اغلب سازمانها درحالحاضر نرمافزارهایی دارند که برای پیشبرد اهداف سازمانی از آنها استفاده میکنند. سازمانها برای جبران کاستیهای این نرمافزارها به دنبال توسعه آن منطبق بر نیازهایشان هستند تا بتوانند در حوزههای کلیدی قابلیتهای این نرمافزار را بهکارگیرند.
در فضای متغیر کسبوکار امروز سازمانها باید بهاندازه کافی چابک باشند تا بتوانند به هرگونه چالشی نرمافزاری که با آن مواجه میشوند در شرایط مناسب پاسخ دهند.
با توجه به تحقیقات انجامشده، نرمافزارهای آماده و یا بهاصطلاح (پکیج) نهایتاً تا 70 درصد نیازهای شمارا برطرف میکنند و همیشه برخی از نیازمندیها یا بهصورت دستی انجام میشود و یا به دلیل نبود ابزار مناسب نادیده گرفته میشود.
در کسبوکارهای امروزی نیز با توجه به تغییرات قوانین، نوسانات ریالی و ارزی، تغییرات روالها و فرایندهای کسبوکارها و موارد مشابه، نیاز به تغییرات سریع در نحوه عملکرد نرمافزارها است تا بتوانیم اطلاعات لازم را وارد و بر اساس نیاز لحظهای خروجیهای دلخواه را از آن استخراجکنیم.
حال پاسخ این موارد چیست. چطور میتوان با سرعت و انعطاف زیاد این مشکلات را حل کرد و به نتیجه دلخواه رسید؟
راهکار جدید شرکت شماران سیستم ابزاری پرقدرت، منعطف و با کاربری بسیار آسان بدون نیاز به دانش فنی این مشکلات را حل میکند.نرمافزار ساز شماران محیطی برای توسعه نیازهای نرمافزاری و ایجاد سیستمهای دلخواه در تمام بخشهای سازمان است. این راهکار بینش نوینی در صنعت انفورماتیک کشور در خصوص ایجاد نرمافزارهای سازمانی بدون کد نویسی و ساختارهای پیچیده و استفاده از پلتفرمهای مختلف است
ابزارهای این راهکار به شرح زیر است:
- فرم ساز
- موتور گردش کار
- گزارش ساز
- هوش تجاری
- پورتال
راهکار نرمافزار ساز شماران با استفاده از ابزارهای منعطف و یکپارچه، تمامی روالها و فرایندهای مربوط به کسبوکارهای مختلف را پیادهسازی کرده و بر اساس ارائه به لحظه گزارشها در زمانهای متفاوت، بستری امن و سریع برای برنامهریزی مدیران در خصوص اخذ تصمیمهای لحظهای و حساس است.
فرمساز (Form Builder)
طراحی و ایجاد فرمهای الکترونیکی، به سادگی توسط کاربران در راهکار نرم افزارساز شماران قابل پیادهسازی است. از ویژگیهای این ابزار، میتوان به ایجاد فرمهایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقهی هر سازمان، جهت ثبت و ذخیرهسازی اطلاعات اشاره نمود.
ایجاد فرمهای مستقل، فرمهای پایه، فرمهای واسط، فرم های عملیاتی و اطلاعاتی، تنها بخشی از بستر گسترده فرم ساز است. نکته بسیار مهم در امکانات فرم ساز، ایجاد قوانین و تأثیرپذیری آنها در نرمافزار و سرویسهای دیگر است. این امکان باعث ایجاد یکپارچگی در جداول اطلاعاتی و بانکهای متفاوت و درگیر سازمان است.
بهطور مثال فرض کنید در یک سازمان یک نرمافزار یکپارچه و چند نرمافزار کوچک برای دیگر نیازهای مورداستفاده قرار میگیرند. طبیعتاً بانکها اطلاعاتی نرمافزارهای نامبرده نیز متفاوت است. حال بر اساس دستورالعملهای جدید سازمانی نیاز به یکپارچگی بین سرویسهای موجود با یک نرمافزار جدید است.
امکانات فرم ساز بهراحتی این نیاز را برطرف و باقابلیتهای گسترده قوانین و Rules مای متفاوت را در قالب فرم ایجاد میکند و حتی استفاده از دادههای موجود در جداول اطلاعاتی را بهروشهای مختلف LOV و فهرستهای انتخابی ممکن میسازد
نکته جالب اینکه این موارد بدون نیاز به کد نویسی و اسکریپت نویسی های پیچیده، انجام میشود.
فرمول نویسی و ایجاد شرطها در مقادیر فیلدها بهصورت محدود و گسترده نیز بهطور کامل بهصورت دینامیک و انتخاب شرطها و عملیات مربوط به آن بدون کد نویسی امکانپذیر است. اینیک امکان بسیار فوقالعاده در فرم سازهای بومی و ایرانی به شمار میآید.
ایجاد URL در فرم
در توسعه نرمافزارهای تحت وب، دسترسی به فرمهای عملیاتی بدون محدودیت مکانی و شبکههای محلی و سازمانی بسیار حائز اهمیت است که این نیاز در راهکار نرمافزار ساز شماران بهطور کامل ایجاد و بهصورت اتوماتیک URL و یا همان آدرس اینترنتی را برای استفاده از فرم ایجاد میکند.
این ابزار برای سامانههای تکریم اربابرجوع، پیشنهادات و شکایات، نظرسنجی که چه بهصورت فرایندی و کارتابلی و چه بهصورت غیر فرایندی (MIS) بسیار مفید و کاربردی است.
یکی از شگفتیهای استفاده از این راهکار توسعه نرمافزارها توسط کاربران سازمان است که عدم وابستگی را برای سازمان ایجاد میکند.
برخی از امکانات فرم ساز در راهکار نرمافزار ساز شماران:
- امکان تهیه هر نوع فرم همراه با جداول و فیلدهای مختلف
- ارتباط فرمساز با فرایند ساز و گردش فرمها بر اساس چارت سازمانی داخلی و برون سازمانی
- تعریف مهلت پاسخگویی، تاریخ ایجاد و اولویت در فرمها
- مدیریت جداول اطلاعاتی و ارتباط دادهها بهصورت مستقیم در طراحی فرمها
- امکان پرداخت الکترونیکی در فرمهای پورتال
- امکان استفاده URL در پورتال و سایت و دسترسی خارجی به فرم
- امکان تعریف lov تا بهصورت هایراکی از دیتابیس ها و سرورهای مختلف و قراردادن در فرم فرمسازی
- امکان شرط گذاری برروی کنترل های فرمساز براساس نوع عملیات مختلف در مستر فرم و جداول
- امکان فرمول نویسی برای اعداد وتاریخ و ساعت
- امکان تغییر رنگ فونت و متن و ب شدن متن ها کنترل متنی
- ایجاد ظاهر دلخواه بدون عملیات کد نویسی
- ایجاد فرم های چند مرحله ای مستقل و فرایندی
- ماکرو نویسی و توسعه سرویس های جدید فرم با کد نویسی
- ایجاد فرم ها با Drag & Drop
موتور گردش کار (WorkFlowEngin)
در همه نرمافزارها روالها و گردشهای دیتایی وجود دارد که میبایست با دقت و قوانین متعدد ایجاد شود. بهطور مثال در نرمافزارهای خدمات پس از فروش روالهای تائید خدمات و اطلاعرسانیها در ساختار سازمانی به تفکیک خدمات و شروط متعدد در گردش آن.
این امر نیاز به ابزاری دارد تا بتوان برگههای عملیاتی و یا محاسباتی را در یک مسیر مشخص با قوانین و دسترسیهای مختلف ایجاد کرد.
ابزار گردش کار در راهکار نرمافزار ساز شماران بهصورت دینامیک و کاملاً بومی و ایرانی بوده که با استانداردهای روز انفورماتیک در خصوص مدلسازی فرایند و اجرای آن محیطی امن و کاربرپسند ایجاد کرده است.
ساخت فرایندهای ساده، متوسط و پیچیده بهراحتی و بدون نیاز به کد نویسی از طریق عملگرهای فرایند ساز بهصورت Drag&Drop انجام میشود
این ابزار وظایف را به شرکتکنندگان فرایند بااطلاع از دادهها در میان شرکتکنندگان کل فرایند اختصاص میدهد.
موتور گردش کار به عنوان قلب تپنده نرم افزار ساز است که می تواند هر دنباله ای از مراحل یا فعالیت دلخواه را بر اساس جریان روند فرایند و قوانین مسیر یابی مرتبط اجرا کند.
برای اطمینان از این که تمام وظایف فرایند به طور کامل تکمیل و روند کار انجامشده است نیاز به موتور گردش کار الزامی است. این ابزار نرمافزاری به اجرای کارها کمک میکند.
موتور گردش کار یک مترادف برای نرمافزار گردش کار»،برنامه گردش کارو یا سیستم گردش کاراست.
با این توضیحات گردش کار یک مجموعهای از وظایف است که دادهها را به حالت تمامشده پردازش میکند که به مواردی در خصوص عملیات فرایندی اشاره میکنیم:
- شناسایی ویژگیهای کاربر: یعنی بر اساس خواص کاربر، چه گزینههایی معتبر است (تائید،رد،تصویب)
- چک کردن وضعیت:تعیین اینکه آیا دستور بعدی بر اساس وضعیت فعلی روند معتبر است یا خیر
- اجرای منطق:هنگامیکه کاربر شناساییشده و وضعیت پذیرفتهشده ،موتور گردش کار منطق شرطی را بهعنوان یک جمله IF و یا THEN ارزیابی میکند.بر اساس نتیجه ،فرایند گردش کار ممکن است به چندین راه و حالت مختلف ادامه یابد.
- اطلاعرسانی:در مراحل مختلف یک فرایند نیاز به اطلاعرسانیهای غیر کارتابلی نیز بسیار مهم است .این اطلاعرسانیها بهصورت ایمیل و یا پیامک و پیامهای داخلی است.
عموماً در بیشتر نرمافزارهای فرایندی از روش Push درروند اجرای گردش فرایند استفاده مشود بدین معنا که بر اساس نوع تعریف مراحل اجرایی بهصورت خودکار و تعریفشده بدون در نظر گرفتن شرایط کارپوشه و فرد موردنظر از شرایط فنی،عملیاتی،حضور ،تخصص و… فعالیت موردنظر به لیست کارپوشه اجرا دادهشده و منتظر پاسخ برای ادامه فرایند میشود .
در این روش با توجه به عدم بررسی شرایط پاسخگویی فرد موردنظر احتمال انباشت فعالیتهای بسیار در کارپوشه مربوطه را انتظار داریم که کند شدن ادامه فرایندها و به تأخیر افتادن نتیجه فرایند را به همراه دارد
در موتور گردش کار علاوه بر روش فوق از روش POOL هم استفاده میشود و این تکنولوژی باعث سریعتر شدن اجرای فرایندها و بهبود مستمر اجرای آن میگردد .بهطور مثال در حین اجرای فرایند قبل از قرار دادن فعالیت موردنظر در کارپوشه فرد مربوطه ازلحاظ تعداد فعالیتهای در دست اجرا و یا تخصص انجام فعالیت فعلی و با در نظر گرفتن نوع فرایند بررسی عوامل تأثیرگذار در اجرای فعالیت موردنظر را بهطور هوشمند انجام داده و فرایند را اجرا میکند
برخی از امکانات موتور گردش کار نرم افزار ساز :
- مدیریت هوشمند فرایندها و گردش فعالیتها مبتنی بر استاندارد
- تخصیص فرایند به فرمها و گردش فعالیتها بر اساس چارت /پست / رده سازمانی
- کد نویسی، ارتباط با تمامی بانکهای اطلاعاتی و نگاشت فرم (Mapping)
- تقویمهای کاری مختلف و تعیین زمان استاندارد انجام هر فعالیت
- شروع فرایند بر اساس سررسید زمان (Due Date) بهطور خودکار (Time Scheduling)
- شروع فرایند بر مبنای وقوع رویداد (Event Scheduling)
- ایجاد قوانین و مقررات در موتور قوانین (Rules Engine)
- ارسال و دریافت سیگنالها اعم از Email، SMS
- طراحی فرایندها بهصورت گرافیکی
- دارا بودن عملگرهای مرتبط به اتصال و تغییرات در بانکهای اطلاعاتی
- استفاده از IF,WHIL,DO WHILE و... در فرایندها
- قابلیت استفاده از کد فرایندها
- استفاده از شروط چندمرحلهای و عملگرهای موازی
- امکان درج اسکریپت در فرایند
ابزار یکپارچگی
یکی از مأموریتهای اصلی نرمافزار ساز ایجاد ارتباط منطقی و یکپارچهسازی منابع اطلاعاتی در سازمان است . این ارتباط باید مابین ماژولهای عملیاتی نرمافزار و مابقی سرویسهای متفاوت و نرمافزارهای کاربردی دیگر سازمان وجود داشته باشد .
این ارتباط از دو روش وبسرویس (WebService) و ارتباط جداول اطلاعاتی (Database Conection) انجام میشود و بر اساس نوع نیاز تعریفشده در مراحل فرایند و یا استفاده در فرم های اطلاعاتی مورداستفاده قرار میگیرند .
با توجه به مباحث امنیت دادهها در نرمافزارهای سازمانی ، تمایل تولیدکنندگان نرمافزار به ارائه وبسرویس بیشتر است. این امکان در راهکار فوق بهصورت یکپارچه و منعطف وجود داشته و ارتباطات مقادیر برگهها و فیلدهای مشترک را ایجاد میکند.
گزارش ساز
اخذ گزارشها در نرم فرارها و سامانههای کاربردی بسیار مهم است.گزارشهایی از جنس کاربردی،اطلاعرسانی،گردش اطلاعات و….نحوه عملکرد نرمافزار را نشان میدهد و از طرفی نقشه راه را برای ادامه روالها و صحیح بودن آنها را نمایش میدهد.
ابزار گزارش ساز در راهکار شماران بسیار منعطف و کاربرپسند بوده که امکان گزارشگیری و گزارش سازی را در تمامی برگهها و فرایندها در اختیار کاربر قرار میدهد.
علاوه بر این نحوه گردش اطلاعات و کنترل عملیات کاربران بستر را برای تصمیمگیری مدیران فراهم میکند .
در راهکار شماران ،امکان گزارش سازیهای متعدد در اختیار کاربر بوده و بدون نیاز به اطلاعات فنی ، گزارشها دلخواه خود را ایجاد میکنند.
هوش تجاری
در تمامی بخشهای سازمان ،ارائه گزارشها به تفکیک موضوعات مهم و تصمیمساز، از وظایف مدیران میانی است.که بر اساس این گزارشات و تجمیع اطلاعات نقشه راه برای ادامه کسب و کار روشن میشود. نرم افزارهای سازمانی در بخش های مختلف با ارائه گزارشات نقش مهمی در برآورده شدن نیازهای مطرح شده دارند که اصولاً این گزارشات به تفکیک هر نرم افزار و در نرم افزارهای یکپارچه سازمانی ، بهصورت تجمیعی است .
اما نکته مهم اینجاست که چطور خوانایی این گزارشات را بالا ببریم و مهمتر از آن، گزارشها را از منابع مختلف اطلاعاتی در هرکجای سازمان جمعآوری کرده و به دادههای معنادار تبدیل کنیم. هوش تجاری ابزار بسیار کاربردی و مناسب در خصوص حل موارد ذکرشده است.
داشبورد مدیریتی که از ابزارهای هوش تجاری است، ابزاری برای تجسم و تجزیهوتحلیل داده است که در یک صفحه وضعیت شاخصهای اصلی عملکرد و سایر معیارهای مهم تجاری و نقاط داده برای یک سازمان و بخش ، را نشان میدهد.
داشبوردها یک عضو جداییناپذیر در راهکارهای نرمافزاری سازمانها بوده و بهطور گسترده برای ارائه اطلاعات تجزیهوتحلیل به مدیران مشاغل و ذینفعان استفاده میشوند. تفاوت اصلی داشبوردهای مدیریتی با گزارش سازها در نحوه ارائه اطلاعات هم ازلحاظ گرافیکی و هم ازلحاظ عملکردی است . بهطوریکه ، گزارشها نرمافزاری اصولاً بر پایه دادههای ورودی و محاسبات ساده انجام میشود اما در داشبوردهای مدیریتی امکان فرمول نویسی های متعدد و ارائه شاخصهای عملکرد در هر گزارش به تفکیک و تجمیع گزارشات وجود دارد.
این امکان در راهکار نرمافزار ساز شماران یکپارچگی تمامی دادههای سازمان و نرمافزارهای متعدد را تضمین و تصمیمگیری صاحبان کسبوکار را در مراحل مختلف عملیات سادهتر خواهد کرد.
پرتال
یکی از معضلات بزرگ در ارائه خدمات الکترونیک برای ترجمانهای دولتی و سازمانهای خصوص در بستر وب،عدم وجود ارائه فرمها و فرایند ها و خدمات به ارباب رجوع و شرکای تجاری بهصورت کاملا یکپارچه با سامانه های داخلی است.
این مساله اصولا در وب سایت ها و پورتال های سازمانی قابل انجام است اما در خصوص نرم افزارهای فرایندی و سیستم های یکپارچه مالی و اداری یک مشکل اساسی است که با استفاده از کد نویسی های متعدد سعی ر برآورده شدن نیازها هستند.
به طور مثال در فرایندهای سازمانی و تکریم ارباب رجوع، درخواست ها بهصورت فرم های تحت وب با مدیریت وب سایت مربوطه در سازمان تکمیل و پس از ارسال، به کاربر کد پیگیری ارائه میشود و کاربر برای پیگیری فرایند درخواست خود نیاز به وارد کردن کد پیگیری و اخذ گزارش از سایت سازمان برای اطلاع از فرایند مربوط به خود است.این ارائه گزارش صرفا جهت اطلاع رسانی از مراحل فرایند و غیر عملیاتی است.و نکته دیگر این که در این فرایند اگر کاربر نیاز به تغییر و یا اصلاح اطلاعات ارسالی داشته باشد باید مسیر طولانی و گاها فرایند را از ابتدا آغاز کند.
این مثال در فرایندهای خرید و سفارشات آنلاین ، در نرم افزارهای مالی نیز وجود دارد.فرض کنید از طریق وب سایت شرکت اقدام به ارائه سفارش اینترنتی کالا و یا خدمات دارید.طبیعتا باز هم باکد پیگیری و یا ثبت سفارش و خرید از طریق فروشگاه اینترنتی فعالیت مورد نظر خود را انجام می دهید، که اکثرا ارتباط مستقیمی با نرم افزارهای اصلی سازمان (انبار-فروش-حسابداری-تولید…)را ندارند و این خود باعث عدم یکپارچگی و فعالیت های مضاعف خواهد شد.
امکان پورتال در راهکار نرم افزار ساز شماران ،امکان ادغام فرایندهای بیرونی با روالهای داخلی سازمان را ایجاد و بدون محدودیت تعداد کاربری و تعداد فرایندهای بیرونی سازمان است .
این امکان فوقالعاده محدودیتهای کاربران بیرونی را که نیاز به استفاده از فرایندهای درونسازمانی داشتهاند رااز بین برده و متقاضیان را بهعنوان یک کاربر واحد شناخته و با ارائه کارتابل اختصاصی به ایشان،رونددرخواست ها و پیگیری مراحل فرایند را بسیار آسان و پرسرعت کرده است.
با این شرایط و وجود کارتابل آنلاین برای کاربران،نظارت بر روند فرایند و بایگانی آنها ،ثبت سوابق،گزارش گیری های متعدد، کاملا در دسترس و امکان پذیر است.
برخی از امکانات پورتال
- برقراری فرایندهای برون سازمانی و درون سازمانی
- درگاه ارتباط تکریم ارباب رجوع
- سفارشات اینترنتی
- پورتال نمایندگان
- ارتباط مستقیم روالهای برون سازمانی با فرایندهای داخلی
- چارت درون سازمانی و شعبات
- چارت برون سازمانی و نمایندگی ها
موارد ذکر شده ابزارهای اصلی راهکار نرم افزار ساز شماران سیستم است که علاوه بر این موارد ابزارهای جانبی متعددی نیز وجود دارد که با استفاده از آن سازمان را بی نیاز از هر نرم افزار دیگری خواهد کرد. ایجاد سامانه های متعدد در بستر نرم افزار ساز به سادگی و با سرعت بسیار بالا امکان پذیر بوده و تغییرات آتی آن نیز بدون مشکل انجام خواهد شد.