در عصر حاضر که بهنام عصر اطلاعات نامگذاری شده است، کدینگ ساختار یافته بهعنوان یکی از روشهای موثر در ساماندهی دادهها و اطلاعات اهمیت ویژهای یافته است. موضوع تبادل اطلاعات و دسترسی به آن اهمیت بسیار زیادی دارد، بهطوری که اطلاعات، کلید موفقیت در هر کاری است؛ اما نه هر اطلاعاتی. درواقع وقتی مبحث اطلاعات به میان میآید، مفهوم کیفیت اطلاعات و سرعت دستیابی به اطلاعات، ارکان لاینفک آن محسوب میگردد.
به همین دلیل نیز باید دستهبندی اطلاعات بهگونهای انجام شود که این دو رکن اصلی، یعنی سرعت دستیابی و کیفیت آن، حاصل گردد.
برای نظم دادن به دستههای اطلاعات، نامگذاری مناسب و یکسان آنها، بازیابی آسان و دسترسی در زمان ضرورت فرایندی تحت عنوان کدینگ و یا رمز کردن اطلاعات به وجود میآید. کدینگ و یا رمز کردن کالا، زبان مشترکی است برای درک سریعتر و بهتر اطلاعات و عاملی در جهت هماهنگسازی و تأمین ارتباطات است که این موضوع خود به معنای افزایش بهرهوری در انجام مأموریتهای سازمان است.
حتما بخوانید: آیا زمان تغییر در نرم افزار انبار فرا رسیده است؟
کدینگ ساختار یافته چیست و چرا در لجستیک حیاتی است؟
کدینگ ساختار یافته، فرایندی برای شناسایی، طبقهبندی و کدگذاری اقلام است که باعث ایجاد نظم، سرعت و دقت در مدیریت کالاها و اطلاعات سازمان میشود. این روش با ایجاد یک زبان مشترک بین واحدهای مختلف، ارتباطات درونسازمانی را بهبود بخشیده و زمینهساز مکانیزه کردن عملیات و کاهش هزینهها میگردد.
یکی از بخشهایی که مفهوم کدینگ یک مفهوم اساسی تلقی میگردد و در جهت افزایش بهرهوری و ایجاد زبان مشترک مورد نیاز است کالا و قطعات است. در یک سیستم لجستیک کالا و قطعات بیشتر از هر چیز تحت توجه قرار دارند، فعالیتهای لجستیک تمام عملیات مربوط به کالا (خرید، تولید، حملونقل، توزیع، تعمیر و نگهداری و فروش) را در برمیگیرد.
همانطور که گفته شد کالا در یک سیستم لجستیک موضوع اساسی تلقی میگردد و به همین دلیل طبقهبندی و کدگذاری کالاها، پایه و اساس طرح سیستمهای اطلاعاتی در تمام فعالیتهای لجستیک به حساب میآید. کد و کدینگ بهمنزلهی زبان مشترکی است که در تمامی مراحل به کار گرفته میشود.
حتما بخوانید: چرا کارخانههای ایرانی با مشکلات انبارگردانی روبهرو هستند؟
منظور از کدینگ فرایند شناسایی، طبقهبندی و کدگذاری کالاست. شناسایی شامل جمعآوری اطلاعات و تجزیهوتحلیل آنها، بهمنظور شناخت کامل کالا صورت میگیرد.در طبقهبندی، اقلام با استفاده از اطلاعات حاصل از فعالیت شناسایی بر اساس ویژگیهای آنها سازماندهی میشوند. این ویژگیها دربرگیرنده شباهتها و تفاوتهای گروههای کالایی صورت میگیرد.
در کدگذاری اطلاعات طبقهبندی شده کالاها با نشانههایی بنام کد متناظر شده و به این ترتیب فرایند کدگذاری کامل میشود. این فرایند فوایدی زیادی را برای سازمان بدنیال دارد:
- ایجاد نظم در سیستمهای اطلاعاتی مدیریت لجستیک
- ایجاد زبان مشترک برای ارتباط واحدهای تدارکات، انبارها، حسابداری، خرید، واحدهای مصرفکننده و مدیران اجرایی
- تسریع در ارتباطات از طریق شرح و کد استاندارد به جای شرح طویل و نامنظم
- ایجاد سهولت در تنظیم فرمهای عملیاتی سازمان
- سادهسازی عملیات انبارداری مثل دریافت، نگهداری و قفسهبندی و سایر
- ایجاد مقدمات مکانیزه نموده سیستمها
- کاهش هزینه و زمان جستجوی اطلاعات
- شناسایی یکسان اقلام در تمام سازمان از طریق اختصاص فقط یک نام و کد به هر قلم کالا
- تقسیم موجودیها به تعدادی گروه و نیز تقسیم هر گروه به زیرگروههای کوچکتر بهگونهای که اقلام همانند در دستههای کنترلپذیر قرار گیرند.
- شناسایی روابط بین اقلام در دستههای مختلف
- ایجاد زبان استاندارد برای ارتباطات داخلی و خارجی به استفاده از کدهای استاندارد
- امکان ایجاد پردازش الکترونیکی و نصب سیستم مکانیزه
عموماً هر سازمان مرتبط با کالا، سیستم طبقهبندی و کدگذاری خاصی دارد که بر اساس خصوصیات آن سازمان طراحی گردیده است. بدیهی است که طراحی سیستم کدینگ به وسعت و گوناگونی اقلام تحت پوشش ارتباط مستقیم دارد و میبایست ضمن برخورداری از جامعیت، حتیالمقدور از پراکندگی نیز به دور باشد.
طبقهبندی: پیش نیاز ملزوم و اساسی در کدگذاری اقلام
طبقهبندی یکی از ملزومات مهم و پیشنیاز اساسی کدگذاری اقلام است، درواقع طبقهبندی اطلاعات یکی از ملزومات مهم و پیشنیاز اساسی کدگذاری اقلام است.ساختار طبقهبندی، چارچوبی برای بیان روابط دستههای مختلف کالا بر مبنای معیار طبقهبندی انها است.
در یک سیستم مدون طبقهبندی اقلام بهصورت سلسله مراتبی انجام میگیرد، بدین ترتیب که ابتدا اقلام برحسب مشخصات کلی در گروههای بزرگ قرارگرفته و سپس هر یک از گروهها به گروههای کوچکتر تقسیمشده است.
حتما بخوانید: اگر انبار شما همیشه با مغایرت و بینظمی درگیر است، مقاله انبارداری راهحل واقعی شماست!
این عملیات تا کامل شدن ساختار طبقهبندی ادامه مییابد، به عبارت دیگر ساختار طبقهبندی سیستم کدینگ از تعدادی سطوح وابسته به هم تشکیلشده که هر سطح، یک مرحله از تفکیک را انجام میدهد.
بنابراین از طریق ساختار میتوان دستههای مختلف کالا و منطق تقسیم بندی آنها را شناسایی کرد.
کدینگ کالا در نرم افزار شُماران سیستم
همانطور که ذکر گردید کالا موضوع اساسی در سیستمهای لجستیک است و در نرمافزار شماران سیستم نیز کالا عامل اتصال حلقههایی است که هرکدام یک عنصر لجستیک میباشد.
ازآنجاییکه تمام کالاها در نرمافزار شماران سیستم به چهار گروه مواد اولیه و قطعات مصرفی، مواد و قطعات نیمه ساخته، محصول و سایر بخشبندی شدهاند، برای سادهتر کردن کنترلها و بررسیهای بعدی یک روش پیشنهادی برای کدینگ کالا پیشنهاد میگردد.
در این روش 5 کاراکتر اول کد کالا به بازشناسی نوع کالا، گروه و زیرگروه کالا اختصاص داده شده است و سایر کاراکترها بر اساس دستورالعمل کدینگ داخلی سازمان اختصاص داده میشود.
که کد کالاها با یکی از عددهای 1 تا 4 آغاز شود. به اینگونه که:
- کد 1 بازگوکننده مواد اولیه و قطعات مصرفی
- کد 2 بازگوکننده مواد و قطعات نیمه ساخته
- کد 3 بازگوکننده محصول
- کد 4 بازگوکننده سایر
آنگاه بهتر است که در کاراکترهای دوم، سوم، چهارم و پنجم از طول فیلد کد کالا است میتوان گروه کالا را مشخص کرد.
بهتر است که کد دادهشده به گروه کالاها در فرم تعریف گروه کالاها، در کد کالا در فرم مشخصات کالا نیز استفاده شود. همانطور که گفته شد پسازآنکه کاراکتر اول کد کالا به نوع کالا (مواد اولیه و قطعات مصرفی، مواد و قطعات نیمه ساخته، محصول و سایر) داده شد، با توجه به کدهای تعریفشده برای گروه کالاها و زیرگروه کالا بهتر است که کاراکترهای دوم، سوم، چهارم و پنجم از فیلدهای کاراکتری کد کالا به گروه کالا و زیرگروه کالا داده شود و از کاراکترهای بعدی برای طبقهبندی ریزتر و سرانجام برای نامگذاری نهایی خود کالا بهرهگیری کرد.
تأکید میگردد که این روش تنها و تنها یک روش پیش نهادی است و به سادهتر شدن روند کار با نرمافزار یاری میرساند، اما هیچگونه الزام و اجباری برای بهرهگیری از آن وجود ندارد.
*نوع کالا
**گروه کالا
**زیرگروه کالا
*****طبقهبندی تفصیلی تر
در این روش کاربر سیستم میبایست در تنظیم و چیدمان کدینگ نقش اساسی دارد و ممکن است در این نحوه چیدمان دچار خطای انسانی شود و ساختار را بهدرستی تعریف نکند و به همین دلیل با مرور زمان سیستم با کدینگ مغایر با ساختار کدینگ درگیر میگردد که اصلاح آن به دلیل گردش در نرم افزار کار سادهای نیست.
در نرم افزار شُماران سیستم جهت ارائه راهحلی برای این موضوع از ابزاری برای تولید کد استفاده کرده است که اصطلاحاً Code GENERATOR نامیده میشود و در ساختار نرمافزاری تحت عنوان ساختار ردهبندی کالا اسمگذاری شده است.
تعریف الگوهای متفاوت بصورت درختی
بر اساس این ابزار امکان تعریف الگوهای متفاوت بهصورت درختی برای صدور کد ایجاد گردیده است. بهطور مثال جهت تعریف کدینگ پیشنهادی که در بخش قبلی توضیح داده شد در این ابزار میتوان با تعریف الگو این ساختار پیشنهادی بهصورت مکانیزه ایجاد نمود.
در تعریف این ساختار برای ایجاد یک ساختار درختی یک رده اصلی و زیرردههای مختلف تعریف میگردد. بهطور مثال در رده اصلی مواد اولیه به کد 1، نیمه ساخته با کد 2، محصول با کد 3 و سایر با کد 4 تعریف میگردد.
بهمنظور تعریف گروه و زیرگروه کالا در زیررده لایههای بعدی تعریف میگردد و در این بخش باشد این نکته رعایت کردد که در تعریف لایههای بعدی تعداد ارقام رده در سطح قبلی میبایست مشخص گردد.
در رده آخر نیز شمارنده تعریف میگردد که این بخش بهمنظور انحصاری کردن کد الزامی است و میتوان تعریف سریال کالا بهصورت خودکار و یا توسط کاربر ایجاد گردد.
در سطح کاربری تنها کاربر مشخص مینماید کالا در چه سطحی از ساختار درختی قرار میگیرد و نرم افزار بر اساس بانک اطلاعاتی مشخص شده کد کالا را بر اساس الگو تعریفشده تولید مینماید.
سازمانها با بکارگیری کدینگ ساختار یافته و منسجم میتوانند به نیازهای خود در بخش انبار و کالا به سهولت دست یابند.
سخن پایانی …
در عصر اطلاعات، کدینگ ساختار یافته بهعنوان یک راهکار کلیدی در مدیریت دادهها و بهویژه در سیستمهای لجستیک، نقش اساسی ایفا میکند. کدینگ نهتنها نظم و سرعت دسترسی به اطلاعات را فراهم میسازد، بلکه با ایجاد یک زبان مشترک بین واحدهای مختلف سازمان، بهرهوری عملیاتی را نیز بهبود میبخشد.
طراحی اصولی سیستم کدینگ بر پایه طبقهبندی دقیق اقلام، امکان بازیابی آسان، شناسایی یکسان و پردازش مکانیزه اطلاعات را فراهم میکند. ابزارهایی مانند Code Generator در نرمافزارهایی نظیر «نرم افزار ERP شُماران سیستم» این امکان را میدهند که کدینگ ساختار یافته بهصورت درختی، دقیق و بدون خطا پیادهسازی شود.
بنابراین، بهرهگیری از یک سیستم کدینگ منسجم و هوشمند، پایهگذار یک سامانه اطلاعاتی قابلاتکا در حوزههایی مانند انبارداری، خرید، تولید و نگهداری است.
سوالات متداول درباره کدینگ ساختار یافته در سازمانها
- کدینگ ساختار یافته چیست؟
- کدینگ ساختار یافته یک روش نظاممند برای شناسایی، طبقهبندی و کدگذاری اقلام، کالاها یا اطلاعات است که به بهبود نظم، سرعت دسترسی و مدیریت مؤثر دادهها در سازمان کمک میکند.
- چرا سازمانها به کدینگ نیاز دارند؟
- کدینگ باعث کاهش سردرگمی، جلوگیری از تکرار دادهها، بهبود ارتباط بین واحدها و تسریع عملیاتهایی مانند خرید، انبارداری، حسابداری و گزارشگیری میشود.
- چه تفاوتی بین کدینگ ساده و کدینگ ساختار یافته وجود دارد؟
- کدینگ ساده ممکن است بدون الگو و ساختار مشخص انجام شود، در حالی که کدینگ ساختار یافته بر پایهی یک الگوی طبقهبندی سلسلهمراتبی و قابل گسترش طراحی میشود که استاندارد و قابل اتکا است.
- در کدام بخشهای سازمان بیشترین نیاز به کدینگ احساس میشود؟
- واحدهای انبار، تدارکات، خرید، تولید، مالی، و مدیریت لجستیک بیشترین بهره را از کدینگ ساختار یافته میبرند.
- چه ویژگیهایی باید در طراحی یک سیستم کدینگ رعایت شود؟
- ساختار سلسلهمراتبی
- قابلیت توسعه در آینده
- یکنواختی در نامگذاری
- سازگاری با نرمافزارهای سازمانی
- قابلیت شناسایی سریع و دقیق اقلام
- آیا امکان خطا در کدینگ دستی وجود دارد؟
- بله، اگر کدینگ بهصورت دستی و بدون ابزار انجام شود، خطای انسانی در طبقهبندی یا تکراری شدن کدها میتواند رخ دهد. به همین دلیل استفاده از ابزارهایی مثل Code Generator توصیه میشود.
- کدینگ چگونه به مکانیزه کردن سیستمهای اطلاعاتی کمک میکند؟
- با تخصیص کدهای یکتا به هر قلم کالا یا اطلاعات، امکان پردازش خودکار، گزارشگیری سریع، جستجو و تحلیل دادهها بهسادگی فراهم میشود.
- آیا هر سازمان باید سیستم کدینگ اختصاصی داشته باشد؟
- بله، چون نیازها، نوع کالاها و فرآیندهای کاری در سازمانها متفاوت است، معمولاً سیستم کدینگ متناسب با ساختار و حجم اقلام سازمان طراحی میشود.
