پروتکل ECE
مقدمه
نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
یکی از نیازهای اساسی سازمان ارتباط با سایر سازمانها می باشد در واقع فرآیندهای بین سازمانی نیز نیازمند تغییر از شکل سنتی به روشهای صحیح و مورد قبول با استفاده از فن‌آوری‌های جدید هستند.
امروزه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به منظور پاسخ گویی به بخشی از نیازهای ارتباطی در فرآیندهای بین سازمانی با بهره گیری از پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات
-ECE Electronic Correspondence Exchange Protocol
تدوین گردیده است.
در زیر مروری بر این پروتکل و امکانات آن داریم.
تاریخچه
با توجه به رشد روز افزون استفاده از سامانه های اتوماسیون اداری به طور عام و سامانه‌های مکاتبات اداری به طور خاص و همچنین افزایش قابل ملاحظه حجم مکاتبات، نیاز کاربران به کسب سهولت وسرعت بیشتر در انجام امور محوله در عین دقت و صحت کاملا مشهود گردیده است. این سامانه ها در ابتدای راه علاوه بر سایر مزایا به کاهش مراودات کاغذی درون سازمانی کمک نموده و فواید آن را برای کاربران هویدا شده است.
با گذشت یک دوره چند ساله و بهره‌مندی از فواید سامانه‌های مکاتبات اداری در درون سازمانها، زمزمه نیاز به نقل وانتقال نامه به شکل غیر کاغذی بین سازمانی شدت گرفت. در این شرایط شرکتهای تولید کننده نرم‌افزار با استفاده از تجربه های خود و در محدوده نرم‌افزار خود اقدام به ارائه راه‌حل نمودند. شرط اصلی بهره‌مندی از راه‌حل هر تولید کننده نرم‌افزار استفاده هر دو سازمان فرستنده و گیرنده از نرم‌افزار همان شرکت بود. این شرایط در کوتاه مدت و برای سازمانهایی که زیر مجموعه سازمانی داشته و می شد استفاده از یک نرم‌افزار خاص را به آنها الزام نمود ، پاسخگو بود ولی راه‌حلی نهایی و قطعی محسوب نمی‌شد.
در آن مقطع زمانی بطور تقریبا همزمان نیاز به مراودات مکاتبات الکترونیکی مابین سازمانی با سامانه‌های نرم‌افزاری مختلف از طرف استفاده کنندگان اعلام و از طرف شرکتهای تولید کننده نیز این نیاز محسوس گردید. بدین معنی که شرکتهایی که تا قبل از آن با استفاده از این اهرم به توسعه فروش محصول خود اقدام می‌نمودند به این نکته که توسعه بازار با انحصار امکان پذیر نخواهد بود پی برده و به بررسی راه‌حلی جدیدی که با همفکری بین تولید کنندگان می‌توانست محقق گردد، پرداختند.
این همفکری در کارگروه اتوماسیون اداری رایانه‌ای که متشکل از نمایندگان شرکت های مطرح در بازار اتوماسیون اداری بود صورت پذیرفت و نخستین نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات در تیر ماه 1384 به تصویب کمیته نرم افزار آن رسید. این پروتکل با نام اختصاری ECE نامگذاری و به عموم معرفی گردید. با تاسیس سازمان نظام صنفی رایانه‌ای این کارگروه به عنوان یکی از کارگروههای کمیسیون نرم‌افزار سازمان ادامه فعالیت داده و هم‌اکنون در حال توسعه پروتکل و تهیه نسخه‌جدیدی از آن است.
معرفی اجمالی
بر اساس این پروتکل ، علی رغم موانع موجود نظیر روش های مختلف کد گذاری یا ساختار های کاملا متفاوت بانک های اطلاعاتی، امکان ارسال اقلام اطلاعاتی اصلی و اساسی نامه فراهم می‌گردد. در مقابل، از سامانه مکاتباتی دریافت کننده انتظار می رود که این اطلاعات را شناسایی کرده و متناسب با قابلیت های موجود در نرم افزار خود ، به صورت مکانیزه پردازش های لازم را بر روی آن انجام دهد و در نهایت رسید دریافت نامه را به سامانه فرستنده ارسال نماید.
در تهیه این پروتکل تلاش گردیده تا در عین مشخص نمودن ساختارها و قالب های اطلاعاتی لازم در یک مکاتبه، محدودیت و یا کار اضافه نامعقولی به تولید کنندگان نرم افزارهای مکاتبات اداری اجبار و تحمیل نگردد. به عبارت دیگر این پروتکل قالب مکاتبه را در فضای بین دو سامانه مکاتباتی مشخص می نماید و از بستر تبادل و بستر پیاده سازی نرم افزار ها مستقل است.
شالوده این پروتکل بر اساس درج اطلاعات در ساختار فایلهای XML و ارسال و دریافت فایلها از طریق بسترهای موجود است.
در تبادل با پروتکل ECE دو مورد مطرح می شود: 1- بسترارتباطی 2- حامل ارتباطی
بستر ارتباطی پروتکل ECE
در واقع محیط فیزیکی ارتباطی سازمانها را شامل می‌شود و حامل ارتباطی نيز مکانیزم تبادل اطلاعات را پوشش می‌دهد.
علیرغم عدم وابستگی ECE به هیچ بستر ارتباطی، کارشناسان دو بستر ملّی و فراملّی را پیشنهاد نمودند. یکی از این بسترها پست الکترونیک (email) و دیگری شبکه پیام دولت هستند. استفاده از پست الکترونیک به دلیل در دسترس بودن خادم پست الکترونیک (mail server) در تمامی سازمانها و مهیا بودن زیرساخت آن، بسیار مورد توجه قرار گرفت و به عنوان بستری مناسب جهت ارسال و دریافت مکاتبات مطرح گردید.
حامل ارتباطی پروتکل ECE
حامل ارتباطی – همان طور که قبلا بیان شد – برپایه xml بوده و در تهیه فایلهای مبتنی بر پروتکل تبادل الکترونیک مکاتبات (ECE) که در حال حاضر نسحه 1.01 آن در دسترس است، می‌بایست قوانین زیر رعایت شوند:
1. فایلهای xml با استانداردUniconde(UTF-8) مبادله می‌شوند که بنابراين از کاراکترهای فارسی، عربی و انگلیسی پشتیبانی صورت می‌پذیرد. در نتیجه محتوای مکاتبات با مشکل عدم خوانایی در مقصد مواجه نخواهند شد.
2. برای جداسازی رشته‌های حرفی از کاراکتر “;;” استفاده می‌شود
3. کلیه عناصری که شامل مشخصه تاریخ هستند (تاریخ ارسال، تاریخ دریافت و ..) از نوع دادهDateTime که از استاندارد ISO 8601 استفاده می‌نماید پیروی می‌کنند. همچنین نحوه نمایش تاریخ می‌بایست در دبیرخانه مبداء براساس هر یک ازمقادیر جلالی، میلادی یا قمری مشخص گردد.
4. در فایل، رکوردی به نام any تعبیه شده و به معنای این است در صورتی که سیستم نیاز به ارسال اطلاعات خاص به همراه سایر اطلاعات داشته باشد، می‌تواند بدون این که خللی در ارتباطش با سیستم‌های دیگر ایجاد نماید، در ارتباط 2 نسخه نصب شده از نرم‌افزار در محل‌های مختلف، از این فیلد استفاده نماید.
5. پس از ارسال فایل تهیه شده به گیرنده طبق پروتکل بیان شده، گیرنده بايد با دریافت و ثبت در سیستم محلی خود، رسیدی را که خود فایلی از نوع xml است آماده كرده و به ارسال‌کننده بفرستد.
اجزای فایل ارسال
براساس پروتکل ECE ارسال هر مکاتبه از مبدأ به مقصد متضمن ایجاد فایل xml است که اجزای آن عبارتند از:
• اطلاعات کلی: مشخصات پروتکل شامل نام و نسخه که در این نسخه مقدار ثابت “ece” و “1.01” را شامل می‌شود
• مشخصات سیستم ارسال کننده: شامل نام شرکت تهیه‌کننده نرم‌افزار و شناسنه سازمان استفاده‌کننده است که بايد در سطح سیستم فرستنده منحصربه‌فرد بوده و به وسیله آن مبداء نامه قابل شناسایی است
• اطلاعات نامه: مشخصات فرستنده که در این قسمت نام سازمان فرستنده و کد منحصربه‌فرد فرستنده اجباری هستند.
• مشخصات گیرنده: شامل نام سازمان گیرنده، کد منحصربه‌فرد گیرنده و نوع دریافت نامه که می‌تواند یکی از انواع کپی، اصل یا ارجاع باشد
• مشخصات سایرگیرندگان: در صورتی که نسخه‌ای از این نامه قرار است برای گیرندگان دیگری نيز ارسال شود، در این قسمت با ذکر نام سازمان گیرنده، کد منحصربه‌فرد گیرنده و نوع دریافت مشخص خواهد شد.
• شماره نامه: شامل شماره نامه‌ای که فرستنده نامه آن را تولید و بر روی نامه ثبت نموده است
• تاریخ نامه: شامل تاریخ و ساعت ثبت نامه توسط فرستنده که بر روی نامه قید شده است
• نامه‌های مرتبط: در صورتی که به همراه نامه اطلاعاتی از نامه‌هایی مرتبط با آن ارسال شده باشد، توضیحات آنها با فیلدهای نوع ارتباط که شامل نام رابطه و کد منحصربه‌فرد آن است، بیان می‌شود. همچنین شماره نامه مرتبط، تاریخ و ساعت نامه مرتبط، اطلاعات فرستنده و کد منحصربه‌فرد فرستنده نیز ذکر خواهد شد.
• موضوع نامه
• اولویت نامه: شامل نام اولویت – که می‌تواند عادی، فوری و .. – و کد اولویت باشد.
• طبقه‌بندی: نام طبقه‌بندی – مانند عادی، محرمانه و .. – و کد طبقه‌بندی است.
• کلیدواژه‌های نامه: عنصر کلیدواژه شامل لغات کلیدی نامه است که در دبیرخانه مبدأ برای نامه مشخص گردیده‌اند. این عنصر می‌تواند تکرارپذیر باشد.
• بخش اصلی: شامل یک یا چند فایل تصویر با فرمت‌های png،tiff ،gif و jpeg است (تصویرنامه به جهت وجود امضاي نامه اهمیت بسزایی دارد). همچنین در صورتی که متن اصلی نامه می‌بایست ارسال گردد، می‌توان فایلهای متنی pdf ، word ، text و plain را دراین قسمت وارد نمود. شایان ذکر است وجود تصویرنامه الزامی است، اما می‌تواند متن نامه نیز به همراه آن ارسال شود. در قسمت موضوع، اطلاعات جنس فایل و پسوند فایل قید خواهد شد که این گزینه‌ها می‌تواند به تعداد عناصر نامه تکرار شوند.
• پیوست‌ها: این عنصر شامل جنس فایل و پسوند فایل پيوست خواهد بود.
رسید نامه
براساس پروتکل، گیرنده پس از دریافت نامه و ثبت آن، فایل رسید در قالب xml برای فرستنده ارسال می‌نماید. اجزای فایل رسید عبارتند از:
• مشخصات پروتکل: شامل نام “ece” و نسخه “1.01” خواهد بود.
• مشخصات سیستم ارسال‌کننده: شامل نام سازمان و شناسه سازمان
• اطلاعات نامه: شماره نامه و تاریخ نامه را دربرمی‌گیرد.
• اطلاعات رسید: که دربرگیرنده مشخصات گیرنده شامل نام سازمان گیرنده و کد منحصربه‌فرد گیرنده است.
• کد ارسال: این عنصر کد گیرنده‌ایست که در زمان ارسال، نامه برای آن ارسال شده و از این طریق سیستم فرستنده در می‌یابد که رسید دریافت را از کدام گیرنده نامه دریافت نموده است. این مورد در زمانی که نامه برای چند گیرنده ارسال شده باشد کاربرد بسیار دارد. از طریق کد ارسال می‌توان نامه را در سیستم گیرنده پیگیری نمود.
• شماره ثبت نامه: شماره‌ای که نامه پس از ثبت شدن در سیستم گیرنده دریافت نموده است.
• تاریخ ثبت نامه: این عنصر شامل تاریخ ثبت نامه توسط گیرنده است.
• توضیح: در صورت بروز خطا در دریافت نامه، می‌توانیم فرستنده را با درج متن در این قسمت مطلع سازیم.
فرستنده پس از دریافت فایل رسید، از موفقیت‌آمیز بودن ارسال نامه و ضمائم آن توسط گیرنده مطلع خواهد شد و بدین ترتیب دبیرخانه مبدأ و مقصد در یک تبادل الکترونیک توانسته‌اند اطلاعات موردنیاز خود را رد و بدل نمایند.
شکل زیر بصورت مختصر فرآیند جابجایی اطلاعات را نمایش می‌دهد:
همانگونه که اشاره شد این پروتکل زبان مشترک سامانه‌های اتوماسیون اداری در هنگام ایجاد یک محاوره سیستمی است. بطور کلی مزایای این نسخه از پروتکل عبارتست از :
– استقلال از معماری و فن‌آوری مورد استفاده در سامانه‌های مکاتبات
– استقلال از بستر انتقال
– سهولت تولید (با توجه به امکانات فراوان موجود در فن‌آوری‌های روز)
شرکت شماران سیستم امیدوار است با استفاده از پروتکلهای با اخرین فن آوری روز و داخلی فضای تعامل گونه ای را مابین نرم افزارهای همگون برقرار سازد ،
استفاده از پروتکل ECE یکی از گامهای اساسی شماران سیستم در راستای مدیریت یکپارچه اطلاعات و راهبری همزمان فرایند ها است .
