اتوماسیون فرایند مشاوره

به عنوان یک مشاور، شما می خواهید با ارائه مشاوره شخصی به هر مشتری در هر مرحله از فرآیند، نسبت به رقبا بهتر باشید. ارائه مشاوره حرفه ای در سطح شخصی با چالش های زیادی مانند کمبود زمان و منابع همراه است که در برخی از موارد منجر به مشکل ناکارآمدی فعالیت ها می شود.

ایجاد و حفظ رابطه شخصی با مشتری در کل پروژه، زمان بر است. هرچه زمان بیشتری را برای یک مشتری صرف کنید، پروژه های کمتری می توانید انجام دهید. بنابراین سوال بزرگ این است: آیا شخصی سازی و اتوماسیون می توانند دست به دست هم بدهند؟

فرآیند مشاوره خودکار چیست؟

اتوماسیون به بسیاری از صنایع کمک کرده است تا فرایند های خود را ساده کنند، کارآمدتر شوند و درآمد بیشتری داشته باشند. صنعت مشاوره نیز نباید از این قاعده مستثنی باشد.

خودکارسازی فرایند مشاوره به استفاده از فناوری برای انجام وظایف تکراری و پیش پا افتاده اشاره دارد. کاهش مداخلات انسانی به کاهش خطاها و افزایش سرعت فعالیت ها کمک می کند و شما را قادر می سازد تا کسب و کار مشاوره خود را در بسیاری از بخش ها بهینه سازی کنید و درآمد بیشتری به دست بیاورید.

یکی از مهمترین مزایای اتوماسیون این است که به سرعت بخشیدن به فرآیند جمع آوری داده ها کمک می کند و به عنوان یک مشاور، داده ها ستون اصلی کسب و کار شما هستند. برای شروع خودکارسازی فرایند مشاوره، باید فرآیند های تجاری مشتری خود را تجزیه و تحلیل کنید و مراحل زیر را دنبال کنید:

درک فرایند های موجود

فرآیند های تجاری مشتری خود را حسابرسی کنید. انجام این کار به شما امکان می دهد ناکارآمدی هایی را در فرآیند ها مشاهده کنید که می توانید با اتوماسیون آنها را بهبود ببخشید.

بلوغ کسب و کار مشتری خود را مشخص کنید

با استفاده از ارزیابی بلوغ، بلوغ کسب و کار مشتری خود را در زمینه های مختلف بسنجید. این کار به شما درک بهتری از جایی که آنها هستند و مراحل مورد نیاز برای ارتقاء کسب و کارشان به سطح بعدی را می دهد.

نقاط ضعف و چالش ها را شناسایی کنید

برای ارائه بهترین خدمات به مشتریان خود، باید نقاط ضعف و چالش های آنها را به وضوح درک کنید. می‌توانید از یک نرم‌ افزار نیازسنجی یا نظرسنجی برای جمع‌ آوری این اطلاعات استفاده کنید، مرحله‌ای که می‌توانید به راحتی آن را اتوماسیون کنید.

در چارچوب خاص خود و بهبود هایی را پیشنهاد دهید

هنگامی که اطلاعات سه مرحله اول را به دست آوردید، می توانید گزارشی با یافته ها و توصیه های خود تهیه کنید. همچنین شما می‌توانید فعالیت‌ های گزارش‌ دهی خود را نیز خودکار کنید.

اجرای توصیه های ارائه شده

اکنون زمان اجرای توصیه های شما فرا رسیده است. بسته به پیچیدگی صنعت، می توانید انتظار داشته باشید که خودتان در برخی از جنبه های پیاده سازی همکاری کنید. مراحلی را که می خواهید همراه با مشتری خود انجام دهید، تعریف کنید. این قسمت بیشتر یک فرآیند دستی خواهد بود.

پیگیری

هنگامی که مشتری شما توصیه های شما را اجرا کرد، تاثیر این فرایند ها را دنبال کنید. پیگیری شما باید شامل ارزیابی فرآیند جدید و نتایج به دست آمده باشد. همچنین شامل سنجش این است که آیا مشتری (یا تیم آنها) فرآیند جدید را آسان‌ تر یا پیچیده‌ تر می‌بیند.

بهبود مستمر روند

به عنوان یک موجود زنده، کسب و کار مشتری شما به طور مداوم در حال توسعه خواهد بود. اگر کار خوبی انجام می دهید، باید به طور مداوم فرآیندها را ارزیابی و بهبود دهید. بسیاری از مراحل بالا را می توان خودکار کرد و به شما کمک می کند تا حد امکان، کارهای دستی را حذف کنید.

چرا فرآیند مشاوره را اتوماسیون کنیم؟

خودکارسازی فرایند مشاوره در مراحل مختلف پروژه های شما امکان پذیر است. بیایید از منظر تجاری به آن نگاه کنیم. شما می خواهید از سایر مشاوران متمایز شوید، درست است؟

مشاوره یکی از مشاغلی است که در تعاملات تک به تک با مشتریان پیشرفت می کند. پس آیا این بدان معنا نیست که اتوماسیون بیشتر از اینکه مفید باشد ضرر خواهد داشت؟ آیا مشتریان خود را از دست نمی دهید زیرا با تک تک مشتریان کمتر تماس شخصی خواهید داشت؟

اصلا. بیایید به چند دلیل که چرا خودکار کردن فرایند مشاوره ضروری است نگاهی بیندازیم.

تمایل به تحول دیجیتال را دنبال کنید

انقلاب صنعتی چهارم (4IR) در حال انجام است و هر صنعت و تجارت قبلاً دستخوش تحول دیجیتال شده یا در حال انجام است. به عنوان یک مشاور، برای بهبود کسب و کار خود و درک بهتر مشتریان خود باید به صورت دیجیتالی متحول شوید.

پیشگام باشید

صنعت مشاوره علیرغم اینکه زمینه ای است که به سایر مشاغل توصیه می کند تا بهبود یابند، هنوز در زمینه اتوماسیون عقب مانده است. پیاده سازی اتوماسیون در کسب و کارتان، شما را از رقبا جلوتر می برد، زیرا یکی از اولین کسانی هستید که این کار را انجام می دهید. ثانیاً، شما الگوی خوبی برای مشتریان خود خواهید بود.

در زمان و هزینه صرفه جویی کنید

یکی از مهمترین مزایای اتوماسیون این است که در زمان صرف شده برای انجام کارهای دستی صرفه جویی می شود. در نتیجه، وقت شما را برای انجام کار های استراتژیک بیشتر، خلاقیت بیشتر و پذیرش مشتریان بیشتر آزاد می کند. در نتیجه می توانید در هزینه خود صرفه جویی کنید و در نهایت درآمد خود را افزایش دهید.

تعداد کارمندان را محدود کنید

هزینه های سربار پرسنل یکی از مهم ترین هزینه هایی است که شرکت ها متعهد می شوند. کاهش آنها منجر به افزایش سود می شود. این دقیقاً همان چیزی است که اتوماسیون به شما امکان می دهد انجام دهید. تعداد کارکنان خود را کاهش دهید.

بهبود تجربه مشتری

کسب و کار مشاوره شما برای موفقیت به یک عنصر اصلی نیاز دارد، مشتریان. و بهترین راه برای حفظ مشتریان ارائه یک تجربه استثنایی به آنهاست. تجربه مشتری (CX) به بخش مهمی از معادله موفقیت برای هر کسب و کاری تبدیل شده است.

یک تجربه مثبت نیز برای به دست آوردن مشتریان جدید ضروری است زیرا ارجاع مشتریان فعلی شما را تشویق می کند. خودکار کردن فرایند مشاوره یک راه عالی برای اطمینان از ارائه تجربیات عالی به مشتری است.

شفافیت فرآیند بهتر

اتوماسیون نتایج شما را قابل سنجش تر می کند. شما و مشتریانتان را قادر می سازد تا فرآیند های خود را درک کرده و نتایج را بهتر اندازه گیری کنید. این به لطف سیستم تحلیلی است که به اندازه‌ گیری و گزارش KPI های حیاتی شما کمک می‌کنند.

محصولات قابل تحویل را استاندارد کنید

استاندارد کردن خدمات ارائه شده مشاوره، بخش مهمی از ساده کردن کسب و کار و افزایش کارایی کسب و کار شما است. اتوماسیون به شما امکان می دهد خدمات خود را بهتر دسته بندی کنید و محصولات قابل تحویل استاندارد ایجاد کنید.

کسب و کار خود را مقیاس کنید

به دلیل صرفه جویی در زمان و کاهش کاردستی توسط اتوماسیون، مقیاس بندی آسان تر می شود. اتوماسیون نه تنها به شما این امکان را می دهد که با پذیرش مشتریان بیشتر مقیاس خود را افزایش دهید، بلکه به شما امکان می دهد بسته ها و خدماتی را که ارائه می دهید افزایش دهید.

از داده های خود استفاده کنید تا خود را به عنوان یک رهبر فکری معرفی کنید

جمع‌ آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها که با اتوماسیون همراه است، برای مشاوران تغییر دهنده بازی می باشد. این مهم به این دلیل است که به شما اجازه می دهد:

• معیارهای صنعت را تعیین کنید
• داده های جمع آوری شده را در قالب گزارش های صنعت به اشتراک بگذارید

شما می توانید از مزایای جمع آوری داده ها (و بیشتر) استفاده کنید تا خود را به عنوان یک رهبر فکری در حوزه کاریتان معرفی کنید.

همانطور که می بینید، دلایل بی شماری وجود دارد که چرا باید اتوماسیون را در کسب و کار مشاوره را بپذیرید.

7 مرحله برای خودکار سازی موثر مشاوره

اکنون که اهمیت خودکار سازی فرآیند مشاوره را می دانید، بیایید با یک مثال شروع کنیم و سپس به هفت مرحله که به شما در انجام این کار کمک می کند نگاهی بیندازیم.

1.نیاز خود را به اتوماسیون ارزیابی کنید و فرصت ها را شناسایی کنید

اولین قدم در تبدیل دیجیتالی کسب و کار مشاوره، ارزیابی نیاز شما به اتوماسیون است. این با تجزیه و تحلیل هر مرحله از فرآیند مشاوره شروع می شود، از جمله:

• تجزیه و تحلیل آنچه که در حال حاضر مشغول به آن هستید
• تجزیه و تحلیل مقدار زمانی که برای کارهای مختلف صرف می کنید
• تجزیه و تحلیل فرایند هایی که می توانند بهبود یابند

برای شناسایی بهترین فرآیند هایی که می‌توانید خودکارسازی کنید، آن‌هایی را که مبتنی بر قانون هستند بررسی کنید. اینها فرآیند هایی هستند که از یک نظم منطقی دقیق پیروی می کنند و نیازی به قضاوت انسانی ندارند. همچنین، اطمینان حاصل کنید که این فرآیندها به خوبی تعریف شده اند و تغییر نمی کنند.

با تجزیه و تحلیل همه فرآیند های خود در این زمینه، شناسایی فرآیندها و فرصت‌ های اتوماسیون آسان‌تر می‌شود.

اکنون، بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه چگونه می توانید یک طرح اتوماسیون برای کسب و کار خود تنظیم کنید.

2.یک برنامه اتوماسیون بر اساس تخصص خود تدوین کنید

اکنون که فرآیند کسب و کار خود را ارزیابی کرده اید و فرصت های اتوماسیون را شناسایی کرده اید، باید تصمیم بگیرید که چگونه اتوماسیون را پیاده سازی کنید. شما باید یک برنامه اتوماسیون را بر اساس داده ها و تخصص خود تدوین کنید. در اینجا چند نکته برای کمک به شما در این مرحله آورده شده است:

یک نمای کلی از اینکه کدام بخش از فرآیند شما می تواند خودکار شود ایجاد کنید

برای برنامه ریزی بهتر اتوماسیون خود، ابتدا باید یک نمای کلی از بخش هایی از فرآیند خود ایجاد کنید که می توانند خودکار شوند. برای این کار باید این سوال را در نظر بگیرید که چگونه؟:

• آنها متصل هستند
• آنها با یکدیگر ارتباط دارند
• آنها بر تجربه مشتری تاثیر می گذارند و تأثیر می گذارند

انجام این کار تضمین می کند که توالی های خودکار شما کارآمد هستند و منجر به سفر مشتری خوبی می شوند.

برای هر مرحله ای که می خواهید خودکار کنید، برنامه ای تهیه کنید

پس از دریافت نمای کلی از بخش‌ هایی از فرآیندی که می‌خواهید خودکار کنید، باید نحوه خودکارسازی آنها را برنامه‌ ریزی کنید. چند نکته در اینجا عبارتند از:

1. محاسبه پتانسیل اتوماسیون. فقط به این دلیل که می توانید مرحله خاصی از فرآیند را خودکار کنید به این معنی نیست که باید این کار را انجام دهید. مزایای اتوماسیون آن بخش را بسنجید و در نظر بگیرید که آیا اتوماسیون به اندازه کافی ارزش اجرا در آن بخش را دارید یا خیر.
2. در مورد بودجه خود تصمیم بگیرید. ابزارهای اتوماسیون هزینه دارند. در نظر بگیرید که آیا بودجه لازم برای خودکار سازی هر بخش را دارید یا بودجه شما محدود است؟ اگر نه، آنهایی را که بهترین بازگشت سرمایه (ROI) را به شما می دهند، اولویت بندی کنید.
3. قابلیت های مورد نیاز خود را تعریف کنید (روش شناسی). تعریف عملکرد هایی که نیاز دارید به شما کمک می کند نقشه ای از نحوه پیاده سازی اتوماسیون برای هر مرحله ترسیم کنید.

3. بهترین ابزارها یا سیستم های اتوماسیون مورد استفاده را شناسایی کنید

با وجود یک طرح اتوماسیون، اکنون می دانید که چه چیزی را و به چه صورتی خودکارسازی خواهید کرد. اکنون زمان آن رسیده است که ابزارهایی را که به شما در انجام آن کمک می کنند شناسایی کنید. برای انجام این کار، مجموعه ای از ابزارهای مناسب را که متناسب با بودجه شما هستند، تجزیه و تحلیل کنید. هنگامی که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کردید:

• تست انتخاب تکنولوژی برای استفاده آزمایشی رایگان: ابزارهایی که به آنها علاقه دارید تهیه کنید و آنها را به طور کامل آزمایش کنید. این به شما کمک می کند تا آنهایی را که با شرایط شما مطابقت دارند شناسایی کنید. اگر شک دارید، یک تماس و دریافت مشاوره از بهترین  تامین کننده های سیستم های نرم افزار می توانید سوالات و ابهامات شما را برطرف کند.
• ابزار یا ابزار های نهایی را انتخاب کنید: پس از اتمام آزمایشات، ابزار نهایی خود را انتخاب کنید. مطمئن شوید که آنها به خوبی با هم کار می کنند و با ابزار های فعلی شما یکپارچه می شوند.
• ابزار ها را در فرآیند خود پیاده کنید: ابزارهای جدید خود را در فرآیند کسب و کار خود پیاده کنید و بر عملکرد آنها نظارت داشته باشید.

به یاد داشته باشید، همه ابزارهای اتوماسیون یکسان ساخته نمی شوند. موفقیت برنامه اتوماسیون شما به یافتن ابزار مناسب برای کسب و کار شما بستگی دارد.

4. یک گردش کار اتوماسیون ایجاد کنید

اتوماسیون برای کار موثر خودکار نشده است! باید یک گردش کار اتوماسیون ایجاد کنید که اطمینان حاصل کند که تمام بخش های فرآیند بدون اختلال با هم هماهنگ هستند. برای انجام این کار، باید با تعریف فعالیت هایی که به صورت خودکار و دستی باقی خواهند ماند، شروع کنید. سپس:

وظایف خودکار و دستی را برای بهینه سازی گردش کار خود ادغام کنید

اطمینان حاصل کنید که فعالیت های دستی به درستی در کنار فعالیت های خودکار با هم کار می کنند و اختلالی در این پروسه وجود ندارد.

یک رویه در دسترس تنظیم کنید که بتوانید از آن استفاده کنید

سندی ایجاد کنید که نحوه استفاده از فرآیند اتوماسیون جدید را مشخص کند. اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم شما می دانند چگونه از ابزارهای اتوماسیونی که در اختیار دارید، استفاده کنند. در صورت لزوم، آموزش های مورد نیاز را به نیروی کاری ارائه کنید تا بتوانند با سیستم های جدید فعالیت کنند.

از آنجایی که ابزارها گاهی اوقات ممکن است از کار بیفتند، شما همچنین باید روشی را برای حفظ جریان کار ها در زمانی که این اتفاق می افتد، تعریف کنید. باز هم، این را به راحتی در دسترس قرار دهید تا همه اعضای تیم شما بدانند چه کاری باید انجام دهند.

5. فرآیند اتوماسیون را اجرا کنید

با وجود پایه و اساس مناسب، زمان اجرای فرآیند اتوماسیون فرا رسیده است. تمام کارهای سخت در مراحل برنامه ریزی انجام شده است و تنها کاری که اکنون باید انجام دهید این است که ابزارهای اتوماسیون خود را به کار بگیرید. وقتی این کار را انجام دادید:

اجرا را از نزدیک پیگیری کنید

تغییراتی که اتوماسیون در فرآیند شما ایجاد کرده است را نظارت کنید.

آیا انتظارات شما را برآورده می کند؟

اگر این کار را انجام دهد، پروسه عالی است. در غیر این صورت، باید بخش هایی از اتوماسیون که مقصر هستند را مشخص کنید. سپس، ارزیابی کنید که آیا آن قسمت واقعاً به اتوماسیون نیاز دارد یا آن را به حالت دستی تغییر دهید. همچنین می توانید از ابزارهای اتوماسیون متفاوت استفاده کنید.

تغییر در جریان کار را به صورت داخلی و خارجی به اشتراک بگذارید

یکی از جنبه‌ های مهم اجرای موفقیت‌ آمیز فرآیند اتوماسیون، برقراری ارتباط با تغییرات گردش کار با همه ذینفعان است. این به معنای برقراری ارتباط با کارمندان خود (در داخل سازمان) و مشتریان خود (در خارج از سازمان) است. همه باید بدانند که برای اطمینان از انتقال، چه فرایند هایی انجام می شود.

6. تغییرات و عملکرد را اندازه گیری کنید

هنگامی که سیستم خودکار شما برای مدتی کار می کند، باید اندازه گیری کنید و ببینید آیا عملکرد شما را بهبود بخشیده است یا خیر.

برای انجام این کار باید داده هایی از فرآیند کاملاً دستی خود داشته باشید تا از آنها به عنوان معیار استفاده کنید. اینجاست که یکی از زیبایی های اتوماسیون را کشف خواهید کرد. ردیابی و گزارش خودکار. اکثر ابزارهای خودکار دارای یک داشبورد تحلیلی داخلی هستند تا به شما کمک کنند مهمترین معیارهای خود را پیگیری کنید. در نتیجه جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها بسیار آسان تر می شود.

برای اندازه‌ گیری موثر تاثیر اتوماسیون بر کسب‌ و کار مشاوره‌ای خود، به سؤالات زیر توجه کنید:

• عملکرد پیش از اتوماسیون و پس از اتوماسیون را تجزیه و تحلیل کنید. آیا اتوماسیون به افزایش عملکرد و تعداد محصولات قابل تحویلی که می توانید تولید کنید کمک کرده است؟
• از مشتریان خود نظرسنجی کنید آیا آنها از روش جدید شما برای انجام کارها راضی هستند؟
• بازگشت سرمایه را بررسی کنید. آیا افزایش به دلیل اتوماسیون وجود دارد؟

اگر به سوالات بالا پاسخ مثبت دهید، اتوماسیون شما به هدف خود رسیده است.

7. ارزیابی و کاهش خطرات

فقط به این دلیل که یک استراتژی تحول دیجیتال موفق را انجام داده اید، به این معنی نیست که از این به بعد باید بنشینید و موفقیت های سیستم را تماشا کنید. سیستم ها همیشه نیاز به اصلاح و به روز رسانی دارند.

به همین دلیل است که باید فرآیند خودکار خود را ارزیابی کرده و خطرات احتمالی را شناسایی کنید. انجام این کار به شما کمک می کند تا این خطرات را کاهش دهید و برنامه های اضطراری را اجرا کنید. چند نکته برای انجام این کار عبارتند از:

• قبل از ارزیابی زمان کافی بگذارید. نتایج اتوماسیون ممکن است فوراً نشان داده نشود. قبل از شروع مقایسه نتایج به سیستم زمان کافی بدهید. در این زمینه باید کمی صبر و حوصله به خرج دهید.
• نتایج را در نظر بگیرید. هنگامی که نتایج را ارزیابی کردید، در نظر بگیرید که آیا آنها همان چیزی هستند که انتظار داشتید. آیا اتوماسیون کارایی را بهبود بخشید؟ آیا به شما فرصت هایی داده است که کسب و کار خود را افزایش دهید؟
• از دست دادن احتمالی شخصی سازی یکی از چیزهایی که مردم در مشاوره برایشان ارزش قائل هستند، لمس شخصی است. در نظر بگیرید که آیا تغییر به یک فرآیند خودکار منجر به از دست دادن شخصی سازی شده است.

همانطور که میدانید، قدم گذاشتن در مرزهای جدید همیشه با خطراتی همراه است. به همین دلیل است که همیشه باید فرآیند اتوماسیون خود را ارزیابی کنید و به دنبال عوامل خطر باشید. انجام این کار به کاهش آنها و اطمینان از جریان روان کسب و کار شما کمک می کند.

نمونه ای از اتوماسیون

برای اینکه این موضوع را ملموس‌تر کنیم، به یک مثال از اتوماسیون نگاه می‌کنیم. یکی از اولین و مهمترین مراحل در کسب و کار مشاوره، جذب مشتری است. برای رسیدن به این هدف، باید مشتریان بالقوه را متقاعد کنید که بهترین را انتخاب هستید.

مرحله 1: نیاز خود را به اتوماسیون ارزیابی کنید

در اولین تماس خود با یک مشتری جدید، همیشه کم و بیش یک سری سوالات را می پرسید، درست است؟ این مکالمات می تواند کاملا وقت گیر باشد.

مرحله 2: طراحی یک برنامه اتوماسیون بر اساس تخصص شما

شما به اندازه کافی تجربه دارید که بدانید چه سوالاتی را بپرسید و چه پاسخ هایی را انتظار دارید. بنابراین، می توانید به مشتریان خود یک پرسشنامه آنلاین (اتوماسیون شماره 1) ارائه دهید که به طور خودکار یک گزارش تحلیل مشتری برای شما (اتوماسیون شماره 2) و یک گزارش برای مشتری بالقوه (اتوماسیون شماره 3) ایجاد می کند.

شما یک نمای کلی از آنچه مشتری بالقوه شما به دنبال آن است خواهید داشت و مشتری بالقوه خلاصه و توصیه های اولیه متناسب با مشکل خود را دریافت می کند که تخصص شما را ثابت می کند و آنها را متقاعد می کند که شما را برای پروژه خود انتخاب کنند.

مرحله 3: بهترین ابزارهای اتوماسیون را شناسایی کنید

برای ایجاد یک پرسشنامه خوب و پیوند دادن یک گزارش سفارشی به آن، باید زمان و تلاش زیادی صرف کنید. نرم افزار ارزیابی مناسب برای طرح اتوماسیون خود را پیدا کنید.

مرحله 4: یک گردش کار اتوماسیون ایجاد کنید

هر فعالیتی در این مرحله نباید تحت پوشش ارزیابی یا گزارش قرار گیرد. مطمئن شوید که برای ایجاد یک مکالمه متعادل با مشتری، تماس انسانی را بر اتوماسیون ترجیح می دهید.

مرحله 5: فرآیند اتوماسیون را اجرا کنید

اگر یک نرم افزار ارزیابی برای ایجاد نیازسنجی مشتری و یک گزارش سفارشی در یک برنامه پیدا کردید، می توانید با پیاده سازی شروع کنید. روش های خود را به وضوح به مشتریان بالقوه خود در میان بگذارید تا بدانند چه انتظاری دارند.

مرحله 6: تغییرات و عملکرد را اندازه گیری کنید

آیا اکنون که این بخش از فرآیند را خودکار کرده اید، مشتریان بیشتری را با سرعت بیشتری دریافت می کنید؟ آیا مشتریان درباره گزارش های شخصی شما بازخورد مثبتی به شما می دهند؟ آیا سود کارآمدی وجود دارد: آیا زمان بیشتری برای کار استراتژیک دارید؟

مرحله 7: ارزیابی و کاهش خطرات

اگر نتایج شما مطابق انتظار نیست از ارزیابی مجدد نترسید. آیا خطراتی وجود دارد که در نظر نگرفته باشید؟ از تیم و مشتریان خود بازخورد بخواهید. می توانید به صورت موقت به فرآیندهای دستی برگردید تا اصلاح سیستم اتوماسیون انجام شود.

پیش نیازهای مشاوره خودکار

وقتی در نظر میگیریم چگونه مشاوره را خودکار کنیم، به راحتی می توان فکر کرد که می توانید هر فرآیند را خودکار کنید. همچنین وسوسه انگیز است که فکر کنید هر نوع کسب و کار مشاوره می تواند از هر نوع اتوماسیون بهره مند شود.

هر دو سناریو درست نیستند.

شما باید نوع کسب و کار مشاوره خود و پیش نیازهای لازم برای اتوماسیون را به دقت در نظر بگیرید. نکته اصلی این است که باید برای اتوماسیون آماده باشید. در اینجا چند سوال وجود دارد که به شما کمک می کند بدانید که آیا برای اجرا آماده هستید یا خیر:

• آیا فرآیندهای شما به وضوح تعریف شده و استاندارد شده است؟
• آیا منابع (زمانی، مالی و انسانی) برای اجرای چنین تغییراتی را دارید؟
• آیا کسب و کار شما به اندازه کافی پایدار است که تحول دیجیتالی را انجام دهد؟
• آیا مشتریان شما برای اتوماسیون آماده هستند؟

اگر پاسخ شما به موارد بالا مثبت است، قطعاً آماده تغییر به فرآیندهای خودکار هستید.

مزایا و چالش های خودکارسازی فرایند مشاوره

ما به اهمیت اتوماسیون کسب و کار مشاوره شما و چگونگی آگاهی از آمادگی برای این تغییر نگاه کرده ایم. قبل از پایان، اجازه دهید به سرعت به مزایا و چالش‌های خودکار کردن فرآیند مشاوره نگاه کنیم.

مزایای مشاوره خودکار

بیایید با مزایای اتوماسیون شروع کنیم. در اینجا سه ​​مزیت اصلی هستند:

• مقیاس بندی بدون افزایش نیرو کار. این احتمالاً بزرگترین مزیتی است که از اتوماسیون به دست می آورید. با انجام کارهای دستی بسیار کارآمد و سریع، پهنای باند بیشتری برای رشد بدون نیاز به اضافه کردن اعضای جدید تیم خواهید داشت.
• اثبات بلوغ دیجیتالی در عصر دیجیتال، مشتریان شما احتمالا قبلاً 4IR را پذیرفته اند. بنابراین وقتی به دنبال مشاور برای کمک به کسب و کار خود می گردند، به مجموعه ای که با از سیستم های جدیدتری استفاده می کند، اعتماد خواهند کرد. به همین دلیل است که اثبات بلوغ دیجیتالی شما یک جنبه ضروری برای جلب اعتماد مشتریان احتمالی شماست.
• گردش کار استاندارد شده. استاندارد کردن گردش کار، شما را قادر می سازد انتظارات روشنی را برای مشتریان خود تعیین کنید. این کار ترسیم تصویری از نتایجی که مشتری شما دریافت می کند را برای شما آسان تر می کند. همچنین به شما کمک می‌کند تا از توصیفات مشتری برای بازاریابی خود استفاده کنید، زیرا می‌توانید با اطمینان نتایج مشابهی را برای مشتریان احتمالی خود ارائه دهید.

در صورتی که قصد دارید تا سیستم اتوماسیون اداری را در هر نوع کسب و کاری اجرا کنید، شماران سیستم در این مسیر همراه شما خواهد بود. مجموعه شماران سیستم، به صورت تخصصی در زمینه تولید نرم افزار های اداری، ERP و سیستم های اتوماسیون فعالیت دارد. در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر میتوانید همین حالا با تلفن های مرکز تماس این مجموعه ارتباط برقرار کنید.