توانایی درک داده ها در قالب قابل مناسب، یک مزیت رقابتی برای هر کسب و کاری است. ابزارهای گزارش دهی اتوماسیون اداری این امکان را فراهم می کند.
هنگام جستجوی بهترین نرم افزار گزارش دهی، به راحتی می توان ابزارهای هوش تجاری و ابزارهای گزارش داده را با هم ترکیب کرد. در تلاش برای روشن کردن آنچه که باید به دنبال آن باشید، انواع مختلف ابزارهای تجزیه و تحلیل و گزارش داده ها را تجزیه و تحلیل می کنیم.
ما همچنین پنج مورد از بهترین ابزارهای گزارش دهی مناسب اتوماسیون را که ارزش بررسی دارند معرفی کرده ایم.
ابزار گزارش اتوماسیون چیست؟
ابزارهای گزارش دهی اتوماسیون نوعی نرم افزار هستند که داده های شما را سازماندهی و ساختار می دهند تا بتوانید آن ها را تجزیه و تحلیل کنید. داده‌ها را از منابع متفاوت و متنوع استخراج می کند و آنها را در نمودارها، جداول و تصاویر که به راحتی قابل درک هستند، مرتب می‌کند.
بهترین ابزارهای گزارش دهی برای اتوماسیون، داشبورد های قابل تنظیم و راهی را برای هر یک از طرف های مربوطه برای به دست آوردن سریع آنچه نیاز دارند، ارائه می‌دهند. برای اینکه ابزارهای گزارش دهی خودکار بتوانند به درستی کار کنند، باید بتوانند به داده های تمیز و دقیق دسترسی داشته باشند تا اطلاعات و بینش ها قابل استفاده و ارزشمند باشند.
انواع ابزارهای گزارش اتوماسیون چیست؟
ابزارهای گزارش دهی اتوماسیون را می توان بر اساس پیشنهادات آنها، به دسته های مختلفی تقسیم کرد.
در اینجا نگاهی به انواع آن خواهیم داشت:
1. سلف سرویس
ابزارهایی که به شما امکان می دهد گزارش های خود را بر اساس اطلاعاتی که در داخل در دسترس دارید بسازید.
2. تصویرسازی
این ابزارها داده ها و اطلاعات را با استفاده از نمودارها، نمودارها و نقشه ها نمایش می دهند. هدف اصلی آنها بیان بصری داده ها به شیوه ای قابل درک است.
3. هوش تجاری
ابزارهای هوش تجاری حول محور ارائه بینش های قابل اجرا هستند. آنها اغلب شامل عناصر تعاملی می باشند.
4. عملکرد برنامه
این نوع ابزارهای گزارش دهی داده های مربوط به عملکرد یک برنامه را برای کمک به کمیت ROI یک برنامه نمایش می دهند.
5. سازمانی
هدف ابزارهای گزارش دهی سازمانی، تضمین سطوح بالای امنیت و سفارشی سازی است. می توان از آنها برای ایجاد داشبورد و جداول برای نمایش اطلاعات شرکت استفاده کرد.
6. امور مالی
نرم افزار گزارشگری مالی، حول تجزیه و تحلیل و اسناد مالی مانند ترازنامه ها، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی متمرکز است.
7. ابزارهای مبتنی بر کد
ابزارهای گزارش دهی خودکار ممکن است مبتنی بر کد باشند که به کاربر کنترل کامل بر سیستم گزارش دهی می دهد و توانایی سفارشی کردن همه چیز را ارائه می دهد. اخطار این است که شما باید دانش فنی داشته باشید و بدانید که چگونه کدنویسی کنید، که معمولاً به یک تیم IT ماهر نیاز دارد.
8. کد کم / بدون کد
راه حل های کم‌کد یا بدون کد، مانند نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم که پنل اختصاصی گزارش را ارائه می کند، به سرعت پیاده سازی، استقرار و استفاده میشوند. آنها با قابلیت کشیدن و رها کردن کار می‌کنند و یک راه حل خارج از باکس هستند که می‌توانند توسط هر کسی، صرف نظر از اینکه چقدر در فناوری، اطلاعات دارند یا ندارند، استفاده کنند. آنها همچنین می توانند با سیستم های موجود با استفاده از API ها یکپارچه شوند.
9. ابزار داشبورد
ابزارهای داشبورد با ابزار های هوش تجاری مرتبط هستند و قصد دارند داده ها را زنده کنند. آنها KPI های بصری و بینش در لحظه را ارائه می دهند.
مقایسه گزارش و ابزار هوش تجاری
ما به طور خلاصه اشاره کردیم که به راحتی می توان ابزارهای هوش تجاری و ابزارهای گزارش اتوماسیون را یکسان در نظر گرفت. با این حال، درک تفاوت های اصلی آنها خالی از لطف نیست.
ابزارهای گزارش دهی اتوماسیون، معمولاً از نظر وسعت محدود هستند تا برای جمع آوری گزارش ها و ساختار اطلاعات استفاده شوند. هدف این است که بتوانیم به سرعت اطلاعات را شناسایی کنیم.
از سوی دیگر، ابزارهای هوش تجاری ذاتاً قوی‌تر هستند و می‌توانند چندین کار را انجام دهند. آنها اطلاعات را تجزیه و تحلیل و تجسم می کنند و این قدرت را دارند که اطلاعات را از چندین سیستم تجاری برای تبدیل داده ها به اطلاعات قابل درک استخراج کنند.
مزایای ابزارهای گزارش اتوماسیون چیست؟
اگر ابزارهای گزارش دهی خودکار محدودیت هایی دارند، احتمالاً از خود می‌پرسید که آیا اصلاً ارزش سرمایه گذاری را دارند یا خیر؟ در جواب باید بگوییم که قطعا این ابزار ها ارزش استفاده و سرمایه گذاری دارند. همچنین راه حل های نرم افزاری وجود دارد که گزارش دهی اتوماسیون را همراه با سایر عملکردها ارائه می‌کند.
ابزارهای گزارش دهی اتوماسیون این کار را آسان می کند:
- اطلاعات مفید را از داده های خام به جدا کنید
- روند گزارش دهی را تسریع کنید
- ایجاد گزارش های سفارشی بر اساس پارامتر های مشخص شده
- دسترسی و تجسم گزارش ها
همه این مزایا با هم جمع میشوند تا تصمیم گیری را قوی تر کنند. با استفاده از داده ها، تیم شما می تواند با دانستن اینکه هر تصمیم یک تصمیم آگاهانه است، نه یک حدس، مطمئن باشد. در محیط های تجاری، داشتن بینش هایی برای فرآیند های تصمیم گیری می‌تواند منجر به صرفه جویی در زمان و هزینه، محافظت از شهرت شما، پایبندی به قوانین و مقررات و کاهش اشتباهات شود.
بهترین شیوه های اتوماسیون گزارش چیست؟
هنگامی که با اتوماسیون گزارش شروع می کنید یا به دنبال استفاده حداکثری از نرم افزاری هستید که در حال حاضر استفاده می کنید، پیروی از مجموعه ای از دستورالعمل ها و توصیه ها عالی است.
این بهترین شیوه ها را در نظر بگیرید:
1. یک هدف تعیین کنید
با تعیین اینکه به دنبال چه چیزی از یک گزارش هستید، شروع کنید. به این فکر کنید که هدف کلی شما چیست: آیا به دنبال بهبود رضایت مشتری هستید؟ آیا می خواهید کارایی را افزایش دهید؟ پرسیدن این سوالات چیزی است که به شما امکان می دهد نوع گزارش خودکار مورد نیاز خود را بدانید.
2. KPI ها را در نظر بگیرید
به این فکر کنید که چه نوع شاخص های کلیدی عملکرد قرار است به سوالات شما پاسخ دهد یا به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند. هنگام خودکار سازی گزارش‌ها، می‌توانید داشبوردها و تصاویر را سفارشی کنید، بنابراین می‌توانید همه KPI هایی را که می‌خواهید اندازه گیری کنید، ترکیب کنید.
3. درباره فرکانس بحث کنید
مشخص کنید که چند وقت یکبار باید گزارش دهی را خودکار کنید. به عنوان مثال، گزارش عملیاتی معمولاً به صورت روزانه یا هفتگی اجرا می شود زیرا با عملیات روزانه سروکار دارد. از سوی دیگر، گزارش های استراتژیک ممکن است به زمان بیشتری برای نتیجه گیری نیاز داشته باشد.
4. از فناوری پیشرفته استفاده کنید
اکثر ابزارهای گزارش خودکار شامل فناوری های پیشرفته ای مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی هستند. از این فناوری‌ها برای ساده سازی نیازهای گزارش دهی خود استفاده کنید.
5. ابزارهای گزارش خودکار را تراز کنید
ابزار هایی را انتخاب کنید که برای نیازهای کسب و کار شما منطقی باشد. به اهداف بلند مدت نیز فکر کنید، زیرا ممکن است اکنون فقط به یک ابزار گزارش دهی خودکار نیاز داشته باشید، اما یک ابزار هوش تجاری با قابلیت های اضافی ممکن است برای کسب و کار شما بهتر باشد.
نمونه هایی از اتوماسیون گزارش ها چیست؟
گزارش های خودکار به کسب و کارها در سراسر صنعت کمک می‌کند تا تصمیم گیری را ساده کرده و به اثربخشی عملیاتی دست یابند.
برای مدیریت مالی و استراتژی، کسب و کارها از گزارش خودکار برای تهیه داشبورد های مالی با طیف وسیعی از KPI ها استفاده می کنند. به عنوان مثال، می توانید نگاهی بی درنگ و سریع به سرمایه در گردش، واریانس بودجه و چرخه های تبدیل نقدی داشته باشید. با دسترسی به داده های بی درنگ در قالب تصویری، می‌توانید هر مشکلی را زود تشخیص دهید.
در یک محیط کسب و کار به طور فزاینده مشتری محور، رضایت مشتری همیشه در راس ذهن است. تیم های پشتیبانی مشتری می توانند از نرم‌افزار گزارش دهی خودکار برای پیگیری KPIهای خدمات مشتری، مانند شماره‌های صدور و زمان پاسخ، استفاده کنند.
چگونه یک ابزار اتوماسیون گزارش را انتخاب کنیم؟
ارزش ابزار های گزارش دهی خودکار غیرقابل انکار است. هنگام جستجوی ابزاری که برای کسب و کار شما بهترین است، در اینجا لیستی از مهمترین مواردی که باید در نظر داشته باشید را ارائه کرده ایم:
- رابط کاربری: آیا گزارش ها از نظر بصری جذاب و قابل درک هستند؟
- قابلیت استفاده: آیا منحنی یادگیری شیب دار وجود دارد یا نرم افزار بصری است؟
- سفارشی سازی: آیا می توانید گزارش ها را بر اساس نیاز و بیننده سفارشی کنید؟
- مقیاس پذیری: آیا نرم افزار می‌تواند با نیازهای کسب و کار شما و افزایش فراوانی گزارش‌ها مقیاس بندی کند؟
- منبع یابی: چگونه نرم افزار به سیستم های موجود متصل می شود و آیا می تواند داده ها را از منابع مختلف جمع آوری کند؟
- جستجو: آیا می توانید به زبان فنی و غیر فنی برای یافتن آنچه نیاز دارید جستجو کنید؟
- ارزش: هزینه را با ارزشی که نرم افزار برای کسب و کار شما ارائه می دهد مقایسه کنید.
بهترین ابزارهای گزارش گیری کدامند؟
با در نظر گرفتن این فهرست ملاحظات، بیایید نگاهی به پنج ابزار گزارش دهی خودکار بیندازیم که در بین انواع مختلف کسب و کار محبوب هستند.
1. گوگل آنالیتیکس
Google Analytics یک ابزار گزارش دهی رایگان و پرطرفدار است. کاربران می‌توانند کد ردیابی Google Analytics را در وب سایت خود ادغام کنند تا ابزار گزارش دهی بتواند داده های مربوط به درخواست‌های HTTP، سیستم‌عامل، کوکی‌ها و مرورگرهای کاربران را جمع آوری کند.
در عرض 24 تا 48 ساعت، Google Analytics گزارش هایی را جمع آوری می‌کند تا به کسب و کارها کمک کند KPI های خاص را ردیابی کنند. به عنوان مثال، Google Analytics می تواند به شما بگوید که وب سایت شما چند بازدید از صفحه داشته است، داده های جمعیتی کاربران، نرخ پرش و موارد دیگر.
2. Google Data Studio
Google Data Studio نوع دیگری از نرم افزار گزارش دهی رایگان است که به کاربران امکان می‌دهد داشبورد های تعاملی بسازند و پیکربندی کنند. این یک گالری از الگوها برای ساخت گزارش ارائه می دهد. همانطور که این ابزار مفید است، هیچ پشتیبانی رسمی ارائه نشده است، بنابراین شما باید کار کردن با آن را خودتان یاد بگیرید.
3. نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم
نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم، یکی از بهترین نرم افزار های اتوماسیون کردن فعالیت های اداری می باشد که قابلیت ارائه جامع ترین گزارش ها را برای شما فراهم کرد است. در نظر داشته باشد که گزارش های این سیستم، به صورت مستقیم داخل پنل های مدیریتی قرار میگیرد و قابلیت سفارشی سازی گزارش ها با توجه به نیاز های شما نیز، فراهم است.
4. Power BI
Power BI مایکروسافت یک ابزار هوش تجاری و تجزیه و تحلیل است که گزارش دهی را نیز خودکار می کند. هدف آن تجسم داده های بازاریابی است و همچنین می تواند به عنوان یک نرم افزار گزارش مدیریت پروژه استفاده شود. Microsoft Power BI با اتصال دهنده های رایگان و منابع داده ابری ادغام می شود.
5. Tableau
Tableau از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی برای ارائه تجزیه و تحلیل داده های بازاریابی استفاده می کند. پلتفرم تجزیه و تحلیل آن را می توان برای پیش بینی های تجاری و استراتژی های داده محور استفاده کرد.
