اتوماسیون اداری فرآیند تماشای جریان داده ها به خودی خود بدون هیچ گونه دخالت انسانی، عدم دقت و خطا است. این فرآیند استفاده از یک ابزار اتوماسیون برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک‌گذاری داده‌های محرمانه اداری است که برای انجام کارها و فرآیندهای معمول روزمره به طور موثر مورد نیاز است.
استفاده از فرم‌های آنلاین و ارسال دعوت نامه‌ها با استفاده از گوگل کلندر، ممکن است به این معنی باشد که شما استفاده از کاغذ را به مقدار زیادی کاهش داده اید، اما به این معنی نیست که شما اتوماسیون اداری را راه اندازی کرده اید. این فقط به این معنی است که به جای استفاده از کاغذ، در حال استفاده از تکنولوژی های رابط هستید که کار شما را ساده تر می کنند. به صورت کلی، انجام کار به صورت الکترونیکی به این معنی نیست که دفتر شما خودکار است.
مطلب مرتبط: اتوماسیون اداری چه کاربردی دارد؟
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد به تنهایی و بدون دخالت انسان، از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمان ها کمک می کند تا به طور ایمن جمع آوری، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند تا وظایف و فرآیندهای روزمره را انجام دهند. این سیستم کمک می کند تا فرآیندها و رویه های تجاری موجود را بهینه و خودکار انجام دهید.
قبل از اینکه با کاربردهای مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شویم، بهتر است به بررسی مفهوم اتوماسیون اداری بپردازیم. اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم ها و نرم افزارهای رایانه ای را توصیف می کند. اتوماسیون اداری اصولا برای جمع آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف مورد استفاده قرار می گیرند و در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند.
اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا داده ها بدون دخالت انسان حرکت کنند که در نتیجه موجب کاهش خطا خواهد شد. اتوماسیون اداری جنبه های مختلفی دارد، اما به راحتی می توان آنها را به دسته های زیر تقسیم بندی کرد:
- ذخیره سازی اطلاعات: این بخش مربوط به ضبط اطلاعات مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، تصاویر و صفحات گسترده است. ذخیره سازی اطلاعات عموما در قالب های واژه پرداز یا صفحه گسترده وجود دارد، اما می توانند در یک CMS یا نرم افزار اتوماسیون اداری جمع آوری شود.
- تبادل داده ها: سیستم ها امکان تبادل بی درنگ اطلاعات، مانند دستگاه های فکس یا ایمیل ها را فراهم می کنند. نرم افزار اتوماسیون نیز در این دسته قرار خواهند گرفت، زیرا می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش ها را در بین افراد ارسال کنید.
- مدیریت داده ها: اتوماسیون اداری نیز به راحتی بین طرف های مختلف و اطلاعات مربوطه قابل مدیریت می باشد. به این ترتیب سیستم های اتوماسیون اداری می توانند داده های کوتاه مدت و بلند مدت از جمله برنامه های مالی، هزینه های بازاریابی، مدیریت موجودی و … را مدیریت کنند.
چرا از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟
در عصر دیجیتال امروزی، سیستم‌های اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از مزایا را برای سازمان‌ها در هر اندازه ارائه می‌کنند. سیستم‌های اتوماسیون اداری قدرتمند، فعالیت های دستی را کاهش می‌دهند و حجم زیادی از داده‌ها را در فضای کم ذخیره می‌کنند. اتوماسیون اداری نه تنها کارهای روزمره را ساده می کنند بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشند. علاوه بر این، نرم افزار اتوماسیون اداری دید فرآیند را بهبود می‌بخشند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا به راحتی مشکلات را تشخیص دهند. از سوی دیگر، می‌توانید جریان داده‌ها را به تنهایی تماشا کنید.
مزایای اتوماسیون اداری
برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون اداری عبارتند از:
- کاهش فعالیت های دستی برای تکمیل کارهای روزمره
- کاهش خطاهای دستی
- کاهش زمان پردازش فعالیت ها
- دریافت بینش در مورد معیارهای عملکرد فرآیند
- به دست آوردن دید بیشتر فرآیند و شناسایی مشکلات بالقوه
اتخاذ تصمیمات تجاری صحیح بر اساس داده ها
اتوماسیون اداری، فعالیت هایی را به گردش کار سازمان، اضافه می کند. اما باید به فراتر از ایمیل‌ها و فرم‌های دیجیتال نگاه کنید تا بتوانید واقعا آن را در سازمان خود اجرا کنید. اگر به دنبال یک راه حل اتوماسیون اداری هستید که بتواند گردش کار شرکت شما را به سطح بالاتری برساند، باید به پیش نیاز اتوماسیون اداری توجه داشته باشید. در صورتی که سیستم اتوماسیون اداری شما دارای این پیش نیاز ها باشد، احتمالا یک سیستم کامل و مورد قبول را در اختیار دارید.
پیش نیاز های اتوماسیون اداری
1. رابط کاربری با طراحی ساده
ایجاد رابط کاربری در گذشته حوزه کدنویس های سیستم سخت افزاری بود. بنابراین، همانطور که نرم افزار گردش کار تکامل یافت، فرض کرد افرادی که از آن استفاده می کنند نیز برنامه نویس هستند. با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید با در نظر گرفتن کاربر تجاری شروع شود، نه افرادی که تخصص کدنویسی دارند.
وقتی می نشینید یک ابزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید، با بررسی رابط کاربری شروع کنید. چقدر آسان است؟ آیا می توانید به طور مستقیم دنباله ای از وظایف مورد نیاز برای اتمام یک فرایند را ایجاد کنید؟ اگر در پنج دقیقه اول نتوانستید آن را بفهمید، باید به گزینه بعدی بروید.
یک نرم افزار نباید تعیین کند که کسب و کار شما چگونه باید عملیات خود را تنظیم کند. در عوض باید به تیم های شما کمک کند تا فرآیندهای موجود را تقویت کنند. بنابراین، رابط کاربری مناسب، یکی از پیش نیاز های اصلی سیستم اتوماسیون اداری می باشد.
2. سازگاری با موبایل
دفتر شما متحرک است و تمام ابزار شما نیز باید به همین شکل باشند. چه کارمندان از راه دور داشته باشید یا فقط بخواهید هر از گاهی فعالیت ها را چک کنید، ابزار اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید باید در هنگام سفر به چین به همان راحتی که روی رایانه شخصی در دفتر اصلی کار می‌کند، روی تلفن شخصی افراد کار کند.
کمپین بازاریابی را نمی توان یک روز به تاخیر انداخت فقط به این دلیل که باید منتظر باشید تا مدیر از تعطیلاتش برگردد و سپس به فعالیت ها ادامه دهید. شما باید بتوانید فرآیندهای اصلی خود را از یک ابر امن اجرا کنید و هرگز نگران این نباشید که داده های شما کجا هستند یا چه کسی از آنها محافظت می کند. اگر از ابزار اتوماسیون اداری مانند نرم افزار شماران سیستم استفاده می‌کنید، مدیر مجموعه می‌تواند از لابی هتل خود، تمام فعالیت ها را در تلفن همراه کنترل کند و در صورت نیاز تغییراتی را اعمال کند.
3. یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر
نرم افزار اتوماسیون اداری تنها چیزی نیست که شما به آن نیاز دارید. شما پایگاه داده داخلی، یک CRM، یک ابزار اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مالی خود را دارید، و این فقط برای شروع است. وقتی به سیستم های زیادی متکی هستید، به ابزاری نیاز دارید که قابلیت سازگاری با یک سیستم یکپارچه را داشته باشد.
از بین همه نرم افزارهای موجود، اتوماسیون اداری باید ساده ترین باشد تا با سایر ابزارهای شما ادغام شود. اگر اینطور نیست، شما در انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر گیر به مشکل میخورید. هنگام انجام ارزیابی، ببینید نرم افزار اتوماسیون اداری چه نوع پیش ادغام هایی را ارائه می دهد یا اینکه از اتصال به ابزاری مانند Zapier برای باز کردن دسترسی به هزاران ابزار دیگر ابری استفاده می کند.
4. گزارش و تجزیه و تحلیل
چگونه متوجه میشوید که اتوماسیون اداری شما نتیجه مطلوبی می دهد؟ شما نمی توانید عملکرد فرآیند را بر اساس میزان خوشحالی تیم خود ارزیابی کنید. داده ها تصمیم گیرنده نهایی هستند و برای تجارت شما مهم است که تاریخچه یک فرآیند، سرعت آن، کیفیت نتیجه و غیره را مقایسه کنید.
استفاده از نرم افزار دیگری برای اندازه گیری داده های گردش کار شما زمان بر و غیر ضروری است. چرا یک نرم افزار واحد که با ویژگی های گزارش و تجزیه و تحلیل تعبیه شده است نداشته باشید؟ در اصل ارائه گزارشات کامل و تجزیه تحلیل فعالیت ها، یک پیش نیاز اتوماسیون اداری است که از ویژگی های بسیار کلیدی می باشد.
5. تنظیمات کنترل دسترسی
درست مانند محدود کردن ورود به محل کار خود، باید امتیازات دسترسی را نیز برای تمام گردش‌های کاری خود تنظیم کنید. یک سیستم اتوماسیون اداری خوب این نیاز حساس را درک می کند و کنترل دسترسی را به عنوان بخشی از ویژگی های یکپارچه آن خواهد داشت. هنگام در نظر گرفتن نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، این قابلیت را نادیده نگیرید. به صورت کلی ما در مقاله قبلی وبلاگ شماران سیستم، به معرفی اجزای سیستم اتوماسیون اداری پرداختیم که خواندن این مطلب نیز برای شما خالی از لطف نیست.
نرم افزار اتوماسیون اداری چه وظایفی دارد؟
یک نرم افزار اتوماسیون اداری ایده آل:
- به فضای کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد
- ذخیره سازی و بازیابی داده ها را ساده می کند
- اطلاعات را فوراً بازیابی می کند
- نیاز به حفظ اسناد را از بین می برد
- هر گونه شانس برای افزونگی داده را از بین می برد
- به چندین نفر اجازه دسترسی به داده ها را می دهد
- احتمال خطا را کاهش می دهد
جمع بندی
نرم افزار اتوماسیون اداری یا سیستم اتوماسیون اداری، یکی از سیستم هایی است که پروسه های اداری و تجاری را بهبود می بخشد. در نظر داشته باشید که این سیستم دارای ویژگی های مختلفی می باشد که توسط توسعه دهندگان مختلف، این ویژگی ها متفاوت هستند. اما پیش نیاز اتوماسیون اداری برای نرم افزار ها ثابت است و این پیش نیاز ها کمک می کنند تا سیستم استیبل تری را در اختیار داشته باشید.
