ویژگی هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد

اتوماسیون اداری به معنی مکانیزه کردن فعالیت و فرایندهای یک سازمان است که مجموعه های سازمان برای مکانیزه کردن گردش کار خود از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت کارها باید ویژگی هایی داشته باشند که در این مطلب به بررسی آنها خواهیم پرداخت. اگر به دنبال این هستید که کارهای داخل سازمان خود را با سرعت بیشتری انجام دهید، بی شک سیستم اتوماسیون اداری بهترین گزینه برای شما است. قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری دارد باعث 1- کاهش خطای انسانی 2- توانایی تصمیم گیری بهتر برای کارهای سازمان می شود.

چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟

سیستم های اتوماسیون اداری توانایی جا به جایی داده ها را بدون دخالت انسان دارند؛ این ویژگی باعث می شود سازمان ها با امنیت بالا داده ها را جمع آوری، مدیریت و تجزیه نمایند. در عصر دیجیتال امروز، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان ها باعث می شود تا حجم زیادی از داده ها در فضای کم ذخیره شود. نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها کارهای روزمره را ساده تر می کند، بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشد. یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار اتوماسیون خوب ارائه دید بهتر نسبت به جزئیات کسب و کار است تا به راحتی بتوانید چالش های سازمان خود را تشخیص دهید.

ضروری‌ ترین ویژگی های نرم افزار اتوماسیون خوب

در این بخش می خواهیم با ویژگی های نرم افزار اتوماسیون خوب آشنا شویم تا بتوانید بهترین نرم افزار را برای سازمان خود انتخاب کنید؛ از جمله ویژگی های نرم افزار اتوماسیون کارآمد عبارتند از:

طراحی آسان گردش کار سازمان

از جمله ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد این است که بتوانید به راحتی از آن استفاده کنید. در گذشته طراحی گردش کار در یک سازمان نیازمند وجود برنامه نویسان بود اما با گذشت زمان، به نرم افزار های اتوماسیون اداری قابلیت های جدیدی اضافه شد تا کاربران تجاری نیز بتوانند از آن استفاده کنند. از جمله معیارهایی که باید در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب در نظر بگیرید این است که در ابتدا به ایجاد یک گردش کار پرداخته تا متوجه آسان بودن طراحی در نرم افزار مربوطه شوید؛ در غیر اینصورت، بهتر است در انتخاب نرم افزار مورد نظر تجدید نظر نمایید. به صورت کلی، یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، نباید نحوه تنظیم کردن عملیات در سازمان شما را تحت تاثیر قرار دهد، بلکه باید به عملکرد بهتر سازمان شما کمک کند.

سازگاری با تلفن همراه

در بسیاری از مواقع پیش می آید که شما نیازمند برگزاری کمپین هایی برای شرکت خود هستید اما به دلیل عدم حضور یکی از همکارانتان قادر به اجرای کمپین مورد نظر نخواهید بود؛ به همین دلیل سازگار بودن نرم افزار اتوماسیون اداری با تلفن همراه، از جمله قابلیت هایی است که این نرم افزار باید داشته باشد. این قابلیت در نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای آن دسته از مدیرانی که خارج از سازمان می باشند از اهمیت بالایی برخوردار است.

قابلیت یکپارچگی با سایر نرم افزارها

در یک سازمان، نرم افزارهای اتوماسیون اداری تنها برنامه ای نیستند که در سازمان وجود دارد، بلکه در طول انجام پروژه ها ممکن است با نرم افزار های دیگری مانند CRM، نرم افزارهای مالی، کنترل تردد و … سر و کار داشته باشید؛ به همین دلیل یکی از قابلیت هایی که نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد، امکان ادغام با سایر نرم افزارها است تا عملکرد شما را در سازمان بهبود بخشد. پس زمانی که به دنبال انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب هستید، باید به این موارد توجه کنید.

قابلیت گزارش و تحلیل داده ها

یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری، این است که توانایی گزارش و تحلیل داده ها را داشته باشد. حال برای اینکه متوجه شوید در این سیستم ها قابلیت ذخیره تمامی مکاتبات اداری وجود دارد یا خیر، باید عملکرد آخر را مورد بررسی قرار دهید.

نگهداری سوابق کاری، از قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری

در هر سازمانی امکان دارد که پرسنل مجموعه جا به جا شوند یا در عنوان کاری آنها تغییری به وجود آید که این تغییر پست به صورت متناوب باشد. یکی دیگر از ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد این است که توانایی ذخیره اطلاعات کامل از کارهای انجام شده توسط هر شخص را داشته باشد تا افراد دیگر بتوانند اطلاعات مربوط به هر بخش را مشاهده کنند.

بروزرسانی مستمر نرم افزار اتوماسیون اداری

قابلیت بروزرسانی نرم افزار های اتوماسیون اداری از این جهت اهمیت دارد که این امکان را برای شما فراهم می کند تا بتوانید تمامی اطلاعات بروز را در این سیستم مشاهده کنید و در صورت به وجود آمدن تغییرات در سیستم، توانایی مشاهده آن وجود خواهد داشت و شما به راحتی می توانید امکانات جدیدی را به نرم افزار اتوماسیون اداری اضافه کنید.

قابلیت مدیریت جلسات و تقویم سازمانی

از جمله کارهایی که قبل از پیاده سازی اتوماسیون اداری افراد در سازمان ها انجام می شود، انجام هماهنگی های لازم برای مدیریت جلسات و ایجاد یک تقویم سازمانی برای نظارت و مدیریت کارها بود. با گذشت زمان و اجرای اتوماسیون اداری در مجموعه های مختلف، این وظیفه بر عهده نرم افزارهای اتوماسیون اداری سپرده شده است؛ همچنین استفاده از این نرم افزارها باعث شده تا مدیران سازمان ها توانایی سنجش عملکرد کارهای انجام شده در مجموعه را داشته باشند.

وجود داشبورد مدیریتی

یکی دیگر از ویژگی های نرم افزارهای اتوماسیون اداری، وجود داشبوردی برای مدیریت کارهای انجام شده در سازمان است. همانطور که می دانید، سازمان های مختلف اطلاعات پیچیده و گسترده ای دارند که مسئولیت کنترل و نظارت بر آنها بر عهده مدیر سازمان است؛ بنابراین امکان دسترسی مدیر به بخش های مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری، از جمله قابلیت هایی است که این نرم افزار باید داشته باشد.

کاهش حجم داده ها هنگام انتقال

یکی از مشکلاتی که این نرم افزارها هنگام انتقال داده ها دارند این است که حجم داده های موجود در نرم افزارهای اتوماسیون اداری زیاد است و همین باعث به وجود آمدن مشکلاتی هنگام انتقال داده ها خواهد شد؛ در نتیجه توانایی کاهش حجم داده ها و در نهایت انتقال آنها از جمله ویژگی هایی است که یک نرم افزار اتوماسیون باید داشته باشد. تصاویر در بعضی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری با کمترین حجم ممکن و بدون افت کیفیت منتقل می شوند که همین امر باعث شده تا پهنای باند کمتری در سازمان مصرف شود.

مهمترین قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری

با توجه به رشد تکنولوژی و استفاده بیشتر سازمان ها از سیستم های مکانیزه برای اداره کارها، نرم افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی برای گردش کارها وجود دارد که هر کدام از آنها قابلیت های متفاوت و منحصر به فرد خودشان را دارند. نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید دارای امکانات متفاوت و قدرتمند باشند تا باعث به وجود آمدن مشکلات متعدد در سازمان شما نشود؛ بنابراین اگر در ابتدا کار یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب انتخاب نکنید و با گذشت زمان و عدم کارکرد درست نرم افزار اقدام به تعویض آن نمایید، ممکن است مشکلاتی در داده های موجود در نرم افزار فعلی به وجود آید. در ادامه با برخی از قابلیت هایی که نرم افزار اتوماسیون باید داشته باشد آشنا خواهیم شد.

● کاهش خطا در سیستم
● صرفه جویی در زمان و هزینه
● دسترسی همزمان چندین نفر به داده ها
● قابلیت ذخیره سازی و بازیابی ساده اطلاعات
● برطرف شدن داده های تکراری با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
● نرم افزارهای اتوماسیون اداری به فضای کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد

جمع بندی

سازمان های زیادی وجود دارند که برای گردش کار خود از سیستم های مکانیزه استفاده می کنند اما مدیران بسیاری از مجموعه ها فکر می کنند که سازمان آنها مکانیزه شده است در صورتی که اینطور نیست و آنها فقط مجموعه خود را دیجیتالی کرده اند؛ بنابراین استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای مکانیزه کردن کارها، بروز کردن اطلاعات و روند کار در سازمان های مختلف، باعث ارتقا مجموعه شده و پیشرفت های چشمگیری را برای افراد رقم خواهد زد. سازمان هایی که از نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت کارهای خود استفاده می کنند، در زمان و هزینه خود صرفه جویی کرده و کارکنان آنها می توانند بر مسائلی که برای شرکت ایجاد ارزش می کند تمرکز داشته باشند. شماران با ارائه نرم افزارهای مختلف، در جهت بهبود عملکرد و مکانیزه شدن سازمان شما همراه شما خواهد بود.