نرم‌افزارهای یکپارچه

سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه بایستی بتوانند تمام سیستمهای پردازش اطلاعات اصلی در سازمان را تحت یک بانک اطلاعاتی به صورت سازگار و مرتبط پوشش دهند. این موجب دسترسی پیوسته و کاملاً یکپارچه به مخزن اطلاعات استفاده‌شده در فرایندهای مختلف سازمان از قبیل خرید، انبارداری، تولید، فروش، توزیع، مالی و پرسنلی می‌شود.

دسترسی به این سطح از یکپارچگی، از اهداف سیستمهای جامع می‌باشد و معمولاً زیرساخت سیستمهای اطلاعات یکپارچه برای فرایندهای اصلی سازمان طراحی شده است. با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني، شرکت‌ها در سال‌های آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري به نظر می‌رسد. از مهم‌ترین ابزارهاي مورد استفاده جهت كسب اين آمادگي می‌توان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهند بود هر چه سریع‌تر اين مسير را طي کنند.
سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه كه در حال حاضر به عنوان يكي از آخرین ابزارهاي برنامه‌ریزی و مديريت در جهان مطرح می‌باشد. اين سیستم‌ها قادرند با بهره‌گیری از فناوري اطلاعات، سیستم‌ها و عمليات موجود در سازمان‌ها را يكپارچه نموده و در قالب يك پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند.
معرفی سیستم‌های نرم‌افزار یکپارچه
سیستم‌های نرم‌افزار یکپارچه بسته‌های نرم‌افزاری جامعی هستند که به صورت راه‌حل‌های ارائه‌شده‌ای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزه‌های وظیفه‌ای موجود در کسب‌وکار کمک می‌کنند. مزیت اصلی و اولیه این سیستم‌ها ایجاد یک بستر نرم‌افزاری یکپارچه مشترک برای فرایندهای یکپارچه موجود در کسب‌وکار مربوط می‌باشد. این سیستم‌ها دارای دو ویژگی مهم می‌باشند اولاً سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخش‌های کسب‌وکار می‌شوند. این سیستم‌ها قابلیت ارائه خدمت به شرکت‌ها در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند
در مورد سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه تعاریف متعددی ارائه‌شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است:
• نرم‌افزارهای یکپارچه يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان آن بين تمامي بخش‌های سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است. ساير تعاريفی که برای مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه بيان شده است نيز به نوعی جامعيت، يکپارچگی و گستردگی در سازمان را نشان می‌دهد.
• بسته نرم‌افزاری کاربردی نرم‌افزارهای یکپارچه يک مجموعه از ماژول‌های يکپارچه آماده راه‌اندازی از پيش طراحی‌شده و از پيش مهندسی شده‌ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می‌دهد

شش علت عمده سازمان‌ها را بر آن می‌دارد تا در پی راه حل نرم‌افزارهای یکپارچه باشند:
• سرعت بخشيدن و استاندارد نمودن عملیاتها و پردازش‌های توليد محصول و ارائه خدمات
• یکپارچه‌سازی اطلاعات عملياتی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات سفارش مشتری
• کاهش موجودی
• استاندارد کردن و یکپارچه‌سازی اطلاعات منابع
هدف اصلی و اولیه نرم‌افزارهای یکپارچه گردآوری دپارتمان‌ها و حوزه‌های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه به گونه‌ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش‌های متفاوت یک سازمان باشد. ساختن یک نرم‌افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده‌ای نیست.
معمولاً هر بخشی از سازمان دارای نرم‌افزارها و برنامه‌های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آن گونه که بخش نیاز دارد کار می‌کند ولی نرم‌افزارهای یکپارچه سعی در ترکیب آن‌ها و ایجاد یک ساختار یکپارچه که از یک بانک نرم‌افزاری واحد استفاده می‌کند دارد. در این حالت تمامی بخش‌ها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید, معمولاً این سفارش روی برگه‌ای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمت‌های مختلف سازمان آغاز می‌نماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاری‌هایی را انجام می‌دهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می‌دهد. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تا خیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز می‌گردد. ضمن اینکه کسی به طور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش‌ها وجود ندارد. لذا مثلاً بخش مالی امکان دست‌یابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست.)2000-Shtub, Avraham)
درحالی‌که نرم‌افزارهای یکپارچه, سیستم‌های منفرد بخش‌های مالی, انبار, منابع انسانی و تولید را کنار زده و آن‌ها را با یک نرم‌افزار یکپارچه متحد که به طور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخش‌ها را کامل‌تر از سیستم قبلی برآورده می‌سازد جایگزین می‌نماید. بسیاری از فروشندگان سیستم‌های نرم‌افزارهای یکپارچه به حد کافی انعطاف‌پذیرند تا بتوان ماجولهایی از نرم‌افزار را بدون حتی خرید کامل بسته نرم‌افزاری, از آن‌ها خریداری و نصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمع‌بندی می‌توان گفت نرم‌افزارهای یکپارچه تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم‌افزاری نمی‌باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
• انعطاف‌پذیری : سیستم‌های نرم‌افزارهای یکپارچه باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت‌های استفاده‌کننده باشند.
• ماژول و مدار باز : این سیستم‌ها باید به گونه‌ای باشد که هر جزئی از بسته نرم‌افزاری بتوان تأثیر در رویه‌های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد.
• فراگیر بودن : نرم‌افزارهای یکپارچه باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده باشد.
• فرا شرکتی : این سیستم‌ها باید به صورت online به سازمان‌های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تأمین‌کنندگان و مشتریان نیز متصل باشد.
• بهترین روش‌های موجود : مجموعه‌ای از بهترین رویه‌های مورد استفاده و تجربه‌شده در سرتاسر جهان باید در این نرم‌افزار گردآوری شده باشد.
• شبیه‌سازی واقعیت
• سایر ویژگی‌ها: علاوه بر موارد کلیدی مطرح‌شده در بالا یکپارچگی بین ماژول‌ها جهت صرفه‌جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره‌کاری و بهینه‌سازی منابع، محیط کاربرپسند شامل منوهای زیبا، راهنمای online و روابط گرافیکی مناسب، انعطاف‌پذیری در انطباق با قوانین کشورها در زمینه‌های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می‌توان عنوان کرد. Shtub avraham 2000) )
از آنجايی که محيط کسب‌وکار عصر اطلاعات فعلی رقابت شديدی را در اخذ اطلاعات و دانش ايجاد نموده است، سيستم سازمان‌ها مجبورند تا آنجا که امکان دارد با يکديگر کار و همکاری کنند به جای اينکه به صورت مجزا از هم باشند. ايجاد يک چنين مکانيزمی امکان‌پذیر نيست، مگر با یاری‌گرفتن از يک " سامانه يکپارچه " که تمامی واحدهای سازمان از مالی تا اداری گرفته تا خط توليد و انبارها که عمليات آن‌ها را در کنترل خود داشته باشد.
يک نرم‌افزارهای یکپارچه دارای يک بانک اطلاعاتی واحد و کامل يکپارچه می‌باشد و دوگانگی اطلاعات در آن وجود ندارد. یکپارچگی از يک منظر به معنای استفاده اشتراکی دو يا چند کاربر از اطلاعات يکسان با منبع ذخيره يکسان است،
در يک بانک اطلاعاتي مرکزي و یا نرم‌افزارهای جزیره‌ای، اطلاعات از نواحي عملياتي مختلف به بانک اطلاعاتي مرکزي مي-آيند، درحالی‌که در يک نرم‌افزارهای یکپارچه، هر کدام از بخش¬های عمليات با يکديگر و همچنين با بانک اطلاعاتي مرتبط هستند. به اين معنا که نرم‌افزارهای یکپارچه همه¬ ارتباطات بين نواحي عملياتي مختلف مانند ساخت، مالي، حسابداري، بازاريابي و... را برقرار مي¬کند.
 

اشتراک در شبکه های اجتماعی