بهترین روش ها برای پیاده سازی erp چیست؟

بهترین روش هایی پیاده سازی ERP، کمک می کند تا از هزینه های اضافه در زمان پیاده سازی سیستم جلوگیری کنید. اما چگونه باید یک برنامه مناسب برای پیاده سازی ERP پیدا کنید و آن را توسعه دهید.

پیاده سازی یک سیستم ERP، فرصت بزرگی را برای متحول کردن دیجیتالی شرکت شما فراهم می کند. با اجرای یک سیستم جدید، نه تنها می‌توانید از عملکرد محدود یا فناوری قدیمی سیستم خود عبور کنید، بلکه می‌توانید از قابلیت‌ های سیستم ERP مدرن نیز برای کمک به استفاده از فرصت‌ های تجاری جدید بهره مند شوید.

با این حال، همه پیاده سازی ها با موفقیت پیش نمی روند. بنابراین چگونه شرکت خود را برای اجرای موفق ERP آماده می کنید؟ چگونه از هزینه ها و خطرات غیر ضروری جلوگیری می کنید؟ بهترین روش‌ های پیاده‌ سازی ERP که در ادامه بررسی خواهیم کرد، می‌تواند به شما کمک کند تا از مشکلات رایج اجتناب کنید و مزایای سیستم ERP جدید خود را سریع‌ تر درک کنید.

پروژه ERP خود را از کجا باید شروع کرد؟

عموم مدیران، زمانی که به فکر پیاده سازی سیستم جدید هستند، اغلب با در نظر گرفتن ویژگی های مورد نیاز شروع می کنند. اما ویژگی‌ ها یا فناوری‌ های جدید موضوع اصلی نیستند. آنچه یک کسب و کار برای رشد نیاز دارد، فرآیند های مدرن کسب و کار است. تنها با فرآیند های مؤثری که به شما امکان می دهد چابک و پاسخگو باشید، می توانید رقابت پذیری خود را افزایش دهید و به مشتریان بین المللی خدمات بهتری ارائه کنید.

اغلب، فرآیند های موجود انعطاف ناپذیر هستند و نیازهای شرکت را برآورده نمی کنند. حتی زمانی که فرآیند های اثبات شده و مقرون به صرفه وجود داشته باشند، اغلب باید به روز شوند تا نیازهای در حال تحول را برآورده کنند یا با قابلیت‌ های جدید مانند دسترسی به تلفن همراه، هشدارها و هوش تجاری تقویت شوند. بنابراین، مهم است که همیشه آن فرآیندها را در مرکز برنامه اجرایی خود نگه دارید.

بزرگترین عامل موفقیت ERP چیست؟ تیم پروژه شما!

مطالعه موردی، بعد از مطالعه موردی درباره پیاده‌ سازی ERP، داستان مشابهی را بیان می‌کند: عامل ایجاد یا شکست، تیم پیاده‌ سازی است. نرم افزار عالی، تنها زمانی عالی است که توسط یک تیم قوی پیاده سازی شود. اگر افراد فاقد زمان، پشتیبانی یا مهارت برای انجام مؤثر کار باشند، موفق نخواهند شد و پروژه احتمالاً از تأخیر، هزینه‌ های اضافی و یا نرم‌ افزاری که نیاز های شرکت را برآورده نمی‌کند متضرر خواهد شد.

مطالعه موردی، پس از مطالعه موردی پیاده‌ سازی ERP داستان مشابهی را بیان می‌کند: عامل ایجاد یا شکست تیم پیاده‌ سازی است. شرکت‌ هایی که با شکست‌ در اجرای ERP مواجه شده‌اند، اغلب کارکنانی را انتخاب کرده‌اند که «زمان» برای کار روی پروژه داشته باشند. اما برای موفقیت، باید افرادی را به خدمت بگیرید که «بدون آنها نمی توانید انجام دهید». اینها افراد پرمشغله ای هستند که فرآیند های کسب و کار را می شناسند، با سایر اعضای سازمان به خوبی کار می کنند و برای مدیریت اجرایی احترام قائل هستند. این افراد را به صورت تمام وقت (40 ساعت در دسترس) یا تا حد امکان در هفته به پروژه اختصاص دهید.

اعضای تیم که کمتر از یک چهارم زمان خود را صرف می کنند، صرفاً قادر خواهند بود به فعالیت های پروژه برسند اما ارزشی به پروژه اضافه نخواهند کرد. پشتیبانی اجرایی از تیم شما نیز حیاتی است. در هر پیاده سازی عمده، تصمیماتی باید در مورد اولویت ها و مبادلات منابع اتخاذ شود. بدون حمایت و تعهد قوی، حتی تیم‌ های واجد شرایط نیز می‌ توانند شکست بخورند.

پیاده سازی سریع یک سیستم ERP مدرن یکی از مهم ترین چیزهایی است که یک شرکت می تواند به آن دست یابد. ارزش این را دارد که بهترین کارمندان خود را استفاده کنید و پایه های موفقیت را از قبل بنا کنید.

برنامه ریزی پیاده سازی ERP

در دسترس بودن تیم مدیریتی، مدیران و کارشناسان داخلی خود را که در این مسیر مشارکت دارند، در نظر بگیرید.

نیازهای خود را اولویت بندی کنید تا بتوانید در حین ساختن یک پایه نرم افزاری و فناوری اصلی که می تواند با نیازهای کسب و کار شما گسترش یابد، بر روی پیروزی های بزرگ تمرکز کنید.

برنامه دقیق و KPI شما متناسب با نیازهای خاص شما تنظیم می شود. با این حال، فعالیت‌های کلیدی زیر گام‌های مشترک در همه پیاده‌ سازی‌های موفق هستند:

چگونه برنامه ریزی اجرای ERP را انجام دهیم؟

1. یک نرم افزار ERP مناسب و یک شرکت توسعه دهنده سیستم را انتخاب کنید.
2. تمام تسک های پروژه را با جزئیات یادداشت کنید.
3. ساعت کاری را محاسبه کنید.
4. تقویم خود را بر اساس فعالیت های مورد نیاز، توسعه دهید.
5. یک اجرای آزمایشی داشته باشید.
6. داده های خود را پاک کنید.
7. همه مجموعه را در جریان فعالیت ها بگذارید.

1.یک شرکت نرم افزاری و خدماتی انتخاب کنید

تیم پروژه شما احتمالاً در پیاده سازی نرم افزار ERP تجربه چندانی ندارد، بنابراین به کمک نیاز دارند. تحقیق کنید و یک شرکت مشاور پیاده سازی ERP واجد شرایط را با دانش و تجربه نزدیک از برنامه ERP که می خواهید نصب کنید، انتخاب کنید. تأیید کنید که آنها درک می کنند که چگونه راه حل نرم افزاری جدید از فرآیند های تجاری فعلی و در حال توسعه شما پشتیبانی می کند. برای تایید این موضوع با مراجع آنها مصاحبه کنید.

شرکای نرم افزار و خدمات شما باید دارای کارکنان آموزش دیده در صنعت شما و در دسترس برای شهر شما باشند. اگر مشتریان و تامین‌کنندگان بین‌المللی دارید، شرکای شما باید مهارت‌ های تجاری، زبانی و ارز چند ملیتی برای ساده‌ سازی اجرای شما داشته باشند.

در نهایت، نرم افزار مدیریت پروژه ای را که یک شرکت استفاده می کند بررسی کنید تا مطمئن شوید که با سیستم برنامه ریزی، زمان بندی و ردیابی داخلی شما سازگار است. شماران سیستم، می تواند از 0 تا 100 اجرای یک سیستم ERP همراه شما باشد.

2.یادداشت برداری جزئیات تمام وظایف پروژه

مجموعه ای که وظیفه پیاده سازی ERP را بر عهده دارد کمک می کند تا لیست وظایف دقیقی از هر کاری که باید انجام شود تهیه کنید. این فهرست گسترده خواهد بود. برای مثال، آموزش به تنهایی شامل وظایف بسیاری است:

• آموزش تیم پروژه: تیم شما باید در مورد نرم افزار یاد بگیرد تا بتواند تصمیم بگیرد که چگونه فرآیندهای تجاری شما را تنظیم کند.
• آموزش تیم فناوری اطلاعات: تیم فناوری اطلاعات باید آموزش دیده باشد تا بدانند چگونه سیستم را به طور بهینه نصب و نگهداری کنند.
• آموزش کاربران تجاری: هر کسی که انتظار می رود از نرم افزار استفاده کند باید نحوه عملکرد آن را بیاموزد.
• آموزش مداوم: کاربران جدید با پیوستن به شرکت شما به آموزش نیاز خواهند داشت، بنابراین به یک برنامه طولانی مدت نیاز خواهید داشت.

لیست وظایف باید به مرحله تقسیم شود. زمان باید به سفارشی کردن برنامه، ادغام با سایر برنامه ها و منابع داده، پیاده سازی زیرساخت، پاکسازی داده ها، پذیرش کاربر و غیره اختصاص داده شود. شریک پیاده سازی شما باید بتواند فهرستی دقیق از تمام مراحل مورد نیاز ارائه دهد.

3.محاسبه ساعات کار

مقدار زمان لازم برای هر کار را به دقت تخمین بزنید. این کار را با درک فعالیت ها و کار درگیر انجام دهید و سپس تعداد «ساعت‌های کالری» مورد نیاز را تعیین کنید. ممکن است چند ساعت باشد، اما باید دقیق باشد. ساعات کار را برای هر مرحله از پروژه جمع کنید و مسئول انجام آن را تعیین کنید.

این فرایند می تواند یک کار دلهره آور باشد. به همین دلیل مهم است که شریک پیاده سازی آشنا با راه حل نرم افزار را درگیر کنید. اگر این مرحله را به خوبی انجام دهید، می توانید جدول زمانی خود را به دقت محاسبه کنید، تعیین کنید که آیا به کمکی خارج از تیم فعلی خود نیاز دارید یا خیر؟

4. برنامه واقعی خود را ایجاد کنید

اکنون که ساعات کاری مورد نیاز را جدول بندی کرده اید، می توان یک برنامه زمان بندی قابل مدیریت ایجاد کرد.

در اینجا یک مثال محاسبه است که اختلافات احتمالی را نشان می دهد:

• چارچوب زمانی هدف گذاری شده = 12 ماه یا 1 سال
• تعداد کل ساعات کاری موجود در یک دوره 12 ماهه = 540 در هفته یا 28080 ساعت در سال
• تعداد کل ساعات کار مورد نیاز برای اجرا = 42000 ساعت در مجموع
• ساعات مورد نیاز تقسیم بر ساعت های موجود در سال = 1.496 سال

نتیجه؟ ممکن است تاریخ ارائه شده، طبق برنامه پیش نرود. در اینجا چند راه حل ممکن وجود دارد:

• دامنه فعالیت ها را کاهش دهید، حتی اگر تیم موافقت کرده باشد که اینها وظایف ضروری هستند
• تاریخ را به یک تاریخ واقعی تمدید کنید
• منابع داخلی و خارجی بیشتری را اختصاص دهید
• پروژه را به فازهای مختلف تقسیم کنید

اینجاست که تیم مدیریت اجرایی ملزم به تصمیم گیری خواهد بود. این فقط یک نمونه است که چرا آنها باید در فرآیند انتخاب و پیاده سازی نرم افزار شرکت کنند.

5. اجرای آزمایشی

پس از شروع پروژه و قبل از اجرای واقعی، یک اجرای آزمایشی (در یک اتاق کنفرانس) می تواند گزینه بهتری باشد. این آزمایش اطمینان حاصل می کند که شما فرآیندهای تجاری مناسب را برای نیازهای فعلی و آتی شرکت دارید. همانطور که فرآیند های جدید خود را طراحی می کنید، مهم است که طیف گزینه های موجود در سیستم ERP خود را درک کنید و فرآیندهای خود را با تیم پروژه، ذینفعان و کاربر تأیید کنید.

در این مرحله چند هفته‌ای، شریک پیاده‌ سازی شما نرم‌ افزار آزمایشی را نصب می‌کند که به شما امکان می‌دهد تمام فرآیند های خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که آنها همانطور که انتظار می‌رود کار می‌کنند، بدون اینکه مشکلی در این پروسه به وجود بیاید. اغلب، می‌توانید بهترین شیوه‌ها را برای صرفه‌ جویی در زمان اعمال کنید، به‌ ویژه اگر ابزارهای پیکربندی را برای انجام تنظیمات مقرون‌ به‌ صرفه در زمان اصلاح عملیات خود دارید.

6. داده های خود را پاک کنید

ساده به نظر می رسد اما پاکسازی داده ها یک فعالیت بسیار وقت گیر است. بهتر است در اسرع وقت ارزیابی صحت داده های خود را شروع کنید زیرا برای تکمیل صحیح این مرحله تلاش زیادی می شود. در طول پروژه، تغییرات فرآیند کسب و کار رخ می دهد، بنابراین برای مراحل مدیریت داده های اضافی در طول پیاده سازی آماده باشید.

7. همه را در جریان بگذارید

به صورت هفتگی، یک کارمند باید با همه ذینفعان کلیدی تماس بگیرد تا آنها از نکات مثبت و “نه چندان مثبت” پیشرفت پروژه اجرا مطلع کند. بدترین سناریو زمانی است که مردم به روز نباشند و غافلگیر شوند. اکثر سیستم های مدیریت پروژه خوب، نمایش های بصری پیشرفت پروژه را دارند.

شروع کار با فرایند های حائز اهمیت

همه کسب‌ و کارها مشکلات یکسانی ندارند، بنابراین بهتر است فرآیند های کسب‌ و کارتان را مرور کنید و اولویت‌ بندی کنید که کدام‌ یک را ابتدا بررسی کنید. در اینجا لیستی از مواردی با ارزش بالا وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

• هوش تجاری، از جمله هشدار های مدیریتی و داشبوردها: تیم شما به به‌روزرسانی‌ های سریع در مورد مسائل تجاری و همچنین توانایی بررسی آسان جزئیات برای حل سریع مسائل، در دفتر در خانه یا در جاده نیاز دارد. شما به هوش تجاری داخلی و داده هایی نیاز دارید که در یک پایگاه داده واحد قرار دارند.
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): امروزه فرآیند های CRM معمولاً هر بخش از یک تجارت را تحت تاثیر قرار می دهند. فروش مستقیم، توزیع‌ کنندگان، نمایشگاه‌ های خرده‌ فروشی، تجارت الکترونیک و مشتریان و خدمات میدانی، همگی اطلاعات مشتری را با مدیریت سفارش، عملیات، خرید، مهندسی، حساب‌ های دریافتنی و حمل و نقل به اشتراک می‌گذارند.
• مالی و حسابداری: تراکنش‌ های مالی دقیق و فوری، شاخص‌ های کلیدی عملکرد و تجزیه و تحلیل برای هر کسب‌ و کاری حیاتی هستند و باید همه مکان‌ها و بخش‌ها را دربر گیرند. علاوه بر حسابداری، آنها باید با هزینه یابی، بودجه بندی، پیش بینی، پروژه ها، مدیریت دارایی، انطباق و مدیریت نقدی ادغام شوند.
• مدیریت زنجیره تامین (SCM) و تولید: برنامه های فشرده، حاشیه های کم و اختلالات زنجیره تامین، هر کسب و کاری را به چالش می کشد. مدیریت آنها نیاز به تلاش گروهی دارد، کار با تامین کنندگان، حامل ها، شرکت های واردات/صادرات، بانک ها و سایر شرکا، اغلب در دستگاه های تلفن همراه در بسیاری از مکان ها انجام میگیرد.
• منابع انسانی (HR): مدیریت نیروی کار متفاوت امروز، بیش از هر زمان دیگری چالش برانگیز است و تیم شما به دسترسی ایمن و فوری به اطلاعات کارکنان برای لیست حقوق و دستمزد، مزایا، بودجه بندی، برنامه ریزی و الزامات نیاز دارد. به علاوه، جذب، توسعه و حفظ کارمندان بخش بزرگی از ارزیابی طرح‌ های تجاری فعلی و پیشنهادی است.
• زبان‌ها، ارزها و مکان‌ های چند ملیتی: همانطور که کسب و کار خود را گسترش می‌دهید، به ویژه اگر به مناطق یا کشورهای جدید نقل مکان می‌کنید، به توانایی باز کردن و گسترش عملیات جدید به طور مداوم و سریع نیاز دارید. این نیاز به قابلیت های نرم افزاری گسترده و پیشرفته و همچنین خدمات ثابت ارائه دهنده نرم افزار شما در هر مکان دارد.
• تحرک: توانایی دسترسی به اطلاعات و کار از راه دور اکنون حیاتی است، همانطور که در همه گیری COVID-19 نشان داده شده است. آن شرکت‌ هایی که ابزارهایی برای انطباق سریع دارند، می‌توانند در زمان‌های حساس، برتری کسب کنند.

نکاتی برای کاهش خطرات پیاده سازی

همه پروژه‌ها دارای یک عنصر ریسک هستند، اما در زیر پنج نکته ارزشمند برای بهبود شانس شما برای تکمیل به موقع و بدون بودجه وجود دارد.

1. نرم افزار، فرآیند کسب و کار و شرکای پیاده سازی را با صنعت و دانش محلی انتخاب کنید. همیشه با مراجع در مشاغلی مانند شما مصاحبه کنید.
2. فناوری منسوخ شده را فراتر از محدودیت های آن نبرید. سیستم‌های قدیمی، منسوخ و مستقل را حذف کنید و تا حد امکان داده‌ های خود را در یک پایگاه داده با هوش تجاری داخلی برای عملکرد چند ملیتی ادغام کنید.
3. در اقتصاد دیجیتال، کسب‌ و کار ها اغلب باید سیستم‌ ها را در سراسر واحدهای تجاری و همچنین با مشتریان و تامین‌ کنندگان یکپارچه کنند. تأیید کنید که دارای قابلیت‌ های یکپارچه‌ سازی ابری و تخصص با شبکه‌ های تامین‌ کننده هستید.
4. اجتناب از لغزش محدوده پروژه، کشف نیازها و فرصت ها در حین اجرای ERP امری عادی است، بنابراین مدیریت سفارشات، تغییر برای جلوگیری از تاخیر و افزایش هزینه بسیار مهم است.
5. تأیید کنید که در همه بخش ها تخصص ثابتی دارید. شما نیاز به آموزش، پیاده سازی و پشتیبانی دارید، اغلب از ترکیبی شامل مدیریت محلی، توزیع کنندگان نرم افزار، شرکت های مشاوره و شریک نرم افزاری خود.

نکاتی برای جلوگیری از هزینه های اضافی پیاده سازی ERP

یک سرمایه گذاری جدید در سیستم ERP شامل تعهد زمانی شرکت شما، فرآیند کسب و کار و مشاوره پیاده سازی، نرم افزار و خدمات ابری و همچنین تجهیزات رایانه، تبلت و تلفن است. بنابراین کنترل پروژه و هزینه ها بسیار مهم است.

در اینجا برخی از مناطق کلیدی برای ردیابی وجود دارد:

• تمرکز خود را روی کل هزینه مالکیت (TCO) حفظ کنید. مجموع هزینه ها و منافع خود را در طول زمان مدیریت کنید، هزینه ها را به حداقل برسانید و بازده آن را به حداکثر برسانید. به یاد داشته باشید که پیاده سازی سیستم ERP تاثیر زیادی بر کسب و کار شما خواهد داشت.
• جهت کسب و کار با فعالیت ها را مطابقت دهید و تغییرات غیرضروری فرآیند را اجباری نکنید. در بسیاری از موارد، شرکت ها تحت فشار قرار می گیرند تا نحوه عملکرد خود را به سبک نرم افزار خود تغییر دهند و این موضوع، هزینه های اجرایی و عملیاتی را افزایش دهند.
• بر روی فرآیند های کسب و کار معمولی تمرکز کنید که ارزش قابل توجهی برای شرکت ایجاد می کند. مدیریت سفارشات مشتریان، به‌روزرسانی قیمت‌ گذاری، افزودن محصولات و خدمات جدید، تغییر جزئیات تولید و حضور کارکنان جدید نمونه‌ هایی از این فرآیند های معمول هستند.
• از سفارشی‌ سازی خودداری کنید و از رابط کاربری قابل تنظیم، داشبورد، هشدارها، گردش کار، هوش تجاری و قابلیت‌ های موبایل استفاده کنید. با این قابلیت‌ ها، می‌توانید کار را برای همه بخش‌های خود ساده کنید و همچنین در صورت نیاز تنظیمات سریع و مقرون به صرفه انجام دهید.
• هک های سیستم و نقض داده ها گران تمام می شوند. هنگام استفاده از اینترنت، در صورت لزوم از راه حل ایمن ERP ابری استفاده کنید. تأیید کنید که تامین کنندگان نرم افزار و خدمات شما از طیف وسیعی از گزینه های استقرار نرم افزار ایمن پشتیبانی می کنند.

اجرای ERP شما چه زمانی کامل می شود؟

هنگامی که اجرای اولیه ERP شما تکمیل شد، همچنان به انعطاف پذیری برای افزودن قابلیت های اضافی برای کسب و کار خود نیاز خواهید داشت. بسیاری از تغییرات می توانند این فرصت ها را ایجاد کنند، مانند مکان های جدید، خطوط تولید و خدمات و خرید.

تحول دیجیتال همچنین فرصت‌ های بیشتری را برای شما فراهم می‌کند تا با مشتریان و تامین‌ کنندگان همکاری کنید تا نحوه انجام کسب‌ و کار در صنعت خود را دوباره تعریف کنید. اغلب، این پروژه‌ ها شامل فناوری‌ های جدیدی مانند یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی (AI) و همچنین ادغام با تجهیزات و وسایل نقلیه با استفاده از فناوری اینترنت اشیا (IoT) برای بهبود سرعت و کارایی است.