مزایای اتوماسیون اداری را نمی توان انکار کرد. البته، این امر برای کسانی از ما که با آخرین راه حل های تکنولوژی آشنا هستند، به خوبی شناخته شده است. با این حال، اگر از یک نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنید، شاید هنوز هم به صورت کامل از مزایای این سیستم اطلاع نداشته باشید. بنابراین، ایده خوبی است که به چند سوال پاسخ دهید. هدف از اتوماسیون اداری چیست؟ انواع مختلف اتوماسیون اداری و چگونگی کارکرد آنها؟ مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ در این مطلب، هر یک از این موضوعات را به شکل جامع مورد بررسی قرار خواهیم داد.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری، یک نوع سیستم است که فعالیت های کاغذی را به صورت الکترونیکی انجام می دهد و آنها را خودکار میکند. این امر از طریق ترکیب سخت افزار و راه حل های نرم افزاری می شود. هدف اصلی این است که اجازه دهیم داده ها با یا بدون نیاز به دخالت انسان به اشتراک گذاشته و ویرایش شوند. به عبارت دیگر، تجهیزات و نرم افزار اتوماسیون اداری به ساده سازی گردش کار در یک محیط تجاری کمک می کند. (اتوماسیون اداری چیست؟)
تاکید این سیستم بر روی مواردی همچون: کیفیت، دقت، امنیت و شفافیت می باشد. اکنون که نگاهی گذرا به برخی از اصول اولیه انداخته ایم، بهتر است مزایای اتوماسیون اداری را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم. سپس می‌توانید بر اساس نیازهای شرکت در حال رشد خود انتخابی آگاهانه داشته باشید.
“خطای انسانی در تمامی فعالیت هایی که نیروی انسانی در آن دخل است وجود دارد. اما باید در نظر داشته باشیم که این خطا ها می تواند بسیار پر هزینه باشد، به خصوص در محیط های اداری. ما سیستم های اتوماسیون را به منظور اطمینان از حذف اشتباهات ایجاد کرده ایم و این سیستم، داده‌های واضح و دقیق را برای مجموعه ها جا به جا می کند.
مزایای اتوماسیون اداری
- راه حل های ذخیره سازی هدفمند
- مدیریت دقیق داده ها
- به اشتراک گذاری اطلاعات
- دقت بالا
- مقرون به صرفه
فناوری، اتوماسیون را از بسیاری جهات بهبود بخشیده است و در حالی که برخی از مزایای اتوماسیون اداری ذکر شده در زیر ممکن است نسبتاً واضح به نظر برسند، برخی دیگر احتمالا برای شما تازگی خواهند داشت. در هر صورت، شکی نیست که معیارهای زیر برای سازمان شما اعمال می شود. بیایید نگاه دقیق تری بیندازیم.
راه حل های ذخیره سازی و مدیریت داده های هدفمند
هر سیستم مدیریت اسناد مدرن با چندین هدف و ایده اولیه طراحی شده است. هدف اصلی اتوماسیون اداری، جایگزینی سیستم های قدیمی با سیستم های جدیدی است که امکانات بیشتری را در اختیار مصرف کننده قرار می دهند. در اینجا برخی از رایج ترین فواید اتوماسیون اداری ذکر شده است:
- برای ایجاد فایل ها و اسناد
- ویرایش اطلاعات در صورت نیاز
- برای ذخیره و به اشتراک گذاری هر گونه تغییر با ذینفعان
فرقی نمی کند که با چه نوع اسنادی سر و کار دارید، با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری می توانید کنترل هر نوع سندی را انجام دهید. این فعالیت ها می تواند شامل حجم عظیمی از داده ها باشد که باید ذخیره، بازیابی یا به اشتراک گذاشته شوند. بخش هایی که برای مدیریت اسناد در نظر گرفته شده است، نیاز شما را به فعالیت های سنتی و کاغذی به حداقل میرساند.
مدیریت دقیق داده ها
دانستن اینکه چگونه کار اداری را خودکار کنید شامل تکنیک های مدیریت داده نیز می شود. به خاطر داشته باشید که مدیریت داده ها با ایجاد و/یا دستکاری اطلاعات متفاوت است. مدیریت داده ها کار مدیران را تسهیل می کند تا نظارت عملی بر تمام فعالیت ها داشته باشند.
قابلیت های اتوماسیون اداری به صورت یکسان برای کسب و کارهای بزرگ و یا کوچک اجرا می شوند و تقریبا مزایای یکسانی را برای هر نوع کسب و کاری ارائه می کنند. در نهایت استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری، کمک می کند تا اشتباهات انسانی تا حد ممکن کاهش پیدا کند. در پایان، باید تاکید کرد که درجات نظارت بیشتر، به تضمین سطوح بالاتر رضایت مشتری کمک خواهد کرد.
به اشتراک گذاری اطلاعات کارآمد
از مهمترین مزایای اتوماسیون اداری می توان به اشتراک گذاری اطلاعات اشاره کرد. برنامه هایی که به طور خاص برای انتقال داده ها بین دو یا چند محیط طراحی شده اند، در یک محیط کار مدرن جمع آوری می شوند. از نقطه نظر مشترک بسیار مهم است، این نوع از اتوماسیون گردش کار اسناد نیز می تواند برای به اشتراک گذاشتن اسناد بایگانی شده، انجام ممیزی های بخش و شناسایی نقاط حساسی که ممکن است نیاز به اصلاح داشته باشد، استفاده شود. (نرم افزار اتوماسیون اداری)
سطح دقت بسیار بالا
حتی کوچکترین اشتباهات می تواند عواقب جبران ناپذیری در محیط اداری داشته باشد. به همین دلیل است که راه حل های اتوماسیون هدفمند، از رویکرد های سنتی، محبوبتر هستند. رایانه ها و برنامه های نرم افزاری اختصاصی، همیشه دقیق تر از همتایان انسانی خود هستند. از محاسبه ROI یک پروژه خاص گرفته تا تجزیه و تحلیل داده های کلان، واقعیت ساده این است که این سطح از دقت تنها در سیستم های نرم افزاری ممکن است و نیروی انسانی با اشتباهات و خطایی زیادی همراه می باشد.
راه حل های مقرون به صرفه
وقت طلاست، بنابراین صرفاً منطقی است که بسته های اتوماسیون اداری مدرن به کاهش چشمگیر هزینه ها کمک می کند. کارهای پیچیده ای که ممکن است به یک تیم اختصاصی داخلی نیاز داشته باشند، اکنون می توانند توسط نرم افزار اتوماسیون انجام شوند. چندین مزیت منحصر به فرد نیز باید در نظر گرفته شود:
- ارتباطات شبکه نیاز به سفر به مکان های دور را کاهش می دهد.
- نسخه های چاپی اضافی در حال تبدیل شدن هستند (از نظر صرفه جویی در فضای اداری و همچنین محافظت از محیط زیست مفید است)
- نیاز به تهیه منابع اضافی کاهش می یابد.
- ماهیت کاربر پسند این سیستم ها تضمین می کند که زمان آموزش به حداقل می رسد.
کسب و کارهایی که از تجهیزات اتوماسیون اداری سفارشی استفاده می‌کنند، احتمالاً هزینه های خود را کاهش می دهند و در طول زمان از حاشیه سود بالاتری برخوردار می‌شوند.
اجزای اتوماسیون اداری
اکنون که ما برخی از مزایای راه حل اتوماسیون اداری را بررسی کردیم، بهتر است که اجزای مرتبط را تجزیه کنیم. در این صورت می توانید به راحتی، قدرت یک نرم افزار اتوماسیون اداری را درک کنیم. (اجزای سیستم اتوماسیون اداری)
مدل سازی گردش کار
یکی از اهداف اصلی هر سیستم اتوماسیون اداری ساده کردن گردش کار است. برنامه ها مجموعه ای از راه حل های منعطف را ارائه می دهند که پس از آن می توانند با نیازهای سازمان مورد نظر سازگار شوند. طراحی کاربر پسند همچنین اعمال هر گونه تغییر در صورت نیاز را آسان می کند.
معماری سازگار با موبایل
همه ذینفعان باید به راحتی به یک پلت فرم اتوماسیون اداری دسترسی داشته باشند. به همین دلیل است که اکثریت اکنون به یک طراحی پاسخگو برای موبایل مجهز شده اند.
نرم افزارها و برنامه های کاربردی یکپارچه
یک بسته اتوماسیون با کیفیت باید بتواند به طور یکپارچه با سایر معماری ها مانند سیستم های VoIP و نرم افزارهای شخص ثالث CRM ادغام شود. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که در هنگام انتقال داده، به زمان اندک نیاز است. همچنین به کارمندان کمک می کند تا به معماری جدیدتر عادت کنند.
ویژگی های مدیریت کار
ضرب الاجل‌ها و وظایف باید به طور فعال مورد توجه قرار گیرند تا از عقب ماندگی‌های بالقوه جدی جلوگیری شود. ابزارهای اتوماسیون اداری مدرن به کاربران اجازه می دهد تا وظایف را در یک سناریوی بلادرنگ ایجاد، تغییر و اصلاح کنند. سپس این اطلاعات می تواند در صورت لزوم بین همه طرف های مربوط به اشتراک گذاشته شود.
پروتکل های امنیتی موثر
امروزه امنیت سایبری یک نگرانی اساسی است. مزیت اصلی اتوماسیون اداری این است که این سیستم ها از جدیدترین و پیشرفته ترین گزینه های امنیتی استفاده می کنند. راه حل های ذخیره سازی مبتنی بر ابر و امتیازات دسترسی شخصی دو نمونه رایج هستند. بسیاری از این پارامترها نیز می توانند بر اساس نیازهای سازمان اصلاح شوند.
سیستم های ارتباطی
ارتباطات یکپارچه هرگز نباید بدیهی تلقی شوند. دپارتمان های پشتیبان که بسیار مرتبط با مشتریان هستند، از راه حل های ارتباطی موثر نیز بهره مند خواهند شد. ارتباطات کارآمد یک عنصر کلیدی برای موفقیت در یک دفتر کار مدرن است.
تجزیه و تحلیل
بدون شک بهتر است که بپرسیم، “حال ما چگونه است؟” در مقابل “چگونه کار کردیم؟” و دانستن بهتر از پرسیدن است! هر پلتفرم اتوماسیون اداری موثر باید بتواند مجموعه ای از راه حل های تحلیلی را ارائه دهد. دسترسی به KPI برای درک بهتر اینکه یک کسب و کار ممکن است به کدام سمت هدایت شود، یکی از بهترین راه‌ها برای ایجاد تغییرات پیشگیرانه از قبل است.
درباره مزایای اتوماسیون اداری بیشتر بدانید
واضح است که انتظار می رود اتوماسیون اداری نقش مهمتری در سال های آینده ایفا کند. این سیستم‌ها نه تنها می‌توانند به مدرن سازی عملیات سنتی کمک کنند، بلکه دارای ماهیت انعطاف پذیری هستند که می‌تواند حول نیازهای کسب و کار منحصربه فرد شما شکل بگیرد. برای خلاصه کردن سریع، در اینجا برخی از دلایلی وجود دارد که چرا سیستم های اتوماسیون اداری می توانند راه حل های واقعاً سفارشی ارائه دهند:
- سطوح بالاتر بینش به شما امکان می دهد تصمیمات آگاهانه بگیرید.
- داده ها می توانند به طور ایمن ذخیره شوند و توسط همه ذینفعان قابل دسترسی باشند.
- اتوماسیون ابزار متمرکز تری برای مدیریت داده ها ارائه می دهد.
- اطلاعات را می توان بین چندین طرف به اشتراک گذاشت.
- می توان به درجه بسیار بالاتری از دقت داخلی دست یافت.
- راه حل های خودکار باعث صرفه جویی در زمان، تلاش و هزینه می شود.
آیا می خواهید درباره گزینه های خود برای اتوماسیون اداری بیشتر بدانید؟ آیا کنجکاو هستید که بدانید این سیستم های سفارشی چگونه می توانند نیازهای سازمان شما را برطرف کنند؟ اگر چنین است، می توانید با تیم پشتیبانی شماران سیستم در ارتباط باشید. شماران سیستم به صورت تخصصی در زمینه ساخت نرم افزار های اتوماسیون اداری فعالیت دارد و این سیستم را برای کسب و کارهای مختلفی ساخته و ارائه کرده است.
