طبق قانون تجارت، صاحبان هر بنگاه اقتصادی و کسب و کار(به استثنای کسبه جزء)، می‌بایستی کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مدیریت، در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است(طبق ماده 6 قانون تجارت)ثبت و نگهداری کنند. این دفاتر موسوم به دفاتر قانونی حسابداری هستند.
دفاتر قانونی به صورت پلمب بوده(که به همین علت به آنها دفاتر پلمب نیز گفته می‌شود) و دقت در صحت و درستی موارد درج شده در این دفاتر اهمیت بالایی دارد و نباید هیچ گونه خطا و اشتباهی در آنها وجود داشته باشد.
شایان ذکر است عدم دریافت دفاتر قانونی، تکمیل و یا ارائه این دفاتر باعث جریمه شدن شرکت خواهد شد، حتی اگر شرکت و یا کسب و کار، فعالیتی هم نداشته و ندارد، باید جهت اعلام عدم فعالیت خود به سازمان امور مالیاتی، دفاتر قانونی پلمب شده خود را پس از دریافت، به صورت سفید و یا خام به حوزه مالیاتی خود ارائه و تسلیم نماید.در ادامه با شماران سیستم همراه باشید، تا در زمینه دریافت دفاتر قانونی بیشتر بدانیم.
دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری کدام ها هستند؟
طبق ماده 6 قانون تجارت، دفاتر قانونی عبارتند از:
1- دفتر روزنامه
2- دفتر کل
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه
لازم به توضیح است که:
در حال حاضر نیازی به داشتن”دفتر دارایی و دفتر کپیه”نیست و فقط از دفتر روزنامه و کل استفاده می‌شود.
دفاتر قانونی به طور کلی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیررسمی تقسیم می‌شوند:
دفاتر قانونی و رسمی: دفتر روزنامه و دفتر کل
دفاتر غیررسمی/دفاتر کمکی: دفتر معین( جزء دفاتر قانونی بوده اما غیررسمی می باشد).
مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر( اشخاص حقوقی)
1- کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت.
2- تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت.
3- کپی روزنامه رسمی.
4- کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی.
مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر(اشخاص حقیقی)
1- تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت.
2- کپی کارت ملی متقاضی.
3- کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی.
مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت‌ها
1- مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها
2- درج مشخصات اولیه متقاضی، از اقدامات اولیه جهت طی نمودن روند ثبت از طریق الکترونیکی می‌باشد. بدین منظور، اولین کاری که باید انجام شود این است که تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی در سامانه وارد گردد. ( قابل ذکر است تمامی پیامک‌های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد).
3- قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آنها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می‌باشد. تاریخ پایان سال مالی نیز توسط سامانه محاسبه می‌گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال،ماه و روز مالی نمی‌باشد.
4- بعد از این مرحله باید به سراغ تکمیل اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده رفت. در این رابطه، نکته‌ی حائز اهمیت این است که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می‌گردد. لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید.( در حال حاضر این شیوه برای شهر” تهران”امکان پذیر است).
5- چنانچه شهر مورد نظر در گزینه‌های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه‌ی مذکور ملحق نشده است. در این صورت متقاضیان می‌بایست به همان روش های متداول گذشته عمل نمایند.
6- در صفحه‌ی بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی نمود و در صورت صحت اطلاعات، بر روی گزینه‌ی تایید اطلاعات شخص حقوقی کلیک نمایید.
7- در مرحله‌ی بعدی بر اساس اطلاعات وارد شده به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می‌شود.
8- سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه از فهرست انتخاب شود و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره در سامانه قید گردد.
9- در مرحله‌ی بعد اسامی بقیه اعضاء هیات مدیره را به همراه اطلاعات مربوط به آن ها نظیر نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و … وارد نمایید و در انتها با کلیک بر روی گزینه‌ی گام بعدی وارد مرحله‌ی بعد شوید.
10- در گام بعد، با مشخص نمودن عضو هیات مدیره، سمت اشخاص هیات مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد می‌نماییم.
11- سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیات مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص می‌کنیم.
12- فرم دیگری وجود دارد با عنوان دفتر مورد تقاضای شخص.
در این مرحله، نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ‌های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را درج می‌کنیم و اطلاعات وارد شده را ذخیره می‌نماییم.
13- پس از طی مراحل ذکر شده، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله می‌بایست بر روی گزینه‌ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز کلیک نمایید.
14- بعد ازتکمیل اطلاعات در سامانه و انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت و کلیک بر روی پذیرش نهایی، می‌بایست، پرینت اظهارنامه را به همراه مدارکی که ذکر شد،به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال نماید.
15- پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه‌ی پلمپ دفاتر کلیک نمایید.
16- شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج کنید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله‌ی بعدی شوید.
17- پس از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می‌کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است)اجازه‌ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آنها صادر می‌گردد.
18- در این صورت متقاضیان می‌بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.
تذکر: چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد، می‌بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.
سخن پایانی
در این مقاله، به انواع دفاتر قانونی و نحوه دریافت آنها به همراه مدارک مورد نیاز برای ثبت درخواست دفاتر پلمپ شده، اشاره کردیم و ثبت درخواست دفاتر در پورتال ثبت شرکت‌ها را توضیح دادیم.
