با استفاده از فناوری و نوآوری انسانی، محیط های کاری به طور مداوم بهره وری و کارایی را بهبود می بخشند. در اینکه اتوماسیون و ابزارهای نرم افزاری میتوانند به سازمان ها در بهینه سازی عملیات روزانه خود کمک کنند، شکی وجود ندارد. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها تمایلی به اجرای فناوری یا تغییر کردن وضعیت موجود ندارند. خوشبختانه، اتوماسیون اداری به نقطه‌ای رسیده است که این سیستم ها قادر هستند تا به طور یکپارچه در پشته های ابزار ادغام می‌شوند و منحنی یادگیری پایینی برای کارمندان دارند.
با توجه به اینکه مباحث ارائه شده در آموزش اتوماسیون اداری برای بسیاری از کارمندان دشوار است، در اینجا به صورت کامل آموزش اتوماسیون اداری را ارائه کرده‌ایم تا با مقدمات این سیستم خودکارسازی آشنایی پیدا کنید. آموزش رایگان اتوماسیون اداری، برای تمامی افرادی که با سیستم های automation سر و کار دارند مناسب می‌باشد.
اتوماسیون اداری چیست؟
اول از همه، باید تعریف درستی از این سیستم داشته باشیم و بدانیم که اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که انواع مختلف سیستم‌ها و نرم افزار های رایانه ای را توصیف می‌کند که برای جمع آوری دیجیتال، ذخیره، انتقال، تغییر و استفاده از اطلاعات اداری برای اجرای وظایف استفاده می‌شوند. در اصل، اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند.
اتوماسیون اجازه می دهد تا داده ها بدون دخالت انسان فعالیت کنند. از آنجایی که معمولا نیروی انسانی از معادله خارج می شوند، خطر خطای دستی در سیستم ها وجود ندارد. چیزی که زمانی با یک ماشین تحریر شروع می شد، به تعداد بی شماری از اتوماسیون و ابزار الکترونیکی تبدیل شده است که نحوه کار افراد را تغییر داده.
آموزش اتوماسیون اداری به صورت اصولی
اتوماسیون اداری جنبه های مختلفی دارد، اما به راحتی می توان آنها را به دسته های زیر تقسیم کرد:
- ذخیره سازی اطلاعات: این شامل ضبط اطلاعات، مانند فرم ها، اسناد، فایل ها، تصاویر و صفحات گسترده است. ذخیره‌سازی اطلاعات عموماً در قالب‌های واژه‌پرداز یا صفحات گسترده وجود دارد، اما میتواند مانند رکوردهای موجود در یک CMS یا ابزار نرم‌افزار اتوماسیون مانند SolveXia پیچیده‌تر باشد.
- تبادل داده: سیستم ها امکان تبادل بی درنگ اطلاعات، مانند دستگاه های فکس یا ایمیل ها را فراهم می کنند. ابزارهای نرم افزار اتوماسیون نیز در این دسته قرار می گیرند زیرا می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش ها را بین افراد ارسال کنید.
- مدیریت داده ها: اتوماسیون اداری نیز باید به راحتی بین طرف های مختلف و اطلاعات مربوطه قابل مدیریت باشد. به این ترتیب، سیستم های اتوماسیون اداری می توانند داده های کوتاه مدت و بلند مدت، از جمله برنامه های مالی، هزینه های بازاریابی، مدیریت موجودی و غیره را مدیریت کنند.
مزایای اتوماسیون اداری
به طور کلی می توان گفت کسب و کارها به ابزارهای اتوماسیون اداری متکی هستند. صرف نظر از اندازه و تعداد کارکنان سازمان، اتوماسیون میتواند مزایای زیر را برای هر کسب و کاری به همراه داشته باشد:
- کاهش فعالیت دستی برای دستیابی به وظایف
- به حداقل رساندن خطاهای انسانی و دستی
- کاهش زمان پردازش اطلاعات برای تکمیل کار
- افزایش شفافیت و توانایی های بهبود فرآیند
- تصمیم گیری بهتر بر اساس داده ها و پیش بینی ها
- معیارهای پیشرفته و نظارت بر KPI
- افزایش رضایت کارکنان و ارتباطات
- ارائه خدمات بهتر به مشتریان
پیش نیاز های اتوماسیون
هنگام وارد کردن اتوماسیون به سازمان خود، با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد. برای شروع، چه چیزی را می خواهید خودکار کنید؟ دوم اینکه ابزار مناسب برای انجام این کار چه چیزی است؟
تیم فنی باید با تیم توسعه نرم افزار های اتوماسیون در ارتباط باشد و مدیریت مجموعه بخش مهمی از ارائه اطلاعات را برعهده دارند که کمک می کنند تا ارائه کننده نرم افزار به خوبی نیاز های سازمان را درک کند که این نیاز ها شامل : درک خود ابزار/هدف آن، آموزش کافی / طرز فکر مثبت از طرف کسانی که از آن استفاده خواهند کرد.
بهترین است در ابتدای آموزش اتوماسیون اداری، به بررسی این فرایند ها بپردازیم:
1. انتخاب ابزار مناسب
بهترین ابزارهای اتوماسیون، دارای بسیاری از ویژگی های ضروری هستند. در اینجا توضیح داده شده است که چگونه ابزارهای اتوماسیون میتوانند به کسب و کار شما کمک کنند، مانند نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم که این خدمات را ارائه می کند:
- طراحی آسان گردش کار: ابزارهای اتوماسیون باید زندگی کارمندان شما را آسان‌تر کنند و پیچیدگی ها را کاهش بدهند. این بدان معنی است که گردش کار و طراحی آنها باید بصری باشد. این ابزار میتواند فرآیند های داخلی شما مانند تطبیق حساب را بدون نیاز به تیم فناوری اطلاعات یا کسی برای کد گذاری رویه تکمیل کند. در عوض، می‌توانید از میان مجموعه‌ای از دستورات انتخاب کنید و هر فرآیندی را به راحتی کنار هم قرار دهید.
- سازگاری با موبایل: این روزها، کارمندان و مدیران کسب و کار همیشه در حال حرکت هستند. داشتن ابزاری سازگار با موبایل و در دسترس بودن به این معنی است که وقتی خارج از دفتر هستید یا دور از رایانه خود هستید، هیچ تبادل اطلاعاتی را از دست نمی دهید.
- یکپارچه سازی نرم افزار: احتمالاً در حال حاضر ابزارهای اتوماسیون اداری برای کسب و کارتان کار می‌کنند. چه Slack، Google Sheets، Dropbox، Salesforce، Mailchimp یا هر نرم افزار دیگری، بهترین کار زمانی است که این ابزارها بتوانند با یکدیگر صحبت کنند.
- گزارش ها و تجزیه و تحلیل ها: شما نیاز دارید که بتوانید اندازه گیری کنید آیا ابزار استفاده شده به طور مداوم به نفع شما کار می کند یا خیر. راه حل های نرم افزاری با گزارش و تجزیه و تحلیل می توانند از این جنبه مدیریتی را برای شما ایجاد کنند. این ابزارها نه تنها بر اساس داده ها و کسب و کار روزانه شما تجزیه و تحلیل ارائه می کنند، بلکه می توانید گزارش های داخلی نیز ایجاد کنید که نشان می دهد برای مثال چند ساعت برای یک کار صرف شده است.
- کنترل دسترسی: هر نرم افزاری که از داده ها استفاده می کند، یکی از مهم ترین ملاحظات کنترل و امنیت است. ابزارهایی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم، اجازه کنترل دسترسی را می‌دهند، به این معنی که شما می‌توانید فقط به کسانی که باید آن را داشته باشند، دسترسی را محدود کرده و اعطا کنید. همچنین می‌توانید ببینید چه کسی و چه زمانی تغییراتی در داده‌ها ایجاد کرده است تا مسیرهای حسابرسی معتبر و دقیق باشند.
2. ارائه آموزش مناسب
ابزار مناسب فقط زمانی کار می‌کند که افراد به درستی از آن استفاده کنند. برای کسانی که در سازمان شما فرآیندهای مختلف را مدیریت می کنند، ابزارهای اتوماسیون به کاهش بار هر کار دستی و تکراری کمک می کند. ابتدا نیاز به آموزش صحیح و درک نحوه عملکرد ابزار دارد. بهترین نرم افزارهای موجود در بازار نه تنها برای رابط های کاربری آسان طراحی می کنند، بلکه آموزش و پشتیبانی را نیز ارائه می دهند.
آموزش مناسب برای کسانی که به آن علاقه دارند بهترین کار است. به عنوان یک مدیر کسب و کار، می توانید به حمایت از فرهنگی کمک کنید که در معرض تغییر و بهبود مستمر است. یک راه برای انجام این کار، تمرین بهبود مستمر فرآیند است و به همین دلیل نیز آموزش کامل اتوماسیون اداری اهمیت دارد.
انواع ابزارهای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری تمام جنبه های عملیات یک کسب و کار را به صورت مجازی در بر می گیرد. ابزارهایی برای پشتیبانی وجود دارد:
مدیریت تسهیلات:
این توانایی را به دست آورید که از راه دور دسترسی به امکانات خود را اعطا یا رد کنید. برخی از این امکانات:
- مدیریت دسترسی
- مدیریت بازدیدکنندگان
- سرویس
- عضویت
- برنامه ریزی
پرسنل:
از اتوماسیون برای مدیریت کارمندان داخل مجموعه و تایید قراردادها استفاده کنید.
- قراردادها
- استخدام
- فهرست بندی
- شبانه روزی
بهره وری:
در مورد یادداشت ها و اطلاعات ضروری ذخیره، اشتراک گذاری و همکاری کنید.
- یادداشت
- لوازم اداری
- پذیرایی از رویدادها
ارتباط:
مجموعه امکانات ارتباطی را در سیستم خود داشته باشید:
- پاسخگویی به سوالات
- نوشتن ایمیل کمتر
اداری:
از ابزارهای نرم افزاری مانند نرم افزار های شماران برای مدیریت کارهای تکراری، ادغام داده ها از تمام سیستم های قدیمی در یک مکان، حسابداری خودکار و تجزیه و تحلیل فوری و موارد دیگر استفاده کنید.
- جمع آوری و سازماندهی داده ها
- کارهای تکراری را ساده کنید
- زمان کمتری برای کارهای اداری
- علاوه بر صورتحساب، هزینه ها و صورتحساب
قرار ملاقات و برنامه ریزی:
از ارسال ایمیل برای برنامه ریزی به صورت رفت و برگشتی خودداری کنید. سیستم های اتوماسیون قابلیت هماهنگ کردن بسیاری از فعالیت های را دارند:
- قرار ملاقات ها را به صورت خودکار برنامه ریزی کنید
- ایمیل قبل و بعد از قرار ملاقات
جمع بندی
اتوماسیون اداری هم در فرآیندهای روزانه و هم در بهینه سازی فرآیند نقش بسزایی دارد. سازمان ها می توانند از اتوماسیون اداری در زمینه های مختلف استفاده کنند. ابزارهای اتوماسیون مانند نرم افزار اتوماسیون شماران سیستم می توانند به افزایش ده برابری بهره وری کمک کنند. ابزارها و فناوری به کار با هم کمک می کنند تا گردش کار، ارتباطات و همکاری را ساده تر کنند. در این قسمت از مجموعه آموزش های نرم افزار اتوماسیون اداری، با پیش نیاز ها و موارد مقدماتی آشنای شدیم و در قسمت های دیگر به صورت جزئی تر آموزش را بررسی خواهیم کرد.
