برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان (ERP) یک روش فرایند گرا است که سیستم‌های مورد استفاده در بخش‌های مختلف یک شرکت را ادغام می‌کند و جریان آسان و یکنواخت اطلاعات را تحت کنترل های تعریف شده با کمک استفاده از نرم افزارهای کاربردی و بهترین شیوه های تعریف شده امکان پذیر می‌سازد. در این مقاله می‌خواهیم بهترین ابزارها برای منابع سازمانی و ویژگی های آنها را برای عملکردهای مختلفی که به آنها پاسخ می دهند، مورد بررسی قرار دهیم. برای درک بهتر ابزارها، بهتر است در ابتدا با الزامات عملکردی شروع کنیم.
الزامات یک سیستم erp چیست؟
هر سیستم erp برای برآورده کردن نیازهای سازمان، باید الزامات عملکردی متناسبی را داشته باشد که این ویژگی ها عبارتند از:
- ارائه گزارش به وسیله ابزارهای جستجو و گزارش بر اساس پارامترهای مختلف
- مقیاس پذیری، سفارش سازی و ادغام آسان ماژول های موقت در صورت نیاز
- دارای یک پایگاه داده مشترک یا پایگاه داده های چند گانه اما مشترک که از طریق برنامه های کاربردی مختلف قابل دسترسی باشد.
- سیستم های erp باید دارای یک سیستم یکپارچه در ارتباط با برنامه‌ها و رابطهای کاربردی آسان باشند تا بتوانند در چندین بخش با دسترسی کنترل شده کار کنند.
برای برآورده کردن نیازهای سازمان، بهتر است الزامات فوق الذکر در یک برنامه erp وجود داشته باشند. این ابزارها برای منابع سازمانی جزء ملزومات هستند که باید به صورت اجباری در سیستم erp وجود داشته باشند.
با مکانیزه کردن بسیاری از فعالیت های سازمان با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، می توانید به کاهش هزینه ها و افزایش عملکرد کارکنان خود کمک کنید.
ابزارهای مدیریت اطلاعات
از جمله بخش‌های مهم در یک برنامه erp، ذخیره سازی اطلاعات و مدیریت آنها با گردش کار ایجاد شده در بخش‌ها و عملکردهای مختلف است. راه حل‌ها و ابزارهای متعددی برای ذخیره سازی داده ها در دسترس هستند که شامل پایگاه داده‌های رابطهای از کمپانی‌ها می باشند و سایر ابزارهای مدیریت اطلاعات ممکن است شامل سیستم های مدیریت محتوا یا همان CMS باشند. با توجه به کارکردهای سازمان باید یکی از بهترین ابزارها برای منابع سازمانی را انتخاب کنید؛ برای مثال، یک شرکت تولید محتوای آنلاین، ممکن است از یک سیستمی که دارای CMS می باشد استفاده کند و در مقابل، یک شرکت ممکن است پایگاه داده تراکنشی را مناسب‌تر بداند.
پایگاه داده یا مخزن، می تواند یک واحد متمرکز یا چندگانه با جریان خودکار داده از یک پایگاه داده به پایگاه داده دیگری باشد. گردش کار تعریف شده حرکت یکپارچه داده را تضمین می کند؛ همچنین پایگاه داده را می توان به صورت محلی یا از راه دور و حتی در فضای ابری نیز میزبانی کرد.
برنامه ها و رابط ها با کنترل مجوز مناسب
ذخیره سازی و مدیریت داده ها نیاز به دسترسی فقط خواندنی یا ویرایشی برای پردازش داده ها دارد. زمانی که کالایی تولید می شود، باید به عنوان موجودی آماده علامت گذاری شود. سپس بخش مدیریت سهام باید آن را به عنوان محصول آماده برای فروش بروز رسانی کند و بعد از خرید کالا، باید به وضعیت فروش و غیره بروز شود. برای انجام تمامی این کارها، برنام های کاربردی و رابط های کاربری آسان، بخشی جدایی ناپذیر از سیستم erp می باشند که دارای کنترل ها و مجوزهای تعریف شده هستند. به عنوان مثال، زمانی که کالایی به عنوان فروخته شده علامت گذاری می شود، فقط اپراتورهای بخش تدارکات می توانند آن را بروزرسانی کنند، در حالی که آنهایی که در بخش تولید یا موجودی هستند، باید فقط به این کالاها دسترسی داشته باشند.
به صورت مشابه، برای یک ابزار نوشتن محتوا در سیستم erp، زمانی که نویسنده، محتوا را برای بررسی به ویرایشگر ارسال می کند، فقط ویرایشگر می تواند آن را تغییر دهد تا از هر گونه تکرار و تضاد محتوا جلوگیری شود.
ابزار مدیریت گردش کار
یکی دیگر از بهترین ابزارها برای منابع سازمانی، ابزارهایی برای مدیریت گردش کار سازمان می باشند. یک نرم افزار ERP، از چندین ماژول و مخازن تشکیل شده است که در آن برای بروز رسانی داده ها و اقدامات، از یک دنباله منطقی تعریف شده بر اساس نیازهای کسب و کار پیروی استفاده می‌شود. گردش کار را می توان مانند مغز در نظر گرفت که بخش های مختلف بدن را کنترل می کند. یک گردش کار تعریف شده با دسترسی مناسب در سطوح مختلف، می تواند به عنوان بخشی ضروری در سیستم های erp باشد.
داشبورد گزارش
داشبورد گزارش، یکی از ملزومات در برنامه منابع سازمانی است. سطوح مختلف در قسمت های متفاوت سازمان، به ابزارها و داشبورد های گزارش دهی در زمان واقعی نیاز دارند. این ابزارها شامل ویژگی های گزارش پایان روز می باشند که به عنوان یک پیوست در فایل های Microsoft Excel و یا Word ارائه داده می‌شوند.
ابزارهای ارتباطی
ایجاد تعامل و ارتباط با بخش‌های مختلف، در هر سیستمی جزء ملزومات است؛ به همین دلیل سیستم های erp با ارائه ابزارهایی مانند تولید ایمیل خودکار، پیام رسان فوری، چت یا ویژگی های پخش عمومی در سطوح فردی یا گروهی، این امر را آسان تر می کنند. فرض کنید سفارشی با عنوان «آماده برای ارسال» علامت گذاری شده است، در این بخش یک پست کننده خودکار باید سفارش مورد نظر را به بخش تدارکات ارسال کند تا فرایند ارسال آغاز شود. لازم به ذکر است که بهتر است یک پیام پخش عمومی نیز به تمام بخش های دیگر ارسال کنید تا از دریافت سفارشات بیشتر جلوگیری شود.
ابزارهای تحلیلی
بسیاری از ابزارهای تحلیلی را می توان در سیستم erp برای هوش تجاری، تجزیه و تحلیل پیش بینی، داده کاوی و سایر تجزیه و تحلیل های مورد استفادۀ مرتبط ادغام کرد. این ابزارهای تحلیلی برای بدست آوردن بینش‌های ارزشمند برای ایجاد تصمیمات تجاری استراتژیک بر اساس داده‌های موجود مورد استفاده قرار می گیرند.
ابزارهای تخصیص منابع و برنامه ریزی وظایف
برنامه erp می تواند ابزارهایی را برای تخصیص منابع و برنامه ریزی وظایف در بخش های مختلف در نظر بگیرد. تخصیص منابع و داشتن برنامه ای برای وظایف مختلف در بخش ها، بر این اساس است که با توجه به مدت زمانی که برای انجام یک پروژه مورد نیاز است، ابزارهای منابع سازمانی نیز مدت زمان مشخصی برای تخصیص منابع را در نظر خواهند گرفت. سپس بعد از اتمام کار مورد نظر، منابع به صورت خودکار یک کار جدید منطبق با مهارت های بخش مربوطه را در اختیار آن قرار می دهد که از جمله مزایا این ابزارها، ارائه دیدی واضح و جامع از حجم کاری فعلی و آینده است.
سایر ویژگی های بهترین نرم افزارها برای منابع سازمانی
سیستم های erp می توانند ماژول‌هایی را برای مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، سیستم های ردیابی زمان و مدیریت اسناد با توجه به نیاز کسب و کار یکپارچه کنند. ابزارهای متفاوتی برای عملکرد هر صنعت وجود دارد که می توانید با توجه به نوع فعالیت سازمان و نیازهای کسب و کارتان، از برخی از این ابزارها استفاده کنید.
جمع بندی
سیستم erp یک چارچوب برای پیاده سازی فعالیت ها و ادغام کار بخش های مختلف برای افزایش عملکرد سازمان مورد نظر می باشد. در کنار تمامی مزایایی که برنامه erp دارد، برای استفاده از این ابزار ممکن است دچار چالش هایی شوید که با داشتن متخصصان برای برنامه ریزی و انتخاب بهترین شیوه، می توانید تا حدی این چالش ها و مشکلات را کم کنید. ارزیابی مناسب در مراحل اولیه و روشن بودن الزامات، می تواند به شما کمک کند تا با صرف کمترین هزینه و بهره‌وری بالا، از ابزارهای erp استفاده کنید.
