اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

افزایش بهره وری افرادی که مشغول به فعالیت هستند در کنار بهبود کارایی سازمان ها، از جمله تاثیراتی است که رشد فناوری و نرم افزارهای اتوماسیون اداری بر سازمان ها داشته اند. اینکه چگونه نرم افزارهای اتوماسیون اداری و سایر ابزارها توانسته اند به سازمان ها در بهینه سازی عملیات روزانه کمک کنند، جای شکی نیست؛ با این حال، بسیاری از سازمان ها تمایلی به استفاده از نرم افزارهای متفاوت یا متزلزل کردن وضعیت موجود ندارند. اما خوشبختانه اتوماسیون اداری به نقطه ای رسیده که این سیستم ها به صورت یکپارچه می توانند با سایر ابزارهای سازمان ها ادغام شوند؛ همچنین یادگیری و طریقه استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای کارکنان بسیار راحت خواهد بود. پس به عنوان صاحب یک کسب و کار، این شما هستید که باید برای افزایش عملکرد کارکنانتان اقدام به پیاده سازی اتوماسیون اداری نمایید.

مفهوم اتوماسیون اداری چیست؟

قبل از اینکه با کاربردهای مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شویم، بهتر است به بررسی مفهوم اتوماسیون اداری بپردازیم. اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم ها و نرم افزارهای رایانه ای را توصیف می کند. اتوماسیون اداری اصولا برای جمع آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف مورد استفاده قرار می گیرند و در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند.

اتوماسیون اداری اجازه می دهد تا داده ها بدون دخالت انسان حرکت کنند که در نتیجه موجب کاهش خطا خواهد شد. اتوماسیون اداری جنبه های مختلفی دارد، اما به راحتی می توان آنها را به دسته های زیر تقسیم بندی کرد:

• ذخیره سازی اطلاعات: این بخش مربوط به ضبط اطلاعات مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، تصاویر و صفحات گسترده است. ذخیره سازی اطلاعات عموما در قالب های واژه پرداز یا صفحه گسترده وجود دارد، اما می توانند در یک CMS یا نرم افزار اتوماسیون اداری جمع آوری شود.
• تبادل داده ها: سیستم ها امکان تبادل بی درنگ اطلاعات، مانند دستگاه های فکس یا ایمیل ها را فراهم می کنند. نرم افزار اتوماسیون نیز در این دسته قرار خواهند گرفت، زیرا می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش ها را در بین افراد ارسال کنید.
• مدیریت داده ها: اتوماسیون اداری نیز به راحتی بین طرف های مختلف و اطلاعات مربوطه قابل مدیریت می باشد. به این ترتیب سیستم های اتوماسیون اداری می توانند داده های کوتاه مدت و بلند مدت از جمله برنامه های مالی، هزینه های بازاریابی، مدیریت موجودی و … را مدیریت کنند.

مزایا اتوماسیون اداری

کسب و کارها به ابزارهای اتوماسیون اداری کم یا زیادی متکی هستند، صرف نظر از وسعت، مزایا گسترده ای که نرم افزارهای اتوماسیون اداری دارند و ویژگی هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد، باعث شده تا سازمان های مختلفی از این ابزارها برای بهبود عملکرد خود استفاده نمایند. از جمله این مزایا شامل:

• کاهش خطای انسانی
• ارائه خدمات بهتر به مشتریان
• افزایش شفافیت و بهبود فرایندها
• افزایش رضایت کارکنان و ارتباطات
• کاهش زمان انجام فرایندها برای تکمیل کارها
• تصمیم گیری بهتر بر اساس داده ها و پیش بینی ها

بیشتر بخوانید: 16 مثال از اتوماسیون در محیط های اداری

پیش نیازهای لازم برای پیاده سازی اتوماسیون اداری

هنگام استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان، ممکن است با انتخاب های بزرگی روبرو شوید. اینکه برای شروع چه بخشی را می خواهید خودکار سازی کنید و اینکه کدام ابزارها برای شما مناسب هستند، از جمله سوالاتی است که باید در ابتدای کار به آنها پاسخ دهید. درک ابزار مورد نظر، هدف استفاده از آن، آموزش کافی و طرز فکر مثبت در پیاده سازی نرم افزارهای اتوماسیون اداری، از جمله ملاحظاتی است که باید مورد توجه قرار گیرند. برخی از اقداماتی که بهتر است قبل از پیاده سازی نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام گیرند عبارتند از:

انتخاب ابزار مناسب

بهترین ابزارهای اتوماسیون اداری باید برخی از ویژگی های ضروری را داشته باشند تا از سایر نرم افزارها متمایز شوند. در این بخش با چگونگی تاثیر ابزارهای اتوماسیون اداری بر کسب و کار شما آشنا خواهیم شد.

• طراحی آسان گردش کار: یکی از ویژگی هایی که نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید داشته باشند، طراحی آسان گردش کار است. ابزارهای اتوماسیون اداری باید بتوانند زندگی کارمندان شما را راحت تر کنند؛ این بدان معنا است که گردش کار و طراحی آنها بهتر است به صورت بصری طراحی شود؛ برای مثال، این نرم افزارها می توانند فرایندهای داخلی شما مانند تطبیق حساب هایتان را بدون نیاز به یک تیم فناوری اطلاعات، کدگذاری نمایند.
• سازگاری با موبایل: با توجه به اینکه این روزها کارمندان و رهبران مشاغل بیشتر از تلفن های همراه برای انجام کارهایشان استفاده می کنند، داشتن ابزاری که با موبایل سازگار و در دسترس باشد، یکی از مهمترین ویژگی های ابزارهای اتوماسیون اداری است.
• تجزیه و تحلیل و ارائه گزارش: اگر شما به دنبال این هستید که اندازه گیری هایی را با استفاده از ابزارها انجام دهید، اینکار با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری می تواند امکان پذیر باشد. این ابزارها می توانند به صورت روزانه گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها را در اختیار شما قرار دهند؛ بنابراین شما قادر خواهید بود گزارش های داخلی نیز ایجاد کنید.
• کنترل دسترسی: با هر نرم افزاری که داده ها را لمس می کند، یکی از مهمترین ملاحظات، کنترل و امنیت است. با استفاده از ابزارهای نرم افزار اتوماسیون اداری متوجه خواهید شد که چه کسانی در داده ها تغییر ایجاد کرده اند.

ارائه آموزش مناسب

برای افرادی که در سازمان شما فرایندهای مختلف را مدیریت می کنند، ابزارهای اتوماسیون اداری به کاهشِ بارِ هر کار دستی و تکراری کمک خواهند کرد، اما در ابتدا نیاز دارید تا از نحوه عملکرد ابزارها درک درستی داشته باشید. بهترین ابزارهای اتوماسیون اداری نه تنها دارای رابط کاربری آسان می باشند، بلکه پشتیبانی مناسبی را نیز ارائه خواهند داد. آموزش مناسب برای کسانی که به آن علاقه دارند، بهترین کار است و شما می توانید به عنوان یک رهبرِ کسب و کار با ارائه آموزش های لازم، اقدام به آموزش کارکنان خود نمایید و موجب بهبود عملکرد آنها شوید.

انواع ابزارهای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تمام جنبه های عملیات یک کسب و کار را به صورت مجازی در بر خواهد گرفت. از جمله ابزارهایی که برای پشتیبانی وجود دارند عبارتند از:

مدیریت تسهیلات

مدیریت تسهیلات به این معنی است که می توانید از راه دور به امکانات مورد نظر خود دسترسی داشته باشید. از جمله موارد شامل:

• مدیریت بازدیدکنندگان
• مدیریت دسترسی
• عضویت
• سرویس
• برنامه ریزی

بهره وری و عملکرد

جمع آوری اطلاعات لازم و دسته بندی آنها، از جمله کارهایی است که به کمک نرم افزارهای اتوماسیون اداری انجام می گیرد.

ارتباطات

پاسخ به ایمیل ها، نوشتن و ارسال آنها در کمترین زمان ممکن، از جمله کارهایی است که توسط نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابل اجرا می باشد.

اداری

استفاده از ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت کارهای تکراری، ادغام داده ها از تمامی سیستم های قدیمی، از جمله کارهایی است که نرم افزارهای اتوماسیون اداری قادر به انجام آنها خواهند بود. حسابداری خودکار و تجزیه و تحلیل بلادرنگ، از جمله کارهایی است که در ابزارهای اتوماسیون اداری انجام می گیرد.

• ساده کردن کارهای تکراری
• جمع آوری و سازماندهی داده ها
• نیاز به زمان کمتر برای کارهای تکراری

برنامه ریزی و قرار ملاقات ها

نرم افزارهای اتوماسیون اداری، می توانند برنامه ریزی و قرار ملاقات های شما را مدیریت کنند تا بتوانید آنها را به صورت خودکار انجام دهید.

جمع بندی

اتوماسیون اداری هم در فرایندهای روزانه و هم در بهینه سازی فرایندها نقش بسزایی دارد. سازمان ها می توانند از اتوماسیون اداری در زمینه های مختلف استفاده نمایند؛ همچنین ابزارهای اتوماسیون اداری قادر خواهند بود به افزایش بهره وری داده ها کمک کرده تا گردش کار، ارتباطات و همکاری را ساده تر کنند.