دانستنی های حقوق و دستمزد

وظایف حسابداران در مورد هزینه حقوق ودستمزد از ساده ترین و در عین حال بااهمیت ترین آنها است. محاسبه و پرداخت درست وبه موقع حقوق و دستمزد یکی از عوامل مؤثر در ایجاد رابطه مطلوب بین کارکنان (کارگران) و کارفرما می باشد.

مدارک سیستم حقوق و دستمزد که به درستی تهیه و به آسانی قابل فهم باشند نیز یکی دیگر از عوامل با اهمیت در برقراری رابطه مناسب بین مدیریت مؤسسات، کارکنان و مقامات قانونی از قبیل ادارات کار، بیمه و دارایی و…. می باشد.

سیستم حقوق و دستمزد payroll system

به مجموعه اجزا به هم پیوسته در داخل یک مؤسسه که داده های مربوط به سهم نیروی کار را در تولید محصولات یا ارائه خدمات به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می نماید یک سیستم حقوق و دستمزد گفته می شود.

داده های مربوط به نیروی کار را می توانیم نام کارمند یا کارگر، شماره پرسنلی یا شماره بیمه تأمین اجتماعی، ساعات یا روزهای کارکرد، نرخ دستمزد، میزان اضافه کاری، … و کسورات قانونی و توافقی (بیمه، مالیات، وام، مساعده، ….) نام برد.

ازآنجا که هزینه حقوق و دستمزد و مخارج مربوط به آن درصد تقریباً بالایی از هزینه های هر مؤسسه را تشکیل می دهد. ضروری است در این سیستم پیش بینی های لازم برای حصول اطمینان از پرداخت صحیح حقوق و دستمزد به عمل آید. ازسوی دیگر سیستم حقوق ودستمزد باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت گردآوری، کسورات لازم را محاسبه و رقم خالص قابل پرداخت به هریک از کارکنان را تعیین نموده و تدابیر مناسبی را برای جلوگیری از پرداخت به شکل غیر قانونی به افراد سوء استفاده کننده ایجاد نماید.

معمولاً قوانین کشورها همه ی مؤسسات اعم از خدماتی، بازرگانی و تولیدی را ملزم نموده تا اطلاعات لازم در مورد تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد و مزایای مربوطه را همه ماهه به دستگاههای ذیربط همچون وزارت دارائی برای تعیین و وصول مالیات حقوق و سازمان تأمین اجتماعی برای وصول بیمه و ارائه خدمات ارسال دارند. در نتیجه موارد فوق یک سیستم منظم و دقیق را برای حقوق و دستمزد ضروری کرده است.

کنترل داخلی سیستم حقوق و دستمزد

برای کنترل هزینه های دستمزد علاوه بر دایره حسابداری حقوق و دستمزد، سایر دوایر از قبیل کارگزینی، دایره ثبت اوقات کار (کنترل ورود وخروج پرسنل)، دایره برنامه ریزی تولید ودر مواردی دایره پرداخت نیز می توانند یاری دهنده باشند.

الف) دایره کارگزینی :

وظیفه اصلی دایره کارگزینی تأمین نیروی کار است.

ارتباط آن با منابع انسانی:

تهیه آیین نامه های استخدامی، تهیه و اجرای برنامه های آموزشی، تنظیم شرح وظایف و ارزیابی مشاغل، انجام معاینه پزشکی، مصاحبه ترفیعات، نقل وانتقالات-مرخصی ها، تعیین مشاغل، استخدام و صدور حکم کارگزینی در زمره وظایف دایره کارگزینی می باشد.

مقررات استخدامی باید علاوه بر مطابقت با مقررات مؤسسه، با قوانین، مقررات و آئین نامه های وزارت کار و امور اجتماعی وسایر مقررات جاری کشور نیز مطابقت داشته باشد.

پس از استخدام کارمند یا کارگر جدید و انجام مراحل مختلف استخدام توسط دایره کارگزینی، نرخ حقوق و دستمزد تعیین شده و سایر اطلاعات مورد نیاز را به دایره حقوق و دستمزد ارسال می کند. تغییر نرخ حقوق و دستمزد و یا احیاناً خاتمه کار (قطع رابطه شغلی با مؤسسه)، غیبت و سایر تغییرات مؤثر بر حقوق و دستمزد بایستی سریعاً به دایره حسابداری حقوق و دستمزد اطلاع داده شود تا موضوع را در هنگام محاسبات و تنظیم لیست حقوق و دستمزد در نظر بگیرد.

ب) دایره برنامه ریزی تولید:

این دایره برنامه تولید را برای هر سفارش یا مرحله تولید تهیه می کند.

ج)دایره ثبت اوقات کار (دایره کنترل ورود وخروج پرسنل)

وظیفه این دایره کنترل زمان ورود و خروج پرسنل و نگهداری مدارک صحیح و کامل در مورد اوقات کار هر یک از کارکنان می باشد. نگهداری مدارکی که نشان دهنده اوقات کار هر یک از کارکنان در دوره های مشخص هفتگی یا ماهانه باشد اولین ومهمترین مرحله از مراحل جمع آوری داده های (اطلاعات) مربوط به سیستم حقوق و دستمزد می باشد. برای انجام این کار از وسایل و مدارک زیر استفاده می شود:

کارت ساعت time card

کارت ساعت که به آن کارت حضور و غیاب نیز می گویند یکی از مدارک مسلم و گویا در مورد حضور یا عدم حضور کارکنان در محل کار می باشد. کارت ساعت که توسط دایره ثبت اوقات کار جمع آوری می گردد شامل نام ونام خانوادگی و شماره پرسنلی هر یک از کارکنان بوده و معمولاً یک دوره پرداخت حقوق و دستمزد را در بر می گیرد. یک کارت ساعت تکمیل شده نشان دهنده ساعت شروع به کار (ورود) وخاتمه کار (خروج) هریک از کارکنان در هر روز یا نوبت کاری و همچنین میزان ساعت اضافه کاری می باشد ومعمولاً به وسیله ماشین ساعت زن تکمیل می گردد.

لازم به توضیح است که ساخت ماشینهای ساعت زن دیجیتالی و پیشرفته امروزی استفاده از کارت ساعت طبق فرم قبل تقریباً منسوخ گردیده است وجای آن را کارتهای کوچک شناسایی خاص این موضوع گرفته است. وکارکنان هنگام ورود و خروج کافی است که کارت را از شیار مخصوصی که در دستگاه ماشین ساعت زن تعبیه شده عبور دهند. اطلاعات لازم در دستگاه ذخیره گردیده و در پایان هر ماه استخراج می گردند. استفاده از شیوه های جدید امکان سوء استفاده را تقریباً غیرممکن ساخته است.

ماشین ساعت زن time clock

ماشین ساعت زن وسیله ای است برای ثبت و انعکاس اوقات حضور کارکنان در محل کار بر روی کارت ساعت یا ذخیره اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان.

معمولاً برای هر کدام از کارکنان یک شماره کارت ساعت اختصاص داده می شود. شماره کارت ساعت ذکر شده به عنوان شماره شناسایی کارکنان در یک لیست حقوق و دستمزد می باشد. معمولاً مسئولین ثبت اوقات کار هنگام ورود و خروج کارکنان در نزدیکی محل ماشین ساعت زن مستقر می گردند و به منظور حصول اطمینان از نحوه صحیح ثبت اوقات کار نظارت و کنترل می نمایند که هر یک از کارکنان فقط کارت خود را زده و به جای دیگری کارت نزنند.کارتهای ساعت زن یا اطلاعات استخراج شده پس از امضاء وتأئید توسط دایره ثبت اوقات کار به قسمت حسابداری حقوق و دستمزد ارسال می گردند.

کارت اوقات کار:

کارت اوقات کار بیشتر در مؤسساتی که تولید آنها به صورت سفارش انجام می گردد از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

هر کارگر باید زمان انجام کار، خود را برای هر سفارش به سرپرست مربوطه اطلاع دهد تا کارت اوقات کار توسط سرپرست به طور صحیح تکمیل و درنهایت تأئید گردد. در موسسات تولیدی که تولید به صورت سفارش انجام نمی گیرد به این کارت نیازی نیست.

دایره حقوق و دستمزد Payroll Department:

محاسبه و تعیین حقوق و دستمزد ناخالص، کسورات، خالص دریافتی هر یک از کارکنان و تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد براساس اطلاعات رسیده از سایر دوایر مرتبط با حقوق و دستمزد مثل دایره کارگزینی و دایره ثبت اوقات کار و بارعایت قوانین و مقررات مربوط در دایره حسابداری حقوق ودستمزد انجام می گیرد. در اکثر موارد پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان نیز توسط همین دایره انجام می گیرد.

هر چند در گذشته تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد در مؤسسات کوچک و حتی بزرگ به صورت دستی انجام می گرفته ولی امروزه در همه مؤسسات کوچک نیز این امر مهم به وسیله سیستمهای پردازش رایانه ای و با استفاده از نرم افزارهای خاص و مناسب و منطبق با آخرین قوانین و مقررات مربوط به حقوق و دستمزد انجام می گیرد.

این دایره با استفاده از مستندات لازم و رعایت آخرین قوانین مربوط ، دریافتهای هریک از کارکنان (حقوق و سایر مزایا) را محاسبه سپس به استناد آخرین قوانین ومقررات مربوط به بیمه و دارائی، حق بیمه سهم کارگر و احیاناً مالیات حقوق هر فرد را تعیین و با درنظر گرفتن سایر کسورات توافقی و یا قانونی، لیست حقوق و دستمزد را تنظیم و خالص پرداختی به هر یک از کارکنان را مشخص می نماید. پس از امضاء لیست توسط تنظیم کننده، مسئول امورمالی، مدیر مؤسسه وهمچنین سایر مقامات مسئول و رسیدگی کننده، یک فقره چک به مبلغ جمع ستون خالص پرداختنی لیست، صادر وبه همراه سایر مدارک لازم جهت پرداخت حقوق به دایره پرداخت تحویل می دهد ودر صورتی که دایره پرداخت به طور جداگانه وجود نداشته باشد، چک صادره را به همراه یک نسخه از لیست حقوق و دستمزد (امروزه به صورت ذخیره شده بر روی دیسکت یا CD) به بانک پرداخت کننده تحویل می نماید تا مبلغ خالص پرداختنی هر یک از کارکنان به حساب بانکی آنان که به همین منظور افتتاح گردیده واریز گردد.

بعد از پرداخت حقوق نوبت به پرداخت کسورات حقوق و دستمزد به حساب ادارات ذینفع می رسد.

برای همین منظور یک فقره چک معادل مبلغ جمع ستون مالیات لیست جهت واریزی به حساب اداره دارائی محل صادر وبه همراه یک نسخه از لیست حقوق و دستمزد به اداره دارائی مربوط تحویل می نماید. 

همچنین یک فقره چک معادل جمع حق بیمه سهم کارگران و سهم کارفرما جهت واریز به حساب سازمان بیمه تأمین اجتماعی (در بخش غیر دولتی) یا اداره بیمه خدمات درمانی (در بخش دولتی) به سازمان بیمه تأمین اجتماعی مربوط تحویل می نماید. 

این دایره مدارک و مستندات مربوط به حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان را به همراه یک نسخه از لیست حقوق و دستمزد بایگانی می نماید.

دایره پرداخت :

برخی از مؤسسات دایره ای مستقل از دایره حقوق و دستمزد وظایف مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد را بر عهده دارند. اگر که به دلایل مختلف پرداخت حقوق به وسیله چک امکان پذیر نباشد مثل شرکتهای راه سازی که محل فعالیت آنها دور از شهر می باشد و بانک در نزدیکی آنها وجود ندارد پرداخت حقوق به صورت نقدی انجام می شود. در این صورت به میزان جمع مبلغ مورد نیاز برای پرداخت خالص حقوق و دستمزد وجه نقد از بانک دریافت و معادل مبلغ خالص حقوق هر یک از کارکنان در پاکتهای مخصوص که براساس شماره کارمند یا حروف الفبا مرتب شده اند قرار داده می شوند. پس از کنترل جمع مبالغ پاکتها و موازنه آن با جمع ستون خالص قابل پرداخت لیست حقوق و دستمزد نسبت به پرداخت و اخذ امضاء از کارکنان اقدام می شود.

البته بهترین و متداول ترین شیوه پرداخت به این صورت است که برای هر یک از کارکنان یک حساب بانکی جداگانه نزد یکی از بانکهای نزدیک مؤسسه افتتاح کرده و در پایان هر ماه به مبلغ جمع خالص پرداختی همه کارکنان یک فقره چک صادر و به همراه یک نسخه از لیست به بانک تحویل داده تا بانک مبلغ خالص پرداختی هر یک از کارکنان را به حساب آنها واریز نماید.

حسابداری هزینه حقوق و دستمزد ayroll Accounting

هزینه حقوق و دستمزد متشکل از جمع مبالغ پرداختی به کارکنان مؤسسه به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه می باشد. علاوه بر دستمزد ثابت (حقوق پایه) که بر مبنای ساعات یا روزهای کارکرد، میزان انجام کار یا محصول تولید شده محاسبه می گردد. هزینه حقوق و دستمزد شامل موارد دیگری از قبیل: اضافه کاری، نوبت کاری، شب کاری، حق مأموریت، حق ایاب و ذهاب، حق مسکن و خواروبار، حق اولاد و عائله مندی، عیدی (پاداش آخر سال)، پاداش افزایش تولید، بازخرید مرخصی، هزینه های کارآموزی، سهم از مؤسسه، مزایای غیر نقدی همچون اتومبیل و مسکن واگذاری به کارکنان نیز می باشد. علاوه بر موارد فوق به هزینه دستمزد باید هزینه های تأمین اجتماعی سهم کارفرما، بیمه بیکاری و در برخی موارد هزینه غذای رایگان کارکنان نیز اضافه گردد. بنابراین هزینه حقوق و دستمزد شامل برخی یا همه موارد بالا می باشد.

قوانین کار مربوط به حقوق و دستمزد

مزد : عبارت است از وجوه نقد یا غیر نقد یا مجموع آنها که در مقابل انجام کار به کارگر پرداخت می شود.

اگر مزد با ساعات انجام کار مرتبط باشد مزد ساعتی و در صورتی که براساس میزان انجام کار یا محصول باشد، کارمزد و چنان چه بر اساس میزان انجام کار یا محصول تولید شده در زمان معین باشد کارمزد ساعتی نامیده می شود.

نکته: حداقل مزد با در نظر گرفتن شرایط تورمی و سایر معیارها در آغاز هر سال توسط شورای عالی کار تعیین و اعلام می شود.

کارفرمایان موظفند در ازای انجام کار در ساعات تعیین شده ی قانونی به هیچ کارگری کمتر از حداقل مزد تعیین شده جدید پرداخت ننمایند. در صورت تخلف، ضامن تأدیه ی ما به تفاوت مزد پرداخت شده و حداقل مزد جدید می باشند حتی اگر در قرارداد کتبی مابین کارگر و کارفرما، مزد تعیین شده کمتر از حداقل مزد قانونی باشد.

حداقل مزد حتماً می بایست به صورت نقدی پرداخت شود. پرداخت های غیر نقدی به هر صورتی که در قراردادها پیش بینی می گردد به عنوان پرداخت اضافه بر حداقل مزد تلقی می شود.

حقوق پایه (حقوق مبنا)

حقوقی است که با رعایت قانون کار (برای کارگران رسمی) و یا به وسیله عقد قراردادی که مغایر قانون کار نباشد (برای کارگران قراردادی) برای انجام یک ساعت کار و یا تولید یک واحد محصول تعیین و به صورت ساعتی، روزانه، هفتگی و معمولاً ماهانه پرداخت می شود. یا به عبارت دیگر:

«مزد ثابت عبارت از مجموع مزد شغل و مزایای ثابت پرداختی به تبع شغل در کارگاههایی که طرح طبقه بندی و ارزیابی مشاغل اجرا نگردیده، منظور از مزایای ثابت پرداختی به تبع شغل، مزایایی است که بر حسب ماهیت شغل یا محیط کار و برای ترمیم مزد در ساعات عادی کار پرداخت می شود مثل مزایای سختی کار، فوق العاده شغل، حق سرپرستی و نظایر آن.»

در داخل کارگاههایی که طرح طبقه بندی و ارزیابی مشاغل به اجرا درآمده، مزد گروه و پایه، مزد مبنا را تشکیل می دهد.

نکته: مزایای رفاهی و انگیزه ای مثل: کمک هزینه مسکن، خواربار، حق اولاد و عائله مندی، پاداش اقزایش تولید و سهم از سود سالانه جزو مزد ثابت و مزد مبنا محسوب نمی شود.

اگر که بر اساس قرارداد یا عرف کارگاه، پرداخت مزد به صورت ماهانه باشد این پرداخت باید در آخر ماه صورت گیرد. که در این حالت به آن حقوق می گویند.

نکته: در ماههای 31 روزه، حقوق و مزایا باید بر اساس 31 روز محاسبه و به کارگر پرداخت شود.

مدت کار:

مدت زمانی است که کارگر نیرو یا وقت خود را به منظور انجام کار در اختیار کارفرما قرار می دهد. ساعات کار موظف کارگران نباید از 8 ساعت در شبانه روز تجاوز کند.

البته کارفرما با توافق کارگران یا نمایندگان قانونی آنها می تواند ساعات کار را در بعضی از روزهای هفته کمتر از میزان مقرر و در دیگر روزها بیشتر از این میزان تعیین کند به شرط آن که مجموع ساعات کار در هفته از 44 ساعت بیشتر نشود. ( ساعت کار موظف در هفته برای هر دو بخش دولتی و غیر دولتی یکسان است.)