نرم افزار اتوماسیون اداری ShAuto

اتوماسیون اداری چیست؟

پیشرفت فناوری تاثیر جدی بر کارهای روزمره و مدیریت اداره‌ها گذاشته است؛ به همین دلیل، اجرای اتوماسیون اداری در کسب و کارتان می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. برنامه اتوماسیون اداری، فرایند مشاهده جریان داده‌ها به خودی خود و بدون دخالت انسان‌ها می‌باشد. استفاده از یک نرم‌افزار مکاتبات اداری، می‌تواند به شما در ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک‌گذاری داده‌ها کمک کند. خرید اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها؛ اولا باعث کاهش خطای انسانی، و دوما باعث تمرکز کارکنان بر امور مهم‌تر خواهد شد. به صورت کلی، اتوماسیون اداری در سه بخش خلاصه می شود که عبارتند از: (اتوماسیون اداری چیست؟)

• اتوماسیون ساده: این سامانه به منظور اتوماسیون و اجرای خودکار کارهای ساده طراحی شده است. نرم‌افزارهای اداری اتوماتیک، بدون نیاز به کدنویسی یا با کمی کدنویسی، کارهای تکراری را به صورت دیجیتالی انجام خواهند داد. این اقدام به کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت انجام کارهای گروهی منجر خواهد شد.
• اتوماسیون فرایند: اتوماسیون فرایند یا اتوماسیون مدیریت فرایند کسب و کارها، موجب شفاف‌سازی فرایندهای سازمانی شده و از یکنواختی آنها جلوگیری خواهد کرد. اتوماسیون فرایند که اغلب توسط نرم افزارهای مخصوص انجام می گیرد، باعث افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان شده و در عین حال بینش‌های تجاری ارزشمندی را برای شما به ارمغان می‌آورد.
• اتوماسیون پیشرفته: در این سیستم، از ترکیب انسان‌ها و ماشین‌ها به منظور ادغام چندین سیستم استفاده می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند که فرآیندهای پیچیده به صورت خودکار اجرا شوند. این نوع اتوماسیون به بهبود سیستم‌های پشتیبانی در حوزه کسب و کار کمک می‌کند.

اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

از جمله دلایل اهمیت نرم‌افزار اتوماسیون اداری، کاهش کارهای تکراری و تمرکز فعالیت کارکنان بر بخش‌های مهم‌تر سازمان است. برنامه اتوماسیون اداری علاوه بر خودکارسازی امور در سازمان، با دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهتر شدن ارتباطات داخل سازمان کمک خواهد کرد؛ بنابراین، اهمیت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری ساده، به دلیل راحت‌تر شدن تسهیل جریان اطلاعات در یک شرکت می‌باشد. از جمله علت‌های اهمیت پیاده‌سازی اتوماسیون اداری عبارتند از:

• انجام نشدن به موقع کارها
• عدم دسترسی به موقع به اطلاعات
• عدم امکان تعیین شاخص‌های ارزیابی
• نیاز مداوم به حضور فیزیکی افراد در سازمان
• قطع شدن فرایند کارها در صورت غیاب هر شخص
• تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت فرایندها

مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کارها چیست؟

استفاده از بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری و پیاده‌سازی آن در سازمان‌های مختلف از اهمیت بالایی برخوردار است. با توجه به گسترش و تغییراتی که در سیستم‌های مدیریتی شرکت‌ها به وجود آمده است، مکانیزه کردن کارها می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند. از جمله مزایا اجرا اتوماسیون اداری در کسب و کار عبارتند از:

• افزایش نیروی کار
• استفاده از هوش مصنوعی
• پیش بینی رفتار و تجربه مشتریان
• خودکار سازی عملیات اصلی سازمان‌ها
• کشف ناکارآمدی ها و نقاط حساس در فرایندها

کاربردهای برنامه اتوماسیون اداری

خرید اتوماسیون اداری به دلیل خودکار کردن فرایندها و کمک به بهبود عملکرد گردش کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ همچنین اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرایندها در بیشتر بخش‌های اداره‌ها قابل استفاده می‌باشد. از جمله کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون اداری عبارتند از:

• فرایندهای فروش: ابزارهای اتوماسیون فروش افراد را قادر می‌سازد تا در کمترین زمان فعالیت‌های مربوط به معاملات را انجام داده و زمان بیشتری را صرف ایجاد ارتباط با مشتریان خود کنند. نرم‌افزارهای اتوماسیون، می‌توانند در طول فرایند فروش، کارهای تکراری را خودکارسازی کرده و خدمات بهتری را در اختیار کاربران قرار دهند.
• منابع انسانی: سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی، می‌توانند طیف گسترده‌ای از کارهای مربوط به وظایف سیستم‌های اتوماسیون در حوزه مدیریت منابع انسانی را به صورت خودکار انجام دهند؛ به عنوان مثال، پردازش درخواست‌های استخدامی، ارسال پیشنهادات شغلی، مدیریت حقوق و دستمزد، زمانبندی مصاحبه‌ها و …، از جمله کارهایی هستند که در سیستم‌های اتوماسیون مدیریت منابع انسانی انجام می‌پذیرد.
• امور مالی و حسابداری: خودکارسازی فعالیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی‌های مالی و حسابداری باعث می‌شود تا افراد سازمان وقت خود را برای تجزیه و تحلیل داده‌ها در نظر بگیرند؛ همچنین با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، خطاهای انسانی کاهش یافته و داده‌ها با دقت بالا در اختیار شما قرار خواهند گرفت.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، ابزارهایی هستند که داده‌ها را قادر می‌سازند به تنهایی و بدون دخالت انسان از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به صورت ایمن، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند تا وظایف و سایر فرایندهای روزمره را با بالاترین دقت انجام دهند.

امکانات نرم‌افزار اتوماسیون اداری ShAuto

نرم‌افزار اتوماسیون اداری ShAuto از جمله نرم‌افزارهایی است که برای مدیریت مدارک و مستندات سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد و شما می‌توانید به منظور نظم بخشیدن به امور برون و درون سازمانی، اقدام به پیاده‌سازی و استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نمایید. نرم‌افزار اتوماسیون اداری ShAuto شماران سیستم، به عنوان یکی از ابزارهای قدرتمند که قابلیت‌ها و امکانات گسترده‌ای دارد شناخته شده است. مدیران سازمان‌های مختلف می‌توانند با استفاده از این نرم افزارها، بدون حضور فیزیکی در مجموعه، در هر زمان و مکان، امکان دسترسی به بخش‌ها و فرآیندهای مختلف سازمان را داشته باشند. از جمله ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری ShAuto می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان بایگانی و آرشیو
• امکان پشتیبان‌گیری از دیتابیس
• سرعت بارگذاری بالای صفحات
• قابلیت انطباق با تلفن همراه و تبلت
• امکان جستجو براساس کلمات کلیدی
• امکان ارسال فکس به صورت گروهی
• خودکارسازی فرآیندها با فرم‌های دلخواه
• امکان نظارت بر گردش کارها بدون نیاز به دانش گسترده از زبان برنامه نویسی

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری به نقل از شماران

نرم‌‌افزار اتوماسیون اداری (Office Automation Software): نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارائه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم، به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که بتوانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با نرم‌افزار اتوماسیون اداری، مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.

یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار براساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

پیامدهای پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

پیاده‌ سازی سیستم اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت:

• ایجاد اداره بدون کاغذ
• دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
• توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و … (… ,B2B, B2C, B2G)
• تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
• تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
• کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
• صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و …
• افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و …
• برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
• عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
• کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

• یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
• قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
• ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت‌خوان
• استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
• سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
• سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
• کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و …
• مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و … در کارتابل
• مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
• زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
• امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
• قابلیت استفاده از سیستم SMS
• تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
• قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
• تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز
• اتخاذ تصمیمات به‌موقع و استراتژیک مدیریتی سازمان، جز با کنترل و پایش صحیح اطلاعات از طریق یک نظام مالی یکپارچه میسر نمی‌باشد. نرم‌افزار حسابداری شماران اطلاعات مالی تمامی بخش‌های سازمان را جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت نموده که به‌دلیل وجود یکپارچگی، اطلاعات مالی تمامی نرم‌افزارها از بخش‌هایی نظیر خزانه‌داری، بازرگانی، دارایی ثابت، بهای تمام شده، حقوق و دستمزد و …، در نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و این نرم‌افزار امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات و گزارشات مورد نیاز را فراهم می‌نماید. تهیه صورت‌های مالی در پایان هر ماه و ارائه گزارشات مدیریتی به‌لحظه از مزایای نرم‌افزار حسابداری شماران است.