امروزه کاربرد فناوری اطلاعات و بهره‌گیری از دانش انفورماتیک در تمامی کسب‌وکارها قابل‌مشاهده و اندازه‌گیری است. به‌طوری‌که نقش این دانش در صنایع مختلف غیرقابل‌انکار بوده و به‌کارگیری بسترهای انفورماتیک، اهرم بسیار قوی در پیشبرد اهداف بنگاه‌های اقتصادی و خدماتی در کشوراست.
به جرات می‌توان گفت که در طول تاریخ هیچ دانشی نتوانسته در بین رشته‌های مختلف همانند فناوری اطلاعات، ،ارتباط ایجاد کند. فناوری اطلاعات به‌عنوان یک پیونددهنده، تمامی علوم روز را به کار می‌گیرد تا بتواند اطلاعات موردنیاز متخصصین صنایع و سازمان‌ها را در قسمتهای مختلف در کمترین زمان و بهترین وجه ممکن تأمین نماید.البته این موضوع نیاز به برقراری فرهنگ سازمانی یکپارچه در میان افراد و واحدهای مختلف سازمان را دارد.
عامل اصلی موفقیت یک سازمان، فرهنگ آن است. فرهنگ‌سازمانی می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بر عملکرد و اثربخشی یک شرکت، روحیه کارکنان و همچنین توانایی آنها برای جذب، ایجاد انگیزه و حفظ استعداد افراد تأثیر بگذارد. حال برای تحقق اهداف سازمان باید رابطه بسیار نزدیکی بین فرهنگ‌سازمانی و استفاده از فناوری اطلاعات در موفقیت‌های آتی سازمان ایجاد کرد .
فناوری اطلاعات خود ابزاری برای بالا بردن فرهنگ‌سازمانی است. به‌طوری‌که با ایجاد نظم و بهینه‌سازی فرایندهای اداری، بستر مناسبی برای مدیریت بخش‌های مختلف سازمان مهیا می‌کند.
در این میان مدیریت منابع انسانی به دلیل نقش گسترده‌ای که در سازمان دارد به‌نوبه خود متأثر از این تحولات است. به‌عبارت‌دیگر در سازمان‌ها مدیریت منابع انسانی تحت‌الشعاع فناوری اطلاعات است. باید با بررسی و شناخت نقش فناوری اطلاعات در عملکردهای مدیریت منابع انسانی و همچنین با طراحی و ایجاد یک سیستم پویا، زمینه‌ساز شناسایی، استخدام، آموزش و به‌کارگیری مؤثر منابع انسانی در سازمان باشیم.
استفاده کامل از ظرفیت‌های منابع انسانی در سازمان نیاز به کنترل و مدیریت لحظه‌ای دارد.این فرایند درگذشته به‌صورت دستی و غیر سیستمی با نظارت‌های حضوری و فیزیکی انجام می‌شد که در بسیاری از سازمان‌ها نیز با مشکلات زیادی مواجه بود.
ورود و به‌کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان، تحولات متعددی در حوزه‌های مختلف ایجاد کرد. ازجمله می‌توان در حوزه منابع انسانی و عملکردهای آن در بستر انفورماتیک اشاره کرد.
11 مورد از استفاده فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی:
1-دقت در انجام عملکرد
2-سرعت در انجام عملکرد
3-شفافیت در عملکرد سازمان
4- شفافیت در امور محوله و وظایف سازمانی
5-اطلاع‌رسانی گسترده و به‌موقع با استفاده از شبکه‌های سازمانی
6-ارزیابی دقیق و سریع منابع انسانی
7-مدیریت صحیح کارکنان
8-جلوگیری از دوباره‌کاری‌های سازمانی
9-کنترل و ارزیابی نامحسوس
10-دقت در محاسبات حقوق و مزایا
11-برقراری نظم بیشتر
سازمان‌ها همواره از جوانب مختلف تحت‌فشار هستند تا تغییراتی در آنها اعمال شود به‌عبارتی‌دیگر سازمان‌ها برای انطباق با محیطشان تغییر می‌کنند و هدف نهایی از این تغییر یک موضوع استراتژیک است؛ سازمان‌ها از طریق انطباق با محیط می‌خواهند عملکرد بـقاء، رشـد و پیشرفت خود را تضمین نمایند. ازاین‌رو ساختار سازمانی در این رابطه نقشی مهم ایفا می‌کند. وقتی سازمان شکل مـعینی را می‌پذیرد بهتر می‌تواند وظایف خود را انجام دهد. ازاین‌رو ، فناوری‌های اطلاعاتی عامل اصلی تغییر محسوب می‌شوند. فناوری‌های اطلاعاتی نه‌تنها عامل تغییر هستند بلکه خودشان با سرعت رو به رشدی تغییر می‌کنند.
پیشرفت در فناوری اطلاعات بدان معنی است که اطلاعات بیشتری در سازمان‌ها ایجادشده و گردش آن نیز سریع‌تر بوده است. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی به‌طور کامل خودکار و سیستمی شده‌اند، این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی کارکنان است. همان‌طوری که در مبحث «نقش فناوری اطلاعات در عملکردهای مدیریت منابع انسانی» ملاحظه نمودید در جهت تغییر بسیاری از فرآیندهای قبلی و انجام کارها از طریق رایانه و شیوه‌های جدید، فناوری اطلاعات نقش به سزایی را ایفا می‌نماید.
تأثیرات فناوری اطلاعات در فرآیندهای سازمان:
• فناوری اطلاعات موجب سیستماتیک شدن و سرعت‌بالای فرآیندها می‌گردد.
• فناوری اطلاعات مشاغل مجازی و همکاری‌های راه دور را ممکن می‌سازد.
• فناوری اطلاعات تعاملات را افزایش داده و بازخورد فوری را ممکن می‌سازد.
• فناوری اطلاعات موجب ایجاد، توزیع، مدیریت مؤثر و هوشمندانه دانش می‌شود.
• فناوری اطلاعات محاسبات را در سطح وسیع و بدون خستگی انجام می‌دهد.
• فناوری اطلاعات، اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان به اشتراک می‌گذارد.
با توجه به مطالب فوق حتی بیان این مطلب که در آینده سازمان‌ها بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات بتوانند به حیات ساختاری خود ادامه دهند تقریباً دور از تصور است. تأثیرات فناوری اطلاعات، ساختار را به‌گونه‌ای دگرگون می‌سازد که با شکل امروزی آن متفاوت خواهد بود. ساختار سازمانی مناسب با پیشرفت فناوری‌ها، توان مدیریت را در تحصیل مأموریت‌ها و هدف‌های راهبردی افزایش خواهد داد.
خودکار کردن تمامی امور مربوط به منابع انسانی سازمان با کمک نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی در بستر فناوری اطلاعات گامی بسیار بلند در خصوص تحقق اهداف سازمان است.
امروزه قابلیت‌های نرم‌افزار منابع انسانی در اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها به دلیل پیچیده بودن محاسبات مختلف و همچنین تنوع محاسبات از جدی‌ترین موضوعات است.اهمیت این موضوع زمانی بیشتر می‌گردد که این نرم‌افزار به‌عنوان ابزار سنجش عملکرد نیروی انسانی و مبنای محاسباتی سیستم تشویقات و تنبیهات بکار گرفته می‌شود. علاوه بر آن نرم‌افزار منابع انسانی ازجمله مهم‌ترین هزینه‌های یک سازمان و بخش قابل‌توجهی از بهای تمام‌شده کالا و خدمات است که ثبت صحیح این هزینه‌ها قابلیت اتکای صورت‌های مالی را بیشتر می‌نماید.
فناوری اطلاعات و دقت در محاسبات
از موارد قابل‌توجه وجود قوانین , مقررات و آیین‌نامه‌هایی است که بر روی خروجی سیستم منابع انسانی تأثیرگذار است. محاسبات سریع و دقیق منطبق با الزامات قانونی جذابیت استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی را بیشتر می‌نماید . تا حدی که حتی شرکت‌های کوچک با کارکنان معدود تلاش می‌نمایند نرم‌افزارهای مزایا و حقوق را جایگزین محاسبات دستی نمایند.
در طراحی نرم افزار منابع انسانی می‌بایست امکان تعریف پارامتریک انواع وضعیت‌های استخدام ,انواع بیمه ها و انواع اضافات و کسورات , تعریف فرمول‌های متنوع محاسباتی در سایر آیتمهای دستمزدی مورد نیاز سازمان‌ها وجود داشته تا با تعریف این آیتم‌ها دریافت فیش , لیست و گزارش‌ها دقیق و قابل اتکا فراهم گردد.
از آنجا که در برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها افزایش بعضی از آیتمهای احکام که ارتباط مستقیم با محاسبات حقوق و دستمزد دارد با تأخیر اعلام می‌گردد نرم افزار حقوق و دستمزد باید توانایی محاسبه معوقات را داشته و به سهولت بتواند پردازش‌های لازم را برای ارائه خروجی صحیح انجام دهد، موضوعی که همواره در پردازش دستی به سختی و با بروز خطاهای انسانی زیادی همراه است.این محاسبات در نرم افزارها تنها بخشی از قدرت سیستم‌های مدیریت منابع انسانی در بستر فناوری اطلاعات است.
بر اساس الزامات قانونی ، کارفرمایان موظف می‌باشند فهرستی از کارکنان و مشخصات آنها به همراه مالیات کسر شده را به حوزه‌های مالیاتی ارسال و مبلغ مالیات متعلق به کارکنان را به‌حساب مخصوصی واریز نماید , علاوه بر آن طبق قوانین تأمین اجتماعی لازم است هرماه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد مشمول بیمه آنها طی فهرستی به ادارات تأمین اجتماعی تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به‌حساب مربوطه واریز گردد؛ که می‌بایست در طراحی نرم‌افزار منابع انسانی به آن توجه نمود و همچنین این امکان ایجاد گردد که لیست مزبور با آیتمهای موردنیاز سازمان تأمین اجتماعی و وزارت دارایی تهیه ,اطلاعات آن به‌صورت فایل مورد تأیید توسط نرم‌افزار تأمین اجتماعی و وزارت دارایی به‌صورت مکانیزه و بدون هیچ دخالت انسانی تهیه گردد.
از دیگر موارد مهم در استفاده از نرم افزار منابع انسانی تهیه فایل بانک برای واریز حقوق و یا مساعده طی ماه به‌حساب بانکی کارکنان است .اغلب مؤسسات چکی معادل جمع حقوق و دستمزد قابل پرداخت صادر و به همراه لیست کارکنان و شماره حساب بانکی به بانک ارسال می‌نمایند که در صورت عدم توانایی نرم افزار منابع انسانی برای تهیه چنین فهرستی می‌بایست اطلاعات به‌صورت دستی یا در فایل اکسلی ارائه گردد که کاری خسته‌کننده و خطاپذیر است.
بررسی نحوه حضور غیاب کارکنان و تأثیر آن بر محاسبه مزایا ،نقش مستقیم آموزش‌ها در ارتقا شغلی و استفاده از منابع رفاهی سازمان برای پرسنل و کارکنان سازمان وظایف دیگر نرم افزار مدیریت منابع انسانی است .
نرم افزار پیشتاز شرکت شماران سیستم با بهره‌گیری از زیر سیستم‌های مختلف مالی،حسابداری،فروش ،انبار،تولید و بهای تمام‌شده،و منابع انسانی ،بخش گسترده‌ای از نیازهای مربوطه را پوشش داده و بستری امن و قابل‌اتکا برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها در خصوص مأموریت‌های سازمان ایجاد می‌کند.با توجه به موارد ذکر شده به بخشی از قابلت های نرم افزار مدیریت منابع انسانی شماران سیستم اشاره می کنیم:
کارگزینی
نرم‌افزار کارگزینی شماران به‌صورت پارامتریک تهیه‌شده و با انواع محاسبات کار و تأمین اجتماعی و بکار گیری محاسبات خاص، فرآیند کارگزینی را شامل مشخصات پرسنلی، احکام، قرارداد و سایر فرآیندهای کارگزینی را در بر می‌گیرد.
- مدیریت نظام های متفاوت پرداخت حقوق و مزایای کارکنان
- پارامترهای محاسبه مزایا، کسور، سایر و الگوهای محاسبه حقوق و انواع استخدام
- احکام فردی و گروهی کارکنان، بیمه تکمیلی، مرخصی، وام، پس‌انداز، ترک کار گروهی و تسویه‌حساب
- ثبت انواع رتبه، گروه‌های شغلی و تیم‌های کاری، مشاغل، تعریف سمت‌ها و رشته‌های تحصیلی
- انتقال کارکرد از دستگاه‌های کارت‌خوان
مدیریت ساختار سازمانی
ثبت و نمایش چارت سازمانی و ارتباط آن با پرسنل سازمان این امکان را در اختیار کاربر قرار می‌دهد که در قسمتهای مختلف علی‌الخصوص محاسبه کمسیون عوامل فروش در نرم‌افزار توزیع و پخش بتوان از چارت سازمانی برای اختصاص کمسیون به پست‌های بالاتر نیز استفاده نمود.
- نمایش چارت سازمانی به‌صورت گرافیکی
- چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آنها
- تعریف پست‌های سازمانی و اختصاص یک یا چند پست به یک فرد
آموزش
نرم‌افزار آموزش شماران مدارک و سوابق آموزش را به‌صورت مدون نگهداری نموده و با استفاده از این نرم‌افزار می‌توان ارتقاء سطح آموزشی کارکنان و وضعیت آموزشی هر یک از پرسنلرا مورد ارزیابی قرار دهد که بررسیاثربخشی دوره‌های آموزشی و ارزیابی آموزشگاه و اساتید نیز لحاظ شده است. برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی به‌صورت فردی یا گروهی برای هر سال از ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار است.
- استانداردهای مهارتی مدیران و کارکنان
- اطلاعات دوره‌هاي آموزشي و شرکت‌کنندگاندر آن
- برنامه‌ريزي دوره‌هاي آموزشي به‌صورت گروهي و انفرادي (بدو خدمت و ضمن خدمت)
- خلاصه دوره‌هایآموزش به تفکیک آموزشگاه، مراکز هزینه، دوره، استاد و …
- اثربخشی و ارزیابی آموزش به تفکیک دوره، استاد و آموزشگاه و نظرسنجی دوره آموزش
حقوق و دستمزد
محاسبات حقوق و دستمزد کارکنان یکی از وقت‌گیرترین و خطاپذیرترین فعالیت‌های مستمر سازمان است که همواره با احتمال بروز خطاهای انسانی در جمع‌آوری اطلاعات کارکرد و محاسبه دقیق حقوق و مزایای پرسنل همراه خواهد بود. در نرم‌افزار حقوق و دستمزد شماران انواع استخدام، مزایا و کسور، آیین‌نامه‌های محاسباتی پرداخت و … به‌صورت پارامتریک قابل‌تعریف بوده و کاربر قادر است که شرایط پرداخت را با توجه به مقررات سازمان خود تعیین نماید. توانایی محاسبه تسویه‌حساب گروهی و محاسبات پیچیده معوقه حقوق و ثبت کارکرد کارکنان به تفکیک هر پروژه از ویژگی‌های مهم این نرم‌افزار به شمار می‌آید.
- تعریف تنظیمات نحوه محاسبه مالیات به‌صورت سالانه و ماهانه بر اساس نیاز کاربر
- تعریف انواع استخدام، جداول مالیاتی، احکام و پارامترهای محاسبه
- تعریف انواع وام، اعتبار، پس‌انداز، بیمه تکمیلی و کسورات متفرقه
- تعریف مراکز هزینه و قسمتهای مراکز هزینه
- تعریف جداول مالیاتی برای سال‌های مختلف
- تعریف فرمول‌های محاسباتی برای هر یک از اقلام حقوق و مزایا
- تعریف وضعیت استخدامی و الگوهای محاسبه حقوق
- تخصیص الگوی محاسباتی فردی و گروهی به پرسنل
- محاسبه و ثبت مساعده، مزایای طی ماه، عیدی، بازخرید مرخصی به‌صورت فردی و گروهی
- ایجاد فایل بانک، بیمه و مالیات بر اساس قوانین و مقررات
- تعریف انواع الگوی سند حقوق
- صدور اسناد عیدی، بازخرید خدمت به‌صورت ماهانه
- صدور قرارداد کار به‌صورت گروهی و خودکار
- امکان صدور حکم گروهی و قرارداد پرسنل
- امکان محاسبه حقوق معوقه
- امکان محاسبه تسویه‌حساب کارکنان به‌صورت مکانیزه
