یا ماهانه) پرداخت می کند. این هزینه معمولاً شامل کلیه هزینه های نگهداری و ارتقاء نرم افزار می شود و ممکن است به ازای هر کاربر یا سازمان دریافت شود.

مقایسه نرم افزار ERP ابری با ERP داخلی

تجزیه و تحلیل فوق، احتمالاً این سؤال را ایجاد می کند: اگر سیستم های ERP مبتنی بر ابر و سیستم های ERP داخلی عملکرد مشابهی را ارائه می دهند، کدام سیستم را انتخاب کنیم؟

• ERP داخلی نرم افزاری است که توسط کارکنان فناوری اطلاعات یک شرکت یا یک ارائه دهنده خدمات مدیریت شده نصب و مدیریت می شود. کسب‌ و کار به پلتفرم نرم‌ افزار اصلی مجوز می‌دهد و سپس سرورها، شبکه‌ ها و فضای ذخیره‌ سازی درجه یک سازمانی را خریداری یا اجاره می‌ کند تا نرم‌ افزار و داده‌ های مرتبط را به‌ طور فیزیکی اجرا و نگهداری کند. کسب‌وکارهایی که از ERP داخلی استفاده می‌کنند هزینه‌ های اضافی برای تعمیر و نگهداری، عیب‌ یابی، نرم‌ افزار تکمیلی، به‌ روزرسانی و سفارشی‌ سازی متحمل می‌شوند. نرم افزارهای آنتی ویروس و امنیتی و همچنین سیستم های ذخیره سازی و پشتیبان گیری سرور نیز هزینه های اضافی ضروری هستند.
• در مقابل، ERP مبتنی بر ابر توسط فروشنده میزبانی و مدیریت می‌شود که نرم‌ افزار را در یک مدل «به‌عنوان سرویس» از طریق ابر ارائه می‌کند. فروشنده مسئول برنامه، ذخیره سازی داده ها، سیستم عامل اصلی، سرورها، زیرساخت مرکز داده فیزیکی و نصب به روز رسانی های امنیتی و ارتقاء ویژگی ها است.

در حالی که بارزترین تفاوت بین ERP داخلی و ابری این است که نرم افزار در کجا اجرا می شود و چه کسی آن را مدیریت می کند، تفاوت های مهم دیگری نیز وجود دارد.

انواع نرم افزار Cloud ERP

برای شروع، باید بدانید که همه سیستم های ابری مشابه یکدیگر نیستند. برخی از فروشندگان ERP قدیمی، نرم افزار خود را برای اجرا از مراکز داده متصل به اینترنت خود بازسازی کرده اند. کسب‌ و کارهایی که این سیستم‌های ERP را پیاده‌ سازی می‌کنند، ممکن است از مزایای کامل ERP مبتنی بر ابر، مانند ارتقای ساده‌ شده و قدرت مدل مرکز داده ابری، که در آن منابع عظیمی از برنامه‌ ها را در مقابل اختصاص زیرساخت به اجزای نرم‌ افزار جداگانه پشتیبانی می‌کنند، از دست بدهند.

همچنین چندین نوع نرم افزار ERP ابری وجود دارد:

• SaaS چند کاربره: یک نسخه واحد از نرم افزار ERP و زیرساخت مرتبط با آن به چندین سازمان خدمات رسانی می کند. با این حال، در حالی که هر سازمان از نرم افزار یکسانی استفاده می کند و بر روی سرورهای یکسانی میزبانی می شود، داده های یک شرکت برای دیگران غیرقابل دسترسی باقی می ماند. یک سیستم ERP واقعی ابری معمولاً یک SaaS چند مستاجر است.
• SaaS تک کاربره: یک نسخه واحد از نرم افزار ERP و زیرساخت های مرتبط با آن فقط به یک سازمان خدمت می کند. به عبارت دیگر، داده های یک سازمان بر روی سرورهای خصوصی که یک نمونه نرم افزاری منحصر به فرد را اجرا میکنند، میزبانی می شود. برخی از فروشندگان ERP ابری به مشتریان این امکان را می دهند که یک نمونه خصوصی یا یک نمونه مشترک را اجرا کنند.
• سیستم ابری عمومی: سازمان‌ های متعددی که متعلق به ارائه‌ دهنده خدمات هستند، خدمات رایانش ابری را به اشتراک می‌گذارند. با این حال، داده ها و برنامه های هر سازمان برای دیگران غیر قابل دسترسی است. نمونه‌ هایی از ابر عمومی شامل خدمات وب آمازون، Google Cloud، Microsoft Azure و Oracle Cloud هستند.
• ابر خصوصی: سرویسی که با هیچ سازمان دیگری به اشتراک گذاشته نمی شود.
• ERP ترکیبی: همانطور که به نظر می رسد، یک رویکرد ERP ترکیبی، نرم افزار داخلی را با یک ابر خصوصی یا ابر عمومی برای محاسبات، ذخیره سازی و خدمات ترکیب می کند.

8 مزیت نرم افزار ERP ابری

• یکی از بزرگترین مزایای راه حل ERP مبتنی بر ابر کاهش هزینه های کلی است که از پیاده سازی شروع می شود. با ERP داخلی، یک کسب و کار هزینه های اولیه در خرید سرورها، ایجاد پایگاه داده، پیاده سازی اولیه، مشاوران، کارکنان فناوری اطلاعات، امنیت و پشتیبان گیری را متحمل می شود.
• شرکت‌هایی که دارای سیستم ERP داخلی هستند، با رشد شرکت، با هزینه‌ های اضافی برای نگهداری، منابع تخصصی داخلی یا در حال تماس، ارتقاء و به‌ روزرسانی و همچنین سرورهای اضافی مواجه خواهند شد. ERP ابری معمولاً حدود 30٪ کمتر از ERP داخلی هزینه دارد. از آنجایی که فروشنده ابر ERP نرم‌ افزار را روی سرورهای خود میزبانی و مدیریت می‌کند، کسب‌ و کارها از هزینه‌ های اولیه زیرساخت و همچنین هزینه‌ های اضافی برای کارکنان فناوری اطلاعات، نگهداری، امنیت و به‌روزرسانی‌ها اجتناب می‌کنند. فروشنده پشتیبانی مداوم IT را ارائه می دهد.
• سرعت پیاده سازی یکی از بزرگترین موانع هر راه حل جدید ERP زمان پیاده سازی است که می تواند مستقیماً بر زمان از کار افتادن کسب و کار و زمان ارزش گذاری تاثیر بگذارد. در یک مطالعه، حدود نیمی از کسب و کارها گفتند که پیاده سازی آنها در زمان پیش بینی شده به پایان رسیده است. معمولاً یک کسب‌ و کار می‌تواند در یک سیستم ERP مبتنی بر ابر سریع‌ تر از درون محل راه‌ اندازی و اجرا شود، زیرا نیازی به انتخاب و راه‌ اندازی سخت‌افزار یا استخدام و آموزش کارکنان فناوری اطلاعات ندارد.
• دسترسی. کاربران ERP مبتنی بر ابر می توانند به اطلاعات کسب و کار در زمان واقعی، از هر مکان و هر دستگاهی دسترسی داشته باشند. این تضمین می‌کند که کارکنان در سراسر سازمان بدون توجه به واحد تجاری یا مکان، با داده‌ های یکسانی کار می‌کنند و می‌ توانند سریع‌  تر و مطمئن‌ تر تصمیم بگیرند.
• مقیاس پذیری. بدون چالش‌های اضافه کردن سرورهای بیشتر برای کاربران، مکان‌ها یا شرکت‌های تابعه، راه‌ حل‌های ERP مبتنی بر ابر، مقیاس‌ پذیری کسب‌ و کار را آسان‌ تر می‌کنند. همانطور که یک تجارت رشد می کند، ERP ابری رشد می کند.
• یک سازمان می‌تواند با عملکرد اصلی شروع کند و در صورت نیاز، بدون افزودن سخت‌افزار بیشتر، موارد بیشتری را اضافه کند. ناگفته نماند، راه حل ابر ERP به کاربران در سراسر جهان اجازه می دهد تا به سادگی با اتصال به اینترنت به اطلاعات کسب و کار دسترسی داشته باشند. هیچ سرور محلی لازم نیست، بنابراین با رشد یک شرکت با ادغام یا اکتساب، واحد های جدید می توانند به سرعت آنلاین شوند. فروشندگان ابر معمولاً دارای مراکز داده در سرتاسر جهان هستند و داده‌ های هر مشتری را در مکان‌ های مختلف نگه می‌دارند و خدمات بهتر و مطمئن‌ تری نسبت به اکثر کسب‌ و کارها ارائه می‌ دهند که می‌ توانند خودشان را مدیریت کنند. فروشندگان نرم افزارهای ابری معمولاً برای دسترسی 99.999 درصد تلاش می کنند، که به این معنی است که مشتریان هر سال کمتر از هشت دقیقه خرابی برنامه ریزی نشده را مشاهده می کنند.
• سفارشی سازی و سرعت. همانطور که ERP مبتنی بر ابر می‌تواند با یک سازمان مقیاس‌ پذیر شود، همچنین می‌توان آن را راحت‌ تر مطابق با نیازهای کسب‌ و کار سفارشی کرد. از ابتدا یا در طول زمان، با رشد و تکامل یک تجارت. در حالی که نرم‌ افزار ERP داخلی را می‌توان سفارشی‌سازی کرد، این سفارشی‌ سازی‌ها با نرم‌ افزار فعلی مرتبط هستند و شاید اجرای مجدد آن با نسخه‌ های آینده دشوار باشد، به خصوص اگر ادغام‌ها در داخل توسعه داده شده باشند. این یکی از اصلی‌ ترین دلایلی است که برخی از کسب‌ و کارها از ارتقای سیستم‌های ERP داخلی خود اجتناب می‌کنند و به اجرای فناوری منسوخ ادامه می‌دهند.
• علاوه بر این، سیستم‌های ERP ابری تمایل دارند به خوبی با سایر محصولات مبتنی بر ابر ادغام شوند و ماژول‌های جدید را می‌توان به سیستم ERP ابری بدون خرابی یا سخت‌ افزار اضافی، اضافه کرد. این نوع چابکی به کسب و کار امکان می‌دهد به جای واکنش‌ پذیری، فعال باقی بماند و سریع‌ تر با تغییرات صنعت، گرایش‌های مصرف‌ كننده، شرایط پیش‌ بینی‌ نشده و موارد دیگر سازگار شود.
• ارتقا. فروشندگان Cloud ERP معمولاً تمام ارتقاء و به‌روزرسانی‌های سیستم را به صورت مداوم مدیریت می‌کنند و با نیازهای در حال تحول کسب‌ و کار هماهنگ می‌شوند و اطمینان می‌دهند که مشتریان از به‌ روزترین فناوری استفاده می‌کنند. به روز رسانی یا ارتقاء نرم افزار ERP داخلی به زمان بیشتری نیاز دارد و حتی ممکن است شامل استخدام پیمانکاران برای مدیریت فرآیند باشد. با ERP ابری، به‌ روزرسانی‌ها ممکن است کمتر از 30 دقیقه طول بکشد و معمولاً در ساعات خاموشی رخ می‌دهند تا از اختلالات تجاری جلوگیری شود.
• امنیت، انطباق و بازیابی فاجعه. تکیه بر یک فروشنده خارجی برای نگهداری ایمن داده های تجاری یک شرکت یک نگرانی قابل درک برای بسیاری از سازمان ها است. با این حال، ارائه دهندگان ERP مبتنی بر ابر ممکن است امنیت و انطباق بهتری نسبت به شرکت ها ارائه دهند. علاوه بر این، یک کسب و کار می‌تواند مطمئن باشد که از داده‌هایش همیشه پشتیبان‌ گیری می‌شود و فروشنده به روش‌های برنامه‌ ریزی‌شده و تمرین‌ شده بازیابی بلایا مجهز است.
• راه‌ حل‌های ERP داخلی با خطر از دست دادن داده‌ های فاجعه‌ بار در صورت خرابی سخت‌ افزار یا نرم‌ افزار یا بلایای طبیعی، آتش‌ سوزی یا شکست، همراه است، مگر اینکه سازمان‌ها برنامه بازیابی بلایا و تداوم کسب‌ و کار داشته باشند.
• ارائه دهندگان ابری معمولاً امنیت سطح سازمانی و رمزگذاری سرتاسر داده ها را بین فروشنده و سازمان ارائه می دهند. توجه داشته باشید که شرکت ها مسئول هویت و مدیریت دسترسی کاربران ERP ابری و دستگاه های ایمن مانند رایانه های شخصی یا تلفن های هوشمند هستند.
• انعطاف پذیری و دسترسی ذخیره سازی. اگر سخت افزار داخلی خراب شود، یک شرکت می تواند مقدار قابل توجهی از زمان و پول را صرف انتقال داده ها به یک سیستم ذخیره سازی جدید کند. با ERP مبتنی بر ابر، داده‌ها در مراکز داده ارائه‌ دهنده قرار می‌گیرند، معمولاً به صورت اضافی و پراکنده جغرافیایی. این همچنین از نظر دسترسی به اطلاعات و داده های تجاری از طریق اینترنت مفید است، زیرا مشاغل و عملیات بیشتری به صورت آنلاین انجام می شود و شرکت ها به دنبال خودکارسازی و ساده سازی فرآیندهای تجاری هستند.

چالش های Cloud ERP

در حالی که گرایش به وضوح به سمت استفاده بیشتر از ابر است، چالش‌های بالقوه‌ای وجود دارد که ممکن است سازمان‌ها با آن مواجه شوند:

• سیستم های قدیمی اگر یک کسب‌ و کار بزرگ‌تر که سال‌ها از یک سیستم ERP داخلی استفاده می‌کند، به دنبال تغییر به ERP مبتنی بر ابر باشد، مهاجرت ممکن است چالش‌ برانگیز باشد و به زمان و تخصص قابل توجهی نیاز داشته باشد.
• مقاومت در برابر تغییر. کسب‌ و کارهای بزرگ‌ تر با تیم‌های بزرگ فناوری اطلاعات و مدیریت ممکن است از سوی ذینفعان کلیدی عقب‌ نشینی کنند. انتقال نرم‌افزار ERP به خارج از سایت منجر به از دست دادن کنترل برخی از مدیران بر فرآیند هایی می‌شود که خودکار می‌شوند، و با مدیریت کلیه تعمیرات و زیرساخت توسط فروشنده، تیم‌های IT کنترل بر فرآیندهای عملیاتی خاص را از دست می‌دهند.
• انطباق با مقررات. ممکن است شرکت‌ هایی با سیاست‌ های امنیتی سایبری سختگیرانه، محدودیت‌ هایی در مورد میزبانی اطلاعات مشتری در فضای ابری و مسائل مربوط به انطباق با مقررات، از مزایای کامل راه‌حل ERP مبتنی بر ابر بهره نبرند. با این حال، ارائه‌ دهندگان اصلی نرم‌افزار به‌ عنوان یک سرویس، گام‌هایی در رعایت قوانینی مانند HIPAA و GDPR برداشته‌ اند و معمولاً می‌توانند دستورات مربوط به حاکمیت داده‌ها و محلی بودن را انجام دهند، بنابراین تصور نکنید که محدود به ERP داخلی هستید.

چرا ERP ابری بهتر است؟

سیستم های ERP ابری به دلایل زیادی نسبت به ERP های داخلی، بهتر هستند. سیستم های Cloud ERP از هر کجا قابل دسترسی هستند، تقریبا همیشه آنلاین هستند و برای نگهداری و ارتقاء به منابع IT شرکت مشابهی نیاز ندارند. در درازمدت، راه‌ حل‌ های ERP ابری ممکن است باعث صرفه‌ جویی در هزینه و عملکرد بهتر شود. سیستم‌های Cloud ERP مسلماً ایمن‌ ترین و کارآمد ترین راه‌ حل هستند که تیم شما را قادر می‌سازد تا به داده‌ها و سیستم‌های حیاتی شرکت دسترسی داشته باشد تا کار خود را به بهترین نحو انجام دهد.

تفاوت بین ERP و محاسبات ابری چیست؟

یک ERP ابری از بسیاری از منابع دیجیتالی مشابه رایانش ابری استفاده می کند. با این حال، محاسبات ابری در درجه اول بر انجام محاسبات بزرگ متمرکز است که در آن سیستم‌های ERP ابری مجموعه‌ای از برنامه‌ها را برای اجرای کسب‌ و کارتان در اختیار شما قرار می‌دهند.

چند شرکت از ERP ابری استفاده می کنند؟

یک نظرسنجی اخیر نشان داد که 21٪ از شرکت ها از سیستم های ERP ابری یا تقریباً یک شرکت از هر پنج شرکت استفاده می کنند. 15 درصد از شرکت‌هایی که از SaaS استفاده می‌کنند، سیستم را در محل میزبانی می‌کنند در حالی که اکثریت قریب به اتفاق خدمات مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهند.