اتوماسیون گردش کار، ارتباطات و فرآیندهای تجاری را تسریع می کند. اکثر کسب و کارها می خواهند هزینه های عملیاتی را کاهش دهند و در عین حال بازگشت سرمایه (ROI) خود را بهبود بخشند. نرم‌افزار اتوماسیون گردش کار فرصت های زیادی را برای شرکت ها با هر اندازه ای فراهم کرده اند که فعالیت های سازمان خود را در بهینه ترین حالت انجام دهند.
بسته به وظایفی که خودکار می کنید، ابزارهای اتوماسیون گردش کار می توانند به طور قابل توجهی بر بسیاری از جنبه های حیاتی فرآیند های روزانه کسب و کار شما تاثیر بگذارند. در این مطلب به صورت عمیق به نرم افزار اتوماسیون گردش کار، مزایای آن و نحوه پیاده سازی آن در کسب و کارتان می پردازیم. بیایید با اصول اتوماسیون گردش کار شروع کنیم.
اتوماسیون گردش کار چیست؟
اتوماسیون گردش کار، فرآیند خودکارسازی فرآیندهای تجاری با استفاده از فناوری پیشرفته است. کاربران می‌توانند وظایف خود را با تنظیم دنباله‌ای از اقدامات خودکار کنند.
اکثر پلتفرم های اتوماسیون گردش کار دارای یک رابط کاربری بصری (UI) هستند که مدیریت و پیاده سازی گردش‌های کاری در سیستم های خود را برای کاربران غیر فنی آسان می‌کند. این پلتفرم‌ها همچنین از طیف گسترده‌ای از برنامه‌های شخص ثالث پشتیبانی می‌کنند، بنابراین می‌توانید برنامه‌های مورد نظر خود را ادغام کنید و تمام کارهای خود را از یک مکان مدیریت کنید. البته در صورتی که اطلاعات کاملی در مورد اتوماسیون اداری ندارید، بهتر است تا مقاله اتوماسیون اداری چیست را مطالعه کنید.
چرا اتوماسیون گردش کار مهم است؟
گردش کاری که به صورت دستی انجام می شود، بسیار زمان بر است و بهتر است تا این زمان، صرف کارهای مهمتر شود. مداخله مستمر انسانی فرآیندها را کندتر و مستعد خطا می کند، به همین دلیل نیز اتوماسیون گردش کار می تواند عملکرد بهتری در بخش های مختلف یک کسب و کار داشته باشد.
در اینجا دلایلی وجود دارد که باید گردش کار دستی را کنار بگذارید و به جای آن آنها را خودکار سازی را انجام دهید.
1.خطاهای بیشتر
کارهای دستی مستعد خطا هستند. حتی یک اشتباه جزئی می تواند عواقب جدی داشته باشد. زیان‌های مالی، استراتژی‌های نادرست و هزینه های اضافی ناشی از اشتباهات می‌توانند بر کسب و کار شما تأثیر منفی بگذارند. اتوماسیون همان وظایف را بدون احتمال خطا انجام می دهد.
2.افزایش هزینه های نیروی کار
مدیریت وظایف پیچیده دستی به نیروی کار ماهر نیاز دارد که به دست آوردن و نگهداری آن هزینه بر است. به زمان و منابعی که برای استخدام مهارت های مناسب صرف می شود و به جای جنبه های تجاری مهم، روی همان وظایف تکراری کار می کنند فکر کنید. کار دستی می تواند منجر به افزایش هزینه های نیروی کار شود و جایی برای نوآوری و رشد باقی نمی گذارد.
بنابراین چگونه اتوماسیون کمک می کند؟
اتوماسیون با حذف فرآیندهای دستی و نیاز به نیروی کار کمتر، هزینه های نیروی کار را کاهش می دهد، بنابراین می توانید به راحتی با یک تیم فشرده و ماهر کار خود را انجام دهید.
3.افزایش رضایت کارکنان
کمتر کسی دوست دارد هر روز یک کار را انجام دهد. کارهای دستی بیش از حد تکراری کارمندان شما را خسته می کند و انگیزه را کاهش می دهد که منجر به کاهش بهره وری و کارایی می شود. رشد حرفه ای محدود ممکن است آنها را مجبور کند به دنبال فرصت های دیگر باشند.
خودکار کردن گردش کار بهترین راه برای آزاد کردن تیم شما برای تمرکز بر کارهای مهم تر و افزایش روحیه و رضایت کارکنان است.
4.فرآیندهای کندتر
یکی از بزرگترین معایب تکیه بیشتر بر فرآیندهای دستی، زمان لازم برای پیش بردن این کارها است. تاییدیه ها به شدت کند می شوند و نیاز به رفت و آمد مداوم بین بخش های مختلف دارند. این پروسه تا حدی به این دلیل است که جابجایی اسناد مبتنی بر کاغذ به زمان، انرژی و تلاش نیاز دارد. یادآوری های آفلاین نیز به خوبی کار نمی‌کنند و باعث تاخیر بیشتر در کارها می‌شوند.
فرآیند های کندتر می تواند به شدت رشد و گسترش کسب و کار را با مشکل مواجه کند زیرا تامین تقاضا از طریق عرضه یا صرفا تحقق اهداف مشکل ساز می شود. حرکت به سمت تاییدیه های آنلاین می تواند بسیاری از این مشکلات را کاهش دهد.
5.کاهش رضایت مشتری
وفاداری مشتری از تجربه استثنایی مشتری ناشی می شود. اگر پشتیبانی مشتری شما به اندازه کافی خوب نباشد، ممکن است مشتریان ناراضی کسب و کار شما را ترک کنند. تاخیر در فرآیند های دستی منجر به زمان انتظار طولانی تر و مشتریان ناراضی می شود که از بیان شکایات و نگرانی های خود به صورت آنلاین ترسی ندارند.
خودکارسازی گردش‌های کاری، فرآیندها را سرعت می‌بخشد و پاسخگویی را بهبود می‌بخشد. این باعث افزایش رضایت مشتری، ایجاد مشتریان شادتر و بهبود شهرت شما می شود.
مزایای نرم افزار اتوماسیون گردش کار
با نرم افزار اتوماسیون گردش کار، نیازی نیست که بر روی جزئیات کوچک تمرکز کنید یا کاغذ بازی در سازمان داشته باشید. شما زمان بیشتری برای برنامه ریزی برای آینده و دستیابی به رشد بهتر کسب و کار دارید. اما نرم افزار اتوماسیون چه مزایای دیگری ارائه می دهد؟ بیا یک نگاهی بیندازیم.
بهبود اثربخشی کار
برای تسهیل اشتراک گذاری خودکار داده‌ها، می‌توانید چندین برنامه را با نرم افزار اتوماسیون گردش کار ادغام کنید. این شما را از وارد کردن دستی داده ها در هر بار ایجاد یک کار، نجات می دهد. یک گردش کار خودکار با محرک ها و اقدامات برای خودکار سازی وظایف خود و صرفه جویی در زمان راه اندازی کنید.
مدیریت کارآمد
یک سیستم تأیید خودکار آنلاین می تواند به شما در مدیریت موثر تاییدیه ها کمک کند. انتقال فایل‌ها و اسناد دیجیتال آسان‌تر از همتایان مبتنی بر کاغذ است. فایل‌ها را می‌توان از طریق ایمیل یا پیوندها بسته به برنامه مورد استفاده به اشتراک گذاشت، با یادآوری‌های آنلاین فوری. آنلاین کردن کل فرآیند همچنین به نفع مدیریت است و به آنها اجازه می دهد تا با ردیابی عملکرد در سطح سازمانی، عملیات نظارت دقیق تری داشته باشند.
کاهش هزینه ها
تغییر به اتوماسیون نرم افزاری با هزینه اولیه همراه است. با این حال، این می تواند در دراز مدت جبران شود. نرم افزار اتوماسیون گردش کار به کسب و کارها کمک می کند تا کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهند و نیاز به مشاغل انسانی را کاهش می دهد. هزینه راه اندازی یک برنامه نرم افزاری برای اتوماسیون بسیار کمتر از حقوق و مزایای یک کارمند تمام وقت می باشد.
از حسابداری، مدیریت موجودی و دیگر سیستم های خودکار برای صرفه جویی در وقت خود استفاده کنید، در غیر این صورت، احتمالا بساری از فعالیت های شما با هزینه و زمان بیشتری انجام می شود. اتوماسیون منجر به خطاهای بسیار کمتری می شود که هزینه های مدیریت خطا را نیز کاهش می دهد.
روابط بهتر با مشتری
در دنیای پر سرعت، اتوماسیون خدمات مشتری راه کارآمدی است. رفتار و انتظارات مشتری در سال های اخیر به شدت تغییر کرده است. آنها انتظار پشتیبانی و وضوح بهتر، سریعتر و کارآمدتر دارند. برای پاسخگویی به تقاضای رو به رشد، شما به اتوماسیون گردش کار نیاز دارید تا از قابلیت های خدمات دیجیتالی به مشتریان به طور کامل استفاده کنید.
به عنوان مثال، تمام پلتفرم های ارتباطی خود را در یک رابط یکپارچه ادغام کنید تا تعاملات مشتری را بهتر مدیریت کنید. همچنین می‌توانید پلتفرم‌های تیکت و سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را برای تخصیص خودکار تیکت ها، مدیریت درخواست‌های مشتری و پیگیری هر جنبه مهم بدون مداخله زیاد، همگام سازی کنید. البته که این پروسه با کمک نرم افزار یکپارچه در سازمان ها انجام می شود.
این کارایی جدید به شما امکان می دهد استراتژی های تعامل با مشتری را برای تقویت روابط و افزایش فروش و درآمد کاوش کنید.
همکاری داخلی بهتر
نرم افزار اتوماسیون گردش کار مدیریت میکرو را کاهش می دهد و کارها را راحت تر می کند. شما کنترل بیشتری بر روی داده های خود دارید و می توانید به اشتراک گذاری اطلاعات بین تیم ها یا نقش های شغلی را بهتر مدیریت کنید.
ابزارهای اتوماسیون گردش کار با برنامه های تجاری مختلف ادغام می شوند و تبادل داده ها و همکاری را آسان می کنند. برای مثال، با نرم‌افزار گزارش‌دهی، می‌توانید به‌طور خودکار گزارش‌های دقیق با اطلاعات کلیدی ایجاد کنید و آنها را در بین تیم‌ها به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید همه در یک صفحه هستند.
اگر از ابزارهای همکاری مانند Microsoft Teams یا Slack برای کار از راه دور استفاده می کنید، می توانید به راحتی آنها را با نرم افزار مدیریت کار خود همگام کنید. این کار به شما امکان می دهد تا به طور خودکار وظایفی را بر اساس پیام هایی که دریافت می کنید ایجاد کنید و جلسات را برنامه ریزی کنید.
فضای بیشتر برای مقیاس پذیری و گسترش
از آنجایی که اتوماسیون گردش کار بیشتر وظایف روزانه شما را انجام می دهد، کار شما را ساده و سازماندهی می کند و کارمندان را تشویق می کند تا مهارت های خود را کشف کنند و نتایج باکیفیت تولید کنند.
سازماندهی بهتر به بخشی جدایی ناپذیر از فرهنگ کاری شما تبدیل می شود، بنابراین می توانید سریعتر به اهداف تجاری خود برسید و برای فرصت های رشد بیشتر آماده شوید. با افزایش حجم کار، نیروی کار ماهری خواهید داشت که آماده انجام کار به نحو احسن است. از آنجایی که اتوماسیون نیاز به استخدام منابع را کاهش می دهد، می توانید به راحتی کسب و کار خود را با حداقل منابع افزایش دهید.
انواع نرم افزار اتوماسیون گردش کار
شما می توانید جنبه های مختلف کسب و کار خود را بر اساس اهداف خاص خودکار کنید. در اینجا چند مورد از انواع اتوماسیون برای شروع کار آورده شده است.
اتوماسیون بازاریابی
ابزارهای اتوماسیون بازاریابی، فعالیت های مختلف فروش و بازاریابی، از جمله تولید سرنخ، پرورش، و تبدیل را ساده و خودکار می کنند.
برای مثال، می‌توانید یک گردش کار خودکار راه اندازی کنید تا سرنخ‌های بیشتری را از طریق محتوای کال تو اکشن دار دریافت کنید. کاربران تمایل بیشتری برای به اشتراک گذاشتن جزئیات و اطلاعات تماس خود برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اطلاعات آماری ارائه شده توسط شما دارند. یک گردش کار به درستی طراحی شده می تواند به شما کمک کند از مزایای تولید سرنخ خودکار بهره مند شوید.
راه دیگری که می توانید از اتوماسیون بازاریابی استفاده کنید، ایجاد یک صفحه فرود است که با CRM یا پایگاه داده شما یکپارچه شود. وقتی شخصی فرمی را برای دسترسی به محتوای شما، مثلاً یک کتاب الکترونیکی، پر می کند، به طور خودکار به فهرست ایمیل اضافه می شود، که باعث می شود جریان های کاری دیگری که ممکن است تنظیم کرده باشید، راه اندازی شود.
ابزار CRM شما می‌تواند این مخاطبین را بیشتر بخش‌بندی کند و کمپین های هدفمندی را برای ارائه سرنخ‌ها اجرا کند. پس از صلاحیت، تیم فروش شما می تواند این سرنخ ها را به مشتری تبدیل کند. در این مقاله مقایسه CRM و اتوماسیون بازاریابی را مورد بررسی قرار داده ایم.
اتوماسیون فرآیند HR
مدیریت منابع انسانی خسته کننده، زمان بر و مستعد ناکارآمدی و کاهش بهره وری است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون فرآیند، می‌توانید بسیاری از جنبه های منابع انسانی، از جمله آگهی های شغلی، غربالگری CV، پیگیری‌ها و موارد دیگر را خودکار کنید.
برای مثال، می‌توانید به راحتی یک گردش کار خودکار برای ارسال یک ایمیل خوش‌آمدگویی یا سایر ایمیل‌های شخصی سازی شده با مواد ورودی هنگام ورود به استخدام‌های جدید راه اندازی کنید. این قابلیت به شما کنترل و دید بهتری بر روی وظایف خود می دهد. اتوماسیون همچنین می تواند مدیریت مرخصی و حقوق و دستمزد را بسیار آسان تر کند.
اتوماسیون تجارت الکترونیک
راه اندازی یک تجارت الکترونیکی به این معناست که کلاه های زیادی را در یک زمان بر سر بگذارید و چندین کار بزرگ و کوچک را مدیریت کنید. اتوماسیون تجارت الکترونیک در اینجا شما را نجات می دهد. این سیستم به شما کمک می کند پیش پا افتاده ترین وظایف را خودکار کنید و کارهای با ارزش را انجام دهید.
مدیریت خودکار موجودی یکی از بهترین موارد استفاده از اتوماسیون تجارت الکترونیکی است. وقتی موجودی یک محصول محبوب رو به اتمام است، می‌توانید اعلان‌های خودکار را تنظیم کنید که از خریداران می‌خواهد قبل از تمام شدن موجودی، سفارش دهند. می‌توانید به‌طور خودکار اقلام بدون موجودی را از سایت خود حذف کنید و پس از رسیدن سهام جدید، بازگشت آنها را آغاز کنید.
با افزودن نرم افزار اتوماسیون به زیرساخت های موجود، می توانید حمل و نقل و تدارکات را سرعت بخشیده و سفارشات را سریعتر و کارآمدتر انجام دهید.
اتوماسیون پشتیبانی مشتری
اگر در چندین پلتفرم با مشتریان تعامل و ارتباط برقرار می‌کنید، از نرم‌افزار خدمات مشتری استفاده کنید تا همه تعاملات را به یک پلتفرم واحد بیاورید و داده های مرتبط را مستقیماً به CRM خود وارد کنید. همچنین می‌توانید پیام‌های خودکار، اعلان‌ها، ایمیل‌ها و سایر به‌روزرسانی‌های مهم را به اشتراک بگذارید. فقط رسانه های اجتماعی و پلتفرم های ایمیل را با CRM خود پیوند دهید و فوراً به مشتریان اطلاع دهید.
با استفاده از نرم افزار خدمات مشتری، می‌توانید یک چت بات در وب‌سایت یا برنامه تلفن همراه خود راه اندازی کنید که کاربران را به منابع خودیاری مانند پایگاه های دانش، سؤالات متداول، ویدیوهای آموزشی و موارد دیگر بر اساس کلیدواژه‌های راه‌اندازی که شما راه‌اندازی می‌کنید هدایت می‌کند.
برای بهبود اشتراک گذاری و مدیریت داده‌ها، می‌توانید تمام برنامه های خدمات مشتری را همگام سازی کنید. تجسم بهتر داده ها از طریق اتوماسیون شما را قادر می سازد تا تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید و استراتژی های بهتری را توسعه دهید.
چرا اتوماسیون گردش کار راه رو به جلو است؟
افزایش بهره وری، بازده زمانی و کاهش هزینه ها تاثیر مثبتی بر کسب و کار شما دارد. بهره وری بهتر به این معنی است که کارکنان نتایج بهتر و با کیفیت بالاتری ارائه می دهند. بهره وری زمان به شما کمک می کند تا سریعتر به اهداف تجاری خود برسید و کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. با کاهش هزینه ها و بهبود عملکرد، می توانید حاشیه سود خود را افزایش دهید و درآمد بیشتری برای کسب و کار خود ایجاد کنید.
اتوماسیون گردش کار این قدرت را دارد که به دنیا کمک کند تا چالش‌های در حال تحول و نیازهای مصرف کننده را برآورده کند. این به شرکت ها برتری نسبت به رقبای خود می دهد، با نتایج بهتر و خدمات سریع تر. دیجیتالی شدن همچنین درها را به روی فرصت های جدید باز می کند، نوآوری را تشویق می کند و به شما کمک می کند پایگاه مشتریان خود را گسترش دهید. مزایای بی پایان است!
